Yeni bir işteki ilk tecrübeler işe başlayanlar için büyük fark yaratır. Ne kadar rahat hissettikleri, ne kadar hoş karşılandıkları, ne kadar iyi desteklendikleri, o işverenle olan yolculuklarının geri kalanını şekillendirmek için büyük önem taşır. Mutsuz başlayan çalışanlar genellikle bunu tersine çevirmekte çok güçlük yaşarlar. Sonuçta ayrılmalı muhtemeldir ve şirket işe alım süreciyle ve ciddi bir maliyetle yeniden karşı karşıya kalır.

İşte bu yüzden çalışan refahı önemlidir, işte bu yüzden en başından itibaren personel ile olumlu ilişkileri desteklemek ve geliştirmek önemlidir. Bu yüzden işe alım önemlidir.

Çalışan Başlangıç Kılavuzunda, işe alıştırmanın ne olduğunu, neleri kapsadığını ve başarılı bir şekilde yapılmasına yönelik stratejileri ayrıntılı olarak açıklayacağız. Ayrıca kaynak ve ekipman kontrol listeleri ve kullanışlı nasıl yapılır kılavuzları şeklinde faydalı pratik ipuçları da sağlayacağız.

Çalışan İşe Alım Süreci Nedir?

Hiç kimse yeni bir işteki ilk gününe oturup çalışmaya hazır bir şekilde girmez. Şirketin politikalarını, süreçlerini, Bilgi İşlem sistemlerini ve ihtiyaç duydukları her şeyi nerede bulacaklarını öğrenmek için kaçınılmaz olarak bir öğrenme eğrisi vardır. Yeni iş arkadaşlarınızı tanımayı ve iş çevresinde yolunuzu bulmayı unutmamak gerekir.

Bunun da ötesinde, şirketin bir parçası olarak yeni bir başlangıç yapmakla ilgili uzun bir idari görevler listesi vardır. Belirli görevler olarak tanımlamak daha zor olsa da, daha az önemli olmayan bir konu da, yeni başlayanlara hoş karşılandıklarını hissettirmek ve onları ekibin bir parçası olarak entegre etmektir. 

Yeni bir iş rolünde yeni bir başlangıç yapmak her zaman kolay değildir. İnsanların bu konuda endişeli hissetmesi tamamen doğaldır. İşe yeni başlayan bir kişinin kendini mutlu ve ait hissetmesi için elinizden geleni yapmak herkesin çıkarınadır; böylece yeteneklerinin en iyisiyle çalışabilir ve işe alınma amaçlarına olumlu katkıda bulunabilirler.

İşe alıştırma, yeni bir çalışanın karşılanması ve entegrasyonu ile ilgili her şey için kullanılan genel bir terimdir. Ofis ihtiyaçlarından kurumsal kredi kartlarına kadar, işverenlerin düşünmesi gereken çok şey var.

İşletmeler, her şeyi mümkün olduğunca sorunsuz ve sorunsuz hale getirmek, işleri hızlandırmak ve nihayetinde yeni başlayan bir kişinin ekibin mutlu, üretken ve başarılı bir üyesi olma şansını artırmak için resmi işe alım süreçleri geliştirir.

Başlatma Öncesi

Yeni bir çalışanın işe alınmasıyla ilgili yönetim işlerinin çoğu işe başlama tarihinden önce yapılabilir. İşe başlama öncesi aşama, uzaktan çalışmanın artmasıyla birlikte daha da önemli hale gelmiştir; çünkü bu, daha fazla işin yüz yüze değil dijital ortamda yapılması gerektiği anlamına gelmektedir.

Bazı önemli başlangıç öncesi görevler şunlardır:

• Geçmiş kontrollerinin yapılması ve adayın kimliğinin teyit edilmesi
• Gerekli evrak işlerinin tamamlanması, örneğin sözleşmelerin imzalanması, herhangi bir çalışan gizlilik anlaşması vb.
• IT hesaplarının ve izinlerinin ayarlanması, örneğin şirket e-postası, kullanıcı profilleri ve şifreleri vb.
• Yeni kişinin bordro sistemine ve İK veri tabanına eklenmesi
• Yeni çalışan sahada çalışacaksa, dijital geçişler veya biyometrik giriş için veriler gibi güvenlik erişiminin düzenlenmesi
• Çalışan uzaktan çalışacaksa, ergonomik bir değerlendirme de dahil olmak üzere ev ofis ekipman gereksinimlerinin araştırılması. Gerekli olan her şey başlangıç tarihinden önce zamanında ulaşacak şekilde gönderilmelidir
• Resmi bir karşılama mektubu/e-postası göndermek

Eğitim ve gelişim

Nitelikli çalışanların bile yeni bir role alışması zaman alır. İster şirkete özgü çalışma yöntemleri olsun ister yeni ekipman veya BT kaynaklarını tanımak olsun, kaçınılmaz olarak ilk başlangıçtan daha uzun bir süre boyunca öğrenmeleri gereken hususlar olacaktır.

