„Przeciętny pracownik odrywa się od pracy co 3 minuty”
5 pomysłów na to jak zredukować czynniki rozpraszające uwagę w biurze i zwiększyć wydajność pracy
Wyzwania stojące 10 lat temu przed firmami w zakresie projektowania biur znacznie różniły się od dzisiejszych. Jeśli firma posiadała „siedzibę główną”, jej oddziały musiały być zlokalizowane blisko, a kluczową rolę odgrywały dobre połączenia drogowe.
W przypadku pracowników, gdy zespół osób pracujących razem pozostawał w tym samym, zlokalizowanym centralnie budynku, zarządzanie przestrzenią biurową odgrywało zasadniczą rolę. Była to swego rodzaju układanka polegająca na zmieszczeniu maksymalnej liczby pracowników na możliwie małej przestrzeni, przy jednoczesnym zachowaniu funkcjonalności biura. Jeśli pracownik przez większą część dnia był związany z pracą przy biurku, aranżacja wnętrza była ukierunkowana na zapewnienie mu komfortu w tym właśnie miejscu.
Od tego czasu, na skutek rozwoju technologii i mediów społecznościowych, zmieniło się zarówno miejsce pracy, jak i oczekiwania pracowników biurowych.
W przypadku niektórych firm scentralizowane miejsce pracy nadal pozostaje rozwiązaniem idealnym, jednak inne decydują się na rozwiązania bardziej nieformalne, ale umożliwiające współpracę i wymianę pomysłów.
Nowoczesne biura to miejsca, w których pracownicy wybierają, dokąd chcą iść, a nie - dokąd muszą pójść. Stali się klientami, o których czas walczą pracodawcy. Jeśli Twój dom jest przyjemniejszym i bardziej satysfakcjonującym miejscem do pracy niż biuro, zdecydujesz się zostać w domu. Przykładem tego jest biuro firmy Instagram w Kalifornii, które zostało opisane przez magazyn Fortune jako „godne selfie”.
Poniżej znajdziesz 5 pomysłów na redukcję czynników zakłócających pracę w biurze:
1. Ogranicz poziom hałasu w biurze
Poziom hałasu w biurze szybko rośnie, szczególnie w pomieszczeniach typu open space, gdzie dźwięk rozprzestrzenia się na dużym obszarze. W miejscach największego natężenia hałasu można zastosować tzw. biały szum, ale bardziej praktycznym rozwiązaniem jest zmniejszenie poziomu hałasu generowanego podczas codziennych prac biurowych.
- Jeśli kserokopiarka lub drukarka są zbyt głośne, zgłoś ten problem do serwisu. A jeśli niszczarki papieru są zbyt hałaśliwe, wymień je na nowe, ciche modele i upewnij się, że są regularnie oliwione.
- Jeśli zaimprowizowane na szybko spotkania w korytarzach biurowych zbyt często zakłócają spokój pozostałych pracowników, należy w pierwszej kolejności zbadać, dlaczego takie spotkania się odbywają. Czyżby czas przeznaczony na bardziej formalne spotkania był mniej produktywny niż powinien?
- Jeśli zbyt często jesteś odrywany od pracy, powiedz o tym głośno. Inną taktyką jest założenie słuchawek, aby dać wyrazem temu, że próbujesz się skupić i musisz odciąć się od źródła zakłócania pracy.
Poziom hałasu w biurze szybko rośnie, szczególnie w pomieszczeniach typu open space, gdzie dźwięk rozprzestrzenia się na dużym obszarze.
2. Zablokuj powiadomienia z mediów społecznościowych
E-maile, połączenia telefoniczne i systemy intranetowe generują zwykle wystarczającą liczbę powiadomień i alertów, aby rozproszyć uwagę większości pracowników biurowych. Jeśli dodamy do tego obsługiwane przez nas narzędzia, takie jak Skype dla firm lub udostępniany przez Facebooka Workplace, ciężko jest skupić się na zadaniach, które mamy do wykonania, bez odłączenia kabla Ethernet od laptopa lub wyłączenia WiFi!
Być może nadszedł czas, aby przejrzeć ustawienia aplikacji i powiadomień w mediach społecznościowych. Jeśli zauważysz, że powiadomienia z Whatsappa, Facebooka i LinkedIna, rozpraszają Cię i nie przynoszą żadnych korzyści, spróbuj wyłączyć je na kilka dni.
