Arbete på distans är nu populärare än någonsin, och fler arbetsgivare inser de fördelar som det kan ge både den anställde och organisationen. Distansarbetare har ofta en bättre balans mellan arbetsliv och privatliv och kan arbeta mer produktivt. Arbetsgivare som erbjuder möjligheter till distansarbete har mycket bättre chanser att behålla sina anställda och sparar också pengar på omkostnader.

Trots dessa fördelar har distansarbete vissa nackdelar. Distansarbetare kan vara mer benägna att bli utbrända när de arbetar hemifrån, de kan känna sig mer isolerade och ensamma, och de kan känna sig bortkopplade från sitt arbete och resten av teamet. Lyckligtvis finns det många åtgärder som arbetsgivare kan vidta för att se till att deras distansarbetare är nöjda och engagerade.

 

 

Använd kommunikationsverktyg

Kommunikation är av största vikt för att hålla ett glatt och engagerat team, både för distansarbetare och för anställda på kontoret.

Meddelandeappar kan användas för arbetsfrågor och även för mer informell chatt - de flesta appar gör det möjligt att skapa olika meddelanden så att du kan hålla en tydlig gräns mellan arbete och sociala samtal. Du kan också skapa olika kanaler för olika team, avdelningar och projekt. Videosamtal är också bra för att hålla distansarbetarna närvarande och kan också vara mer personliga än mejl eller telefonsamtal. Du kanske vill schemalägga ett videosamtal i teamet varje vecka så att folk kan prata om arbetet, uttrycka eventuella problem och be om hjälp om det behövs.

Genom att ge distansarbetare möjlighet att alltid ha kontakt med andra teammedlemmar kan du hjälpa dem att känna sig gladare, mindre isolerade och mer delaktiga i vad som händer.

Men undvik onödig kommunikation

Regelbundna möten är ett bra sätt att hålla kontakt med alla gruppmedlemmar. Men om du ofta har möten där du inte har något att säga kan det leda till att medarbetarna känner sig frustrerade och att deras produktivitet sjunker.

Se till att alla dina möten har en tydlig agenda så att de är användbara för alla som tar sig tid att delta. Försök att se till att mötena hålls till punkt och pricka - du vill ge alla möjlighet att uttrycka sina åsikter och bidra, men se till att det som delas är relevant för alla. Om du har ett möte inplanerat men inte har något att säga, är det bättre att skjuta upp det till en annan tidpunkt när det finns mer information att dela med sig av.

Särskilt distansarbetare kan behöva anstränga sig mer för att hantera sin tid, så genom att se till att ingen tid slösas bort med onödiga möten kan du hjälpa dem att hålla sig fokuserade och produktiva.

 

 

Uppmuntra till att dra gränser mellan hem och arbete

Distansarbetare kan ha svårare att separera sitt arbetsliv från sitt privatliv och kan därför vara mer benägna att drabbas av utbrändhetssymptom som att känna sig överväldigade, känna sig hjälplösa och trötta när man arbetar hemifrån. Som en del av din skyldighet av omhändertagande som arbetsgivare bör du hålla utkik efter tecken på utbrändhet och uppmuntra distansarbetare att sätta tydliga gränser mellan hem och arbete så att de inte överanstränger sig själva.

Du bör uppmuntra distansarbetare att ta regelbundna pauser från sin arbetsplats. Du bör se till att de inte alltid är "på", med tydliga arbetstider och tider då de inte jobbar och därför inte bör kolla sin mejl eller vara tillgängliga för telefonsamtal. Du bör se till att detta kommuniceras med resten av teamet så att det finns en tydlig kultur och en åtskillnad mellan arbetsliv och privatliv.

Sätt upp tydliga arbetsmål

Du bör se till att distansarbetarna har tydliga mål, så att de vet exakt vad som förväntas av dem. Det kan vara lätt för distansarbetare att bli lämnade åt sitt eget öde när de arbetar, men genom att se till att de har en tydlig instruktion om vad de ska göra kan du se till att de kan hålla sig i linje med resten av teamet.

Du bör också sträva efter att regelbundet ge feedback till distansarbetarna så att de vet vad de gör rätt och vad de kan behöva förbättra. Genom att använda rätt kommunikationsverktyg och hålla regelbunden kontakt kan du se till att dina distansarbetare kan arbeta mer effektivt genom att veta vad de ska göra. Det gör dem gladare och mer produktiva, samtidigt som det säkerställer att deras arbete är relevant och värdefullt.

