Distansarbete kan vara påfrestande även under de bästa förutsättningar.  Att driva ett eget företag hemifrån innebär ytterligare ett komplicerat lager av organisatoriska behov. Om du nyligen har övergått till att arbeta hemma eller om din hemmiljö har blivit rörig och kaotisk har vi tips nedan som gör dig till ett proffs på att organisera ditt kontor.

Få de anställda på samma sida

Om du driver ett litet företag hemifrån och har några anställda är det viktigt att de följer dina regler. Om ni delar ett utrymme i hemmet kan du ge dem de verktyg de behöver för att hålla ordning på sitt arbete. Var inte rädd för att ställa förväntningar på din personal, de arbetar ju trots allt för dig och i dina lokaler.

Varje person behöver skrivbordsförvaring för att hålla pappersarbete, pennor och blyertspennor prydligt framme. Ett rent skrivbord är trots allt ett rent sinne. Om pappersarbete är ett problem kan du använda skrivbordsskåp för att hålla ditt team organiserat och förhindra att pappersarbete försvinner. Ett snyggt skrivbord hjälper dina anställda (och dig själv) att arbeta effektivt och produktivt i en skräpfri miljö.

 

 

Företags hemmalagring av dokument 

Även om vi tror mycket på att bli miljövänliga förstår vi att pappersarbete är en viktig del av vissa företag. Men vad händer när dina dokument tar över ditt kontor? Det är inte roligt med lavinartade papperslaviner, så sluta stoppa in gamla filer i skåp och investera i ett arkivsystem med en nivå för arkivering .

Ett utmärkt sätt att förvara dokument som måste förbli tillgängliga, är pärmar från Leitz som finns i smala eller breda varianter. Vårt sortiment finns i 14 färger, vilket innebär att du kan färgkoda ditt arkiveringssystem eller helt enkelt sätta färg på kontoret hemma. Varje enskild pärm har ett område på ryggen där du kan lägga till detaljer. Pärmar kan enkelt förvaras i en bokhylla eller i ett låsbart arkivskåp om det rör sig om känsliga dokument.

 

 

Förbered dig på möten på distans

Beroende på hur din verksamhet ser ut är det troligt att du behöver genomföra möten på distans. Zoom, Skype, Microsoft Teams och Google Hangouts är virtuella mötesplattformar som har kommit till sin rätt under det senaste året när hemarbete har blivit normen. Det kan kännas konstigt att ha ett möte via en skärm i stället för personligen, men det är viktigt att se till att du och ditt team har rätt utrustning för att underlätta detta nya arbetssätt för att ditt företag ska fungera smidigt.

För att hålla effektiva möten online måste du tänka på följande:

• Att ha ditt skrivbord eller din bärbara dator redo för möten
• Behöver du en webbkamera eller mikrofon för att förbättra samtalskvaliteten?
• Att ha en onlinekalender (vanligtvis kopplad till din mejl) för att schemalägga och boka möten
• Har du ett konto i en programvara för videomöten som Zoom eller Microsoft Teams?
• Är din internetuppkoppling tillräcklig för distansmöten?
• Kan du samarbeta med personalen på ett effektivt sätt för att undvika konflikter i schemat?

För att ditt företag ska fungera smidigt hemma bör du inte bara fokusera på de fysiska föremålen på kontoret. Virtuella möten är en del av din vardag som måste genomföras för att du ska kunna hålla dig organiserad. Du kan läsa vår guide om hur du skapar det bästa zoomvänliga hemmakontoret för mer information.

Skapa ett kabelfritt kontor

En viktig del av ditt hemmakontor som ditt företag inte bör vara utan är en kabelorganisatör.  En förpackning med kabelband kan säkert göra susen, men de är inte idealiska om du behöver vara mobil.  Om du investerar i en kabelorganisatör kan du undvika att kablarna trasslar ihop sig och slipper krypa under skrivbordet när laddaren till din bärbara dator försvinner. Kabelförpackningar kan enkelt sättas fast eller placeras på baksidan av skrivbordet, med gott om plats för att du ska kunna föra in dina ström- och laddningskablar på plats.

