Sprievodca na nákup skartovačky na papier Leitz

Skartovačka na papiere je dnes viac ako kedykoľvek predtým nevyhnutným partnerom každej kancelárie, domácej pracovne alebo pracoviska.

S vývojom sveta, v ktorom žijeme, a spôsobu našej práce sa množstvo dostupných osobných údajov bude len zvyšovať. To nevyhnutne ovplyvňuje možnosť krádeže, narušenia bezpečnosti a zneužitia.

Mnohí ľudia sa domnievajú, že bezpečnostné predpisy, ako sú požiadavky GDPR, sa vzťahujú len na elektronické údaje, ale to jednoducho nie je pravda. Keďže sa sprísňujú on-line a off-line predpisy, je nutné zvážiť riešenie zabezpečenia založeného na papierových písomnostiach. Najbezpečnejšou a najpraktickejšou možnosťou je skartovačka na papier, ktorá poskytuje vizuálne potvrdenie, že dokumenty sú skutočne zničené dôveryhodnými zamestnancami.

Bez ohľadu na to, či pracujete z domu, ste kancelárskym pracovníkom, majiteľom firmy alebo spotrebiteľom, mali by ste zvážiť nákup skartovačky ako neoddeliteľnej súčasti ochrany súkromia a správnej správy údajov.

Na výber je obrovské množstvo skartovačiek. Sú k dispozícii v rôznych veľkostiach, s rôznymi funkciami a ponúkajú rôzne úrovne zabezpečenia v závislosti od spôsobu rezania a ničenia dokumentov.

Náš sprievodca na nákup skartovačky na papier obsahuje všetko, čo potrebujete vedieť o skartovačkách, a pomôže vám vybrať tú najlepšiu, ktorá vás ochráni pred krádežou identity, podvodnou činnosťou a ľudskou chybou, pretože v spoločnosti Leitz vieme, že pokoj v duši je na nezaplatenie.

Prečo potrebujem skartovačku?

Rozmýšľali ste niekedy, čo urobiť s nepotrebnými papiermi doma alebo v kancelárii? Skôr ako niečo vyhodíte do koša alebo do nádoby na triedený papier, mali by ste si to dvakrát rozmyslieť.

V posledných rokoch sa s krádežou identity stretolv priemere každý piaty občan EÚ¹. Krádež identity si možno predstavujeme ako niečo, čo nastane, keď sú niekomu ukradnuté osobné údaje na internete. Stačí však meno, adresa a dátum narodenia, ktoré sa podarilo získať zo zatúlaného papiera, a zločinci môžu naklonovať identitu osoby a začať ju používať na nezákonné účely.

Ešte horšie je, že niekto, kto vie, čo robí, vás môže okradnúť priamo na základe výpisu z účtu, potvrdenia o platbe alebo zle rozrezanej starej kreditnej karty.

Podniky by mali byť pred vyhodením starých dokumentov rovnako opatrné. Obsahuje niektorá dokumentácia súkromné informácie o zákazníkoch alebo zamestnancoch?  Ak áno, podlieha nariadeniam GDPR o ochrane súkromia a údajov.

Samotné vyhodenie dokumentov obsahujúcich osobné údaje môže predstavovať porušenie ochrany osobných údajov bez ohľadu na to, či sa dostanú do nesprávnych rúk.

Opäť sa vyhnite domnienke, že sa GDPR vzťahuje len na ochranu digitálnych údajov – nie je to tak. Podľa GDPR sa porušenie ochrany osobných údajov "všeobecne definuje ako bezpečnostný incident, ktorý ovplyvnil dôvernosť, integritu alebo dostupnosť osobných údajov" (zdôrazňujeme). Nezáleží na tom, odkiaľ osobné údaje pochádzajú, ale iba na tom, že ich dôvernosť alebo integrita je ovplyvnená tým, že sa stali takým alebo onakým spôsobom dostupnými.

Toto sú hlavné dôvody, prečo by ste mali likvidáciu starých dokumentov považovať za otázku bezpečnosti údajov. Skartovaním dokumentov sa znemožní prečítanie informácií, ktoré obsahujú.

