Tiden då man arbetade heltid på ett kontor är förbi. De senaste åren har förändrat det sätt på vilket företag verkar runt om i världen. Att arbeta hemifrån, som till en början var något man gjorde av nödvändighet, har stannat kvar och individer har anpassat sig till distansarbete. En nyligen genomför undersökning visar att hybridarbete är den vanligaste metoden för anställda som kan jobba hemifrån.

Företagen har insett att hemarbete ger bättre balans mellan arbete och fritid, vilket i sin tur leder till bättre välbefinnande och produktivitet hos medarbetarna. En annan undersökning visar att 90% av medarbetarna är lika produktiva eller mer produktiva när de arbetar på distans jämfört med på kontoret. En hybridarbetsmodell bidrar till att underlätta personalens olika önskemål, där vissa vill stanna hemma och andra föredrar att arbeta på plats på kontoret.

 

Vad är hybridarbete?

Hybridarbete syftar till att ge anställda och företag det bästa av två världar. Denna blandade modell innebär att medarbetarna tillbringar en del av arbetstiden på kontoret och en del hemifrån. Uppdelningen kan bero på individen eller företaget. Vanligtvis arbetar medarbetarna två eller tre dagar i veckan hemifrån och resten av tiden på kontoret.

Hybridarbete gör det möjligt för företag och anställda att dra nytta av flexibiliteten i distansarbete, samtidigt som de behåller en etablerad bas för verksamheten. Det har blivit det sätt många företag världen över nu arbetar på.

Flexibilitet har blivit avgörande för arbetstagare och företag har varit tvungna att skapa hybridkontor för att tillgodose detta. Men det finns också fördelar för företagen, t.ex:

• Tillgång till en bredare talangpool
• Färre kostnader för företag
• Effektiva och strömlinjeformade processer
• Personalen tar ut färre sjukdagar
• Gladare och mer produktiva medarbetare
• Lägre personalomsättning

På samma sätt, tillsammans med flexibilitet och en förbättrad balans mellan arbete och fritid, har valet att arbeta hemifrån eller från kontoret inneburit att de anställda :

• Har mer tid med familjen
• Spenderar mindre tid och pengar på att pendla
• Kommunicerar på ett effektivt sätt internt
• Ha starkare relationer med kollegor
• Kan arbeta från vilken plats som helst
• Känner sig nöjda, vilket leder till ökad produktivitet

Hur kan företag underlätta hybridarbete för sina anställda?

Fördelarna med hybridarbete är uppenbara, men hur kan företagen omsätta dem i praktiken? Nedan lyfter vi fram våra 10 viktigaste överväganden när man utvecklar en strategi för hybridarbete.

1)       Planera för olika arbetsmiljöer

Utnyttja olika arbetsmiljöer på bästa sätt genom att schemalägga samarbetsinriktade och kreativa projekt på kontoret och spara koncept- och projektarbete medan du är hemma med färre distraktioner.

Det kan vara bra för teamen att ha minst en eller två dagar i veckan då alla är på kontoret, för att möjliggöra samarbete.

2)       Planera möten effektivt

Var uppmärksam när du bokar möten. Kom ihåg att personalen kommer att vara både på kontoret och hemma, så se till att köra alla möten online oavsett vem som är på eller utanför kontoret. Det innebär att ingen missar något.

3)       Investera i bärbar utrustning

Anställda som väljer en hybridarbetsmodell måste kunna förflytta sig smidigt mellan hemmet och kontoret. Att investera i portabel kontorsutrustning är nyckeln till att göra detta så enkelt som möjligt för dessa personer.

Skyddande fodral för bärbara datorer är viktigt att förse sina anställda med. De kommer också att behöva en datormus och ett externt tangentbord för att jobba ergonomiskt. 

 

Tänk på ergonomin när du utrustar dina medarbetare.  Ett laptopstativ höjer skärmen till en lämplig visningshöjd så man kan arbeta bekvämt. Vårt Leitz Ergo Cosy laptopstativ kan fällas ihop när det inte används, så det är perfekt att transportera mellan hemmet och kontoret.

4)       Optimera hot-desking-platserna

Utrusta hot-desks, alltså delade arbetsytor, med all utrustning och komfort som ett fast skrivbord vanligtvis har. Medarbetarna ska kunna sitta vid vilket skrivbord som helst och ha allt de behöver för att arbeta effektivt och produktivt.

Tänk igenom vilken grundläggande utrustning som individerna kommer att behöva. Den kan inkludera sax, tejpdispenser, papperskorg, häftapparat och hålslag. Att ge alla vad de behöver på varje hot-desk-station bidrar till att stödja produktivt och effektivt arbete.

Du kan också kommunicera en process till medarbetarna, så att de kan städa sin hot-desk-station i slutet av arbetsdagen. Det kan handla om att ställa tillbaka utrustning och städa undan skräp och papper som har samlats under dagen. skrivbordsförvaring kan hjälpa till att hålla ordning på skrivbordet.

 

 

5)       Lägg fokus på anställdas hälsa

Introducera luftrenare för att döda luftburna virus och säkerställa bättre inomhusluftkvalitet. Dålig luftkvalitet på kontoret kan särskilt drabba medarbetare med astma, allergier eller andra andningsbesvär. Personal som i övrigt mår bra kan få följande symtom på grund av förorenad kontorsluft:

• Klåda och / eller rinnande ögon
• Rinnande näsa
• Nysningar
• Svullna bihålor
• Andningssvårigheter
• Hosta
• Klåda eller ont i halsen

Leitz sortiment av TruSens luftrenare finns i tre storlekar för att passa din arbetsplats. TruSens luftrenare förbättrar inomhusluftens kvalitet och fokuserar inte bara på damm, smuts och gaser. Du kan använda ett av våra filter (husdjur, lukt eller allergi och influensa) beroende på vad som passar bäst för kontorsutrymmet.

