Minimera störningsmoment och öka produktiviteten

Ser man tillbaka för 10 år sedan var utmaningarna att designa kontoren, annorlunda än de är idag. Om det fanns ett "huvudkontor", så var det nära storstäderna, samt att kvaliteten på transportförbindelser var en förutsättning.

För personal som oftast satt tillsammans i en central byggnad, var ytan en väsentlig fråga. Det var en ständig förändringsprocess där man skulle få plats med så många som möjligt på minimal yta samt fortsatt god funktionalitet. Ända sedan dess har frågan uppmärksammats av både företag och sociala medier, och har förändrat vår syn på en funktionell arbetsplats.

För vissa företag kommer det fortsatt att vara fokus på en centraliserad arbetsplats, medan andra kommer att fortsätta med ett mer informellt, men samverkande utrymme där idéer kan utbytas.

Istället för att kontoret ska vara en plats dit folk måste gå till, så ska det moderna kontoret vara en plats dit folk väljer att gå. Personalen är nu kunder vars tid vi ska sträva efter att få. Om ditt hem är en roligare och bättre arbetsplats än kontoret, väljer du att stanna hemma. Ett exempel på detta är Instagram-kontoret i Kalifornien, vilket har beskrivits av Fortune Magazine som "selfie worthy".

5 tips för att öka produktiviteten

1. Reducera ljudnivån

Omgivande ljudnivåer kan snabbt överrösta och vandra genom lokalen, speciellt i öppna kontorslandskap. Normala ljudnivåer kan enkelt byggas in i specifika områden på ett bullrigt kontor, men en mer praktisk inställning vore att att minska bullernivån som uppstår i vardagen.

• Om din kopiator eller skrivare är bullriga, ska du se till att dessa får service. Eller om dina dokumentförstörare är distraherande, byt ut dem mot nya tystare modeller,  och var noga med regelbunden underhållning med olja. 
• Om  korridoren blir ett mötesrum för ofta, ska man ifrågasätta varför frågor uppstår så ofta. Det är kanske tid att avsätta tid för formella möten. 
• Om du tycker att du avbryts alldeles för ofta kan en bra taktik vara att plugga in hörlurarna för att ge en visuell signal att du försöker fokusera.

2. Koppla bort sociala medier

E-post, telefonsamtal och intranätverk genererar alla tillräckligt med meddelanden och varningar för att distrahera de flesta. Lägg till t.ex. Skype for Business eller Workplace via Facebook, och det blir ännu svårare att fokusera på arbetsuppgiften om du inte draur ut näterken eller avaktiverar Wifi!

Kanske är det dags att överväga inställningarna för app:ar och sociala medier. Om du blir distraherad av Whatsapp, Facebook och LinkedIn som inte ger mervärde till din dag, försök avaktivera dem i några dagar.

3. Håll rent på skrivbordet

Fler och fler organisationer uppmärksammar sina arbetsgivares skrivbord och genomför policyer för rena skrivbord. Det här är regler som bestämmer hur arbetstagare ska ta hand om sina arbetsplatser, som till exempel organisera pärmar & mappar, minimera post-it lappar och hålla skrivbordet rent.

Att ha ett rent skrivbord är ett fantastiskt första steg till ökad produktivitet, men kan organisationer göra mer? Sit-stand arbetsstationer används av många företag. De ökar inte bara produktiviteten, utan förbättrar också hållning och ryggsmärta i samband med att sitta vid ett skrivbord som många anställda gör dagligen. Smärta kan vara extremt distraherande och gör att medarbetaren måste vara borta från sitt arbete under långa perioder.

4. Erbjud mellanmål

Kontorsarbetare som försöker tillfredsställa sin hunger med s.k. snabb skrivbordsmat vandrar ofta till snackssautomaten. Detta vandrande kan skapa oljud i sig, men det är effekterna av sockertopparna från godis, choklad och kolsyrade drycker som är en mycket större anledning till oro, och källa till distraktion. Att erbjuda frukt och nötter till personalen, tillför positiv energi och något som personalen uppskattar.