Skartovačka je preto účinnou obranou v prvej línii proti krádeži identity a podvodom. Pomáha tiež zachovať súlad s nariadením GDPR a vyhnúť sa potenciálne vysokým pokutám a poškodeniu dobrého mena, ktoré by mohlo vzniknúť v dôsledku porušenia ochrany osobných údajov.

Ako si vybrať dobrú skartovačku na papier?

Pri kúpe skartovačky pre vašu domácnosť alebo firmu je potrebné uvážiť mnoho vecí. Výber správneho modelu je otázkou zosúladenia vašich požiadaviek a rozpočtu s funkciami, ktoré jednotlivé modely ponúkajú.

Začnime tým, čo potrebujete. Môžeme ich rozdeliť do dvoch kľúčových kategórií – typ miesta, na ktoré skartovačku kupujete, a požadovaná úroveň zabezpečenia.

Kde budete skartovačku používať?

Umiestnenie skartovačky slúži ako užitočná skratka pre niekoľko dôležitých faktorov, ktoré ovplyvnia vaše rozhodnutie o kúpe.

Výrobcovia totiž často navrhujú skartovačky s ohľadom na konkrétne miesta, takže ich na trhu často nájdete ako osobné alebo domáce skartovačky či veľké kancelárske skartovačky, prípadne ako automatické skartovačky atď.

Umiestnenie skartovačky vedie k odpovediam na ďalšie otázky týkajúce sa používania a prevádzkových požiadaviek, ako napríklad:

• Koľko ľudí bude skartovačku používať?
• Ako často sa bude používať?
• Koľko materiálu bude musieť spracovať za hodinu/deň/týždeň atď.?
• Koľko miesta máte na skartovačku?
• Aká hlučnosť je počas prevádzky prijateľná?
• Čo potrebujete na to, aby bolo používanie skartovačky čo najefektívnejšie a bezproblémové?

Tu sú štyri bežné príklady použitia skartovačky a kľúčové záležitosti, ktoré treba pri kúpe uvážiť.

Malá kancelária

V malých kanceláriách alebo oddeleniach, kde sa o skartovačku delí viacero ľudí, sa bude váš stroj používať pravidelnejšie. Pri výbere modelu je preto dôležitejšia jeho životnosť a schopnosť pracovať dlhší čas.

Ak chcete proces urýchliť a vyhnúť sa čakaniu v rade na skartovačku, vyberte si model, ktorý zvládne väčší počet listov. To je užitočné najmä na skartovanie veľkých dokumentov a brožúr bez toho, aby ste ich museli rozoberať list po liste.

Budete tiež potrebovať skartovačku, ktorá si poradí aj s inými materiálmi ako papier a zabezpečí, aby zvýšené množstvo drôtikov do zošívačiek a kancelárskych sponiek nespôsobilo problém.

Kľúčové vlastnosti, na ktoré si treba dať pozor:

• Dlhší prevádzkový čas
• Vyššia kapacita ručného podávania listov alebo základná možnosť automatického podávania
• Upozornenia/indikátory, kedy je potrebné kôš vyprázdniť
• Technológia prevencie zaseknutia papiera
• Úroveň zabezpečenia v súlade s požiadavkami GDPR

Veľkoobjemová tlač a kopírovanie

Ak má vaša firma alebo organizácia vyhradenú miestnosť na tlač a kopírovanie, je to vhodné miesto na umiestnenie skartovačky.

Pre väčšie pracoviská je efektívnou možnosťou zhromažďovanie všetkých nepotrebných a použitých papierov a ich likvidácia na jednom mieste. Pomáha aj so správou údajov, pretože môžete zabezpečiť, aby sa so všetkou dokumentáciou obsahujúcou potenciálne citlivé údaje zaobchádzalo konzistentne.

Na to však potrebujete výkonný stroj, ktorý dokáže rozrezať materiál v priemyslovom rozsahu. V týchto podmienkach by ste si mali vybrať veľkú skartovačku na papier s obsiahlou kapacitou koša, maximálnou dobou prevádzky a s automatickým podávaním.

Pri veľkoobjemovom skartovaní môže mať veľký vplyv na rýchlosť a efektívnosť aj automatická technológia proti zaseknutiu, pretože vo väčšine prípadov stroj sám vyrieši zaseknutie a pokračuje v práci bez zásahu alebo prerušenia.

