Občasná alebo dlhodobá práca z domu prináša mnohé výzvy – napr. aj tú, ktorá sa týka archivácie a zakladania papierových dokumentov. Aj cez postupujúcu digitalizáciu je archivácia papierových dokumentov stále súčasťou každodennej rutiny. Dokumenty, od výpisov z banky až po účtenky, je nutné zakladať a uchovávať rôzne a z rôznych dôvodov, niektoré kvôli finančnej kontrole, niektoré kvôli GDPR a ochrane osobných údajov, iné kvôli personálnej evidencii a pod. Zatiaľ čo sú digitálne systémy často automaticky integrované do firemného prostredia, ako zvládnuť "papierovanie"? A ako ich ukladať tak, aby ste ich po návrate späť do kancelárie nepomiešali?

Inteligentné zakladacie riešenie

Archivačné riešenie pre papierové dokumenty sa prispôsobuje dobe, kedy nám moderné technológie a spôsob práce umožňujú pracovať na viac ako jednom mieste. Ako na to? Tu je niekoľko užitočných tipov.

• Skúste napodobniť on-line ukladanie papierových dokumentov do súborov a priečinkov. Myšlienka je taká, že keď sa vrátite späť do kancelárie, môžete bez námahy založiť dokumenty s využitím existujúcej on-line štruktúry archivácie.

• Väčšina ľudí nedisponuje prepychom veľkého priestoru vo svojej domácej kancelárii, čo ešte viac vyžaduje dobrú organizáciu a prehľadný spôsob zakladania. Obstarajte si preto kvalitné pákové či krúžkové zakladače, dosky, zásuvkové boxy.

• Či už pracujete v obývačke alebo v domácej kancelárii na mieru, dobré úložné vybavenie dokáže zázraky. Pokojne využite knižnice a police, aby vám dosky a zakladače neprekážali – vzhľadom na ich dizajnové moderné spracovanie ich nemusíte schovávať.

• Využite možnosti farebného rozlíšenia alebo zladenie so zariadením izby! Vďaka kvalitnému spracovaniu a veľkému množstvu farieb budú môcť zakladače, dosky a ostatné výrobky využiť aj ostatní členovia domácnosti, keď sa vrátite do kancelárie a nebudete tieto výrobky potrebovať.

• Usporiadaný pracovný priestor je dôležitý na oddelenie času a priestoru na prácu a času a priestoru pre seba a rodinu. Každodenné upratovanie a príprava pracovných pomôcok je veľmi dôležitým rituálom, ktorým stanovujete hranicu medzi prácou a zábavou. Je to aj dôležitý signál pre ostatných členov domácnosti. Zároveň tým dávate priestor aj druhým využiť "vaše" pracovné miesto, keď ho momentálne nepoužívate.

• Pri práci z domu (t. j. mimo kanceláriu) musíte byť zároveň v súlade s požiadavkami GDPR a predpismi zamestnávateľa.

Množstvo papierových dokumentov môžete redukovať pomocou domácej skartovačky, kam patria citlivé a dôverné dokumenty, ktoré už nepotrebujete. Ak si ale nie ste istí, že dokumenty môžete zničiť, radšej ich naskenujte a uložte v elektronickej podobe.

Americký politik, vedec a vynálezca Benjamin Franklin v 20. rokoch 20. storočia prehlásil slávny výrok: "všetko má mať svoje miesto a všetko má byť na svojom mieste" ("a place for everything and everything in its place"). Nie je pravdivejšie vyjadrenie, najmä ak ide o (domácu) kanceláriu či pracovňu. Čistota a poriadok majú významný dopad tiež na duševné zdravie a pohodu. Skúste objaviť stratenú radosť z kedysi takých obyčajných kancelárskych potrieb. V 21. storočí sú dostatočne zábavné a štýlové, aby doplnili akýkoľvek interiérový dizajn vašej domácnosti.