Tidiga erfarenheter på ett nytt jobb spelar stor roll för en nyanställd. Hur bekväm, välkommen och stöttad man känner sig är avgörande för hur den fortsatta resan hos arbetsgivaren blir. Anställda som känner sig missnöjda från början har oftast svårt att vända om, vilket riskerar att personen slutar i förtid. Det är viktigt att den nyanställda får en bra start, snabbt kommer in i sitt arbete och trivs.

Det är en av många anledningarna till att är det viktigt med personalens välbefinnande och därför är det viktigt att stödja och vårda positiva relationer med personalen redan från början. En bra introduktionen kan alltså göra hela skillnaden.

I den här startguiden för nyanställda beskriver vi i detalj vad onboarding är, vad det omfattar och strategier för att lyckas. Vi kommer också att ge användbara praktiska tips i form av checklistor för resurser och utrustning och praktiska how-to-guider.

Vad inefattar en onboardingprocess?

Ingen går in den första dagen på ett nytt jobb redo att sätta sig ner och arbeta. Det är oundvikligen en inlärningskurva för att lära känna företagets policyer, processer, IT-system och var man kan hitta allt man behöver. Och inte att förglömma att lära känna nya kollegor och hitta din plats i verksamheten.

Dessutom finns det en lång rad administrativa uppgifter som krävs för att få en nyanställd att bli en del av företaget. Det är också svårare att definiera specifika uppgifter, men inte mindre viktigt, när det gäller att få en nyanställd att känna sig välkommen och att integrera honom eller henne som en del av teamet. 

Det är inte alltid lätt att börja om på ett nytt jobb. Det är helt naturligt att människor känner oro inför detta. Det ligger i allas intresse att göra allt du kan för att få en ny person att känna sig glad och bekväm, så att han eller hon kan jobba så bra som möjligt och bidra på det sätt som han eller hon anställdes för.

Onboarding är ett samlingsbegrepp för allt som har att göra med att välkomna och integrera en nyanställd. Det finns mycket att tänka på för arbetsgivare, från kontorsmaterial till företagskort.

Företag utvecklar formella onboardingprocesser för att göra allting så enkelt och smidigt som möjligt, för att snabba upp saker och ting och i slutändan öka chanserna för en nyanställd att bli en glad, produktiv och framgångsrik medlem av teamet.

Inför starten

Mycket av den administration som krävs för att få in en nyanställd kan göras innan startdatumet. Förberedelsefasen har förmodligen blivit ännu viktigare i och med ökningen av distansarbete, eftersom det innebär att fler uppgifter måste utföras digitalt i stället för personligen.

Några viktiga uppgifter inför starten är:

• Utföra bakgrundskontroller och bekräfta kandidatens identitet
• Slutföra nödvändigt pappersarbete, t.ex. underteckna kontrakt, sekretessavtal för anställda osv.
• Sätta upp IT-konton och behörigheter, t.ex. e-post, användarprofiler, lösenord osv.
• Lägga till den nya personen i lönesystemet och HR-databasen
• Om den nyanställde ska arbeta på plats, ordna säkerhetstillträde, t.ex. digitala passerkort eller data för biometrisk inpassering
• Om den anställde ska arbeta på distans, genomföra en undersökning av behoven av utrustning för hemkontoret, inklusive en ergonomisk bedömning. Allt som behövs bör skickas i god tid före startdatumet
• Skicka ett officiellt välkomstbrev/mail

Utbildning och utveckling

Alla behöver tid för att komma in i en ny roll, oavsett nivå eller kompetens. Det kommer oundvikligen att finnas aspekter som man måste lära sig under en längre tid än den första introduktionen, oavsett om det handlar om företagsspecifika arbetssätt eller om att lära sig hantera ny utrustning eller nya IT-resurser.

Det sista steget i introduktionsprocessen kan ta allt från några veckor till flera månader, beroende på verksamhetens och rollens karaktär. Vissa företag väljer att ha en formell prövotid, där prestationer och utveckling övervakas under en bestämd tidsperiod, och anställning efter denna period är beroende av att vissa mål uppnås.

Även om ett företag inte använder prövotid är det vanligt att ha kontrollpunkter som är planerade i förväg - till exempel efter en månad, tre månader och sex månader. Dessa används för att granska framsteg och prestationer, men också för att få höra hur den nyanställdes tycker att hen kommit in i verksamheten. 