Kľúčové vlastnosti, na ktoré si treba dať pozor:

• Maximálna kapacita zásobníka
• Maximálny prevádzkový čas
• Automatické podávanie s maximálnou kapacitou listov
• Automatická ochrana proti zaseknutiu papiera
• Digitálny dotykový panel
• Robustná konštrukcia a dlhá životnosť
• Pokročilá úroveň zabezpečenia (pre prácu s citlivými a utajovanými dokumentmi)

Ktorý typ skartovačky je najbezpečnejší?

Skartovačky sú označené stupňom zabezpečenia podľa veľkosti kúskov, na ktoré dokument rozrežú. Čím menšie časti, tým vyššia úroveň zabezpečenia, pretože je menšia pravdepodobnosť, že by niekto mohol dokument poskladať a získať z neho citlivé údaje.

Umiestnenie skartovačky môže naznačovať požadovanú úroveň bezpečnosti – napríklad pri domácej skartácii osobných písomností sa tradične kladie menší dôraz na bezpečnosť ako pri likvidácii dôverných dokumentov pre veľkú spoločnosť.

Nie je to však pevne stanovené. Úroveň požadovaného zabezpečenia závisí výlučne od typu pracovníka, miesta, z ktorého pracujete, typu dokumentov, ktoré potrebujete zlikvidovať, a od príslušných regulačných požiadaviek. Nejde len o prostredie, v ktorom sa skartovačka používa. Mnohí pracovníci musia v súčasnosti pracovať s veľmi citlivými materiálmi, a to aj pri práci z domu.

Preto je dôležité dôkladne zvážiť svoje bezpečnostné potreby a podľa toho si vybrať skartovačku.

V spoločnosti Leitz hodnotíme všetky naše skartovačky podľa priemyslového štandardu Protection Rating, inak známeho ako úroveň P.

Čím vyššia je úroveň P modelu, tým vyššia je úroveň zabezpečenia. Môžete sa tiež stretnúť s označením "DIN", to je skratka pre Deutsches Institut für Normung, nemecký normalizačný orgán, ktorý sa stal faktickou autoritou v oblasti bezpečnosti skartovacích strojov.

Vysvetlenie funkcií skartovačky

Keď máte rozmyslené, čo od skartovačky potrebujete, môžete si vybrať model, ktorý tieto požiadavky spĺňa.

Hoci sa skartovačky bežne predávajú ako"skartovačky do domácej kancelárie" alebo dokonca "profesionálne kancelárske skartovačky", dôrazne odporúčame, aby ste si pred kúpou dôkladne prezreli všetky ponúkané funkcie a uistili sa, že daný model skutočne spĺňa všetky vaše požiadavky.

Výberom skartovačky na základe dôkladnej znalosti jej funkcií a výhod zvýšite šancu, že si kúpite model, s ktorým budete spokojní a ktorý vám poskytne dobrý pomer ceny a výkonu.

V tejto časti sa budeme venovať všetkým hlavným funkciám, ktoré by ste mali poznať, aby ste si mohli vybrať a následne úspešne používať skartovačku.

Kapacita koša

"Kôš" skartovačky je nádoba, do ktorej sa ukladajú všetky skartované kúsky. Kapacita koša informuje, koľko sa do neho zmestí, kým ho bude potrebné vyprázdniť. Kapacita koša sa udáva v litroch, v počte listov (t. j. koľko listov papiera vo formáte A4 sa do neho zmestí, kým sa zaplní) alebo v oboch týchto veličinách.

Vo všeobecnosti platí, že čím viac dokumentov potrebujete zlikvidovať a čím častejšie potrebujete skartovačku používať, tým väčšiu kapacitu koša by ste mali hľadať. Je to preto, že ho budete musieť vyprázdňovať menej často, čím sa prevádzka skartovačky stane efektívnejšou a pohodlnejšou.

Veľká kapacita koša ovplyvňuje rozmery stroja, preto je potrebné zohľadniť dostupný priestor. Tiež si uvedomte, že nižšia úroveň zabezpečenia znamená, že sa kôš rýchlejšie zaplní, pretože väčšie kúsky zaberú viac miesta. To treba mať na pamäti pri modeloch inzerovaných na domáce použitie, ktoré majú zvyčajne kompaktné rozmery a nižšiu úroveň P.

