5 Idei pentru a reduce distracțiile de la birou și pentru a îmbunătăți productivitatea

Dacă ne uităm cu 10 ani în urmă, provocările companiilor de a decora birourile erau foarte diferite de cele de azi. 

Pentru forța de muncă unde echipa a rămas în aceeași locație de birouri, managementul spațiului este o cheie importantă. A fost un act de jonglerie maximizarea numărului de oameni într-un spațiu minim, și să rămână funcțional în același timp. Dacă un angajat a fost legat de birou în majoritatea zilelor, atunci cerințele legate de design merg înspre confortul susținut. 

Încă de atunci, determinați de cerințele de colaborare și tehnologiile social media, locul de muncă s-a schimbat și atitudinea angajaților a evoluat de asemenea. 

Pentru unele organizații ideea va continua pentru un loc de muncă centralizat, unde unii adoptă un spațiu mai informal dar mai colaborativ, iar ideile pot fi schimbate între ele. 

În loc să meargă undeva, biroul modern este locul unde oamenii alerg să meargă. Angajații devin acum clienți a căror timp este acum competitiv. Dacă locuința ta este un loc mai plăcut unde te simți mai bine decât la birou, vei alege atunci să rămâi acasă. Un exemplu al unui astfel de birou este biroul Instagram din California care a fost descris de Revista Fortune ca fiind ‘demn de selfie’.

Iată cele 5 idei ale noastre pentru reducerea distragerilor de la birou:

1. Reducerea nivelului de zgomot din birou 

Nivelurile de zgomot ale mediului ambiental se construiesc rapid, în special în birourile deschise unde sunetul poate parcurge distanțe lungi. Obiectele ce produc zgomot pot fi depozitate în birouri speciale, pentru a reduce nivelul de gălăgie generat zi de zi.

• Dacă fotocopiatorul tău sau imprimanta sunt gălăgioase, du-le în service. Sau dacă distrugătorul tău pentru documente îți distrage atenția, schimbă-l pentru unul mai silențios și asigură-te că îl păstrezi în stare bună folosind mereu uleiul corespunzător. 
• Dacă întâlnire improvizate de pe coridoare sunt prea frecvente, devenind o sursă de distragere pentru toată lumea, trebuie să vedeți ce cauzează nevoia unei săli de ședințe în primul rând. Este timpul alocat întâlnirilor mai formale folosit atât de productiv pe cât ar trebui? 
• Dacă ești întrerupt mult prea des decât este nevoie, spune ceva. Altfel, o bună tactică este de a-ți pune căști în urechi pentru a da un indiciu vizual că încerci să te concentrezi și să blochezi zgomotul și distragerile din birou. 

2. Dezactivați notificările social media

Emailurile, telefoanele, sistemele intranet, toate generează în mod tipic suficiente notificări și alerte pentru a distrage angajații. În plus față de aceste instrumente, ami avem și altele cum ar fi Skype for Business sau Workplace de la Facebook, și este greu să te concentrezi pe sarcini fără să te deconectezi de la internet sau de la WiFi! 

Poate este timpul să iei în considerare setările notificărilor aplicațiilor tale și de social media. Dacă te regăsești distrasă de notificări pe Whatsapp, Facebook și LinkedIn ce nu adaugă valoare zilei tale, încearcă să le dezactivezi pentru câteva zile. 

3. Faceți ordine pe birou

Mediul personal al angajaților are un mare impact asupra productivității. Tot mai multe organizații dau atenție spațiului de pe birou și implementează politici de menținere a ordinii pe birou.

Acesta este un set de reguli ce determină cum angajații își păstrează spațiile ăn care lucrează, cum ar fi documentele ce trebuie arhivate, notișele și alte accesorii de birou. 

A avea un birou curat este un pas fantastic în creșterea productivității, dar ar putea organizațiile să facă mai mult? Stațiile de lucru în poziția șezut/în picioare sunt utilizate de multe companii. Nu doar că ele cresc productivitatea, dar îmbunătățesc postura și durerea de spate asociată cu statul pe scaun, așa cum mulți dintre angajați o fac întreaga zi. Acest discomfort poate distrage atenția și poate conduce angajatul spre a-și lua mai multe zile libere, pentru perioade mai mari de timp. 

4. Catering pentru “Căutarea de alimente”

Angajații care lucrează la birou caută să-și satisfacă foamea cu diverse snackuri, de mlte ori de la tonomatul din clădire. Această călătorie poate creea zgomot, dar pe de altă parte cantitatea de zahăr ingerată poate fi mare din cauza dulciurilor, ciocolatei, băuturi acidulate ce pot cauza surse de îngrijorarea și distragere pentru cei din birou. 

Oferind fructe și alune personalului va elibera încet energia, iar angajații vor aprecia acest lucru. 

5. Probleme de conectivitate la birou și în sala de ședințe 

Nici un lucru nu are un impact mai mare asupra productivității decât problemele de conectivitate. Adaptoare uitate, lipsa cablurilor ethernet și cerințe din partea vizitatorilor pentru parole WiFi sunt chestii comune ce pot cauza distragerea în multe săli de conferință sau la locul de muncă. 

