Руководство по покупке шредера Leitz

Сегодня, как никогда ранее, шредер является незаменимым помощником в любом офисе, домашнем офисе или на рабочем месте.

По мере развития мира, в котором мы живем, и способов работы объем доступных персональных данных будет только увеличиваться. Это неизбежно влияет на возможность утечки данных, нарушения безопасности и злоупотребления информацией.

Многие считают, что правила безопасности, такие как GDPR, относятся только к электронным данным, но это не так. В условиях ужесточения правил, действующих как онлайн, так и оффлайн, решение по обеспечению безопасности данных на бумажных носителях требует дополнительного рассмотрения. Самым безопасным и практичным выбором является шредер, поскольку он дает визуальное подтверждение тому, что документы действительно были уничтожены доверенными сотрудниками.

Независимо от того, работаете ли вы дома, являетесь офисным работником или обычным потребителем, покупка шредера должна рассматриваться как неотъемлемая часть защиты вашей конфиденциальной информации и надлежащего управления данными.

Существует огромное количество шредеров на выбор. Они бывают разных размеров, с разными функциями и предлагают разные уровни секретности в зависимости от того, как они режут и уничтожают документы.

Наше руководство по покупке шредера содержит все, что вам нужно знать о них перед покупкой, и поможет сделать лучший выбор, чтобы обеспечить защиту от утечки персональных данных, мошеннических действий и других ошибок, вызванных человеческим фактором, потому что в Leitz мы знаем, что душевное спокойствие бесценно.

Зачем мне нужен шредер?

Вы когда-нибудь задумывались, что делать с ненужными бумагами дома или в офисе? Прежде чем сдать их в макулатуру или выбросить в мусорный контейнер, нужно дважды подумать.

За последние несколько лет в среднем каждый пятый гражданин ЕС сталкивался с кражей персональных данных¹. Мы можем воспринимать кражу персональных данных как что-то, что происходит, когда чьи-то данные крадут в Интернете. Но достаточно назвать имя, адрес и дату рождения, взятые из случайного документа, и преступники смогут клонировать личность человека и начать использовать ее в незаконных целях.

Еще хуже то, что финансовые данные, содержащиеся в банковской выписке, платежной квитанции или плохо разрезанной старой дебетовой или кредитной карте, мошенники, которые знают, что делать с этой информацией, могут украсть их прямо у вас.

Компаниям следует проявлять такую же осторожность, прежде чем выбрасывать старые документы. Содержит ли какой-либо из документов частную информацию о клиентах или сотрудниках?  Если да, то на него распространяются положения GDPR о конфиденциальности и защите данных.

Простое выбрасывание в корзину для бумаг документов, содержащих личную информацию, может представлять собой утечку данных, независимо от того, попадут ли они в чужие руки или нет.

Многие предполагают, что GDPR применяется только к защите цифровых данных, но это не так. Согласно положениям GDPR, утечку персональных данных "в широком смысле слова, можно определить как инцидент нарушения безопасности, который повлиял на конфиденциальность, целостность или доступность персональных данных" (выделено нами). Откуда взялись персональные данные, не имеет значения, важно лишь то, что их конфиденциальность или целостность оказалась нарушена от того, что они стали доступны тем или другим способом.

Это основные причины, по которым вы должны рассматривать уничтожение старых документов как вопрос безопасности данных. Уничтожая документы, вы делаете содержащуюся в них информацию нечитаемой.

Таким образом, шредер обеспечивает эффективную защиту от утечки персональных данных и мошенничества. Это также поможет вашему бизнесу соответствовать требованиям GDPR, избежать потенциально крупных штрафов и ущерба для репутации компании, которые могут возникнуть в результате утечки данных.

Как выбрать хороший уничтожитель документов?

При покупке шредера для дома или офиса необходимо многое учесть. Выбор подходящей модели - это вопрос соответствия ваших требований и бюджета тем возможностям, которые предлагает каждая модель.

Давайте начнем с того, что вам нужно. Мы можем разделить эту тему на два ключевых вопроса - вид помещения, куда вы покупаете шредер, и необходимый уровень секретности.

Где вы будете использовать ваш шредер?

Будущее место использования шредера служит полезным и важным фактором, который может повлиять на ваше решение о покупке.

На самом деле, производители часто разрабатывают шредеры с учетом конкретных мест использования, поэтому на рынке можно встретить, например, персональные шредеры или шредеры для дома, шредеры для больших офисов и так далее.

