Son birkaç yılda, çalışan refahı çalışma uygulamalarının ön saflarına getirildi. Çalışana daha fazla özerklik ve işlerini kişisel yaşamlarına uygun hale getirme özgürlüğü vermek için esnek çalışma programları oluşturmaya daha fazla odaklanıldı.

Bununla birlikte uzaktan çalışma, hibrit çalışma ve esnek çalışma saatlerinde artış oldu. Bu esnek çalışma politikalarının bir parçası olarak, hot desking daha popüler hale geldi. Ancak, hot desking tam olarak nedir ve şirketinize faydası olabilir mi?

Hot Desking Nedir?

Hot desking son yıllarda popülaritesini artırmış olsa da, uzunca zamandır kullanılan uygulamadır. Bir şirket hot desking uyguladığında, çalışanların atanmış, kalıcı bir çalışma masası olmayacaktır. Bunun yerine, belirli iş istasyonlarını rezerve ederek veya ofise geldikleri gün birini seçerek masaları paylaşırlar.

Hot desking Çalışmasının Faydaları

İşbirliği

Hot desking işyerinde daha işbirlikçi bir kültür oluşturmaya yardımcı olabilir. Geleneksel bir ofiste, bireyler ve ekipler izole edilebilir ve iş gücünün geri kalanından kopabilir. Ancak Hot desking, insanlar ofis içinde hareket etme, başka türlü etkileşime geçmemiş olabilecekleri insanlarla oturma ve çalışma fırsatına sahip olurlar. Bu, daha yaratıcı fikirlere, daha fazla inovasyona ve daha iyi üretkenliğe yardımcı olabilir.

İletişim

Hot desking, çalışanlar arasında daha iyi iletişime yardımcı olabilir. İnsanlar daha çevik ve ofiste hareket etmeye daha alışkın olduklarında, diğer çalışanlarla yüz yüze konuşma olasılıkları daha yüksek olacaktır. Bu, bir e-posta veya anlık mesaj göndermeye kıyasla daha iyi iletişim anlamına gelebilir. Yüz yüze iletişim, daha etkili ve daha hızlı bir çözüme ulaşmak için olabilir ve yazılı iletişim yoluyla çeviride nüansların kaybolması gibi sorunları önler.

Hot desking insanların başka türlü konuşma fırsatı bulamayacakları diğer çalışanları tanımaları anlamına da gelebilir. Genel olarak, bu daha iyi iletişim, daha mutlu ve daha cana yakın bir iş gücüne yol açabilir ve ayrıca üretkenliğin artmasına yardımcı olabilir.

Düzenli Çalışma Alanları

Hot desking, daha düzenli çalışma alanları sağlayabilir. Bir çalışan ertesi gün masasını taşıyacağını bildiğinde, masasında dağınıklık ve evrak işleri bırakmaz. Bunun yerine, çalışanlar düzenli bir çalışma ortamı bırakacaklar. Böylece dağınık bir masanın getirdiği dikkat dağıtıcı şeyler olmayacağından, insanlar daha üretken ve verimli çalışabilir. Düzenli bir çalışma alanı, insanların işlerine daha iyi odaklanabilecekleri ve düzenli kalabilecekleri anlamına gelir.

Şirketin, çalışanların çalışma alanlarını düzenli tutmalarına yardımcı olmak için doğru ekipmanı sağlaması önemlidir. Bir saklama taşıma kutusu, bireylerin ofis araçları, kalemler ve not defteri gibi ekipmanlarını tek bir yerde bir arada tutmaları için bir çözüm sunar. Leitz Cosy taşıma kutumuzun pratik tutma kulbu, bir masadan diğerine rahatlıkla taşınabileceği anlamına gelir ve bu da onu hot desking için ideal hale getirir.

Çalışanlar için Esneklik

Daha fazla şirket esnek çalışma ilkelerini benimserken, hot desking, uzaktaki çalışanların ofis kültürüne daha kolay katılmasına yardımcı olabilir. Bazı çalışanlar ağırlıklı olarak uzaktan çalışacak, ancak zaman zaman ofise gelmek isteyebilir. Herkesin kalıcı bir masasının olduğu geleneksel bir ofis, uzaktaki çalışanların kullanabileceği fazladan alan olmadığı anlamına gelebilir. Ancak bir hot desking politikasına sahip olmak, ihtiyaç duymaları halinde bu çalışanlar için ofiste bir yer olacağı anlamına gelir. Bu, ekibin daha fazla parçası hissetmelerine yardımcı olabilir ve onlara ekiple daha iyi işbirliği yapma ve iletişim kurma fırsatı verir.