1. Luați în considerarefurnizarea de stații docking universale pe biroul din sala de conferințe , unde vizitatorii să nu piardă timp încercând să se conecteze la tastatură sau la monitor. 
2. Plasați indicații laminate, în fiecare loc.
3. Asigurați-vă că fiecare sală de conferințe are o selecție de cabluri HDMI, USB-C, Thunderbolt și adaptoare Mini DisplayPort astfel încât oricine să se poată conecta la proiectorul din sală, fără a solicita un birou întreg să vină cu soluții sau ajutoare!

Problemele birourilor deschise

În ultimii 40 de ani cele mai populare tipuri de birouri au fost cele cubice și planurile deschise – ambele tipuri reprezentând dezavantaje. Birourile cubice pot fi înghesuite, impersonale, iar zgomotul biroului poate distrage angajații atunci când ei nu văd de unde provine acesta. 

Planurile deschide pentru birouri au beneficiul de a crea spații colaborative, dar de asemenea pot oferi managementului un audit vizual a muncii angajaților. Cel mai mare dezavantaj de care se plâng angajații este zgomotul telefoanelor, discuțiile, zgomotul aparatelor de birou și lipsa de intimitate. Sunt de asemenea probleme cu lumina și căldura din birou. 

Psihologul organizațional Matthew Davis a descoperit că scăderea nivelului de concentrare și o incidență crescută a stresului sunt mult mai comune în birourile deschise. În același timp, Universitatea de Tehnologie din Queensland University afirmă că peste 90% din studii arată că planurile deschise sunt asociate cu un nivel de stres mai mare și tensiune ridicată. 

Leitz a întrebat un eșantion de 800 de persoane cum ar arăta spațiul lor de lucru ideal. 

Cercetătorii au prezentat faptul că 25% lucrează într-un birou închis - profilul angajatului senior, dar mai mult de 50% ar prefera să lucreze într-un spațiu închis. 

Angajații se retrag în spațiul lor personal încercând să reducă zgomotul prin folosirea căștilor de urechi, în cazul în care nu găsesc izolare într-un birou privat. În timp ce 25% din respondenți spun că este acceptabil unde lucrează, acest lucru ar trebui privit în contextul milenialilor care vor ocupa locurile de muncă. Pentru ei, căștile de urechi pentru a acoperi zgomotul, fac parte din uniforma zilnică. 

Productivitatea la birou 

Angajatul este în medie întrerupt la fiecare 3 minute la birou. Având în vedere acest nivel ridicat de distragere, este ironic că angajații tind să fie mai concentrați atunci când muncesc din altă parte, mai specific când muncesc de acasă. 

De fapt, cercetările Leitz au dezvăluit că lipsa întreruperii este cel de-al doilea cel mai important beneficiu atunci când lucrezi de acasă, neffind nevoie să te deplasezi la serviciu. Liberalizarea trendului ‘Muncim de oriunde’ poate fi descurajantă pentru unii. Dar dacă rezultatele tale scad în calitate și cantitate după ce muncești din altă locație, cineva va observa. Cel mai bine pentru cariera ta ar fi dacă tu ai observa primul acest lucru. 

Cercetări conduse de Ipsos și de Echipa Workspace Futures Team of Steelcase au arătat că 85% dintre angajații din SUA, Europa și Asia găsesc dificil să se concentreze la locul de muncă. 

Considerând că oamenii sunt angajați să muncească, este un rezultat descurajant. Dintre cei chestionați, virtual au declarat că lucrul într-un mediu privat este important pentru ei, dar doar 41% au menționat că le-a fost oferită această oportunitate. Unul din trei a fost rugat să părăsească biroul pentru a-și putea finaliza activitatea. 

Acest lucru este în concordanță cu descoperirile studiului Gallup privind situația globală la locul de muncă, unde s-a constatat că doar 10%, din angajați din întreaga lume, sunt motivați și inspirați la locul de muncă, iar 2 din 3 se simt dezavantajați și motivați. În același timp, cei care au petrecut până la 20% din timpul lor, lucrând din afara biroului, sunt cei mai motivați dintre toți angajații chestionați. Nu este de mirare că 35% ar prefera să petreacă mai mult timp muncind în afara biroului, în interesul de a livra rezultate mai bune. 

Vestea bună pentru persoanele ce-și petrec majoritatea timpului într-o locație centrală este faptul că designerii birourilor moderne recunosc neajunsurile birourilor convenționale. 

Designul biroului în trecut era orientat spre funcționalitate. Scopul era de a avea cât mai mulți oameni într-un birou, în cel mai eficient mod posibil. Azi avem parte de o abordare mai umanistă. Gândiți-vă la un club, dar unde principala activitate este munca. Acest lucru nu înseamnă neapărat că angajatorii vor neglija alte aspecte. În orice caz, ei realizează că angajații mai fericiți vor fi mai eficienți și mai puțin distrași. 

Angajații fericiți și satisfăcuți tind să-și ia mai puțin timp liber și sunt motivați să vină la serviciu. Le place de asemenea să fie mândri de locul unde lucrează și pentru cine lucrează. Toate acestea înseamnă că e mai puțin posibil să părăsească curând actualul loc de muncă, pentru alte premise.

Deci, ce au învățat companiile când au încercat să creeze locuri de muncă mai productive? Cum pot ei să răspundă nevoile angajaților moderni de azi, reducând în același timp distragerile de la locul de muncă?