Under de senaste åren har anställdas välbefinnande satts i fokus när det gäller arbetsmetoder. Det har varit mer fokus på att skapa flexibla arbetstider för att ge de anställda mer självständighet och frihet att anpassa arbetet till sitt privatliv.

Det har resulterat i en ökning av distansarbete, hybridarbete och flexibla arbetstider. Som en del av dessa flexibla arbetsmetoder har hot-desking också blivit mer populärt. Men vad är egentligen hot-desking och kan det vara till nytta för ditt företag?

Vad är hot-desking?

Hot-desking har ökat i popularitet under de senaste åren, men det har funnits i årtionden. När ett företag inför hot-desking har de anställda inte en tilldelad, permanent arbetsplats. Istället kommer de att dela skrivbord, antingen genom att boka specifika arbetsstationer eller genom att välja en när de kommer till kontoret.

Fördelar med hot-desking

Samarbete

Hot-desking kan bidra till att skapa en mer samarbetsinriktad kultur på arbetsplatsen. På ett traditionellt kontor kan individer och team bli isolerade och avskurna från resten av arbetsstyrkan. Med hot-desking får människor istället möjlighet att röra sig på kontoret och sitta och arbeta med människor som de annars kanske inte skulle ha umgåtts med. Det kan leda till mer kreativa idéer, mer innovation och bättre produktivitet.

Kommunikation

Hot-desking kan leda till bättre kommunikation bland personalen. När människor är mer rörliga och vana vid att röra sig på kontoret är de mer benägna att prata med andra anställda. Detta kan leda till bättre konversationer än om du skickar ett e-mail eller ett meddelande i chatten. Kommunikation öga mot öga kan vara effektivare och snabbare i vissa situationer och man undviker problem med att nyanser går förlorade genom skriftlig kommunikation.

Hot-desking kan också innebära att man lär känna andra anställda som man annars kanske inte skulle ha haft möjlighet att prata med. Sammantaget kan den bättre kommunikationen leda till en gladare och mer vänskaplig personal och även till ökad produktivitet.

Ordning och reda på arbetsplatsen

Hot-desking kan leda till mer städade arbetsplatser. När man vet att man kommer att byta skrivbord nästa dag låter man inte skräp och annat samlas på skrivbordet. Istället ser man till att ha en snygg och organiserad arbetsplats. Detta kan i sin tur leda till att människor arbetar mer produktivt och effektivt eftersom de inte blir distraherade av ett rörigt skrivbord. En städad arbetsplats gör att man kan fokusera bättre på sitt arbete och hålla sig organiserad.

Det är viktigt att företaget tillhandahåller rätt utrustning för att hjälpa de anställda att hålla sin arbetsplats ren. En bärbar förvaringslåda är en lösning för personer som vill ha sin utrustning, t.ex. kontorsverktyg, pennor och anteckningsblock, samlad på ett och samma ställe och samtidigt enkelt kunna bära med sig sakerna. Det praktiska handtaget på förvaringslådan från Leitz Cosy innebär att den enkelt kan transporteras från ett skrivbord till ett annat, vilket gör den perfekt för hot-desking.

Flexibilitet för de anställda

I takt med att fler företag inför flexibla arbetsmetoder kan hot-desking hjälpa de som jobbar på distans att lättare delta i kontorskulturen. Det kan hända att vissa anställda huvudsakligen arbetar på distans men vill komma in på kontoret då och då. Ett traditionellt kontor där alla har ett fast skrivbord kan innebära att det inte finns något extra utrymme för distansarbetare att använda. Men en policy för hot-desking innebär att det finns ett utrymme tillgängligt på kontoret för de anställda som kan behöva det. Detta kan hjälpa dem att känna sig mer delaktiga i teamet och ge dem möjlighet att samarbeta och kommunicera bättre med teamet.

Hot-desking kan också uppmuntra till mer mobilt arbete och distansarbete, eftersom det inte längre är nödvändigt att alltid vara vid sitt skrivbord. Detta kan leda till bättre välbefinnande för de anställda eftersom de kan använda sig av mer flexibelt arbete för att uppnå en bättre balans mellan arbete och privatliv.

Kostnadseffektivt

Slöseri med utrymme innebär slöseri med pengar. Eftersom fler företag använder sig av hybridarbete är det numera osannolikt att hela arbetsstyrkan finns på kontoret samtidigt. Detta innebär att skrivbord på stora kontor regelbundet står tomma. Hot-desking innebär att företag kan minska sina kontor och spara pengar på att hyra stora byggnader som står halvtomma. Företagen kan hitta en kapacitet som passar dem - oavsett om det handlar om att ha utrymme för 50 % av personalen att vara på kontoret samtidigt, eller 60 % eller 80 %.