İşe alım sürecinin bu son adımı, işin ve rolün niteliğine bağlı olarak birkaç haftadan birkaç aya kadar sürebilir. Bazı şirketler, performans ve gelişimin belirli bir süre boyunca izlendiği ve bunun ötesinde istihdamın belirli hedeflere ulaşılmasına bağlı olduğu resmi bir deneme süresi yürütmeyi tercih etmektedir.

Bir işletme deneme sürecine girmese bile, örneğin bir ay, üç ay, altı ay gibi kontrol noktalarının önceden belirlenmesi yaygındır. Bunlar, ilerlemeyi ve performansı gözden geçirmek için kullanılır, ancak aynı zamanda yeni başlayanlarla nasıl alıştıklarına dair görüşlerini dinlemek için de kontrol edilir. 

Bir işletmenin yeni çalışanlar için eğitim vermeyi seçtiği yol açık uçludur. Bu, mevcut bir personel üyesini gölgelemeyi veya onun mentor olarak hizmet vermesini, bire bir eğitimi, uzaktan öğrenmeyi, harici bir eğitim kursuna gönderilmeyi veya bunların herhangi bir kombinasyonunu içerebilir. 

Yeni Personelin İşe Alıştırılması için Kontrol Listesi

Gördüğünüz gibi, yeni personelin etkili bir şekilde işe alınması söz konusu olduğunda düşünülmesi gereken çok şey var. Net bir plana sahip olmak yardımcı olacaktır. Hiçbir şeyin atlanmaması için sağlamanız gereken şeylerin bir kontrol listesine sahip olmak da öyle.

İnsanlar işlerini düzgün bir şekilde yapabilmek için çeşitli ekipman ve kaynaklara ihtiyaç duyarlar. Herkesin ofiste çalıştığı zamanlarda, şirketin tüm bunları sağlayacağına kesin gözüyle bakılıyordu.

Ancak uzaktan çalışmanın yaygınlaşmasıyla birlikte bu durum daha gri bir alan haline geldi. Yeni işe alınanların çalışmak için kendi cihazları olduğunu varsayıyor musunuz? İhtiyaç duyabilecekleri tüm kırtasiye malzemelerine ve diğer ofis ekipmanlarına sahip olduklarını?

Bir işveren olarak, hiçbir şey varsaymamak daha iyidir. Yeni çalışan işe başlamadan önce nelere sahip olup olmadığını netleştirerek ihtiyaçları belirlbilirsiniz.

Kontrol listesinin nasıl görünebileceğine dair bir örnek. Uzaktan çalışanlara ihtiyaç duyabilecekleri ekipmanları sormak için çok işe yarayacaktır. Ama aynı zamanda yeni işe başlayanlara ofise geldiklerinde ne sağlanması gerektiğine dair de ışıl tutuyor.

Yeni başlayanlar için IT kontrol listesi

Telefon

• Şirket mobil veya BYOD ödeneği
• Masa telefonu
• VOIP/Yumuşak telefon
• Şirket sesli mesaj kutusu

BT donanımı

• Masaüstü bilgisayar
• Dizüstü Bilgisayar
• Monitör
• Klavye ve fare
• Web kamerası
• Flash sürücüler

E-posta

• Kullanıcı hesabı 
• Şirket posta kutusuna erişim

Yazılım ve uygulamalar

• İndirmeler ve kurulumlar
• Yeni kullanıcı hesapları - kullanıcı adı ve şifreler
• Bulut üretkenliği - Microsoft Office 365, Google İş İstasyonları
• İşbirliği çözümleri - Teams, Slack
• Kişisel ve paylaşılan depolama - Dropbox, OneDrive, Google Drive

Ağ ve güvenlik

• Kablosuz yönlendirici
• VPN
• Güvenlik Duvarları
• Kötü amaçlı yazılımdan koruma
• Kilit ve ekran gizlilik filtresi

Ev ofis ekipmanları kontrol listesi

Ofis donanımı

• Yazıcı
• Evrak İmha Makinesi

Kırtasiye Malzemeleri

• Bloknotlar ve defterler
• Not panosu

Dosyalama ve depolama

• Saklama kutuları
• Masa düzenleyiciler
• Halkalı Dosyalar ve klasörler

İşyerinizde Ergonomiyi İyileştirmek için Kontrol Listesi

Birçok ülkede, işverenlerin çalışanlarını iş kazalarından korumak için yasal bir görevi vardır. Bu sadece endüstrideki ağır makinelerle ilgili sağlık ve güvenlik korumalarıyla ilgili değildir. Ofisler ve ev ofisler de dahil olmak üzere her tür işyeri için geçerlidir.

