Mnohí ľudia dnes radi pracujú z domu, či už na plný alebo čiastočný úväzok. Hybridná forma práce alebo home office poskytuje spoločnostiam a zamestnancom väčšiu flexibilitu, ale predstavuje aj výzvu na zabezpečenie ochrany údajov. Ak však podniknete správne kroky, môžete pri práci z domu dodržiavať GDPR, a to vďaka vhodným pomôckam a dodržiavaniu náležitých postupov.

Používajte len technológie schválené vašou spoločnosťou

Pri práci z domu je najlepšie používať technológie, ktoré vám poskytne zamestnávateľ. To platí pre váš notebook alebo počítač, aj pre váš telefón. Ak máte v práci povolené používať vlastné zariadenie, mali by ste zabezpečiť, aby bolo primerane chránené heslom a malo viacfaktorové overovanie na prístup k pracovným dokumentom a e-mailom. Mali by ste tiež dbať na oddelenie osobných súborov od pracovných.

V ideálnom prípade budete používať zariadenia poskytnuté vašou organizáciou, pretože by mali mať ten najlepší bezpečnostný softvér, ako sú antivírusové a antimalvérové programy, ktoré nemusíte mať vo svojich súkromných zariadeniach. IT tím spoločnosti by ich mal tiež priebežne aktualizovať, aby sa zabezpečila ich neustála ochrana pomocou najnovších bezpečnostných opatrení.

 

 

Používajte domácu skartovačku na všetky dôverné dokumenty

Domáca skartovačka na papier je pre vašu domácu kanceláriu nevyhnutná, ak pracujete s citlivými informáciami, dôvernými dokumentmi, ktoré je potrebné po prečítaní zlikvidovať. Existuje množstvo dokumentov, ktoré si môžete vytlačiť doma a mohli by obsahovať dôverné informácie, vrátane programu stretnutí, životopisov, údajov o platoch a zmlúv. Všetky by mohli obsahovať informácie o spoločnosti, zamestnancoch a zákazníkoch, ako sú kontaktné údaje a informácie o bankových účtoch, ktoré by mohli spôsobiť porušenie ochrany údajov, ak by neboli riadne zničené. Ak doma pracujete s papierovými dokumentmi, môžete ich bezpečne zlikvidovať pomocou domácej skartovačky. Naše domáce skartovačky na papier sú mimoriadne tiché a majú bezpečnostnú úroveň P4, ktorá zaručuje správnu likvidáciu vašich dokumentov.

Nezabudnite, že aj ručne písané poznámky by sa mali bezpečne zlikvidovať. Ak si zapíšete napríklad telefónne číslo alebo e-mailovú adresu, ide o dôverné informácie, ktoré by ste nemali poskytovať ďalším osobám, a to ani tak, že ich vyhodíte do bežného odpadu alebo do triedeného odpadu. Papier by ste mali skartovať alebo bezpečne uskladniť, kým ho nebudete môcť správne zlikvidovať.

Dodržiavajte zásady vašej spoločnosti pre zaobchádzanie s citlivými údajmi

Vaša spoločnosť by už mala mať zavedené zásady ochrany údajov. Tieto postupy platia doma rovnako ako v kancelárii, takže by ste mali dodržiavať rovnakú prax pri práci s údajmi, nech už pracujete kdekoľvek. Pri práci z domu môže byť lákavé robiť veci „pohodlnejším” spôsobom, napríklad používať osobný e-mail na pracovné záležitosti. Vždy by ste však mali používať obvyklý softvér a metódy navrhnuté vašou spoločnosťou.

Zamestnávateľ by vás mal zaškoliť, ako bezpečne zaobchádzať s údajmi, aby ste pri práci z domu mohli splniť požiadavky GDPR. Ak si nie ste istí, čo by ste mali urobiť, aby ste sa vyhli porušeniu ochrany osobných údajov pri práci na diaľku, mali by ste sa obrátiť na svojho úradníka pre ochranu údajov alebo tím bezpečnosti IT.

Bezpečné zdieľanie údajov

Ak potrebujete pri práci z domu odosielať dokumenty alebo súbory, mali by ste používať len zabezpečené metódy. Možno pracujete zo zabezpečeného vzdialeného servera a pristupujete k pracovným súborom alebo vaša spoločnosť používa cloudové úložisko. Uistite sa, že viete, ktorú metódu zdieľania dokumentov vaša spoločnosť považuje za bezpečnú, keď pracujete z domu.

E-mail nie je vždy najbezpečnejší spôsob zdieľania údajov. Ak je však táto metóda vo vašej spoločnosti preferovaná, môžete na odosielanie dokumentov použiť ochranu heslom. Tento postup by sa mal používať pri všetkých dokumentoch, ktoré obsahujú dôverné informácie – stačí poslať jeden s dokumentom chráneným heslom a heslo poslať samostatne iným spôsobom, napríklad prostredníctvom aplikácie na zasielanie správ v práci.