Hot desking, bireylerin her zaman kendilerine tahsis edilen masada olmaları şartı kaldırıldığından, mobil ve uzaktan çalışmayı da teşvik edebilir. Bu, daha iyi bir iş/yaşam dengesi elde etmek için daha esnek çalışmayı kullanabildikleri için daha iyi çalışan refahına yardımcı olur.

Uygun Maliyet

Boşa harcanan alan, boşa harcanan para demektir. Hibrit çalışma uygulamalarını benimseyen daha fazla işletme ile, bir şirketin bir seferde ofiste tam işgücüne sahip olması pek olası değildir. Bu, büyük ofislerin düzenli olarak masaları boş gördüğü anlamına gelir. Sıcak masa, şirketlerin ofislerini küçültebilecekleri ve yarısı boş olan büyük binaları kiralamaktan tasarruf edebilecekleri anlamına gelir. Şirketler, iş gücünün %50'sinin bir kerede ofiste olması, %60'ı veya %80'i için bir alana sahip olması fark etmeksizin kendilerine uygun bir kapasite bulabilir.

Şirketlerin, ofis dışında toplantılara veya randevulara rutin olarak katılmalarını gerektiren görevlerde çalışan çalışanları olduğunda, sıcak masa uygulamasını uygulamak da uygun maliyetli olabilir. Rolleri, belirli görevleri veya evrak işlerini tamamlamak için belirli bir süre ofiste olmalarını gerektirebilir - sıcak masa, bir şirketin ofis dışında uzun süre çalışan kişilere kalıcı masalar atayarak yer kaybetmeyeceği anlamına gelir.

Hot Desking’in Dezavantajları

Temizlik Politikaları

Hot desking, daha sıkı temizlik politikaları gerektirecektir. Özellikle pandemi sırasında, iş istasyonlarının her kullanıcı arasında temizlenmesi ve sterilize edilmesi esastır. Şirketin, her günün sonunda tüm iş istasyonlarını sterilize edecek bir temizlik ekibi mi yoksa masayı kullanan kişi mi olacağından kimin sorumlu olacağını bildirmesi gerekecek. Doğru ekipman ve temizlik ürünlerinin sağlanması ve eğitim verilmesi gerekecektir.

Pandemi ile ilgili temizliğin yanı sıra, bireylerin bir sonraki kullanıcıya hazır olmaları için iş istasyonlarını genel olarak temiz ve düzenli tutmaları gerekecektir. Bir şirketin, ekipmanı ait olduğu yere geri koymak, çöpleri çıkarmak ve kırıntıları veya yiyecek döküntülerini temizlemek gibi masayı sıfırlamak için yönergeler belirlemesi gerekebilir. Kişiler işleri bittiğinde iş istasyonunu temizlemekte gevşeklik gösterirlerse, bu, iş gücü arasında husumet yaratabilir.

Bozulma

Bazı çalışanlar, tam olarak istedikleri gibi kurabilecekleri kendi kişisel iş istasyonlarına sahip olmayı tercih edeceklerdir. Bu nedenle, masaları her gün taşımak, yeni bir iş istasyonuna uyum sağlamak zorunda oldukları veya masalarını kendileri için doğru şekilde kurmak için zaman harcadıkları için aksamalara neden olabilir. Her gün yeni bir masada çalışmak, çalışanların rutinlerini bozabilir ve yeni bir ortamda veya yeni insanlarla çalışmaya alışmak biraz zaman alabilir.

Ergonomik Gereksinimler

Her bireyin doğru ergonomik iş istasyonu için farklı gereksinimleri olacaktır. Bu, ihtiyaçları için en iyi ergonomik ofis koltuklarını, ekran ve klavyenin konumunu ve masanın yüksekliğini içerecektir. İnsanlar sürekli olarak farklı masalarda çalışırken, ekipmanın ve ekranların ideal ergonomileri için doğru şekilde ayarlanmadığını görebilir ve bu da işte baş ağrılarına ve kas gerilmeleri gibi diğer işyeri yaralanmalarına yol açabilir.

