Att följa GDPR är lika viktigt på kontoret som när vi jobbar hemifrån men, i ärlighetens namn, har vi nog inte dataskydd och förebyggande av bedrägerier högst i åtanke när vi jobbar på distans.

Vissa branscher är mycket mer sårbara än andra också, i synnerhet advokatbyråer, redovisningsbyråer, försäkringsbyråer, rekryteringsfirmor, som alla kontrollerar och behandlar personuppgifter dagligen. Men de är inte de enda. Så om du arbetar hemifrån med känslig information som identifierar en individ eller individer, antingen direkt eller indirekt, måste du se till att du följer GDPR. Här är några tips som hjälper dig att följa GDPR.

• Använd bara servrar som du behöver för att utföra dina dagliga uppgifter, strunta i områden som inte berör dig eller inte är relevanta för ditt jobb.

• Ta säker hand om enheter som du använder inklusive mobiltelefoner när du är utanför kontoret.

• Skaffa en stark lösenordspolicy för att skydda dokument, mejl och nätverket. Använd lösenord som är både unika och minnesvärda och skapa en tvåfaktorsautentisering. Minska antalet inloggningsförsök till tre försök innan skärmen blockeras.

• Använd aldrig offentliga Wi-Fi-nätverk om du går bort till ett lokalt kafé eller är i bilen. Du kanske kan bli erbjuden gratis nätverk i ditt område när du ansluter din enhet till internet hemma – använd inte dem eftersom de inte är säkra.

• Se till att din enhet har en krypteringsinställning och installera en app för fjärrrensning som raderar all data om din enhet tappas bort eller blir stulen.

• Se till att du håller koll på alla programuppdateringar och är fullt informerad om ditt företags dataskyddspolicy.

• Om du är egenföretagare, överväg att investera i en SME GDPR Toolkit som det finns många olika varianter av online. Dessa innehåller många resurser för att stödja GDPR-säkerhet och de flesta erbjuder upp till ett års pågående expertsupport.

 

I detta digitala och ofta papperslösa samhälle är det lätt att glömma fysiska dokument eftersom fokus ligger på digital data och cybersäkerhet. Många gånger talas det om personuppgifter i dess digitala form, men glöm inte bort de fysiska papperen än. Se till att pappersdokument hålls i ett ordentligt säkert förvar med lämpliga arkivsystem och att de inte blir liggande för att blandas ihop med andra saker i hushållet.

Makulering är också en viktig punkt, som stödjer GDPR-säkerhet på hemmakontoret. Leitz IQ dokumentförstörare är diskreta, tysta och vackert designade för att passa perfekt på alla hemmakontor. Om du är en distansarbetare, är en dokumentförstörare ett måste på hemmakontoret.

Bra GDPR-säkerhet handlar om att göra rätt och att också kunna påvisa att man gör rätt när man jobbar hemifrån. Anställningsavtal bör innehålla en hänvisning till en hemarbetspolicy som beskriver de nödvändiga åtgärdena som du bör implementera för att följa dataskyddslagstiftningen. Detta handlar lika mycket om att skydda arbetsgivaren, arbetstagaren, som det handlar om att skydda kunder eller registrerade intressenter och deras personliga information från bedrägeri.