5 идей, как уменьшить влияние отвлекающих факторов на работу и увеличить производительность

Сегодня проблемы, возникающие у разных компаний при создании дизайна офиса, значительно отличаются от тех, что были всего 10 лет назад. Например, раньше при выборе головного офиса основными факторами являлись расположение в крупном городе и хорошая транспортная доступность.  

Для компаний, в которых большая часть персонала сосредоточена в одном здании, правильное управление пространством стало ключевой задачей. Например, приходилось ловко манипулировать, пытаясь уместить большое количество работников в небольшом пространстве и при этом сохранить функциональность. Если предполагалось, что работник весь день проводит сидя на рабочем месте, то основной упор при дизайне делался на его постоянный комфорт. 

С тех пор, благодаря развитию технологий и появлению социальных сетей изменилось не только рабочее место, но и отношение людей к работе. 

Конечно, для многих компаний идеальным вариантом останутся классические офисы, но другие будут переходить на более неформальное совместное открытое пространство, которое дает возможность обмениваться идеями.  

Раньше офисом было место, куда должны приходить люди для выполнения работы, а сейчас офис - это то, куда люди выбрали прийти, чтобы работать. В современном мире персонал - это уже почти как клиенты компании, за него нужно бороться. Если работать из дома для вас приятнее и эффективнее, то вы предпочтете работать из дома. Отличным примером такой тенденции можно считать офис компании Instagram в Калифорнии, который несколько журналов описывают как "достойный Instagram". 

Вот 5 идей, как уменьшить влияние отвлекающих факторов на работу:

1. Снизить уровень шума в офисе 

Уровень окружающего шума очень высок, особенно в офисах открытого типа, где звук легко распространяется на большие расстояния. Безусловно, источники постоянных белых шумов можно собрать в определенной зоне офиса, но более практичным будет постараться уменьшить его.

• Если ваш сканер или принтер слишком шумные, попробуйте отдать их в сервис. Или если звук шредера при уничтожении документов отвлекает сотрудников, попробуйте заменить его на более тихую модель и всегда проверяйте, что ножи шредера хорошо смазаны. 
• Часто стихийные собрания в коридорах офиса становится отвлекающим фактором для других сотрудников, поэтому, в первую очередь, подумайте, из-за чего они возникают. Возможно, организовано недостаточно официальных встреч или на них обсуждаются не все важные вопросы?
• Если окружающие постоянно отвлекают вас, скажите им об этом. Кроме того, хорошей тактикой будет надеть наушники, чтобы даже визуально было понятно, что вы пытаетесь на чем-то сосредоточиться и отгородиться от шума в офисе.  

2. Отключить уведомления в социальных сетях

Электронная почта, звонки и Интернет обычно создают и отправляют множество уведомлений, которых уже вполне достаточно, чтобы отвлечь сотрудников от работы. А теперь добавьте к этому корпоративный Skype for Business или Workplace от Facebook и многое другое. Иногда на задаче просто невозможно сосредоточиться, предварительно не отсоединив Интернет-кабель от ноутбука или не отключившись от сети WiFi!

Возможно, настало время пересмотреть настройки уведомлений в ваших социальных сетях и других приложениях. Если вам кажется, что многочисленные оповещения от Whatsapp, Facebook или LinkedIn только отнимают у вас время, просто попробуйте отключить их на несколько дней.

3. Очистить рабочий стол 

Личное рабочее пространство оказывает большое влияние на производительность сотрудника. Все больше и больше компаний обращают внимания на рабочие места своего персонала и начинают внедрять политику "чистых столов". 

Эта политика представляет собой набор правил, которые определяют, как сотрудники должны организовывать свои рабочие места, в том числе папки с документами, заметки и даже расположение канцтоваров. 

Политика чистых рабочих столов - это отличный шаг к повышению производительности, но могут ли компании сделать что-то еще? Рабочие станции, которые позволяют работать не только сидя, но и стоя также начинают набирать популярность в ряде компаний. Они не только повышают производительность, но и улучшают осанку и уменьшают боли в спине, которые нередко возникают у офисных сотрудников из-за ежедневной сидячей работы. Кроме того, что это создает дискомфорт и отвлекает от работы, для некоторых это иногда даже становится причиной покинуть компанию.

4. Учитывать "перекусы" сотрудников

Офисным работникам свойственно удовлетворять свой голод с помощью разных закусок и снэков, часто из тех, что продаются в вендинговых автоматах. Кроме того, что это также будет повышать уровень шума в офисе, следует иметь в виду, что быстрая энергия, полученная от конфет, шоколадок и газировки, имеет свойство быстро заканчиваться и становиться еще одной причиной отвлекающей от работы. 

Поэтому ваши сотрудники наверняка оценят, если вы предложите им в качестве перекуса фрукты и орехи, которые медленно выделяют энергию. 

5. Решить проблемы с подключением к сети и использованием переговорных комнат 

Ничто не оказывает такого влияния на производительность, как возможность использовать ноутбуки и мобильные устройства. Забытые зарядки, отсутствие Интернет-кабеля и запросы пароля для гостевого WiFi - это стандартные вопросы, возникающие в любых конференц-залах и на любых рабочих местах, которые также отвлекают от работы. 