Lyft prestationer

Förutom att sätta upp tydliga arbetsmål bör du lyfta när anställda uppnår målen och gör ett enastående arbete. Det kan vara lätt att göra detta med anställda på kontoret, men svårare att göra det med distansarbetare.

Om ni har regelbundna möten bör ni ta tid att uppmärksamma arbetstagarnas senaste prestationer. Förutom att belöna arbetstagaren motiverar du även andra gruppmedlemmar som vill ha samma typ av erkännande för sitt eget arbete. Du kan också överväga ett belöningssystem för anställda eller skicka paket, så att distansarbetare inte går miste om belöningar som annars skulle kunna delas ut på kontoret.

Använd projektledningsverktyg

Genom att använda rätt verktyg för projekthantering kan du se till att alla i teamet kan samarbeta effektivt och hålla koll på sina uppgifter. Många projektledningsverktyg gör det möjligt för grupper att samarbeta genom att skicka meddelanden och redigera dokument, ibland till och med genom att flera personer kan arbeta med ett dokument samtidigt.

Förutom att ge distansarbetare en möjlighet att känna sig knutna till teamet och hantera sin tid kan dessa verktyg också ge arbetsgivaren en tydlig bild av vilket arbete som produceras. Detta kan bidra till att lindra eventuella farhågor om distansarbetares produktivitet när de inte kan observeras på ett kontor.

Erbjuda fler ansvarsområden

Ett bra sätt att se till att distansarbetare är nöjda och engagerade är att se till att det finns många möjligheter för dem att ta mer ansvar om de vill. Du bör se till att distansarbetare erbjuds roller som att organisera och leda regelbundna möten eller ta ledningen i vissa projekt.

Genom att se till att de har gott om utrymme för att ta extra roller i teamet kan du se till att distansarbetare känner sig uppskattade och hålls informerade och delaktiga. Det kan också bidra till att stärka deras plats i teamet, så att de känner sig mer närvarande genom att de har fler möjligheter att kommunicera med andra.

 

 

Planera social tid

Du bör försöka ge distansarbetare möjlighet att tala med resten av teamet på ett mer informellt sätt. Det kan vara genom att schemalägga ett månatligt videosamtalsmöte för att ge alla en chans att prata socialt, eller genom att organisera en veckovis frågesport där olika teammedlemmar tar ledningen varje vecka.

Du kan också organisera personliga möten, oavsett om det handlar om en helg för teambuilding eller en social sammankomst för att fira en födelsedag eller jul. Genom att träffas personligen då och då kan distansarbetare stärka de sociala banden och ge alla en chans att lära känna varandra, vilket också kan förbättra arbetsförhållandena.

Hitta flexibla arbetstider som passar alla

En av de största fördelarna med distansarbete är att det ger arbetstagaren möjlighet att arbeta på flexibla arbetstider. Detta kan vara bra för arbetstagare som har barn, husdjur eller andra åtaganden som kan behöva skötas under den vanliga arbetstiden.

Arbetsgivaren kan också dra nytta av flextidsarbete, eftersom det gör det möjligt för människor att arbeta på de tider då de är mest produktiva - så att de som är tidiga kan börja tidigare och de som arbetar bäst på kvällen kan arbeta senare. Det kan också innebära att det finns någon tillgänglig för kunderna utanför den vanliga arbetstiden.

Teamet bör samarbeta för att se till att allas arbetstider är lämpliga och passar teamets arbetsmetoder.

 

 

Låt arbetstagarna anpassa sitt hemmakontor

Ett bra sätt att se till att distansarbetarna är nöjda är att låta dem välja sina egna kontorsarbetsverktyg, i stället för att välja ett "one size fits all" tillvägagångssätt. Genom att låta distansarbetare hitta kontorsutrustning som passar in i deras hem kan de skapa en trivsam och produktiv arbetsmiljö.

Leitz WOW- och Leitz Cosy-sortimenten är perfekta för att utrusta ditt hemmakontor med färgkoordinerade produkter som är utformade för att se estetiskt tilltalande ut i vilken inredning som helst, så att du kan skapa en arbetsmiljö som passar din egen personliga smak.

 

På Leitz förstår vi att det är viktigt att vara lycklig för att hålla sig frisk när man arbetar hemifrån. Våra resurser för WorkLeitzBalance innehåller många artiklar om hur arbetsgivare och arbetstagare kan bidra till att se till att människor är nöjda och engagerade när de arbetar på distans.