Typ plnenia

Podávač je ústie skartovačky, do ktorého sa vkladajú dokumenty. Dostupné typy plnenia možno rozdeliť do troch podkategórií:

Kapacita zásobníka:

Kapacita podávania informuje, koľko listov možno naraz vložiť do skartovačky. Štandardne je údaj uvedený v špecifikácii modelu založenom na kancelárskom papieri A4 s gramážou 80 g/m2.

Keďže je možné skartovať viac listov naraz, vyššia kapacita umožňuje rýchlejšie skartovanie a odporúča sa pri požiadavkách na veľký objem.

Ak potrebujete skartovať dokumenty väčšie ako A4, môžete papier poskladať na požadovanú veľkosť. Majte však na pamäti, že preloženie listu výrazne ovplyvní hrúbku, a teda aj počet skartovaných listov. Všetky naše skartovačky IQ dokážu zlikvidovať dokumenty vo formáte A3 preložené na polovicu, ale nie v prípade, že je prekročená kapacita. Pri skartovaní zloženého papiera preto vždy zohľadnite jeho objem.

Veľkosť zásobníka

Väčšina skartovačiek je štandardne určená na podávanie listov papiera vo formáte A4. K dispozícii sú modely so širokým vstupom na formát A3, ktoré stoja za úvahu, ak potrebujete skartovať väčšie dokumenty s rozsiahlym objemom.

Ak si kúpite skartovačku s podávačom určeným na listy A3, nebudete musieť dokumenty pred skartovaním prekladať. Vďaka tomu, že sa neznižuje kapacita, môžete skartovať veľké dokumenty rýchlejšie.

Ručná skartovačka vs. automatická skartovačka

Ručné skartovačky sú najbežnejším typom skartovacích strojov, pri ktorých sa papier vkladá do skartovacieho otvoru (nazývaného ústie) ručne.

Na druhej strane automatické skartovačky majú plnoautomatizovaný systém, ktorý umožňuje vložiť štôs papierov do podávača a skartovačka sa postará o zvyšok, pričom automaticky podáva listy ku skartovacím nožom. Je to obrovská úspora času pre používateľov, ktorí skartujú väčšie dávky.

Automatické podávanie sa odporúča pri väčšom objeme skartovania. Napríklad ručné skartovačky Leitz IQ ponúkajú kapacitu 10 až 20 listov naraz. Skartovačky Leitz IQ s automatickým podávačom však dokážu naraz zlikvidovať až 600 listov.

Automatické skartovačky na papier vyhovujú náročným pracovným plánom a pomáhajú ľuďom skartovať tak, ako potrebujú.

Z prieskumu spoločnosti Deep Blue Insight vyplýva, že 47 % ľudí skartuje "priebežne", t. j. skartáciu dokumentu vykoná okamžite, keď je to potrebné, zatiaľ čo 53 % ľudí má buď vyhradený priestor, kde ukladá dokumenty, ktoré je potrebné skartovať, alebo má zabehnuté rutinné postupy ukladania dokumentov a skartuje ich v dávkach.

Doba prevádzky

Doba prevádzky skartovačky znamená časový interval, počas ktorého môže byť skartovačka používaná nepretržite bez prerušenia. Je to v podstate miera životnosti motora – ak budete skartovačku používať dlhšie, ako je jej prevádzková doba, riskujete trvalé poškodenie. Väčšina moderných skartovacích strojov sa automaticky vypne po dosiahnutí odporúčanej doby prevádzky, je to prevencia pred poškodením prístroja.

Okrem doby prevádzky majú skartovačky aj lehotu na chladnutie, je to časový limit, počas ktorého musia byť po dosiahnutí limitu prevádzky nečinné, kým je možné ich opäť používať. Tým sa opäť zabráni prehriatiu motora.

Pri lacných skartovačkách určených len na osobné použitie môžete zistiť, že skartovačka má veľmi krátku dobu prevádzky. Je to v poriadku, ak potrebujete skartovať len niekoľko listov naraz a nepotrebujete skartovačku používať príliš často.