Ofis çalışanları için en büyük sağlık riski, saatlerce masa başında hareketsiz oturmanın uzun vadeli etkilerinden kaynaklanmaktadır. Yanlış pozisyonda veya yanlış duruşta oturmak kas-iskelet sistemi yaralanmalarına yol açabilir. 

İşte bu yüzden ergonomi çok önemli hale geldi. Ergonomi, vücut üzerindeki baskıyı azaltmak için çalışma alanının kasıtlı olarak düzenlenmesi ve ekipman tasarımıdır. Ergonomik olarak tasarlanmış bir iş istasyonu konforu da artırır ve kişi iş yerinde ne kadar rahat olursa o kadar üretken olur. Dolayısıyla, bir çalışan ister ofiste, ister evden veya hareket halinde çalışıyor olsun, sağlıklı bir çalışma ortamı şarttır.

"Ergonomik bir ürün" için ana kriterler kullanılabilirlik ve farklı kullanıcıların gereksinimlerine uyumdur. IGR Sağlık ve Ergonomi Enstitüsü, IGR kalite mührü ile ödüllendirilen Leitz ürünlerini kapsamlı bir şekilde incelemiştir. Hepimiz farklı boyutlarda olduğumuz ve farklı vücut şekillerine sahip olduğumuz için ergonomik bir çalışma alanı bireye uyum sağlayacak şekilde tasarlanmalıdır. Hiç kimsenin aynı olmadığını biliyoruz, ancak yine de herkes eşit derecede mükemmel çalışma koşullarını hak ediyor! Dolayısıyla, ergonomik bir çalışma alanı oluşturmak, işe alım sürecinin bir parçası olarak en başından itibaren organize edilmesi gereken bir konudur. Tesislerde çalışan yeni personel için bu, ilk gün ergonomik bir değerlendirme yoluyla yapılabilir. 

Evde çalışanlar için ergonomik değerlendirme de aynı derecede önemlidir ve muhtemelen uzaktan gerçekleştirilmesi gerekecektir. Bu, başlatma öncesi sürecin bir parçası olarak yapılabilir. Bu şekilde herhangi bir ek tavsiye, destek veya ekipman başlangıç tarihleri için zamanında sağlanabilir.

Ergonomik bir ev ofisi nasıl kurulur?

Uzaktan çalışmanın yaygınlaşmasıyla birlikte ev ofis kurulumu giderek daha önemli hale geliyor, bu nedenle yeni başlayanlar için bir ev ofisi ergonomik açıdan güvenli ve konforlu hale getirmek için gerekenlerin bir kontrol listesini oluşturduk.

Ekranların göz hizasında konumlandırılması

Bir PC monitörü veya dizüstü bilgisayar ekranı, kullanıcının gözlerine 90 derecelik açı yapacak şekilde yükseltilmelidir. Bu, başınızı düz tutar ve boyundaki gerginliği en aza indirir.

Ekran konumunu iyileştirmek için kullanabileceğiniz bazı şeyler şunlardır:

• Dizüstü bilgisayar "açıkken" ekranın yüksekliğini artırmak için bir dizüstü bilgisayar standı
• Yüksekliği ayarlanabilir bir monitör standı
• Yüksekliği ayarlanabilir bir ofis koltuğu

Bilekleri Desteklemek

Bileklerdeki tekrarlayan zorlanma yaralanmaları, klavye ve fare kullanarak çok fazla zaman geçiren kişiler için yaygın bir sorundur. Bilekleri destekleyerek ve kişi çalışırken kol pozisyonunu iyileştirerek riskler azaltılabilir. 