Место расположения вашего шредера позволит ответить и на другие вопросы об использовании и эксплуатационных требованиях, такие как:

• Сколько человек будет пользоваться шредером?
• Как часто он будет использоваться?
• Какое количество документов он должен уничтожать в час/день/неделю и т.д.?
• Сколько свободного места у вас есть для шредера?
• Какой уровень шума допустим во время работы?
• Что нужно для того, чтобы использование шредера было максимально эффективным?

Вот четыре распространенных примера использования шредера и основные моменты, которые следует учитывать при покупке для каждого из них.

Небольшой офис

В небольшом офисе или отделе, где несколько человек уничтожают документы в одном и том же шредере, он будет использоваться более регулярно. Поэтому надежность и способность работать в течение длительного периода времени становятся наиболее важными факторами при выборе модели.

Для ускорения процесса, и чтобы не создавать очереди из желающих воспользоваться шредером, вам нужна модель, которая может уничтожать большое количество документов. Это особенно удобно при уничтожении больших объемов документов или брошюр, так как нет необходимости разделять их на несколько листочков.

Вам также понадобится шредер, который может уничтожать не только бумагу, но и другие материалы, что позволит избежать проблем с документами, сшитыми скрепками и скобами.

Основные характеристики, на которые следует обратить внимание:

• Увеличенное время работы
• Большое количество листов для уничтожения при помощи ручной загрузки или возможность автоматической загрузки документов
• Индикация о необходимости опорожнения корзины
• Технология антизамятия
• Уровень секретности, соответствующий требованиям GDPR

Комната для печати и копирования документов

Если на вашем предприятии или в организации есть специальное помещение для печати и копирования документов, то это идеальное место для размещения шредера.

Для больших компаний и офисов эффективным вариантом является сбор всех ненужных и использованных документов в одном месте для их последующей утилизации. Это также помогает в управлении данными, поскольку вы можете убедиться, что вся документация, содержащая потенциально конфиденциальные данные, обрабатывается последовательно.

Но чтобы добиться этого, вам нужен сверхмощный шредер, способный уничтожать документы в промышленных масштабах. В таких условиях следует выбирать мощный шредер с большим объемом корзины, максимальным временем непрерывной работы и автоматической подачей.

При больших объемах уничтожения документов автоматическая технология антизамятия также может существенно повысить скорость и эффективность работы, поскольку в большинстве случаев шредер сам устранит замятие бумаги и продолжит непрерывно работать, не требуя вашего внимания.

Основные характеристики, на которые следует обратить внимание:

• Максимальная вместимость корзины
• Максимальное время работы
• Автоматическая подача с максимальным количеством уничтожаемых за один раз листов
• Автоматическая технология антизамятия
• Цифровая сенсорная панель
• Надежная конструкция и долговечность
• Повышенный уровень секретности (для работы с юридически важными и конфиденциальными документами)

Какой тип шредера наиболее безопасен?

Шредерам присваивается уровень секретности в зависимости от размера фрагментов, на которые они разрезают документ. Чем меньше фрагменты, тем выше уровень секретности, поскольку меньше вероятность того, что кто-то снова сможет собрать документ воедино и получить из него конфиденциальные данные.

Место, где вы планируете использовать шредер, может дать некоторое представление о требуемом уровне секретности - например, традиционно при уничтожении личных бумаг дома безопасности уделяется меньше внимания, чем при уничтожении конфиденциальных документов в крупной корпорации.

Однако это не всегда так. Необходимый уровень секретности целиком и полностью зависит от того, к какому типу работников вы относитесь, где вы работаете, от типа документов, которые вам необходимо уничтожить, и от любых соответствующих нормативных требований. Дело не только в том, в какой среде используется шредер. Сегодня многим работникам приходится иметь дело с высокочувствительной информацией даже при работе из дома.

Поэтому важно тщательно продумать свои потребности в безопасности и выбрать соответствующий шредер.

Компания Leitz оценивает все шредеры по отраслевому стандарту Protection Rating, известному также как P-Level (P-уровень).

Чем выше уровень P-уровень модели, тем выше рейтинг безопасности. Вы также можете встретить упоминание о рейтинге "DIN". DIN означает Deutsches Institut für Normung, немецкий институт по стандартизации, который стал фактическим авторитетом в области безопасности шредеров.

Основные характеристики шредеров

Как только вы поймете, какие именно характеристики шредера важны именно для вас, вы сможете подобрать модель, отвечающую этим требованиям.