5. Främja säker och enkel uppkoppling

Ingenting har mer en direkt inverkan på produktiviteten än anslutningsproblem. Glömda nätadaptrar, saknade nätkablar och frågor om WiFi-lösenordet är vanliga förekomster som orsakar störningar i många konferenslokaler och arbetsplatser.

1. Överväg att tillhandahålla  universal docking stations på dina hot desk så att besökare inte behöver slösa tid på att försöka ansluta till ett tangentbord och en bildskärm.
2. Placera ett laminerat dokument med inloggningsinstruktion på varje skrivbord.
3. Se till att varje mötesrum har ett urval av HDMI, USB-C, Thunderbolt och Mini DisplayPort adapters så att alla kan ansluta till mötesrumsprojektorn utan att man startar ett skattjakt som involverar alla på kontoret!

Öppna eller slutna kontor?

Under de senaste 40 åren har de mest populära kontoren varit båser och öppen planlösning. "Båsr" kan vara trånga och opersonliga,  medan öppna landskap kan vara distraherande med alla ljud.

Öppna landskap har fördelarna en social interaktion, samt att man tydligt kan  se vem som arbetar med vad. De stösta utmaningarna som rapporterats är oljud från telefonsamtal, allmänt kontorschatter, störande ljud från kontorsmaskiner och brist på integritet.

Organisationspsykologen Matthew Davis fann att minskad koncentration och ökad förekomst av stress är mycket vanligare i öppna kontorslandskap. Samtidigt hävdar Queensland University of Technology att 90% av studierna visar att öppen planering har ett samband med högre nivåer av stress och blodtryck.

Leitz frågade 800 personer vad de föredrar för kontorslösning.

Forskning visar att  25%  arbetar i ett enskilt kontor - en relativt senior profil - men över 50% skulle föredra ett stängt kontor. 

Kontorsarbetare går alltmer in i sin egen bubbla genom att sätta så sig sina ljudreducerande hörlurar. Medan 25% av de tillfrågade sa att detta är acceptabelt där de arbetar, bör det ses i samband med den nya generationen. För dem är hörlurar en del av deras outfit.

Produktivitet på kontoret

Den genomsnittliga medarbetaren avbryts var tredje minut i en kontorsmiljö. Med tanke på denna höga störningsfrekvens på arbetsplatsen är det ironiskt att arbetsgivare tenderar att vara mer oroade över att personal arbetar på distans, och speciellt när de arbetar hemifrån.

Faktum är att Leitz-undersökning visar att färre avbrott faktiskt är den näst viktigaste fördelen med att arbeta hemifrån, man slipper dessutom att pendla.  Friheten att " Arbeta Överallt" kan kännas ovant, men om din produktivitet ökar med att arbeta på distans är det något för företaget att uppmärksamma. Forskning som genomfördes av Ipsos och Workspace Futures Team of Steelcase visade att 85% av de anställda i USA, Europa och Asien har svårt att koncentrera sig på jobbet.

Med tanke på att vi faktiskt är anställda för att producera,  är det ett anmärkningsvärt resultat. Bland de intervjuade, var nästan alla som arbetade privat, viktigt för dem, men endast 41% sa att de erbjöds denna möjlighet. Ytterligare 1 av 3 av de intervjuade, var tvungna att lämna kontoret för att få arbetet färdigt.

Detta stämmer överens med resultaten från Gallups State of the Global Workplace, där det konstaterades att endast 10% av arbetarna runt om i världen är engagerade och inspirerade på jobbet, men 2 av 3 känner sig omotiverade. Samtidigt är de som spenderar upp till 20% av sin tid på distans, mest engagerade av alla undersökta arbetstagare.

Glada och nöjda medarbetare tenderar att ta mindre tid på sig, samt vara mer motiverade att komma upp till jobbet. De kommer också sannolikt att vara stolta över var sina arbetsuppgifter och sitt företag. 

Så vilka knep har företagen lärt sig när man försöker skapa produktiva arbetsplatser? Hur kan de uppfylla behoven hos dagens moderna arbetare samtidigt som man reducerar störningsmoment på arbetsplatsen?