Práca na diaľku môže byť náročná pre radového zamestnanca, ešte viac pre majiteľa firmy či manažment. Vedenie firmy na diaľku nie je jednoduché. Máme pre vás pár tipov, ako všetko zorganizovať ako správny profesionál.

Získajte ľudí na svoju stranu

Ak organizujete z domu malú firmu a máte aj niekoľko zamestnancov, je dôležité, aby sa riadili vašimi pravidlami. Ak pracujú u vás doma, poskytnite im nástroje, ktoré potrebujú na správnu organizáciu práce. Nebojte sa oznámiť im zreteľne svoje očakávania – pracujú nakoniec pre vás a vo vašich priestoroch.

Takmer každý potrebuje vybavenie na odkladanie predmetov na pracovnom stole, aby tam mohol mať poriadok, aký mu vyhovuje. Ak vo firme tlačíte väčší objem dokumentov, popremýšľajte napríklad o nákupe zásuvkových boxov, ktoré umožňujú jednoduchú aj prehľadnú organizáciu a ukladanie dokumentov či pracovných drobností každému pracovníkovi.

 

 

Vhodné archivačné riešenie na ukladanie firemných dokumentov

Napriek tomu, že veríme v ekologický prístup, je nám jasné, že tlačené dokumenty sú pre niektoré firmy nevyhnutnosťou. Bez čoho sa ale dá zaobísť, sú stohy papierov, kam sa len pozriete. V bežnej kancelárii to ešte ako-tak môžete zvládnuť, ale doma alebo v náhradnom prostredí už nie. Miesto presúvania papierov z miesta na miesto a ukladania bez ladu a skladu investujte do systému pákových zaraďovačov.

Pákové zaraďovače Leitz sú k dispozícii v úzkom aj širokom variante (rôzna kapacita hárkov), v 14 farbách, takže si môžete vytvoriť systém farebného triedenia, každý má navyše na chrbte miesto na popísanie obsahu. Pákové zaraďovače môžete jednoducho ukladať na police, do uzamykateľnej kartotéky alebo do archivačných škatúľ či kontajnerov. Dokumenty v nich archivované sa nepomiešajú, nevypadnú, môžete sa k nim kedykoľvek ľahko vrátiť.

 

 

Buďte pripravení na videohovory

V závislosti od povahy vašej firmy je možné, že budete musieť realizovať schôdzky formou videohovorov. Z platforiem na virtuálne schôdzky, ako je napríklad Zoom, Skype, Microsoft Teams a Google Hangouts, sa stala norma a je možné, že sa časom budú objavovať ďalšie a ďalšie aplikácie. Schôdzky on-line namiesto stretnutí tvárou v tvár môžu spočiatku pôsobiť zvláštne, ale ak vás nesklame technika, onedlho si na túto formu komunikácie zvyknete a všetko prebieha hladko. Nebojte sa, sme na tom všetci rovnako, stále sa učíme.

Na realizáciu efektívnych on-line schôdzok budete musieť zariadiť nasledovné:

• Nastavenie počítača alebo laptopu na schôdzky.
• Inštaláciu webovej kamery, kvalitný mikrofón a reproduktor.
• On-line kalendár (bežne prepojený s e-mailom) na plánovanie a realizáciu schôdzok.
• Účet na software, ako je Zoom, Microsoft Teams či iné platformy na schôdzky.
• Dostatočne kvalitné internetové pripojenie, aby virtuálne schôdzky neboli neustále prerušované.
• Efektívny (časovo aj obsahovo) spôsob on-line rokovania so zamestnancami.

Virtuálne schôdzky sú (alebo sa určite stanú) súčasťou vášho pracovného dňa, bez nich sa už vedenie firmy nezaobíde. Ak máte pocit, že sa o ich organizácii potrebujete dozvedieť viac informácií, prečítajte si napríklad článok Ako domácu kanceláriu čo najlepšie prispôsobiť videohovorom.

Vytvorte kanceláriu bez káblov

K základnému zariadeniu domácej kancelárie patrí organizér na káble. Nemal by chýbať ani vo vašej firme. Napriek tomu, že na tento účel poslúžia aj pásky na káble, nie je to ideálne riešenie, ak potrebujete, aby boli prenosné. Ak si zaobstaráte organizér na káble, nebudú sa vám zamotávať a ušetríte si lezenie pod stôl za zapadnutou nabíjačkou na laptop. Organizér jednoducho prilepíte alebo umiestnite na zadnú stranu stola a do jeho priestorných otvorov zastrčíte napájacie a nabíjacie káble.

Šikovne aj na cesty

Aj keď chod svojej firmy zabezpečujete z domu, občas sa asi nevyhnete cestám za zákazníkmi alebo poskytovateľmi služieb. Nevyhnutnosťou je bezpečná preprava priečinkov, dokumentov a pod. Aj na to Leitz myslí, na našich stránkach nájdete širokú ponuku mobilných úložných riešení – od špeciálne navrhnutých dosiek, mobilných zaraďovačov, prenosných boxov, aktoviek a pod. Ak budete nútení prezentovať, nezabudnite okrem laptopu a potrebných prídavných zariadení aj Easyflip – unikátny prezentačný mobilný nástroj použiteľný kdekoľvek, kde je hladký povrch (vďaka elektrostatickému náboju).

Stanovte si jasné podnikateľské ciele

Bez ohľadu na veľkosť vašej firmy alebo na skutočnosť, či máte zamestnancov alebo pracujete sami, pomáha stanovenie cieľov pre prácu z domu udržať podnikanie na správnej ceste. Vymedzte si ciele, nastavte očakávania od každého zamestnanca (či seba) a nezabudnite na termíny a zoznamy úloh. Všetko musí byť dostupné a zrejmé, môžete využiť napríklad funkcionalitu MS Teams alebo iné nástroje či softvér, ktoré vám pomôžu s manažmentom projektov aj internou, prípadne externou komunikáciou. Pokrok v technológiách umožnil a umožňuje efektívne pracovať a viesť firmu na diaľku, udržovať organizovanie chodu firiem, spájať ľudí napriek geografickým vzdialenostiam.