Хотя обычно шредеры делятся на шредеры для домашнего офиса или профессиональные шредеры для офиса, мы настоятельно рекомендуем внимательно изучить все важные характеристики шредера перед покупкой, чтобы убедиться, что та или иная модель действительно подходит вам по всем параметрам.

Выбирая шредер после тщательного анализа его особенностей и преимуществ, вы увеличиваете шансы приобрести модель, которой будете довольны и которая обеспечит вам идеальное соотношение цены и качества.

В этом разделе мы рассмотрим все основные характеристики, которые необходимо знать для выбора и последующего эффективного использования шредера.

Вместимость корзины

Корзина шредера - это контейнер, в котором хранятся все измельченные части документов. Вместимость корзины показывает, сколько обрезков она сможет вместить, прежде чем ее нужно будет опорожнить. Вы увидите, что объем корзины может быть указан в литрах или в количестве листов (т.е. сколько измельченных листов бумаги формата A4 он может вместить до заполнения) или и в том, и другом сразу.

В целом, чем больше документов вам нужно уничтожить и чем чаще вам приходится пользоваться шредером, тем больший объем корзины вам следует искать. Это связано с тем, что вам придется реже опорожнять корзину, что делает шредер более эффективным и удобным в эксплуатации.

Очень большой объем корзины означает, что сам шредер также будет большого размера, поэтому необходимо учитывать доступное пространство для его размещения. Кроме того, имейте в виду, что более низкий уровень секретности означает, что корзина будет заполняться быстрее, так как большие фрагменты занимают больше места. Это следует учитывать при выборе моделей, предлагаемых для домашнего использования, которые, как правило, имеют компактные размеры и более низкий уровень секретности.

Тип отсека подачи

Отсек подачи - это паз в шредере, куда вставляются документы, которые вы хотите уничтожить. По типам входной паз можно дополнительно разделить на три подкатегории по следующим характеристикам:

Загрузочная мощность входного паза:

Загрузочная мощность или производительность подачи означает, сколько листов может быть загружено в шредер одновременно. В качестве стандартной меры измерения обычно используется цифра, указанная в спецификации модели, которая основана на том, что вы используете стандартную бумагу для принтера формата А4 плотностью 80 г/м2.

Более высокая загрузочная мощность обеспечивает более быстрое уничтожение, поскольку за один раз можно уничтожить большее количество листов, и рекомендуется при больших объемах работ.

Если вам нужно уничтожить документы формата больше A4, вы можете сложить их до нужного размера. Однако имейте в виду, что складывание листа существенно влияет на его толщину и, следовательно, на количество уничтожаемых листов. Все наши шредеры IQ могут уничтожать сложенные пополам документы формата А3, но только в том случае, если не превышена допустимая нагрузка. Поэтому при уничтожении сложенной бумаги всегда учитывайте ее толщину и плотность.

Размер входного паза

Большинство шредеров рассчитаны на стандартную загрузку документов формата A4. Существуют модели с широким входным пазом для формата A3, которые стоит рассмотреть только, если вам нужно уничтожать документы больших форматов в больших объемах.

Покупка шредера с входным пазом, рассчитанным на листы формата А3, означает, что вам не придется складывать документы для их уничтожения. Благодаря тому, что нагрузка на входной паз не будет увеличиваться, вы сможете быстрее уничтожать документы больших форматов.

Ручная и автоматическая подача документов

Шредеры с ручной подачей являются наиболее распространенным типом уничтожителей документов, в которых бумага вставляется в паз для подачи (отсек загрузки) вручную.

Автоматические шредеры, наоборот, имеют полностью автоматизированную систему уничтожения документов, которая позволяет поместить стопку бумаги в отсек подачи, а шредер сам сделает все остальное, автоматически подавая листы в паз шредера. Это очень экономит время для пользователей, которые уничтожают документы стопками.

Автоматическая подача рекомендуется при больших объемах уничтожаемых документов. Например, шредеры Leitz IQ с ручной подачей могут уничтожить от 10 до 20 листов за одну загрузку. Но шредеры Leitz IQ с автоматической подачей позволяют уничтожать до 600 листов за один раз.

Автоматические уничтожители подходят для большого объема документов и большого количества пользователей, так как помогают людям уничтожать документы так, как они хотят и привыкли.

Исследование, проведенное компанией Deep Blue Insight, показало, что 47% людей "уничтожают документы по мере их появления" - то есть уничтожают ненужные документы сразу же, как только возникает такая необходимость, - в то время как 53% людей, либо собирают стопки документов, чтобы потом их уничтожить, либо имеют привычку подшивать такие документы в папки и уничтожать их партиями, например, в конце квартала.

