Öka effektiviteten på kontoret
Uppmuntra till social samvaro
Kontoren är under ständig utveckling, men förblir emellertid den centrala platsen i vårt dagliga arbete. Bekvämlighet och effektivitet är viktiga drivfaktorer samt möjligheten till ständig uppkoppling. Även om det ibland krävs koncentration i arbetsuppgiften så skapar fler och fler företag sociala ytor för att möjliggöra interaktion. Som människor är vi beroende av mänsklig kontakt, så att gå bort från sin skärm för en konversation med kollegan, kan faktiskt förbättra produktiviteten. Det kan vara allt från spontana möten över en kaffe, eller dela med sig av ett projekt, medan dokumentförstöring eller kopiering kan få den anställda att lämna sin arbetsplats. Många organisationer tillåter inte lunch vid skrivbordet, utan vill att man avnjuter lunch vid matbordet, tillsammans med andra kollegor. Här följer våra tre bästa tips för att öka produktiviteten och social samvaro på ditt kontor.
1.Uppmuntra till rörelse
Ordna platserna så att den anställda uppmuntras att röra på sig som en del av arbetslogistiken. Rörelse bidrar till ökat blodflöde och bör därför inte förbises som en viktig del i effektiviteten.
Tänk på var samlingsytorna är där man t.ex. hänger av sig jackan, kokar kaffe, hämtar kontorsmaterial eller strimlar dokument. Allt ska placeras på så sätt att den anställda ska behöva resa på sig. Det här är viktiga saker att tänka på när du planerar kontoret.
2. In med färg på kontoret
Använd rätt färg när du ska inreda kreativa arbetsplatser. Det är väl dokumenterat att lågmälda färger som blå och grön ger en lugn känsla, och studier visar att dessa färger även förbättrar effektiviteten och fokus. Andra rapporter visar att rött uppmuntrar till brådskande, och det gula kan stimulera kreativiteten. Tänk på att färgglada pärmar och anslagstavlor också kan användas för att lyfta känslan på kontoret.
3. Involvera medarbetarna
Det finns inget bättre sätt än att involvera medarbetarna när det är dags för förändring på kontoret. Det är trots allt de som vistas i lokalerna varje dag. Medarbetarna är är de som kan påverka och ge inspel på vad som fungerar och inte fungerar, vad som kan förbättras, och hur man bäst skapar en arbetsmiljö som passar företaget.
Kontoren förändras
Om du Googlar "Framtidens kontor" kommer du att se, att kontoret som vi känner till det idag, kommer att vara ett minne blott om några år. Arbetsplatserna blir mer anpassningsbara till arbetsuppgiften samt medarbetarnas behov, med det utvecklande konceptet att "arbetet är var du är".
Många av oss har spenderat mer tid på våra kontor än vi har hemma. De flesta av oss spenderar mer tid på att arbeta än att sova. Så vad kan arbetsgivare göra för att maximera effektiviteten på kontoret?
Effektivitet genom design
Under det 20:e århundradet har effektivitets-teoretiker och organisations-psykologer påverkat kontorets design och layout och menar att en möjlig definition för framtida kontoret är "var som helst med en internetanslutning". Kanske bör arbetsplatsen präglas av nätverk och uppkoppling, snarare än ett fysiskt utrymme. Det är dock upp till arbetsgivare och anställda hur snabbt denna förändring sker.
Maximal output
Innan mobiltelefoner och sociala medier fanns, kunde man vara frånkopplad en hel dag, eller t.o.m en hel semester som varade en eller två veckor. Du kunde inte kontrollera e-post eller ringa som vi gör idag.
Teknik och förändrade arbetskulturer innebär att arbetet är igång 365, 24/7. De flesta av oss har blivit ett med den nya kulturen, och den yngre generationen har aldrig vetat något annat.
Men genom att alltid vara "på", finns det en risk att vi blir reaktiva, snarare än proaktiva, vilket innebär en stor risk att du inte bara är påkopplad, utan även styrd och kontrollerad av ditt arbete.
Som Philip Tidd från Office Architectural Practice Gensler sa nyligen: "Din produktivitet mäts inte av hur lång tid du sitter bakom ett skrivbord. Det är vad du gör. Det handlar om din produktion”.
Minimera störningsmomenten
Den viktigaste utvecklingen inom kontorsutvecklingen under de senaste 40 åren är; bås eller öppen planlösning, och båda sätt har sina för- och nackdelar. Bås skärmar av personen, men du blir ändå distraherad av buller, framförallt när du inte kan avgöra varifrån ljudet kommer. Samtidigt har öppna landskap fördelen med att skapa en social samvaro, samt att cheferna får en visuell bild av vem som gör vad. Men, de mest rapporterade nackdelarna är buller, brist på integritet samt missnöjet med att dela ljus och värme.
Organisationspsykologen Matthew Davis fann att minskad koncentration och ökad förekomst av stress är mycket vanligare i öppna kontorslandskap. Samtidigt hävdar Queensland University of Technology att 90% av studierna visar att öppen planering har ett samband med högre nivåer av stress och blodtryck.
Leitz frågade 800 personer vad de föredrar för kontorslösning.
Forskning visar att 25% gärna arbetar i ett enskilt kontor - en relativt senior profil - men över 50% skulle ha ett slutet kontor som sin föredragna miljö.
I både bås och öppen planlösning är det inte förvånande att människor i allt större utsträckning återvänder till sitt eget inre utrymme som skapas genom att använda hörlurar. Medan endast 25% av vårt urval sa att detta är acceptabelt där de arbetar, bör det ses i samband med uppkomsten av ny generation på arbetsplatsen. För nya generationen är hörlurar en del av en vardaglig uniform.