İster tam zamanlı ister karma çalışma olsun, artık pek çok kişi evden çalışmanın keyfini çıkarıyor. Bu durum şirketlere ve çalışanlara daha fazla esneklik sağlamış olsa da, verilerin korunması açısından bir zorluk teşkil ettiği de kanıtlanmıştır. Bununla birlikte, doğru adımları atarak, doğru ekipmanı kullanarak ve iyi süreçleri sürdürerek evden çalışırken GDPR ile uyumlu kalabilirsiniz.

Yalnızca Şirket Onaylı Teknolojiyi Kullanın

Evden çalışırken, işle ilgili konularda şirket tarafından size sağlanan teknolojiyi kullanmak en iyisidir. Buna dizüstü bilgisayarınız veya PC'nizin yanı sıra telefonunuz da dahildir. İşiniz kendi cihazlarınızı kullanmanıza izin verdiyse, iş belgelerine ve e-postalara erişmek için çok faktörlü kimlik doğrulama ile uygun şekilde parola korumalı olduklarından emin olmalısınız. Ayrıca kişisel dosyalarınızı iş dosyalarınızdan ayrı tuttuğunuzdan emin olmalısınız.

İdeal olarak, kurumunuz tarafından size verilen cihazları kullanmalısınız, çünkü bu cihazlarda kendi cihazlarınızda olmayan antivirüs ve kötü amaçlı yazılım önleme programları gibi en iyi güvenlik yazılımları bulunmalıdır. Ayrıca, her zaman en son güvenlik önlemleriyle korunduklarından emin olmak için şirketin IT ekibi tarafından güncel tutulmalıdır.

 

 

Gizli Belgeler için Evde Evrak İmha Makinesi Kullanın

İmha edilmesi gereken gizli belgelerle uğraşacaksanız, ev ofisiniz için bir ev tipi kağıt öğütücü şarttır. Toplantı gündemleri, özgeçmişler, bordro bilgileri ve sözleşmeler de dahil olmak üzere evde çıktısını alabileceğiniz ve gizli bilgiler içerebilecek her türlü belge vardır. Bunların hepsi şirket, çalışanlar ve müşteriler hakkında iletişim bilgileri ve banka hesap bilgileri gibi, uygun şekilde imha edilmedikleri takdirde veri ihlaline neden olabilecek bilgiler içerebilir. Evinizde evrak işleriyle uğraşıyorsanız, ev tipi bir kağıt öğütücü, tüm belgeleri güvenli bir şekilde imha etmenize yardımcı olur. Ev tipi evrak imha makinelerimiz son derece sessizdir ve belgelerinizin uygun şekilde imha edilebilmesini sağlamak için P4 çapraz kesim güvenlik seviyesine sahiptir.

Elle yazılmış notların da güvenli bir şekilde imha edilmesi gerektiğini unutmayın. Telefon numarası veya e-posta adresi içeren notlar, çöp kutusuna veya geri dönüşüme koymak da dahil olmak üzere, başkalarıyla paylaşılmaması gereken gizli bilgilerdir. Kağıdı parçalamalı veya uygun şekilde imha edilinceye kadar güvenli bir şekilde saklamalısınız.

Kuruluşunuzun Veri İşleme Politikalarını Takip Edin

Şirketinizin veri koruma politikaları zaten mevcuttur, mutlaka kontrol edin. Bunlar politikalar sadece ofiste değil evde de geçerlidir, bu nedenle nerede çalışıyor olursanız olun verileri işlemek için aynı süreçleri izlemelisiniz. Evden çalışırken işleri daha "uygun" bir şekilde yapmak cazip gelebilir, örneğin işle ilgili konularda kişisel e-postanızı kullanmak gibi. Ancak, her zaman işletmeniz tarafından onaylı yazılım ve yöntemleri kullanmalısınız.

Evden çalışırken GDPR uyumluluğunu sürdürmek için işvereninizden verilerin nasıl güvenli bir şekilde işleneceği konusunda eğitim almalısınız. Uzaktan çalışırken bir veri ihlalini önlemek için ne yapmanız gerektiğinden emin değilseniz, rehberlik için Veri Koruma Görevlinizle veya BT güvenlik ekibinizle konuşmalısınız.

Verileri Güvenle Paylaşın

Evden çalışırken belge veya dosya göndermeniz gerekiyorsa, yalnızca güvenli yöntemler kullanmalısınız. İş dosyalarına erişmek için güvenli bir uzak sunucudan çalışıyor olabilirsiniz veya şirketiniz bulut depolama kullanıyor olabilir. Evden çalışırken şirketinizin belgeleri paylaşmak için hangi yöntemi güvenli bulduğunu anladığınızdan emin olun.

E-posta, veri paylaşımı için her zaman en güvenli yöntem değildir. Ancak, şirketiniz tarafından tercih edilen yöntem buysa, belgeleri göndermek için parola koruması kullanabilirsiniz. Bu, gizli veriler içeren tüm belgeler için iyi bir uygulamadır - şifre korumalı belgeyle birlikte bir tane gönderin ve şifreyi farklı bir yöntemle, örneğin iş mesajlaşma uygulamanız aracılığıyla ayrı olarak gönderin.