Çözüm, uyarlanabilir iş istasyonu ergonomisini kullanmaktır. Her masaya ayarlanabilen bir dizüstü bilgisayar sehpası veya ayarlanabilir monitör standı, çalışanların ekranlarını ihtiyaçları için doğru yüksekliğe yerleştirmelerine olanak tanır. Şirketler ayrıca bireylerin çalıştıkları her masada rahat bir çalışma alanı yaratabilmeleri ve masalarda kullanmaları için oturma minderleri ve ayak destekleri sağlayabilir. İş istasyonlarının ergonomik tasarımını göz önünde bulundurarak ve her bireye uyarlanabilir olmasını sağlamak, yanlış masa ergonomisinden kaynaklanabilecek ağrı ve sızıların önüne geçilmesine yardımcı olabilir.

 

IT Gereksinimleri

Çalışma masası, şirketlerin IT hükümlerini değiştirmesini gerektirebilir. Daha önce masaüstü bilgisayarlarla çalıştıysanız, ofiste dolaşmayı kolaylaştırmak için çalışanlara dizüstü bilgisayarlar sağlamanız gerekebilir. Bununla birlikte, insanların her iş istasyonundan ağa kolayca bağlanmasını sağlamak için doğru kaynaklara sahip olmanız gerekecektir. İnsanlar rolleri için telefon kullanıyorsa, belirli numaralarını koruyabilmeleri, ancak çalıştıkları her yerden erişilebilir olabilmeleri için dizüstü bilgisayarlarına bağlı bir "dolaşım" telefon sağlamak için bir çözüm bulmanız gerekebilir.

Ayrıca, insanların masa ayırtmasına izin vermek ve diğer çalışanların onları bulabilmesi için belirli günlerde insanların nerede çalıştıklarını kaydetmek gibi, etkin çalışma masasını organize etmek için bir yazılım bulmanız gerekebilir.

Hot Desking Şirketinizde İşe Yarayacak mı?

Hot desking masası, bir işletmeye birçok fayda sağlayabilir, ancak herkes için uygun olmayacaktır. Onlar için neyin işe yarayacağını düşündüklerini belirlemek için hot desking uygulamasını benimsemeden önce çalışanlarınızla iletişim kurmanız önemlidir. Hot desking uygulamasını önce bir ekiple denemeniz ve ardından başarılı olması durumunda tüm şirkete genişletmeniz veya sorun çıkarsa yeniden ölçeklendirmeniz olabilir. Daha karmaşık bir iş istasyonu kurulumu gerektiren daha teknik pozisyonlar gibi şirketinizdeki belirli roller için kalıcı bir masa gerekebilir. Bununla birlikte, diğer, daha esnek rollerinhot desking’i benimsemesine izin vermek yine de faydalı olabilir - aynı politikanın her çalışana uygulanması gerekmeyebilir.

Ekibinizle sıcak masa kullanmayı denerseniz, esnek, açık olmanız ve baştan sona iyi bir iletişim kurmanız gerekir. Çalışma masası oluşturmanın amacı, işbirliğini ve üretkenliği geliştirmektir, bu nedenle, bunun gerektiği gibi çalışıp çalışmadığını belirlemek için düzenli olarak geri bildirim almayı unutmayın.

 

Leitz, iş yerinizi düzenli ve üretken tutmanıza yardımcı olacak bir dizi şık ve pratik ofis ürünlerine sahiptir.

Ofisinizde üretkenliği artırmanın ve çalışan sağlığını korumanın yolları hakkında daha fazla bilgi edinin:

İş Yerinizin Estetiği Verimliliği Etkiler mi?

Şirketler Daha Kısa Bir Çalışma Haftası Düşünmeli mi?

Uzaktan Çalışan Mutluluğunu Sağlamanın 10 Etkili Yolu

Heyecan verici ve ilham verici içerikler görebileceğiniz sosyal medyada bizi takip edin: Instagram ve Facebook