Det är fritt fram hur ett företag väljer att genomföra utbildning för nya anställda. Det kan handla om att skugga en befintlig anställd eller låta denne fungera som mentor, enskild undervisning, distansundervisning, att skickas på en extern utbildningskurs eller en kombination av dessa. 

Checklista för introduktion av nyanställda

Som du kan se finns det mycket att tänka på när det gäller att effektivt introducera ny personal. Att ha en tydlig plan hjälper. Det är också viktigt att ha en checklista med saker som du måste tillhandahålla så att inget missas.

Människor behöver en mängd olika utrustning och resurser för att kunna utföra sitt arbete på rätt sätt. På den tiden då nästan alla arbetade i företagets lokaler var det en självklarhet att företaget skulle tillhandahålla allt detta.

Men i och med att distansarbete har blivit vanligare har detta blivit en gråzon. Tänker ni att nya rekryter har sina egna enheter att arbeta från? Att de har alla kontorsprodukter och annan utrustning som de kan behöva?

Som arbetsgivare är det bättre att inte anta något. Genom att göra en undersökning av vad den nyanställde har och inte har innan han eller hon börjar kan du täppa till eventuella luckor.

Här är ett exempel på hur en checklista för introduktion kan se ut. Det är en praktisk resurs för att fråga distansarbetare om vad de behöver. Men det är också en påminnelse om vad du ska ge nyanställda när de kommer in på kontoret.

IT-checklista för nyanställda

Telefon

• Företagsmobil eller ersättning för användande av egen telefon
• Skrivbordstelefon
• IT-telefoni/softphone
• Röstbrevlåda

IT-enheter

• Stationär dator
• Laptop
• Monitor
• Tangentbord och mus
• Webbkamera
• Flash-enheter

E-post

• Användarkonto 
• Tillgång till företagets brevlåda

Programvara och applikationer

• Nedladdningar och installationer
• Nya användarkonton - användarnamn och lösenord
• Produktivitet i molnet - Microsoft Office 365, Google Workstations
• Samarbetslösningar - Teams, Slack
• Personlig och delad lagring - Dropbox, OneDrive, Google Drive

Nätverk och säkerhet

• Trådlös router
• VPN
• Brandväggar
• Anti-malware
• Lås och sekretesskärmfilter

Checklista för utrustning till hemmakontoret

Kontorsmaskiner

• Skrivare
• Dokumentförstörare, Rexel, Style, korsskärning, cross cut, säkerhetsnivå P4

Skrivbordsprodukter

• Anteckningsblock och anteckningsböcker
• Skrivbordstavla

Arkivering och förvaring

• Förvaringslådor
• Skrivbordsorganisering
• Ringpärmar och mappar

Checklista för bättre ergonomin på din arbetsplats

I många länder har arbetsgivare en lagstadgad skyldighet att skydda sina anställda från skador i arbetet. Det handlar inte bara om hälso- och säkerhetsskydd för tunga maskiner inom industrin. Det gäller alla typer av arbetsplatser, inklusive kontor och hemmakontor.

Den största hälsorisken för kontorsarbetare är de långsiktiga effekterna av att sitta stilla vid ett skrivbord i flera timmar i sträck. Att sitta i fel position eller med fel hållning kan leda till skador. 

Det är därför ergonomi har blivit så viktigt. Ergonomi innebär en medveten utformning av arbetsplatsen och utrustningen för att minska belastningen på kroppen. En ergonomiskt utformad arbetsplats förbättrar också komforten, och ju mer bekväm en person är på jobbet, desto mer produktiv kommer han eller hon att vara. Oavsett om en anställd arbetar på kontoret, hemma eller på resande fot är en hälsosam arbetsmiljö viktig.

De viktigaste kriterierna för en "ergonomisk produkt" är användbarhet och anpassning till olika användares behov. IGR Institute of Health and Ergonomics har noggrant undersökt Leitz produkter som tilldelats IGR-kvalitetsstämpeln. Eftersom vi alla är olika långa och har olika kroppsformer måste en ergonomisk arbetsplats utformas så att den anpassar sig till individen. Vi vet att ingen person är den andra lik, men alla förtjänar lika bra arbetsvillkor! Att inrätta en ergonomisk arbetsplats är därför något som bör göras från start, som en del av introduktionsprocessen. För nyanställda som jobbar från kontoret kan detta göras genom en ergonomisk bedömning den första dagen. 