Om dina medarbetares hälsa är ditt mål är Allergi- och influensafilter bästa valet för ditt kontor. Det fångar upp 99,99 % av luftburna virus och allergener, inklusive coronavirus. Med våra TruSens luftrenare och HEPA-filter kan du minska risken för sjukdomar på kontoret och hjälpa dina anställda att andas renare och friskare luft.

6)       Förmedla krav på dataskydd

Reglerna för dataskydd gäller när en anställd arbetar hemifrån såväl som när de är på kontoret. Du bör se till att individerna vet vad som förväntas av dem när det gäller dataskydd och vilka processer de bör följa för att undvika överträdelser.

Det kan handla om att inte tillåta anställda att ta med sig pappersarbete hem. Istället kan de skanna pappersarbete till molnet och komma åt det hemifrån på det sättet. De bör också uppmanas att vara medvetna om vilka som kan vara närvarande när de diskuterar konfidentiell information i telefonsamtal eller videomöten och vidta åtgärder för att inte bli hörda.

När de är på kontoret bör de anställda se till att alla papper med konfidentiell information förstörs på rätt sätt. En dokumentförstörare är det bästa sättet att göra detta på. Leitz har en rad smarta och tysta dokumentförstörare, med storlekar för alla kontor. Oavsett om du behöver dokumentförstörare med mikroskärning eller dokumentförstörare med tvärsnitt har alla våra dokumentförstörare en hög säkerhetsnivå för att säkerställa att du följer dataskyddsbestämmelserna.

 

 

7)       Skapa utrymmen för samarbete

Hitta en ny funktion för tidigare permanenta skrivbordsplatser och skapa grupputrymmen för att uppmuntra samarbete. Många företag har inte längre en fast skrivbordsstruktur för personalen, utan använder istället hot-desking och delade arbetsytor för att underlätta hybridarbetets livssyn.

Om du upptäcker att det finns lediga skrivbordsytor på kontoret kan du göra om dem till en yta där människor kan träffas och diskutera projekt. Detta kan hjälpa människor att få ut det mesta av sin tid på kontoret och att vara runt andra människor, så att de sedan kan använda sin tid på jobbet hemifrån för ensamarbete.

8)       Investera i nödvändig programvara

Det är viktigt att din personal kan komma åt allt de behöver, oavsett om de arbetar från kontoret eller från en annan plats. Därför bör du se till att ditt företag är utrustat med den programvara som krävs för att göra detta.

Det kan handla om att flytta filer och enheter till ett molnbaserat system där enskilda personer bara behöver logga in för att komma åt det de behöver. Det kan också krävas att man går över till ett projekthanteringssystem online, för att se till att alla kan hålla koll på sina uppgifter och kommunicera effektivt.

Du bör också se till att du har lämplig kommunikationsprogramvara, så att alla dina anställda kan hålla kontakten. Det kan vara ett meddelandesystem som Microsoft Teams eller Slack, med olika kanaler för olika team och projekt. På så sätt kan alla kommunicera med varandra, oavsett varifrån de arbetar.

9)       Utveckla en hemtrevlig arbetsmiljö

Skapa ett hem utanför hemmet genom att lägga till moderna möbler och tillbehör med ett stänk av färg för att säkerställa en avslappnad och produktiv miljö. Leitz WOW och Leitz Cosy är kollektioner av kontorstillbehör och förvaringslösningar som hjälper till att hålla kontoret organiserat. Kollektionerna finns i en mängd starka eller lugna färger för att passa din arbetsplats, och innehåller produkter som arkiveringsutrustning, förvaringslådor, brevkorgar och ergonomisk utrustning.

 

 

10)     Anordna evenemang och aktiviteter

Uppmuntra social interaktion genom att informera om aktiviteter och evenemang på kontoret och digitalt för dem som är hemma. Virtuella frågesporter varje vecka är ett bra sätt att ha kul med kollegorna och är lättillgängligt för dem som arbetar både hemifrån och på kontoret.

Ni kan också anordna personliga möten några gånger om året. Det kan handla om teambuilding-aktiviteter eller en mer avslappnad middag. Informella evenemang kan bidra till att stärka banden mellan kollegor och förbättra kommunikationen på jobbet.

Att bygga ett hybridkontor

Att skapa en hybridarbetsmodell är ingen snabb process. Det innebär planering, input från anställda och implementering. Det är viktigt att få med alla på tåget när man går mot en hybrid arbetsmodell för att förstå de olika kraven från alla team och avdelningar. Det kan låta som en övermäktig uppgift, men genom att använda de 10 tips som beskrivs ovan i kombination med forskning och förberedelser kan du skapa en hybridarbetsmetod som hjälper individer att skapa en arbetsstruktur som bäst passar deras behov.

 

Leitz har ett stort utbud av kontorsutrustning och nödvändigheter för hemmakontoret för produktivt och effektivt arbete.

Läs mer om hybridarbete:

Tips för att arbeta produktivt vid hybridarbete

Dataskydd och att arbeta hemifrån: Tips för att arbeta säkert

Checklista för introduktion av distansanställda & Guide