1. Разместите универсальные док-станции для ноутбуков, чтобы посетителям не нужно было тратить время на отдельное подключение монитора и клавиатуры. 
2. Поместите на каждом незакрепленном рабочем месте заламинированную инструкцию, как подключиться к сети.
3. Убедитесь, что в каждой переговорной есть кабель HDMI, кабель USB-C, переходник на  Mini DisplayPort , чтобы любой человек мог легко подключиться к проектору без игры по поиску клада в виде переходника с участием всех сотрудников офиса!

Проблемы офисов открытого типа 

В течение последних 40 лет самыми популярными типами офисного пространства стали офисы открытого типа двух разных видов open space и open space с перегородками. При этом каждый из этих типов имеет свои недостатки. Open space с перегородками часто бывает тесным и обезличенным, кроме того в них офисный шум не только отвлекает работника, но и он даже не может понять, откуда именно шум исходит.

У классического open space есть безусловное преимущество - он помогает создать атмосферу единения и сотрудничества, и при этом руководителю легко визуально контролировать, чем заняты сотрудники. Среди же наиболее частых недостатков обычно указывают шум от телефонных переговоров, болтовни коллег и офисной техники, отсутствие конфиденциальности и неизбежно возникающие проблемы при использовании общей системы освещения и кондиционирования. 

Организационный психолог Мэтью Дэвис обнаружил, что снижение уровня концентрации внимания и высокий уровень стресса чаще всего встречается именно у людей, работающих в open space. Это же доказывают исследования Квинслендского технологического университета: в 90% случаев работа в офисах открытого типа связана с высоким уровнем стресса, и даже повышением кровяного давления. 

Leitz опросил 800 человек и попросил их представить, как бы выглядел их идеальный офис. 

25% опрошенных, в основном старшее поколение работают в своих личных офисах для одного человека, но при этом более 50% людей указали такой тип офиса, как идеальное предпочтительное рабочее место. 

Офисные сотрудники часто стараются создать себе хоть какое-то личное пространство и ограничить уровень шума, например, при помощи наушников. Хотя, согласно нашему опросу, всего 25% людей используют наушники на рабочем месте, следует принять во внимание, что со следующим поколением эта ситуация измениться, так как поколение миллениалов уже не представляют своей жизни без данного аксессуара. 

Производительность вашего офиса 

В среднем любой офисный сотрудник отвлекается от работы каждые 3 минуты. При этом, учитывая какое количество отвлекающих факторов существует в офисе, достаточно иронично, что руководство компании гораздо больше озабочено, насколько эффективна работа сотрудников, когда они работают удаленно, а именно из дома. 

На самом деле, исследование, проведенное Leitz, доказало, что именно отсутствие таких отвлекающих факторов является вторым важным преимуществом работы на дому, кроме того вам не нужно тратить время на дорогу в офис. Для некоторых развитие концепции "Работа везде" может оказать негативное влияние. Но помните, что если количество и качество вашей работы резко упадет, то это обязательно кто-нибудь заметит. Конечно, для вашей карьеры лучше, чтобы первым это заметили вы сами.  

Исследования, проведенные компанией Ipsos и группой Workspace Futures, показали, что 85% офисных работников в США, Европе и Азии иногда трудно сконцентрироваться на работе.

Это достаточно обескураживающий факт, учитывая, что людей нанимают именно для выполнения определенной работы. Почти все опрошенные заявили, что возможность работать одним из дома важна для них, но при этом только 41% имеют такую возможность в реальности. Более того, каждый третий опрошенный заявил, что ему приходилось хоть раз покидать офис, чтобы доделать свою работу. 

Это также соответствует выводам, полученным в ходе исследования Gallup’s о состоянии рабочих мест в мире. Согласно этой работе, только 10% сотрудников во всем мире заняты выполнением работы и настроены на определенную цель, а 2 из 3 сотрудников чувствуют себя немотивированными и оторванными от общего рабочего процесса. В то же время, те, кто 20% своего общего рабочего времени проводит, работая из дома, оказались больше всего вовлеченными в дела компании. Поэтому совершенно неудивительно, что 35% опрошенных  Leitz предпочли бы больше времени работать вне офиса для достижения лучших результатов. 

Для тех, у кого нет возможности работать вне офиса, тоже есть хорошие новости - современные офисные дизайнеры стали признавать недостатки обычных офисов. 

В прошлом, дизайн офисов был ориентирован на функциональность. Основной целью было уместить в одном помещении как можно больше людей максимально эффективно. Сейчас развивается поход к дизайну, который ориентирован именно на людей. Офисы создаются как клуб по интересам, но где основной деятельностью является работа. Но это не означает, что компании начинают считать мнение работников главным и единственно верным. Тем не менее, они начинают понимать, что довольные сотрудники будут более эффективными и более вовлеченными. 

Довольные и счастливые работники, как правило, тратят меньше времени на отдых и более замотивированы на работу. Кроме того, они, скорее всего, будут больше гордиться тем, где и на кого они  работают. Все это означает, что они вряд ли захотят уйти к конкурентам с новым и более удобным офисом.

Итак, какие уловки нужно использовать компаниям, которые пытаются создать эффективную рабочую среду? Как удовлетворить потребности современного работника, при  этом сократив количество отвлекающих от работы факторов?