För hemarbetande är den ergonomiska bedömningen lika viktig och måste sannolikt utföras på distans. Detta kan göras som en del av anställningsprocessen. På så sätt kan eventuella ytterligare råd, stöd eller utrustning tillhandahållas i tid före startdatumet.

Hur man inrättar ett ergonomiskt hemmakontor

Inrättandet av ett hemkontor blir allt viktigare i takt med att distansarbete blir allt vanligare, så vi har skapat en checklista med saker som krävs för att göra ett hemmakontor ergonomiskt säkert och bekvämt för en nyanställd.

Placera skärmar i ögonhöjd

En datorskärm eller en laptopskärm ska vara upphöjd så att den står i en 90-graders vinkel mot användarens ögon. Det håller huvudet på samma nivå och minimerar belastningen på nacken.

Några saker du kan använda för att förbättra skärmpositionen är:

• Ett laptopstativ som höjer skärmens höjd när datorn är öppen
• Ett höj- och sänkbart bildskärmsstativ
• En höj- och sänkbar kontorsstol

Stöd för handlederna

Skador på handlederna som orsakas av upprepad belastning är ett vanligt problem för personer som tillbringar mycket tid med att använda tangentbord och mus. Riskerna kan minskas genom att stödja handlederna och förbättra armpositionen när man arbetar. 

Precis som för huvudet så är den mest bekväma och ansträngningsfria positionen för armar och handleder 90 graders vinkel, rakt ut från kroppen. Genom att hålla handleden rak kan du undvika nötande skrivvinklar och upprätthålla en hög prestationsnivå under en längre period. Detta kräver att man matchar sittpositionen med höjden på skrivbordet. Detta kan uppnås med hjälp av:

• En höj- och sänkbar kontorsstol
• Vadderat handledsstöd som stöttar handlederna när du använder tangentbord
• Vadderad musmatta som stöttar handleden när du använder en mus

Förbättra hållningen och ge stöd för ryggen

Till skillnad från vad många tror så är den bästa hållningen vid skrivbordet inte att sitta rakt upp hela dagen. Även om du har stöd så belastar det din rygg och dina magmuskler för att hålla sig rak. Men du vill inte heller sitta böjd.

Om möjligt ska du sitta med ryggen i full kontakt med ryggstödet. Det ger ett fullgott stöd för ryggen och ger en tyngdlöshetseffekt som minskar trycket på ryggraden. Den mest avslappnade och därmed ergonomiskt mest önskvärda sittställningen är att luta sig något bakåt. Detta kan uppnås med hjälp av:

• En kontorsstol som går att luta
• Fotstöd som höjer benen något, vilket gör att ben- och ryggmusklerna slappnar av

Håll dig i rörelse

En av de viktigaste principerna inom ergonomi på arbetsplatsen är att ingen ska sitta i samma position för länge. Genom att ta regelbundna pauser och röra på dig undviker du att musklerna blir trötta eller att delar av kroppen utsätts för onödig belastning. Rörelse främjar också en god blodcirkulation. Nyckeln till en bekväm arbetsposition är variation: 60% av arbetsdagen ska du tillbringa sittande, 30% stående och 10% i rörelse.

Det finns andra sätt att hålla sig aktiv medan du jobbar, förutom att resa sig upp och lämna skrivbordet. Några enkla lösningar är:

• Växla mellan att sitta och stå vid skrivbordet. Om du inte har ett justerbart skrivbord kan du enkelt göra det med hjälp av ett höj- och sänkbart skrivbordsställ. Du kan också addera en sitt- och ståpall, som går att justera i höjdled både för att anpassas efter användarens längd, men också för att ge dig något att luta sig mot när du arbetar stående
• Sitta på en yoga- eller gymboll. Genom att byta kontorsstolen mot en sittboll under kortare perioder aktiverar du dina ben- och bålmuskler när du arbetar
• Använd ett gungande fotstöd. Genom att bara gunga fötterna fram och tillbaka på ett fotstöd främjar du god cirkulation i benen
• Leitz sittbollar och pallar är utformade för att uppmuntra till rörelse på ett bekvämt sätt och kan vara den perfekta lösningen för din nya kollega

Vad bör en personalhandbok för nya anställda innehålla?