 

 

Vytvorenie zabezpečenej zóny pre telefonické hovory

Ak budete pracovať z domu, keď sú doma aj ďalšie osoby, mali by ste si nájsť miesto, kde môžete viesť dôverné telefonické hovory a videokonferencie. Ak hovoríte o súkromných informáciách, chcete sa vyhnúť tomu, aby vás niekto počul. Ak máte spoločnú domácu kanceláriu, možno budete musieť prijímať telefonáty inde alebo sa dohodnúť s kolegom na naplánovaní dôverných hovorov na čas, keď budú mať ostatní prestávku.

Zariaďte si správne svoje pracovné miesto

Pri zariaďovaní pracoviska by ste mali brať do úvahy ochranu súkromia. Na monitor by nemalo byť nekontrolovateľne vidieť, takže ak máte spoločnú domácu kanceláriu, možno ho budete musieť umiestniť ďalej od dverí, okna alebo cudzieho stola. Ak je ťažké nastaviť monitor tak, aby naň nevideli cudzie osoby, skúste požiadať svojho zamestnávateľa/spoločnosť o tzv. súkromný filter na monitor, ktorý obmedzí pozorovacie uhly pre nepovolané osoby. To znamená, že na displej vidíte len vtedy, ak sedíte priamo pred ním. Všetky dokumenty s dôvernými informáciami by ste mali ukladať tak, aby ich nemohol vidieť nikto iný.

Ak sa vzdialite od svojej pracovnej stanice, uzamknite notebook spolu s monitorom, aby k nemu nikto nemal prístup ani si ho nemohol prezerať. Upratujte všetky papiere zo stola a založte ich do priečinka, prípadne ich zamknite. Dokonca aj vaši rodinní príslušníci sa považujú za tretie strany, takže ak uvidia dôverné informácie, bude sa to považovať za porušenie bezpečnosti citlivých údajov a dát.

 

 

Upratujte na konci každého dňa

Po skončení práce každý deň venujte trochu času uprataniu pracoviska, aby ste zabezpečili bezpečnosť všetkých dôverných informácií. Zahŕňa to vypnutie počítača a uloženie všetkých dokumentov. Ak pracujete s citlivými a dôvernými informáciami, musíte ich zabezpečiť tak, že zamknete dvere do domácej kancelárie alebo, ak nemáte pre domácu kanceláriu samostatnú miestnosť, ich uložíte do bezpečnej uzamykateľnej schránky.

Na stole by ste nemali nechávať žiadne dokumenty a váš počítač alebo notebook by nemal byť prístupný nikomu inému. Svoje heslo, ktoré je potrebné na prístup k pracovným dokumentom, by ste nemali zdieľať s nikým iným.

Buďte ostražití aj on-line

Pri práci na internete z domu by ste mali byť rovnako ostražití ako pri práci v kancelárii. Dávajte si pozor na podvodné e-maily, spamy a ďalšie praktiky. Často môžu pôsobiť legitímne, dokonca môžu vyzerať ako keby pochádzali od kolegu alebo dodávateľa. Podozrivú správu, odkaz, e-mail pozorne skontrolujte, neklikajte na neznáme odkazy ani nesťahujte žiadne súbory, ak si myslíte, že niečo nie je v poriadku. Ak nemáte istotu, či je nejaký e-mail bezpečný, obráťte sa na svoj tím IT Security, aby ho mohol skontrolovať.

Buďte tiež opatrní pri sťahovaní čohokoľvek z webových stránok. To môže hackerom umožniť prístup do vašej siete a k dôverným informáciám. Nepreberajte nič z neznámych webových stránok. Ak vás klient alebo dodávateľ požiadal o stiahnutie dokumentu, mali by ste si najprv overiť jeho údaje. Ak si stále nie ste istí, mali by ste sa pred stiahnutím čohokoľvek poradiť so svojím tímom bezpečnosti IT.

Akékoľvek bezpečnostné incidenty nahláste

Ak nastane akékoľvek narušenie bezpečnosti ochrany údajov, mali by ste to vždy nahlásiť, bez ohľadu na to, o akú významnú udalosť ide. Vždy informujte svoj tím bezpečnosti IT a ďalšie príslušné osoby zodpovedné za ochranu citlivých údajov a osobných dát, ktoré má vaša spoločnosť k dispozícii. Zaznamenajú a prešetria, čo sa stalo, a v prípade potreby podniknú potrebné kroky na nápravu. Možno bude potrebné upraviť interné pravidlá a zásady, aby sa predišlo podobným situáciám a incidentom. Niekedy je potrebné nahlásiť incident príslušným riadiacim orgánom, ktoré sa zaoberajú bezpečnosťou informácií.

 

Spoločnosť Leitz ponúka celú škálu kancelárskych potrieb a inovatívnych riešení pre domácu kanceláriu , ktoré vám pomôžu udržať si poriadok a pracovať pohodlne a efektívne.