Время работы

Время работы шредера - это время, в течение которого он может использоваться без перерыва. Это, по сути, показатель устойчивости двигателя - превысив время работы шредера, вы рискуете получить необратимые повреждения. В качестве меры предосторожности большинство современных шредеров автоматически отключаются, когда достигают предельного времени непрерывной работы.

Наряду с временем работы, у шредеров также есть время охлаждения, то есть время, которое должно пройти после достижения предельного времени непрерывной работы, прежде чем шредер можно будет использовать снова. Это опять же нужно для того, чтобы предотвратить перегрев двигателя.

Вы можете заметить, что в недорогих шредерах, предназначенных только для персонального пользования очень короткое время непрерывной работы. Это хорошо, если вам нужно уничтожить всего несколько листов за один раз и не нужно использовать шредер очень часто.

При увеличении объема и частоты уничтожения документов, например, в загруженном офисе, короткое время непрерывной работы становится проблемой. Никто не хочет, чтобы шредер отключился на половине работы из-за того, что он достиг предела, и никто не хочет ждать, пока он остынет.

Шредеры Leitz IQ отличаются увеличенным временем непрерывной работы, которое достигает до 240 минут в наших больших моделях. Не менее важно и то, что все наши шредеры оснащены световыми индикаторами, которые сообщают вам, когда они достигли предельного времени работы и когда снова готовы к использованию.

Характеристики, обеспечивающие безопасность

Использование шредера также связано с вопросами безопасности. Острые ножи, работающие на высокой скорости, представляют значительный риск, если не использовать их осторожно и правильно.

При использовании уничтожителя документов в домашних условиях необходимо ознакомиться с рекомендациями производителя по безопасной работе с устройством. Если вы покупаете шредер для рабочего места, вам необходимо включить правила использования шредера в политику охраны труда и техники безопасности, а также провести соответствующее обучение всех сотрудников, которые могут использовать шредер.

Для облегчения этой задачи шредеры оснащены целым рядом встроенных характеристик, обеспечивающих безопасность, которые предназначены для защиты от несчастных случаев. Мы уже упоминали о нескольких - автозапуск на шредерах с ручной подачей и автоматическое отключение после истечения определенного времени работы / защита от перегрева. Вот некоторые другие характеристики, на которые стоит обратить внимание:

• Автоматическая остановка. Отключает двигатель шредера, как только обнаруживает замятие, чтобы не могло забиться еще больше бумаги.
• Реверс изменяет направление подачи бумаги для устранения замятий, избавляя человека от необходимости подносить руку слишком близко к ножам шредера.
• Блокировка корзины. Останавливает включение шредера, если корзина неправильно установлена.

Как ухаживать за шредером?

Автоматическая смазка ножей & масляные листы

При правильном использовании уничтожители документов Leitz IQ просты в эксплуатации и обслуживании. Самое главное требование к обслуживанию - поддерживать их в смазанном состоянии.

Регулярная смазка шредера предотвращает заедание ножей, что может приводить к замятию бумаги и, в итоге, к перегоранию двигателя. Стандартный способ смазки уничтожителя - это ручная загрузка масляного листа. Шредер уничтожает масляный лист, также как и лист бумаги, при этом масло распределяется по его движущимся частям. Это необходимо делать примерно раз в месяц. Регулярная смазка ножей предотвращает замятие бумаги. Когда бумага застревает в ножах шредера, существует вероятность перегрева двигателя, который активно пытается избавиться от замятия, увеличивая нагрузку и выделяя много тепла.

Регулярное опорожнение корзины

Помимо постоянного контроля количества загружаемых для уничтожения листов, еще одним советом по предотвращению возникновения замятий является регулярное опорожнение корзины, чтобы она не переполнялась. Если корзина шредера максимально заполнена, измельченная бумага может попасть в режущие механизмы и увеличить вероятность их заклинивания.

Что делать, если мой шредер сломался?

Важно убедиться, что уничтожитель документов имеет достаточный период гарантии как на ножи, так и на сам шредер, кроме того, мы рекомендуем приобретать продукцию только у проверенного производителя, с которым всегда можно связаться напрямую, если возникнет такая необходимость.

На уничтожители документов Leitz IQ предоставляется расширенная гарантия (при регистрации на сайте) и дополнительная поддержка через раздел обслуживания клиентов и раздел с часто задаваемыми вопросами.  Если у вас уже есть шредер Leitz, обязательно зарегистрируйте его здесь.