„85% pracowników zatrudnionych w USA, Europie i Azji ma kłopoty z koncentracją w pracy.”
3. Zlikwiduj bałagan na biurku
Duży wpływ na produktywność pracowników ma ich bezpośrednie otoczenie. Dlatego coraz więcej firm zwraca uwagę na porządek na biurkach pracowników i wdraża politykę czystych biurek.
Jest to zbiór zasad określających sposób, w jaki pracownicy powinni dbać o swoje miejsce pracy, w tym np. jak porządkować dokumenty czy utrzymywać czystość artykułów biurowych.
Posiadanie czystego biurka to fantastyczny pierwszy krok do zwiększenia wydajności, ale czy firmy mogą zrobić coś więcej? Wiele firm stosuje stanowiska do pracy w pozycji siedzącej lub stojącej, które nie tylko stymulują produktywność, ale także poprawiają postawę i redukują ból pleców wywoływany codziennym, wielogodzinnym siedzeniem przy biurku. Zapobiegają one utracie koncentracji powodowanej dyskomfortem, jak również zwolnieniom z pracy ze względu na stan zdrowia.
Dzięki utrzymywaniu porządku na biurku pracownicy nie tylko mają przyjemniejszy dla oczu widok, ale także spędzają mniej czasu na szukaniu w bałaganie ostatniej wersji potrzebnych dokumentów.
4. Zadbaj o zdrowe przekąski dla pracowników
Pracownicy biurowi, którzy usiłują zaspokoić głód przekąskami, często wędrują do automatu biurowego. Podróż ta sama w sobie może generować hałas, ale znacznie większym powodem do niepokoju i źródłem utraty koncentracji są skoki wartości cukru we krwi wywoływane przez słodycze, czekoladki i napoje gazowane.
Oferowanie pracownikom owoców i orzechów, które będą uwolniać energię powoli, przyniesie znacznie większe korzyści.
Gdy poziom cukru we krwi spadnie, co następuje niezwykle szybko, poziom energii gwałtownie obniża się i hamuje naszą zdolność koncentracji na dłuższy czas.
5. Kwestie łączności w salach konferencyjnych i przy „gorących biurkach”
Obecnie nic nie ma większego wpływu na poziom produktywności niż problemy z łącznością. Zapomniane ładowarki, brakujące kable do Ethernetu i żądania hasła WiFi dla gości są obecnie typowymi zdarzeniami, które wpływają na spadek koncentracji w wielu salach konferencyjnych oraz przy biurkach.
- Rozważ zapewnienie uniwersalnych stacji dokujących przy „gorących biurkach”, aby odwiedzający nie musieli tracić czasu na próby połączenia się z klawiaturą i monitorem.
- Umieść laminowane instrukcje logowania przy każdym „gorącym biurku”.
- Upewnij się, że w każdym pokoju konferencyjnym znajdują się karty HDMI, łącza USB-C,, Thunderbolty i Mini DisplayPorty, dzięki którym każdy może podłączyć się do projektora w sali konferencyjnej bez rozpoczynania zabawy w poszukiwaczy skarbów, w której uczestniczą wszyscy w biurze!
Problemy związane z biurami typu open space
Zmiany w architekturze wnętrz biurowych, do których doszło w ciągu ostatnich 40 lat - biura typu open space czy boksy - mają swoje wady. Boksy ograniczają przestrzeń, są anonimowe, a hałas panujący w biurze dookoła przeszkadza w koncentracji, szczególnie kiedy nie wiadomo, skąd do nas dochodzi.
Powierzchnie typu open space, których zaletą miało być kreowanie ducha zespołowości oraz umożliwienie kierownictwu nadzoru nad tym, kto czym się w danym momencie zajmuje, również generują problemy. W rzeczywistości najczęściej zgłaszanymi uwagami do obu rozwiązań jest hałas pochodzący z telefonów, urządzeń biurowych i rozmów oraz brak prywatności. Inne niedogodności to korzystanie ze wspólnego światła i ogrzewania.
Psycholog organizacji Matthew Davis stwierdził, że występowanie obniżonego poziomu koncentracji i zwiększonego poziomu stresu częściej pojawia się w open space'ach. Podobne wyniki uzyskano w Queensland University of Technology: 90% badań wskazuje na wyższy poziom stresu i podwyższone ciśnienie krwi u osób pracujących w open space'ach.
