Arbetslivet har förändrats. 30 % av den brittiska arbetskraften arbetar nu på distans minst en gång i veckan, och en av fem britter vill arbeta hemifrån på heltid.

Samtidigt är 16 % av företagen nu 100 % distansanställda. Det innebär att de inte driver traditionella kontor eller affärslokaler där de anställda arbetar. Allt är digitalt och utspritt.

Eftersom arbetsmönstren har förändrats har också rekryteringsmetoderna förändrats. Det finns tydliga fördelar med att erbjuda distansanställningar. Du kan leta längre bort i jakten på de bästa talangerna. Eftersom du inte behöver betala för kontorsutrymme, utrustning eller bekvämligheter kostar distansarbetarna mindre. Det finns allt fler bevis för att distansarbetare kan vara mer produktiva hemma.

Men för företag som erbjuder distansanställningar för första gången finns det mycket att tänka på. IT står högst upp på listan. Fjärrarbete bygger på rätt programvara och uppkoppling för att fjärrteamen ska kunna arbeta effektivt tillsammans på distans.

Tack vare molntjänster finns det nu lätt tillgängliga lösningar som gör det möjligt att arbeta på distans. Men det är mer än att bara lägga till ett nytt användarkonto till din valda programvarusvit. Hur integrerar du en fjärranställd med sina nya kollegor och gör dem till en del av teamet? Hur hanterar ni utbildning och mentorskap? Hur övervakar du deras framsteg och ser till att de kommer in väl?

Dessa och andra överväganden är alla en del av introduktionsprocessen. Traditionellt sett skulle allt detta ha gjorts personligen. Nyanställda skulle träffa och lära känna sina kollegor ansikte mot ansikte, de skulle kunna få en mentor som visade dem hur man gör, de skulle genomgå utbildning och introduktion för att komma igång med arbetet.

Inskolning av distansanställda är en annan sak. Det innebär olika utmaningar och kräver olika tillvägagångssätt. Hur görs det då? Den här guiden och checklistan för arbete på distans lyfter fram de viktigaste sakerna du behöver veta.

Vad är syftet med introduktion av fjärranställda?

Varje nyanställd behöver tid för att komma in i sin roll, lära sig processer och arbetssätt, integreras i teamet och så vidare. Ju snabbare detta sker, desto snabbare kommer de att börja arbeta så produktivt som möjligt. Onboarding syftar till att underlätta för nya medarbetare att prestera sitt bästa.

När det gäller distansinskolning måste du ta hänsyn till saker som hur en nyanställd kan skapa positiva arbetsrelationer med kollegor som han eller hon aldrig träffar personligen. Eller det ökade beroendet av IT.

De övergripande målen för introduktion av fjärranställda kan sammanfattas på följande sätt:

• Se till att en nyanställd har allt som behövs för att utföra sitt arbete effektivt på distans.
• Lägga grunden för att positiva arbetsrelationer ska kunna skapas mellan den nyanställde och hans/hennes kollegor.
• Slutföra alla uppgifter som krävs för att göra den nya personen anställd, från pappersarbete till IT och utbildning.

Checklista för vägledning om introduktion på distans

Det kan vara mycket att tänka på när du tar emot en ny anställd. Många företag tycker att det är bra att skapa en formell process som de kan upprepa för varje nyanställd. På så sätt blir det en fråga om att arbeta igenom en checklista med uppgifter för att se till att du täcker in allt.

Här är en checklista för att komma igång med distansanställda.