S rastúcim objemom a frekvenciou skartovania, napríklad v rušných kanceláriách, sa z krátkej doby skartovania stáva problém. Nikto nechce, aby sa skartovačka zastavila uprostred práce, pretože dosiahla limit doby prevádzky, alebo aby sa zdržovala čakaním na vychladnutie.

Skartovačky Leitz IQ ponúkajú veľkorysú dobu prevádzky, ktorá sa pri našich modeloch s väčšou kapacitou zvyšuje až na maximálne 240 minút nepretržitej prevádzky. Rovnako dôležité je, že všetky naše skartovačky majú kontrolky, ktoré vás informujú o tom, že dosiahli svoj prevádzkový limit a sú pripravené na ďalšie použitie.

Bezpečnostné prvky

Vlastníctvo skartovačky má bezpečnostné dôsledky. Ostré nože pracujúce pri vysokej rýchlosti predstavujú významné bezpečnostné riziko, ak sa nepoužívajú opatrne a správne.

Ak doma používate skartovačku, mali by ste si prečítať pokyny výrobcu na jej bezpečné používanie. Ak kupujete skartovačku na svoje pracovisko, musíte jej používanie zahrnúť do zásad bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci a zaškoliť všetkých zamestnancov, ktorí ju používajú.

Aby to bolo jednoduchšie, majú skartovačky množstvo zabudovaných bezpečnostných prvkov, ktoré slúžia na ochranu pred nehodami. Niekoľko z nich sme už spomenuli – automatický štart pre ručné skartovačky na papier a vypnutie s obmedzením času prevádzky / ochrana proti prehriatiu. Tu je niekoľko ďalších, na ktoré si treba dať pozor:

• Automatické zastavenie. Keď zistí zaseknutie, vypne hneď motor, aby sa zabránilo upchávaniu ďalším materiálom
• Spätný chod obráti smer podávania, aby sa uvoľnil upchatý materiál a zabráni tak snahám o manuálne uvoľnenie. Ruky do blízkosti nožov nepatria.
• Zámok/poistka koša. Zabraňuje aktivácii skartovačky, ak nie je kôš správne upevnený na mieste.

Ako sa starať o skartovačku?

Automatické olejovanie & olejové fólie

Pri správnom používaní sa skartovačky Leitz IQ ľahko obsluhujú a udržiavajú. Najväčšou požiadavkou na údržbu je udržiavať ich naolejované.

Mazanie skartovača olejom zabraňuje zasekávaniu rezacích nožov, ktoré môže spôsobiť opakované zaseknutie a nakoniec aj spálenie motora. Štandardným spôsobom mazania drviča je ručné vkladanie olejovej fólie. Stroj pracuje s olejovou fóliou ako s akýmkoľvek iným materiálom a rozotiera olej po svojich pohyblivých častiach. Toto by sa malo vykonávať približne raz za mesiac. Pravidelné mazanie zabraňuje zaseknutiu papiera, pretože keď sa papier zasekne v rezačkách, motory sa môžu pri pokuse o odstránenie zaseknutia prehriať, čo spôsobí veľkú námahu a generuje veľké množstvo tepla.

Pravidelné vyprázdňovanie koša

Okrem dôsledného dodržiavania kapacity zásobníka je ďalší tip, ako predísť zaseknutiu papiera, dôsledné vyprázdňovanie koša, aby sa nepreplnil. Ak sa kôš skartovačky naplní viac, ako je jej kapacita, skartovaný papier sa môže vrátiť späť do rezacích nožov a zvýšiť pravdepodobnosť zaseknutia.

Čo mám robiť, ak sa skartovačka pokazí?

Pre pokoj duše je dôležité uistiť sa, že skartovačka má zákonnú záruku na nože aj samotný stroj, a kúpiť ju od renomovaného výrobcu, ktorého môžete v prípade potreby priamo kontaktovať.

Skartovačky na papier Leitz IQ ponúkajú predĺženú záruku (po registrácii na webovej stránke) a podporu prostredníctvom zákazníckeho servisu a sekcie často kladených otázok.  Ak už vlastníte skartovačku Leitz, nezabudnite ju zaregistrovať tu.