Leitz przeprowadził własne badania, w których zapytał grupę 800 osób, jak wyglądałoby ich miejsce pracy, gdyby mieli szansę wyboru.
25% badanych wybrałoby biura jednosobowe - były to raczej osoby na wyższych stanowiskach - natomiast ponad 50% preferowałoby biura podzielone na pokoje.
25% badanych wybrałoby biura jednosobowe - były to raczej osoby na wyższych stanowiskach - natomiast ponad 50% preferowałoby biura podzielone na pokoje. Jedynie 25% biorących udział w badaniu stwierdziło, że akceptuje obecne miejsce pracy - wynik ten należy jednak rozpatrywać w kontekście rosnącej liczby pracujących milenialsów. Dla nich słuchawki i zatyczki do uszu, dzięki którym wycofują się do własnej przestrzeni wewnętrznej, są częścią codziennego stroju do pracy.
„Ponad 50% badanych preferowałoby biura podzielone na pokoje.”"
Produktywność w biurach
Przeciętny pracownik pracujący w biurze odrywa się od swoich zadań co 3 minuty. Biorąc pod uwagę ten fakt, za zabawne można uznać obawy pracodawców o dekoncentrację pracowników zdalnych, szczególnie gdy pracują oni w domu.
Tymczasem badania Leitz ujawniły, że brak przerw jest drugą najważniejszą korzyścią wynikającą z pracy w domu, po oszczędności czasu na dojazdy. Poczucie wolności wynikające z opcji „wszędzie w pracy” może być jednak przytłaczające. Jeśli w wyniku pracy zdalnej Twoja wydajność spada zarówno pod względem jakościowym, jak i ilościowym, zostanie to zauważone. Dla Twojej kariery byłoby najlepiej, gdybyś to Ty był pierwszą osobą, która to zauważy.
Badania przeprowadzone przez firmę Ipsos i zespół Workspace Futures of Steelcase wykazały, że 85% pracowników w USA, Europie i Azji przyznaje się do trudności z koncentracją w biurze.
Biorąc pod uwagę, że ludzie są zatrudniani po to, aby pracowali, jest to wynik zniechęcający. Możliwość pracy z domu była istotna niemalże dla wszystkich ankietowanych, ale tylko 41% osób przyznało, że zaoferowano im taką możliwość. Spośród pozostałych, aż 1 na 3 badanych musiał opuścić biuro, aby dokończyć pracę.
Wyniki te są zgodne z badaniami State of Global Workplace przeprowadzonymi przez instytut Gallupa, które wykazały, że tylko 10% pracowników na całym świecie jest zaangażowanych i zmotywowanych w pracy, a aż 2 na 3 czuje znużenie i brak koncentracji. Jednocześnie ci, którzy spędzają do 20% swojego czasu pracy, wykonując ją zdalnie, są najbardziej zaangażowani spośród wszystkich ankietowanych. Nic dziwnego zatem, że 35% osób biorących udział w badaniu Leitz wolałoby spędzać więcej czasu na pracy poza biurem, aby uzyskać lepsze wyniki.
Mamy jednak dobrą wiadomość dla osób, które spędzają większość czasu w biurach - współcześni projektanci wnętrz dostrzegli braki w organizacji tradycyjnych biur.
W przeszłości projektowanie biur skupiało się przede wszystkim na funkcjonalności. Celem było zmieszczenie jak największej liczby ludzi w najbardziej efektywny sposób. Dzisiaj mamy do czynienia z bardziej humanistycznym podejściem. Pomyśl o klubie, w którym głównym zadaniem jest praca. Niekoniecznie oznacza to, że firmy stawiają pracowników na pierwszym miejscu, zdają sobie jednak sprawę, że szczęśliwsi pracownicy będą bardziej wydajni i mniej zdekoncentrowani.
Zadowoleni i usatysfakcjonowani pracownicy rzadziej biorą dni wolne i są bardziej zmotywowani do pracy. Prawdopodobnie są także bardziej dumni z tego, gdzie i dla kogo pracują. Wszystko to sprawia, że będą mniej skłonni do przeniesienia się do konkurencji, która zaoferuje nowsze i bardziej przyjazne formy zatrudnienia.
Jakich trików nauczyły się wobec tego firmy, próbując stworzyć produktywne miejsca pracy? W jaki sposób mogą zaspokoić potrzeby dzisiejszego nowoczesnego pracownika, nie zmniejszając jednocześnie poziomu koncentracji w miejscu pracy?