Många trivs idag med att jobba hemifrån, antingen på heltid delvis. Detta har gett företag och anställda större flexibilitet, men det har också visat sig vara en utmaning för dataskydd. Men genom att vidta rätt åtgärder kan du enkelt följa GDPR när du arbetar hemifrån, genom att använda rätt utrustning och upprätthålla bra processer.

Använd endast teknik som godkänts av företaget

När du jobbar hemifrån är det bäst att använda teknik som företaget har tillhandahållit dig för dina arbetsuppgifter. Det gäller både din dator och din telefon. Om ditt arbete har godkänt att du använder dina egna enheter bör du se till att de är ordentligt lösenordsskyddade med flerfaktorsautentisering för att få tillgång till arbetsdokument och e-post. Se också till att du håller dina personliga filer åtskilda från arbetsfiler.

Helst ska du använda enheter som du får av din organisation, eftersom dessa bör ha den bästa säkerhetsprogramvaran, t.ex. antivirus- och antimalwareprogram som du kanske inte har på dina egna enheter. De bör också hållas uppdaterade av företagets IT-team för att se till att de alltid är skyddade med de senaste säkerhetsåtgärderna.

 

 

Använd en dokumentförstörare hemma för konfidentiella dokument

En dokumentförstörare för hemmabruk är viktig för ditt hemmakontor om du ska hantera konfidentiella dokument som behöver kasseras. Det finns många typer av dokument som du skriver ut hemma och som kan innehålla konfidentiell information, till exempel mötesagendor, CV:n, löneuppgifter och kontrakt. De kan alla innehålla information om företaget, anställda och kunder, t.ex. kontaktuppgifter och bankkontouppgifter, som skulle kunna orsaka ett dataintrång om de inte kasserades på rätt sätt. Om du hanterar fysiska dokument hemma kan du göra dig av med alla dokument på ett säkert sätt med en dokumentförstörare. Våra dokumentförstörare för hemmabruk är supertysta och har korsskärning med en P4-säkerhetsnivå för att säkerställa att dina dokument kan kasseras på rätt sätt.

Kom ihåg att även handskrivna anteckningar ska kasseras på ett säkert sätt. Om du antecknar någons telefonnummer eller e-postadress är detta konfidentiell information som inte bör delas med andra, inte heller genom att lägga den i den allmänna soptunnan eller i återvinningen. Du bör strimla pappret eller förvara det säkert tills det kan tas om hand på rätt sätt.

Följ din organisations policyer för hantering av data

Ditt företag bör redan ha riktlinjer för dataskydd. Dessa gäller hemma på samma sätt som på kontoret, så du bör följa samma processer för hantering av data oavsett var du arbetar. Det kan vara frestande att göra saker och ting på ett mer "bekvämt" sätt när du jobbar hemifrån, till exempel att använda din personliga e-post för arbetsfrågor. Du bör dock alltid använda den vanliga programvara och de metoder som ditt företag använder.

Din arbetsgivare ska utbilda dig i hur du hanterar data på ett säkert sätt, så att du uppfyller GDPR-kraven när du arbetar hemifrån. Om du är osäker på vad du ska göra för att undvika dataintrång när du arbetar på distans bör du tala med ditt dataskyddsombud eller IT-säkerhetsteam för att få vägledning.

Dela data på ett säkert sätt

Använd endast säkra metoder om du måste skicka dokument eller filer när du arbetar hemifrån. Det kan handla om att du arbetar från en säker VPN för att komma åt dina arbetsfiler eller att ditt företag använder molnlagring. Se till att du vet vilken metod som ditt företag anser vara säker för att dela dokument när du jobbar hemifrån.

E-post är inte alltid den säkraste metoden för att dela data. Om ditt företag föredrar denna metod kan du dock använda lösenordsskydd för att skicka dokument. Detta är en bra metod för alla dokument som innehåller konfidentiella uppgifter - skicka bara en med det lösenordsskyddade dokumentet och skicka lösenordet separat via en annan metod.