 

 

Telefon Görüşmeleri İçin Güvenli Bir Bölge Oluşturun

Evde başkaları varken evden çalışacaksanız, telefon görüşmelerinizi ve görüntülü toplantılarınızı gizlice yapabileceğiniz bir alan bulmalısınız. Özel bilgilerden bahsedecekseniz, kimsenin sizi duymasını engellemek isteyeceksiniz. Ev ofisinizi paylaşıyorsanız, telefon görüşmelerini başka bir yerde yapmanız veya ofis arkadaşınızla birlikte çalışarak gizli görüşmeleri onun mola vereceği zamanlara planlamanız gerekebilir.

İş İstasyonunuzu Doğru Kurun

İş istasyonunuzu kurarken gizliliği göz önünde bulundurmalısınız. Ekranınız kimse tarafından görülmemelidir, bu nedenle kapıdan, pencereden veya ev ofisinizi paylaşıyorsanız başka birinin masasından uzakta konumlandırmanız gerekebilir. Ekranlarınızı görüntülenemeyecek şekilde ayarlamak zorsa, şirketinizden bir gizlilik kalkanı talep edebilmeniz gerekir. Bu, ekranınızın yalnızca doğrudan önünde oturduğunuzda görüntülenebileceği anlamına gelecektir. Ayrıca gizli bilgiler içeren tüm evrakları başkaları tarafından görülemeyecek şekilde yerleştirmelisiniz.

İş istasyonunuzdan uzaklaşırsanız, bilgisayarınızı kilitlemelisiniz, böylece kimse tarafından erişilemez veya görüntülenemez. Ayrıca masanızdaki tüm evrakları kaldırmalı ve dosyalamalı ya da kilitlemelisiniz. Aile üyeleriniz bile üçüncü taraf olarak sayılır, bu nedenle herhangi bir gizli bilgiyi görürlerse bu bir veri ihlali olarak sayılır.

 

 

Her Günün Sonunda Toparlanın

O günkü işinizi bitirdiğinizde, tüm gizli bilgilerin güvende olması için iş istasyonunuzu toplamak için biraz zaman ayırmalısınız. Bu, bilgisayarınızı kapatmayı ve tüm belgeleri dosyalamayı da içerir. Ev ofisinizin kapısını kilitleyerek veya ev ofisiniz için ayrı bir odanız yoksa bunları güvenli, kilitlenebilir bir kutuya koyarak gizli bilgiler içeren evrakları kilitlemeniz gerekebilir.

Masanızda herhangi bir belge bırakmamalısınız ve bilgisayarınız ya da dizüstü bilgisayarınız başkaları tarafından erişilebilir olmamalıdır. İş belgelerinize erişmek için gerekli olan şifreyi başkasıyla paylaşmamalısınız.

İnternette Uyanık Olun

Ofiste çalışırken olduğu gibi evden çalışırken de çevrimiçi ortamda dikkatli olmalısınız. Kimlik avı e-postalarına ve dolandırıcılıklara karşı dikkatli olmalısınız. Bunlar genellikle yasal e-postalar gibi görünebilir, hatta bir iş arkadaşınızdan veya tedarikçinizden gelmiş gibi görünebilir. Ancak, bunları dikkatlice kontrol etmeli ve bir şeylerin yanlış göründüğünü düşünüyorsanız herhangi bir bağlantıya tıklamamalı veya herhangi bir dosya indirmemelisiniz. Bir e-posta hakkında emin değilseniz, kontrol edebilmeleri için BT Güvenlik Ekibinizle iletişime geçmelisiniz.

Web sitelerinden herhangi bir şey indirirken de dikkatli olmalısınız. Bu, bilgisayar korsanlarının ağınıza ve gizli bilgilerinize erişmesine izin verebilir. Bilmediğiniz web sitelerinden hiçbir şey indirmeyin. Bir müşteri veya tedarikçi sizden bir şey indirmenizi istediyse, önce bilgilerini doğrulamalısınız. Hala emin değilseniz, herhangi bir şey indirmeden önce BT Güvenlik Ekibinizle konuşmalısınız.

Herhangi Bir Olayı Bildirin

Herhangi bir veri ihlali meydana gelirse, ne kadar küçük olduğunu düşünürseniz düşünün, bunları her zaman bildirmelisiniz. BT Ekibinize ve şirketinizde varsa Veri Koruma Görevlinize haber vermelisiniz. Ne olduğunu araştırabilecek ve ihlali sınırlandırmak için gerekli adımları atabileceklerdir. Ayrıca, bunun tekrarlanmamasını sağlamak için yeni politikalar oluşturmaları ve uygulamaları gerekebilir. Ayrıca, bilgi güvenliği ile ilgilenen gerekli yönetim organlarına da bildirebileceklerdir.

 

Leitz, evden çalışırken üretken ve düzenli kalmanıza yardımcı olmak için adresinde bir dizi ev ofisi temelürününe sahiptir.

Veri koruma ve kağıt öğütücülerimiz hakkında daha fazla bilgi edinin:

Yüksek Kapasiteli Parçalama için En İyi Ağır Hizmet Kağıt Öğütücüler

Öğütücüler Genellikle Hangi Güvenlik Özelliklerine Sahiptir?

Neden Çapraz Kesimli Parçalayıcı Seçmelisiniz?