Bärbara förvaringslösningar

Om du driver ditt företag hemifrån men måste åka ut på resande fot för att träffa kunder eller tjänsteleverantörer kan det vara svårt att få dina tillhörigheter från A till B. Ofta kan det resultera i tunga väskor, särskilt om du måste ta med dig dokument och produkter. Leitz har den perfekta lösningen. Våra arkivlådor och arkivfodral kan hålla dig säker hemma, men är också extremt portabla när du behöver resa. Båda arkiveringssystemen är låsbara, vilket innebär att de är säkra om de lämnas obevakade. I hemmet kan de enkelt staplas på varandra och placeras i förvaringsutrymmen. För att göra ditt liv ännu enklare, lagrar vi en mängd olika avdelare, pärmar, fickor och etiketthållare för att hålla ditt pappersarbete ordnat.

Fastställa tydliga mål för företaget

Oavsett hur stort ditt företag är, om du har ett team eller bara dig själv, hjälper det dig att sätta upp mål för att hålla dig på rätt spår när du arbetar hemifrån. Ange dina mål och vad du förväntar dig av varje anställd (eller dig själv), och gör tidsfrister och listor med uppgifter tillgängliga och tydliga. Detaljering är nyckeln, och om du använder ett förvaltningsverktyg som Basecamp, Monday eller TeamGannt - det finns massor av olika programvaror - hjälper det dig med projektledning och kommunikation både internt och externt om du behöver det.

Före pandemin trodde få människor att man kunde driva ett framgångsrikt företag enbart från hemmet. Men i dag är det möjligt. Tekniska framsteg har gjort det möjligt för avlägsna imperier att blomstra och för arbetsteam att förbli organiserade och anslutna trots geografiska avstånd.

 

 

Gör dig av med överflödiga dokument

Det är alltför lätt att spara pappersarbete "för säkerhets skull". Men behöver du verkligen fakturor från för 10 år sedan? Kan du lagra kopior på nätet i stället? Skulle det inte vara trevligt att ha lite extra förvaringsutrymme?

Det kan vara svårt att bestämma vad man ska göra med gamla papper, särskilt om de är känsliga. Allt som är säkert kan enkelt slängas i återvinningsbehållaren, men det kan vara bäst att investera i en automatisk dokumentförstörare:

• Skydda dina personuppgifter och affärsdata
• Skydda dina kunders och tjänsteleverantörers uppgifter
• Hjälpa dig att undvika böter och rättsliga åtgärder på grund av bristande efterlevnad av GDPR-lagstiftningen
• Hjälpa dig att undvika ett dataintrång som kan leda till dålig PR och ryktesspridning

Dokumentförstörare är inte bara en investering för ditt företag, de kan också användas hemma. Du behöver inte längre oroa dig för att dina personliga dokument ska vara skyddade:

• Ditt namn och din adress
• Bankuppgifter
• Räkningar för allmännyttiga tjänster
• Lösenord och PIN-koder

Du kan helt enkelt göra dig av med känsliga uppgifter på ett säkert sätt med en dokumentförstörare. Vissa modeller gör det även möjligt att strimla kort, CD-skivor och disketter.

Fördelarna med att driva ditt företag hemifrån

Att driva ditt företag hemifrån kan vara skrämmande, särskilt om du har varit van vid att vara på ett hektiskt kontor varje dag. Företag över hela världen har anpassat sig till distansarbete och är numera väloljade maskiner genom att följa de råd som vi har delat med oss av i den här artikeln.

Det finns otroliga fördelar för företagare och anställda när det gäller att arbeta hemifrån. Om du fortfarande är osäker kan du ta en titt på några av fördelarna med att driva ett företag på distans nedan:vvvvv

• Bättre balans mellan arbete och privatliv för dig själv och dina anställda
• Inga utgifter för att hyra ett kontorsutrymme och tillhörande kostnader för verktyg
• Flexibilitet för dina anställda, vilket kan leda till högre produktionsnivåer
• Som företagare har du tillgång till en obegränsad talangpool att anställa från eftersom du inte hindras geografiskt
• Att arbeta hemifrån är ofta en moralhöjare för personalen
• Du och dina anställda har möjlighet att anta en hälsosammare livsstil
• Möjligheten att utnyttja mer teknik kan förbättra din affärsverksamhet till det bättre
• Förtroendet mellan dig själv och dina anställda kan öka kraftigt