Je možné a pochopiteľné, že nová pracovná realita – práca z domu, on-line stretnutia, manažment na diaľku, vyvoláva u firiem, zvlášť u malých a stredných podnikov a niektorých manažérov, určitý strach a znepokojenie. Kľúčom na úspech v čase zmien je pokročilé plánovanie a príprava. Ak teda riadite svoj tím na diaľku, máme pre vás pár bodov, na ktoré je dobré pamätať.

Vytypovanie ľudí a úloh

Nie všetci ľudia dobre zvládajú (zvládli) prechod na prácu na diaľku, výmenu práce v kancelárii za relatívne izolované individuálne prostredie. A nie všetky pracovné úlohy sa dobre zvládajú v domácom prostredí. Dôležité je vytypovať a vybrať takých zamestnancov, ktorí sú prirodzene samostatní, sebestační a ktorým individualizované domáce prostredie vyhovuje. A rovnako tak sa zamyslieť nad činnosťami, ktoré možno dobre zvládať na diaľku.

Plánovanie a organizácia

Tam, kde to zameranie firmy a charakter práce dovolia, a vďaka moderným technológiám, je prechod z práce v kancelárii na prácu z domu relatívne ľahký, teda čo sa týka stránky IT a komunikácie, práce so zdieľanými súbormi a priečinkami, pohyb na intranete a pod. Na čom je ešte treba zapracovať, to je pracovný priestor a podmienky zamestnancov. Ako zamestnávateľ máte stále zodpovednosť za pohodu a duševné zdravie svojich zamestnancov, nech už pracujú odkiaľkoľvek. To je dôležité si uvedomiť.

Začnite tým, že všetky dôležité zásady napíšete do smernice alebo iného interného pokynu na prácu z domu, začleníte ho medzi štandardné zásady a pracovné postupy a zoznámite s tým zamestnancov. Čo by ste určite mali mať na pamäti…

Kľúčové oblasti, na ktoré sa treba zamerať pri vytváraní domáceho pracovného priestoru

• Usporiadanie domácnosti, resp. vyhradeného pracovného priestoru s pokiaľ možno ergonomicky vhodným sedením, písaním a pod. – krátkodobá práca na pohovke je fajn, ale dlhodobé riešenie to nie je. Vhodné pracovné miesto, aj malé, ale môžeme vytvoriť v obývačke, v kuchyni, pri jedálenskom stole.

• Miesto s dostatkom prirodzeného svetla

• Čistý vzduch, okrem možnosti vetrania môžete uvážiť umiestnenie čističky vzduchu s kvalitným HEPA filtrom

• Bezpečný prístup na internet zo spoľahlivej súkromnej siete

• Inštalácia vhodného sieťového firewallu na všetky používané zariadenia na ochranu citlivých firemných aj osobných dát, dodržiavanie zásad bezpečnej práce na PC, notebooku a pod.

• Zabezpečenie organizácie a zakladania papierových dokumentov, tzn. obstaranie základných archivačných výrobkov, napríklad dosiek, zakladačov, boxov, škatúľ a pod.

• Estetika, funkčný dizajn, farby – na lepšiu náladu, dobrý pocit a tým pádom vyššiu efektivitu práce, na jasnú organizáciu, pre nenásilné začlenenie pracovného prostredia do domáceho

A ešte niečo navyše…

Pre duševnú pohodu ľudí pracujúcich doma je dôležité a motivujúce, aby nepodliehali pocitom izolácie a depresie kvôli nedostatku sociálneho kontaktu s kolegami. Dlhodobá práca v relatívne malom priestore a najmä u ľudí žijúcich osamelo môže negatívne ovplyvniť pracovný výkon a zapojenie.

• Nezabúdajte na denný kontakt s kolegami, a to najlepšie telefonický – zvuk ľudského hlasu e-mail nenahradí.

• Udržujte neustály otvorený dialóg o výzvach i negatívach domácej práce, zaujímajte sa nielen o splnenie pracovných úloh, ale aj o to, či majú ľudia všetko, čo potrebujú, ako sa cítia.

• Vytvárajte skupiny a tímy zamestnancov na platformách, ktoré umožňujú komunikáciu a tímovú spoluprácu v reálnom čase

• Pravidelne kontrolujte plnenie dohodnutých cieľov a úloh, najmä tých dlhodobých.

Home office môže byť pre podnik aj zamestnanca nesmierne úspešný štýl práce, ale vyžaduje skutočne priebežné riadenie a vedenie, nutnosťou je tiež vybavenie dostatočnými a vhodnými prostriedkami a kľúčové je aj to, či pracovník cíti podporu a záujem zo strany nadriadeného.