Práca z domu posúva súlad so zásadami ochrany citlivých osobných údajov (GDPR) na úplne inú úroveň. Každopádne si musíme priznať, že ochrana citlivých údajov nie je pri práci z domu často skutočnou prioritou. Niektoré odvetvia sú, čo sa týka GDPR, oveľa zraniteľnejšie ako iné, najmä právne praxe, účtovníctvo, poisťovníctvo a bankovníctvo, zdravotníctvo… kde každý deň pracovníci zaobchádzajú s citlivými osobnými údajmi a spracovávajú citlivé dáta. Aj pre ostatné profesie však platí, že opatrní musíme byť všade tam, kde priamo alebo nepriamo identifikujeme jednotlivca. Tu je niekoľko tipov, ktoré vám pomôžu pracovať v súlade s GDPR.

• Pripájajte sa k serverom, ktoré potrebujete k práci, obmedzte prístup k tým, ktoré nie sú relevantné.

• Nezabudnite na bezpečné správanie pri používaní všetkých zariadení, vrátane mobilných telefónov.

• Používajte silné, jedinečné heslá na ochranu dokumentov, e-mailov a siete, používajte dvojfázovú autentizáciu, prípadne na zablokovanie prístupu do notebooku znížte počet nesprávnych pokusov o prihlásenie len na tri pokusy.

• Nepoužívajte verejné WiFi siete ani bezplatné siete dostupné z domu alebo z miesta, kde pracujete – pravdepodobne nebudú dobre zabezpečené.

• Uistite sa, že vaše zariadenie má nastavené šifrovanie (napr. na odosielanie e-mailových správ), nainštalujte si alebo si nechajte nainštalovať IT oddelením aplikáciu vzdialeného vymazania, ktorá vymaže všetky dáta v prípade straty alebo krádeže zariadenia.

• Uistite sa, že máte prehľad o všetkých aktualizáciách softvéru a ste informovaní o zásadách ochrany osobných údajov vo vašej spoločnosti.

• Ak ste samostatne zárobkovo činnou osobou, zvážte investíciu do aplikácií, ktoré obsahujú nástroje zaisťujúce plnenie zásad GDPR a ponúkajú odbornú podporu.

V dnešnej digitálnej a údajne bezpapierovej dobe je ľahké zabudnúť, že stále ešte používame papierové dokumenty, že nie je dostatočné zamerať sa len na digitálne dáta a kybernetickú bezpečnosť. Skontrolujte, či máte aj papierové dokumenty s citlivými údajmi správne archivované, uložené, nenechávajte ich ležať voľne, a to ani v kancelárii, a už vôbec nie doma. Aby sa vám pracovné dokumenty nedostali medzi súkromné. A ak ich potrebujete zničiť, používajte správne postupy. Napr. skartovačky kolekcie Leitz IQ sú diskrétne, tiché, navrhnuté tak, aby ste ich mohli mať nielen v kancelárii, ale aj doma, aby nerušili ani prevádzkou, ani dizajnom. Ak pracujete na diaľku, potom by domáca skartovačka skutočne mala patriť medzi základné vybavenie. Oceníte ju určite aj na súkromné účely, keď budete likvidovať napr. staré správy o zdravotnom stave, účty, výpisy z banky a pod.

Správne správanie v súlade so zásadami GDPR predpokladá, že nielen správne s dokumentmi pracujete, ale ste schopní aj preukázať, že na prácu najmä z domu existujú správne pracovné protokoly a postupy. Tiež pracovné zmluvy by mali obsahovať odkaz na zásady práce z domu vrátane pravidiel na ochranu citlivých údajov. Je to dôležité jednak na vašu ochranu, ako zamestnanca pracujúceho z domu, ale tiež na ochranu vašej spoločnosti a subjektov, ktorých sa údaje týkajú.