Förutom att genomgå en onboardingprocess är det också användbart för den nyanställda att ha en handbok som innehåller all relevant information för framtida referens. Med tanke på hur mycket det finns att gå igenom är det orealistiskt att förvänta sig att någon ska komma ihåg allt från introduktionen.

Dessutom är en personalhandbok en användbar resurs för att dela med sig av alla policyer som företaget enligt lag måste ha skriftligt.

Det enklaste är att skapa en digital personalhandbok som företaget delar med alla anställda. Som del av introduktionsprocessen ber vissa företag deras nyanställda att intyga att de har läst handboken, eller åtminstone vissa av dess policyer.

Här får du en översikt över vad du ska ta med i din personalhandbok.

Hälso- och säkerhetspolicy

Detta är en viktig policy som krävs enligt lag i många länder. Som nämnts ovan bör hälsa och säkerhet tas upp under introduktionsprocessen. En skriftlig policy stöder detta med en detaljerad förklaring av hur du som arbetsgivare kommer att arbeta för att skydda personalens hälsa och välbefinnande, vilket ansvar de har och vem som ansvarar för vad.

Exempel på saker som bör ingå i en arbetsmiljöpolicy är följande:

• Brandsäkerhet och förebyggande av brand, inklusive evakueringsprocedur
• Manuell hantering och lyft
• Första hjälpen och olycksrapportering
• Undvikande av risker (t.ex. fall, elektriska risker)
• Miljökontroll
• Ergonomisk utformning av arbetsplatsen

Dataskydd och integritetspolicy

Förordningar som GDPR gör det nu till ett lagstadgat krav för företag att skriftligen ange hur de skyddar personuppgifter i hela verksamheten. Med hårda straff för brott mot integritetsskyddet bör detta vara ett viktigt område för utbildning av anställda.

Med fler som arbetar hemifrån är det ännu viktigare att förväntningar och protokoll kring dataskydd kommuniceras tydligt och effektivt. Det faktum att ett dataintrång kan ha orsakats av ett fel som begåtts av en person som arbetar hemifrån är inget försvar för ett företag.

En policy för dataskydd och sekretess bör omfatta följande:

• Styrning och ansvar i hela organisationen, inklusive rollen som dataskyddsombud (en befattning som krävs enligt GDPR)
• Hur insamling och lagring av personuppgifter kommer att minimeras till vad som är absolut nödvändigt
• Sekretessprotokoll och exempel på bästa praxis
• Personalens skyldigheter
• Hur dataskyddet övervakas och kontrolleras

Det är också viktigt att komma ihåg att dataskydd inte bara handlar om digitala system och data. Personlig information som skrivs ut eller skrivs ner på papper måste också skyddas. Det är viktigt att komma ihåg att inkludera detta i policyn.

En särskild potentiell problemställning är bortskaffandet av pappersarbete som innehåller känslig information. En lösning är att kräva att alla papper som inte längre behövs ska makuleras i en dokumentförstörare.

Användarpolicy

Acceptabel användning omfattar det förväntade beteendet vid användning av företagets utrustning och system. Policyn fokuserar på IT-tillgångar, dvs. förväntningar på användningen av företagets mobiltelefoner, bärbara datorer, e-post, internet osv. Det kan handla om allt från att inte använda enheter och konton för personliga ändamål till att ange förbjudet internetinnehåll osv.

Andra viktiga företagspolicyer

En personalhandbok är en viktig referensresurs för de anställda och bör innehålla så många riktlinjer som du anser nödvändiga för att täcka alla relevanta delar av företagets verksamhet och organisation. Exempel på detta kan vara:

• Uppförandekod, inklusive företagets policy om droger och alkohol samt beteende gentemot andra kollegor
• Viktiga uppgifter om anställningen, inklusive lön, tidrapportering, arbetstider (inklusive flexibelt arbete om tillämpligt), semester, sjukfrånvaro och förmåner i arbetet
• Förfaranden för klagomål och besvär
• Företagets uppdrag och vision för kulturen
• Politik för lika möjligheter

Slutord

En framgångsrik onboarding är en tvärfunktionell process. Det är inte bara HR:s uppgift, och det börjar och slutar inte heller med en IT-ticket för att skapa en e-postadress för en nyanställd. En lyckad start för en nyanställd är ett samarbete som den anställande chefen måste ta ansvar för.

Om du vill ha det allra bästa inom kontorsmaterial och kontorsutrustning, behöver du inte leta längre än till Leitz.