Başınız gibi, kollarınız ve bilekleriniz için de en rahat ve zorlanmadan çalışabileceğiniz pozisyon, vücudunuzdan 90 derece uzakta düz durmaktır. Bilek duruşlarını düz tutmak, garip yazma açılarını önleyecek ve uzun süreler boyunca yüksek performans seviyelerinin korunmasına yardımcı olacaktır. Bu, oturma pozisyonu ile masa yüzeyinin yüksekliğinin eşleştirilmesini gerektirir. Aşağıdakiler kullanılarak elde edilebilir:

• Yüksekliği ayarlanabilir bir ofis koltuğu
• Klavyede yazarken destek sağlayan yastıklı bilek dayanakları
• Fare kullanırken destek sağlayan yastıklı mouse pad

Duruşun iyileştirilmesi ve sırt desteği

Sanılanın aksine, masanızda her zaman dimdik oturmak en iyi pozisyon değildir. Destekle bile, sizi düz tutmak için sırtınıza ve karın kaslarınıza yük bindirir. Kambur durmak da istemezsiniz.

Mümkünse sırtınız sandalye sırtına tam temas edecek şekilde oturmalısınız. Bu, sırtı tam olarak destekleyecek ve omurga üzerindeki baskıyı azaltmak için yerçekimsiz bir etki sağlayacaktır. En rahat ve dolayısıyla ergonomik açıdan en çok arzu edilen oturma pozisyonu 90 derecenin biraz gerisine yaslanmaktır. Aşağıdakiler kullanılrak elde edilebilir:

• Yatabilen bir ofis koltuğu
• Bacaklarınızı hafifçe kaldırarak bacak ve sırt kaslarınızı rahatlatan ayak destekleri

Aktif kalmak

Ofis ergonomisinin en önemli ilkelerinden biri, hiç kimsenin tek bir pozisyonda çok uzun süre kalmaması gerektiğidir. Düzenli molalar vermek ve hareket etmek, kasların yorulmasını veya vücudunuzun bazı bölümlerinin aşırı zorlanmasını önler. Aynı zamanda, hareket etmek iyi bir dolaşım sağlar. Rahat bir çalışma pozisyonunun anahtarı çeşitliliktir: iş gününüzün %60'ını oturarak, %30'unu ayakta ve %10'unu hareket ederek geçirmelisiniz.

Masanızdan kalkıp gitmenin yanı sıra, çalışırken aktif kalmanın yolları da vardır. Bazı basit çözümler şunlardır:

• Oturulan ve ayakta durulan masa arasında geçiş yapmak. Bu, siz otururken ve ayakta dururken çalışma yüzeyinizi yükseltmek ve alçaltmak için yüksekliği ayarlanabilir bir ayakta çalışma masası dönüştürücüsü kullanılarak kolayca gerçekleştirilebilir. Ayrıca, ayakta çalışırken yaslanabileceğiniz bir şey sağlamak için yüksekliği artan özel bir oturma taburesi de ekleyebilirsiniz
• Yoga veya spor topu üzerinde oturmak. Ofis sandalyenizden kısa süreliğine yoga topuna geçmek, çalışırken bacak ve gövde kaslarınızı harekete geçirir
• Sallanabilen ayak desteği kullanın. Ayaklarınızı bir ayak desteği üzerinde ileri geri sallamak gibi basit bir eylem bacaklarınızda iyi bir dolaşım sağlar
• Leitz oturma topları ve tabureleri konfor sağlamak ve hareketi teşvik etmek için tasarlanmıştır ve işe yeni başlayanlar için mükemmel bir çözüm olabilir.

Yeni çalışanlar için bir personel el kitabı neleri içermelidir?

Yeni bir çalışanı işe alıştırma sürecinden geçirmenin yanı sıra, gelecekte başvurmaları için ilgili tüm bilgileri bir el kitabında vermek de çok yararlıdır. Ele alınması gereken ne kadar çok konu olduğu düşünüldüğünde, herhangi birinin işe alım sırasında kendisine verilen tüm bilgileri hatırlamasını beklemek gerçekçi olmayacaktır.

Ayrıca, bir çalışan el kitabı, bir şirketin yasalar gereği yazılı olarak bulundurmak zorunda olduğu politikaları paylaşmak için yararlı bir kaynak sağlar.

Bugünlerde bir personel el kitabı yayınlamanın en kolay yolu, tüm personelin erişimine açık olan çevrimiçi bir el kitabıdır. İşe alım sürecinin bir parçası olarak, bazı şirketler yeni işe başlayanlardan el kitabını veya en azından içindeki belirli politikaları okuduklarını beyan etmelerini ister.

İşte personel el kitabınıza neleri dahil etmeniz gerektiğine dair genel bir bakış.

