Постоянный или ситуативный переход на удаленный режим работы может вызвать ряд трудностей, связанных с хранением разных бумаг. Мы по-прежнему имеем дело с банковскими выписками и квитанциями, а также конфиденциальными документами, которые требуют соблюдения регламента GDPR, поэтому вопрос организации и хранения документов актуален и является частью нашей повседневной жизни. С цифровыми форматами с этой точки зрения все более или менее ясно, но как быть с бумажными документами?

Интеллектуальные системы хранения 

Системы организации и хранения бумажных документов существовали в те времена, когда мы еще и мечтать не могли об удаленной работе через Интернет из дома. Современные технологии позволяют нам не быть привязанными к конкретному рабочему месту, но что делать с бумажной документацией? 

 

Вот несколько полезных советов, которые помогут ответить на этот вопрос.

• Постарайтесь придерживаться тех принципов классификации документов, которые приняты в офисе вашей компании. Идея заключается в том, чтобы, вернувшись в офис, вы могли без труда разложить свои бумаги по предназначенным для них местам. 
• Большинство людей не может похвастаться большим и просторным домашним офисом. В таких случаях эффективные организация и хранение документов приобретают еще большее значение. Подберите для себя наиболее подходящие решения - это могут быть папки на кольцах, папки-органайзеры и так далее. 
• Независимо от того, где вы работаете - в углу гостиной или в отдельном домашнем кабинете, правильно подобранные решения для хранения помогут оптимизировать рабочее пространство любых размеров. Используйте книжные шкафы и небольшие офисные стеллажи, чтобы не загромождать бумагами свой стол.
• Позвольте цвету стать вашим помощником. Серия Leitz WOW предлагает много привлекательных цветных решений для хранения документов. Вам самим захочется поскорее воспользоваться этими папками и органайзерами! Они облегчат работу с документами и могут быть повторно использованы другими членами семьи, когда вы вернетесь в офис.
• Порядок на рабочем месте помогает разграничить рабочее и личное время. Заведите привычку приводить в порядок свой стол сразу после работы, тогда и другие члены семьи смогут им воспользоваться – например, дети во время подготовке к экзаменам.    
• Сотрудникам, работающим из дома, так же необходимо соблюдать требования регламента GDPR. Работодатель должен предоставить вам протокол о защите данных в режиме удаленной работы. Самозанятые, а также сотрудники малых и средних предприятий могут скачать инструменты, предусмотренные специально для этих категорий бизнеса, которые помогут организовать хранение документов с соблюдением регламента GDPR. 
  

 

Конфиденциальные документы, которые больше не нужны, можно утилизировать с помощью домашнего шредера. Если вы не уверены, понадобится вам документ в будущем или нет, перед утилизацией отсканируйте его и сохраните электронную версию.

Бенджамин Франклин, американский политик, эрудит, ученый и изобретатель, в 1700-х годах произнес знаменитую фразу: "Быть месту для всего и быть всему на своем месте".  Это высказывание прекрасно иллюстрирует принцип организации офисной документации.  Чистота и порядок оказывают благотворное влияние на психическое здоровье и благополучие.  XXI век – время пересмотреть свои взгляды на офисные принадлежности, поскольку, благодаря современному дизайну, они могут стать одной из составляющих самого стильного интерьера.