Det kan också vara kostnadseffektivt för företag att införa hot-desking när de har anställda som har roller som kräver att de regelbundet deltar i möten utanför kontoret. Deras roll kanske kräver att de är på kontoret en del av tiden för att utföra vissa uppgifter - hot-desking innebär att företaget inte slösar bort utrymme genom att tilldela permanenta skrivbord till personer som tillbringar en stor del av tiden med att arbeta utanför kontoret.

Nackdelar med hot-desking

Rengöringspolicy

Hot-desking kommer att kräva strängare städpolicies. Särskilt under en pandemi eller under influensatider är det viktigt att arbetsstationerna rengörs och saneras mellan varje användare. Företaget måste meddela vem som ska ansvara för detta, om det är ett städteam som rengör alla arbetsstationer i slutet av varje dag eller den person som har använt skrivbordet. Rätt utrustning och rengöringsmedel behöver tillhandahållas och utbildning ges.

Förutom pandemirelaterad städning måste man också hålla sina arbetsplatser rena och fina så att de är redo för nästa användare. Ett företag kan behöva fastställa riktlinjer för hur skrivbordet ska återställas, t.ex. att ställa tillbaka utrustningen där den hör hemma, ta bort skräp och städa upp smulor eller matspill. Om personer slarvar med att städa arbetsplatsen när de är klara kan det skapa osämja bland personalen.

Avbrott

Vissa anställda föredrar att ha en egen personlig arbetsstation som de kan ställa in precis som de vill ha den. Att byta skrivbord varje dag kan därför orsaka störningar eftersom de måste anpassa sig till en ny arbetsplats eller ta tid på sig att ställa in sin arbetsplats på rätt sätt för dem. Att arbeta vid ett nytt skrivbord varje dag kan störa rutiner och det kan ta ett tag att anpassa sig till att arbeta i en ny miljö eller med nya människor.

Ergonomiska krav

Varje person har olika behov på en ergonomisk arbetsplats. Det kan handla om de bästa ergonomiska kontorsstolarna för deras behov, skärmens och tangentbordets placering och skrivbordets höjd. När människor ständigt arbetar vid olika skrivbord kan det hända att utrustningen och skärmarna inte är korrekt inställda för deras ergonomiska behov, vilket kan leda till huvudvärk på jobbet och andra arbetsskador, som muskelspänningar.

Lösningen är att använda ergonomiska anpassningsbara arbetsstationer. Med ett justerbart laptopstativ eller ett justerbart skärmstativ vid varje skrivbord kan medarbetarna enkelt placera sina skärmar på rätt höjd för sina behov. Företagen kan också tillhandahålla sittdynor och fotstöd som kan användas vid skrivborden så att de anställda kan skapa en bekväm arbetsplats vid varje skrivbord de arbetar vid. Om man tar hänsyn till den ergonomiska utformningen av arbetsstationer och gör det möjligt att enkelt anpassa dem för varje individ kan man förebygga smärtor som kan uppstå på grund av felaktig ergonomi vid skrivbordet.

 

Kommer hot-desking att fungera för ditt företag?

Hot-desking kan innebära många fördelar för ett företag, men det passar inte alla. Det är viktigt att kommunicera med dina anställda innan du inför hot-desking för att ta reda på vad de tror skulle fungera för dem. Du kanske först provar hot-desking med ett eller ett fåtal team och sedan antingen utvidgar det till hela företaget om det är en framgång eller skalar ner det om problem uppstår. Det kan hända att vissa roller inom företaget, t.ex. mer tekniska tjänster som kräver en mer komplicerad arbetsstation, kräver ett permanent skrivbord. Det kan dock fortfarande vara fördelaktigt att tillåta andra, mer flexibla roller att införa hot-desking - samma policy behöver inte tillämpas på varje enskild anställd.

Om du provar hot-desking med ditt team bör du vara flexibel, öppen och se till att hålla en god kommunikationen hela tiden. Syftet med hot-desking är att förbättra samarbetet och produktiviteten, så se till att regelbundet begära feedback för att se om det fungerar som det ska.

 

Leitz har ett sortiment av snygga och praktiska kontorsartiklar som hjälper dig att hålla din arbetsplats organiserad och produktiv.

Läs mer om hur du kan förbättra produktiviteten på kontoret och se till att de anställda mår bra:

Påverkar arbetsplatsens estetik produktiviteten?

Bör företagen överväga en kortare arbetsvecka?

10 effektiva sätt att se till att distansarbetarna är nöjda

Följ oss på sociala medier där du kan se spännande och inspirerande innehåll: Instagram och Facebook