Sağlık ve güvenlik politikası

Bu, birçok ülkede yasalarca zorunlu tutulan temel bir politikadır. Yukarıda da belirtildiği üzere, sağlık ve güvenlik konusu işe alım sürecinde ele alınmalıdır. Yazılı bir politika, bir işveren olarak personelin sağlığını ve refahını korumak için nasıl çalışacağınızı, sorumluluklarının neler olduğunu ve kimin nelerden sorumlu olduğunu ayrıntılı bir şekilde açıklayarak bunu destekler.

Bir sağlık ve güvenlik politikasına dahil edilecek hususlara örnek olarak şunlar verilebilir:

• Tahliye prosedürleri de dahil olmak üzere yangın güvenliği ve önlenmesi
• Elle taşıma ve kaldırma
• İlk yardım ve kaza raporlama
• Tehlikelerden kaçınma (örn. takılmalar, düşmeler, elektrik tehlikeleri)
• Çevresel kontrol
• Ergonomik iş istasyonu tasarımı

Veri koruma ve gizlilik politikası

GDPR gibi düzenlemeler artık şirketlerin işletme genelinde kişisel verileri nasıl koruduklarını yazılı olarak belirtmelerini yasal bir zorunluluk haline getirmektedir. Gizlilik ihlalleri için ağır cezalar söz konusu olduğundan, bu konu çalışan eğitimi için kilit bir odak alanı olmalıdır.

Giderek daha fazla insanın evden çalıştığı günümüzde, veri korumaya ilişkin beklentilerin ve protokollerin açık ve etkili bir şekilde iletilmesi daha da önem kazanmaktadır. Bir veri ihlalinin evden çalışan bir kişinin yaptığı bir hatadan kaynaklanmış olması, bir işletme için savunma değildir.

Bir veri koruma ve gizlilik politikası şunları kapsamalıdır:

• Veri Koruma Görevlisinin rolü (GDPR kapsamında gerekli bir pozisyon) dahil olmak üzere kurum genelinde yönetişim ve sorumluluk
• Kişisel verilerin toplanması ve saklanmasının kesinlikle gerekli olanlarla nasıl en aza indirileceği
• Gizlilik protokolleri ve en iyi uygulama örnekleri
• Personelin yükümlülükleri
• Veri korumanın nasıl izlendiği ve denetlendiği

Veri korumanın sadece dijital sistemler ve verilerle ilgili olmadığını unutmamak da önemlidir. Kağıda basılmış veya yazılmış kişisel bilgiler de korunmalıdır. Bunu politikalara dahil etmeyi unutmamak önemlidir.

Hassas bilgiler içeren evrakların imha edilmesi, dikkate alınması gereken potansiyel bir sorun noktasıdır. Çözümlerden biri, artık gerekli olmayan tüm evraklar için bir evrqak imha makinesinin kullanılmasını zorunlu kılmaktır.

Kabul edilebilir kullanım politikası

Kabul edilebilir kullanım, tüm şirket ekipman ve sistemlerinin kullanımında beklenen davranışları kapsar. Bilgi işlem ekipmanlarına, yani şirket cep telefonları, dizüstü bilgisayarlar, e-posta, internet vb. kullanımına ilişkin beklentilere odaklanır. Bu, cihazların ve hesapların kişisel amaçlarla kullanılmamasından yasak internet içeriğinin belirlenmesine kadar uzanabilir.

Diğer önemli şirket politikaları

Çalışanlar için önemli bir referans kaynağı olan personel el kitabı, şirketin faaliyetlerinin ve organizasyonunun ilgili tüm kısımlarını kapsayacak şekilde gerekli olduğunu düşündüğünüz sayıda politika içermelidir. Örnekler şunları içerebilir:

• Şirketin uyuşturucu ve alkol politikaları ve diğer meslektaşlara yönelik davranışlar da dahil olmak üzere davranış kuralları
• Ücret, zaman yönetimi, çalışma saatleri (varsa esnek çalışma dahil), tatiller, hastalık izni, iş içi yardımlar dahil olmak üzere temel istihdam ayrıntıları
• Şikâyet bildirme prosedürleri
• Şirket misyonu ve vizyonu
• Eşit fırsatlar politikası

Ayrıca:

Başarılı bir işe alım, çok yönlü bir süreçtir. Bu sadece İK'nın görevi değildir ve yeni başlayan bir kişinin e-posta adresinin oluşturulması için bir Bilgi İşlem talebi ile başlayıp bitmez. İşe yeni başlayanlar için başarılı bir başlangıç, işe alım yöneticisinin desteklemesi gereken işbirliğine dayalı bir çabadır.

Ofis malzemeleri ve ekipmanlarında en iyisi için Leitz mükemmel bir çözüm ortağıdır.