1. Välkomstmejl eller -brev för nybörjare. När erbjudandet om ett jobb har accepterats vill du börja med att officiellt välkomna den nya rekryteringen till teamet. Du kanske vill inrätta ett video- eller röstsamtal för att göra detta. Men även då är det fortfarande en bra idé att skicka ett välkomstmejl eller ett brev. Detta är ett tillfälle att skriftligen tillhandahålla viktig information som den nyanställde behöver, t.ex. startdatum, vad som väntar den första dagen, hur man loggar in på företagets system osv. Det är också en chans att sälja in företagskulturen, inleda den viktiga processen för att bygga upp relationer och lugna den anställdes eventuella farhågor. Det kan du göra genom att svara på vanliga frågor och helt enkelt genom att vara varm och vänlig i ditt välkomnande.
2. Tillgång till IT-system och kontroll av utrustning. Distansarbete är i grunden beroende av IT. En viktig del av introduktionsprocessen för distansanställda är att skapa användarprofiler för dem i alla system som företaget använder. Du måste också kontrollera att de är bekväma med att använda dessa system och ge dem utbildning vid behov. På samma sätt bör du göra en granskning av vilken IT-hårdvara de har. Många företag föredrar att förse fjärranställda med företagets bärbara datorer och mobiltelefoner av säkerhetsskäl. Du kanske föredrar att tillhandahålla VPN-tjänster, brandväggar och andra digitala säkerhetsverktyg som kan installeras på distans på deras egna enheter.
3. Kontroll av utrustning för hemmakontor. Som ansvarsfull arbetsgivare bör du förutom IT-utrustning även se till att en ny distansanställd har allt som behövs för att kunna arbeta tryggt och säkert hemma. Ergonomiska bedömningar av arbetsplatser på hemmakontoret är inte så uppmärksammade som de är på företagsområdet. Men hemarbetarna är lika benägna att få dålig rygg, RSI och andra långtidsskador på grund av dålig hållning som de arbetar. God praxis på det här området är att skicka ut ett frågeformulär under introduktionen och fråga om skrivbord, stolar, skärmhöjder osv. Genom att tillhandahålla lämpliga kontorsstolar skärmbågar, handledsstöd och annat kan du hjälpa hemarbetarna att hålla sig friska och produktiva.
4. Presentera teamet. En nackdel med distansarbete är att det inte är lika lätt för människor, särskilt inte för nybörjare, att knyta band med de personer de arbetar med. Men det finns saker du kan göra för att hjälpa till. Det börjar redan vid introduktionen. Ordna ett videosamtal för att presentera teamet. När introduktionen har gjorts ansikte mot ansikte (virtuellt förstås), lägg till den nya rekryten i alla kanaler, WhatsApp-grupper och andra kommunikationsverktyg som deras närmaste kollegor använder. Kanske kan du anordna ett virtuellt socialt evenemang, t.ex. en frågesport, för att bryta isen.
5. Dokumentation och företagspolicy. Pappersarbete är en oundviklig del av alla introduktionsprocesser, oavsett om de sker på distans eller på annat sätt. När det gäller distansarbetare är det mest effektiva sättet att hantera detta att skicka anställningsavtalet, sekretessavtal och andra officiella dokument via e-post eller fildelning och förklara hur de kan underteckna dem digitalt. Samma sak gäller för alla företagspolicyer som de måste läsa. Mer allmänt kan du dela med dig av resurser som ger mer information om företagets bakgrund, värderingar och ambitioner.
6. Personlig utveckling. Slutligen är ett av de främsta målen med onboarding, som nämnts ovan, att få en nyanställd att komma igång och arbeta så bra som möjligt så fort som möjligt. Det kommer oundvikligen att finnas en inlärningskurva. Men målet med introduktionen är att göra den så kort som möjligt. Ordna eventuell utbildning så snart som möjligt efter startdatumet. Många företag gillar att ha mentor- eller kompissystem med nyanställda, så att de kan lära sig av en erfaren medlem av teamet. Det är bra att sätta upp mål och se över framstegen regelbundet. Förklara för den nyanställde var du förväntar dig att han eller hon ska vara om två veckor eller en månad, och hur detta kommer att utvärderas. Och självklart ska du alltid klargöra att det finns hjälp att få om de upptäcker att de har problem.

Om du vill ha en ännu mer djupgående guide om hur du tar emot nyanställda kan du ta en titt på vår startguide för nyanställda.