 

 

Skapa en säker zon för telefonsamtal

Om du ska jobba hemifrån när andra människor är hemma, kan det vara bra att hitta en plats där du kan ta telefonsamtal och videomöten i fred. Om du ska diskutera privat information vill du undvika att någon hör dig. Om du delar ett hemmakontor kan du behöva ta emot telefonsamtal på annat håll eller prata ihop dig med din kontorskamrat för att boka in konfidentiella samtal på tider då han eller hon tar en paus.

Få rätt setup på din arbettstation

När du sätter upp din arbetsstation bör du tänka på integriteten. Skärmen ska inte vara synlig för någon, så du kan behöva placera den på avstånd från dörren, fönstret eller från någon annans skrivbord om du delar kontor i hemmet. Om det är svårt att ställa in skärmarna så att andra inte ser kan du be om ett sekretessfilter från ditt företag. Med ett sekretessfilter kan du bara se skärmen om du sitter rakt framför den. Placera också alla papper med konfidentiell information så att ingen annan kan se dem.

Lås datorn om du lämnar din arbetsstation, så att ingen annan ser eller kommer åt informationen på din dator. Du bör också rensa bort alla papper från skrivbordet och arkivera eller låsa in dem. Även dina familjemedlemmar räknas som tredje part, så om de ser konfidentiell information räknas det som ett dataintrång.

 

 

Städa undan i slutet av varje dag

Ta dig tid att städa undan på din arbetsplats när du är klar för dagen, så att all konfidentiell information är skyddad. Detta innebär att du stänger av datorn och arkiverar alla dokument. Du kan behöva låsa in papper som innehåller konfidentiell information, kanske bara genom att låsa dörren till hemmakontoret eller genom att lägga dem i en säker, låsbar låda om du inte har ett separat rum för hemmakontoret.

Du bör inte lämna några dokument på skrivbordet och din dator bör inte vara tillgänglig för någon annan. Du bör inte dela lösenordet som krävs för att komma åt dina arbetsdokument med någon annan.

Var vaksam på nätet

Var lika vaksam på nätet när du arbetar hemifrån som när du arbetar på kontoret. Du bör vara uppmärksam på nätfiske och bedrägerier. Ofta kan de se ut som legitima e-postmeddelanden och kan till och med se ut som om de kommer från en kollega eller leverantör. Du bör dock kontrollera dem noggrant och inte klicka på några länkar eller ladda ner några filer om du tycker att något ser fel ut. Om du är osäker på ett e-postmeddelande bör du kontakta IT-säkerhetsteamet så att de kan kontrollera det.

Du bör också vara försiktig med att ladda ner något från webbplatser. Detta kan ge hackare tillgång till ditt nätverk och konfidentiell information. Ladda inte ner något från okända webbplatser. Om en kund eller leverantör har bett dig att ladda ner något bör du först kontrollera deras uppgifter. Om du fortfarande är osäker bör du tala med din IT-säkerhetsgrupp innan du laddar ner något.

Rapportera eventuella incidenter

Om det inträffar dataintrång ska du alltid rapportera dem, oavsett hur litet du tror att det är. Du bör informera ditt IT-team och ditt dataskyddsombud om företaget har ett sådant. De kan undersöka vad som hänt och vidta nödvändiga åtgärder för att begränsa överträdelsen. De kan också behöva skapa och införa nya riktlinjer för att se till att det inte händer igen. De kommer också att kunna rapportera det till de nödvändiga styrande organ som arbetar med informationssäkerhet.

 

Leitz har ett sortiment av kontorsmaterial för hemmabruk som hjälper dig att vara produktiv och organiserad när du arbetar hemifrån.

Läs mer om dataskydd och våra dokumentförstörare:

Bästa dokumentförstöraren med hög kapacitet

Vilka säkerhetsfunktioner har dokumentförstörare vanligtvis?

Varför välja en dokumentförstörare med korsskärning?