W dzisiejszych czasach wiele osób woli pracować z domu, czy to w pełnym wymiarze godzin, czy w systemie zmiennym. Zapewnia to firmom i pracownikom większą elastyczność, ale stanowi wyzwanie dla ochrony danych. Jednak, podejmując odpowiednie kroki, podczas pracy z domu można zachować zgodność z RODO, korzystając z odpowiedniego sprzętu i utrzymując dobre nawyki.

Korzystaj wyłącznie z technologii zatwierdzonej przez firmę

Do spraw służbowych, nawet podczas pracy w biurze domowym, najlepiej jest korzystać z technologii dostarczonych przez firmę, w tym również sprzętu: laptopa lub komputera, a także telefonu. Jeśli praca pozwala na korzystanie z własnych urządzeń, koniecznie trzeba się upewnić, że są one odpowiednio chronione hasłem oraz uwierzytelnianiem wieloczynnikowym, aby uzyskać dostęp do dokumentów i wiadomości e-mail. Ważne jest również oddzielne przechowywanie plików osobistych.

Idealnie jest korzystać wyłącznie z urządzeń dostarczonych przez firmę. Są one zazwyczaj wyposażone w najlepsze oprogramowania zabezpieczające, takie jak programy antywirusowe, chroniące przed złośliwym oprogramowaniem, których można nie mieć zainstalowanych na prywatnym sprzęcie. Powinny być również aktualizowane przez zespół IT firmy, aby była pewność, że są zawsze chronione najnowszymi środkami bezpieczeństwa.

 

 

Użyj domowej niszczarki do dokumentów poufnych

Domowa niszczarka do papieru jest niezbędna w domowym biurze, gdy praca wymaga niszczenia poufnych dokumentów. Istnieje wiele rodzajów papierów zawierających dane wrażliwe, które można wydrukować w domu, są to m.in. programy spotkań, życiorysy, listy płac i umowy. Wszystkie one mogą zawierać informacje o firmie, pracownikach i klientach, takie jak dane kontaktowe czy dane bankowe, których niewłaściwa utylizacja doprowadziłaby do naruszenia prywatności. Jeśli w biurze domowym ma się do czynienia z takimi dokumentami, domowa niszczarka to sposób na bezpiecznie pozbycie się wszelkich danych. Nasze niszczarki do użytku domowego są wyjątkowo ciche i posiadają stopień bezpieczeństwa cięcia poprzecznego P4, który zapewnia prawidłową utylizację.

Nawet odręczne notatki powinny być bezpiecznie usuwane. Każdy numer telefonu lub adres e-mail są poufnymi informacjami, które nie powinny zostać ujawnione osobom postronnym i nie powinny być usuwane wraz z odpadami domowymi ani poddawane recyklingowi. Taki papier musi zostać zniszczony lub przechowywany w bezpiecznym miejscu do czasu odpowiedniej utylizacji.

Przestrzegaj firmowych zasad dotyczących przetwarzania danych

Firma powinna mieć już wdrożoną politykę prywatności. Te same zasady obowiązują zarówno w pracy w domu, jak i w biurze, w tym procedury postępowania z danymi. Podczas pracy z domu kuszące może być robienie rzeczy w bardziej „wygodny” sposób, na przykład używanie prywatnego adresu e-mail do sprawach służbowych. Należy jednak zawsze korzystać z oprogramowania i metod proponowanych przez firmę. 

Pracodawca powinien Cię przeszkolić w zakresie bezpiecznego obchodzenia się z danymi, aby zapewnić przestrzeganie przepisów ogólnego rozporządzenia o ochronie danych podczas pracy w domu. Jeśli nie ma pewności, co zrobić, aby uniknąć naruszenia bezpieczeństwa danych podczas pracy zdalnej, trzeba porozmawiać z inspektorem ochrony danych lub zespołem ds. bezpieczeństwa IT.

Udostępniaj dane w bezpieczny sposób

Gdy w trakcie pracy w biurze domowym wysyła się dokumenty lub pliki, konieczne jest korzystanie tylko z bezpiecznych metod. Praca może być wykonywana przy pomocy bezpiecznego serwera, z którego uzyskuje się dostęp do plików służbowych, lub firma może korzystać z pamięci masowej w chmurze. Należy wiedzieć, jaką metodę udostępniania dokumentów firma uznała za bezpieczną.

Poczta elektroniczna nie zawsze jest najbezpieczniejszą metodą wymiany danych. Jeśli jednak jest to sposób preferowany przez firmę, wysyłane dokumenty mogą być chronione hasłem. Jest to dobra praktyka w przypadku wszystkich dokumentów zawierających poufne dane - wystarczy wysłać wiadomość e-mail z dokumentem chronionym hasłem oraz osobno hasło za pomocą innej metody, na przykład za pośrednictwem służbowej aplikacji do przesyłania wiadomości.

 

 

Zapewnij bezpieczne miejsce do rozmów telefonicznych

Kiedy biuro domowe dzielimy z innymi konieczne jest znalezienie miejsca, w którym można prowadzić służbowe rozmowy telefoniczne i wideokonferencje. Być może należy odbierać połączenia w innym pomieszczeniu lub umówić się na poufne połączenia, kiedy ta druga osoba będzie miała przerwę.

Skonfiguruj poprawnie swoje miejsce pracy 

WUrządzając miejsce pracy, należy pamiętać o prywatności. Nikt nie powinien widzieć ekranu. Dlatego też, jeśli biuro domowe jest dzielone z innymi, może być konieczne ustawienie go w taki sposób, aby nie znajdował się w pobliżu drzwi, okna lub biurka innej osoby. Jeśli trudno jest ustawić ekran w taki sposób, firma powinna zapewnić ochronę prywatności. Dzięki temu zawartość ekranu będzie widoczna tylko wtedy, gdy ktoś siedzi bezpośrednio przed nim. Ponadto należy umieścić wszystkie dokumenty zawierające informacje poufne w sposób uniemożliwiający dostęp do nich innym.

W momencie oddalania się od miejsca pracy, komputer należy zablokować, aby nikt nie mógł uzyskać do niego dostępu ani go przeglądać. Z biurka również trzeba usunąć wszystkie dokumenty, posegregować je i schować. Nawet członkowie rodziny są uważani za osoby trzecie. W związku z tym, jeśli zobaczą poufne informacje, będzie to uznane za naruszenie prywatności.

 

 

Posprzątaj na koniec każdego dnia

Po zakończeniu dnia pracy należy poświęcić trochę czasu na uporządkowanie miejsca pracy, aby zabezpieczyć wszystkie poufne informacje. Obejmuje to przede wszystkim wyłączenie komputera i złożenie wszelkich dokumentów. Może być konieczne zabezpieczenie dokumentów zawierających poufne informacje, po prostu zamykając drzwi do domowego biura lub umieszczając je w bezpiecznej, zamykanej szufladzie, jeśli nie ma osobnego pomieszczenia na domowe biuro.

Nie należy zostawiać żadnych dokumentów na biurku, a komputer lub laptop nie powinien być dostępny dla nikogo innego. Osoby trzecie nie mogą znać hasła wymaganego do uzyskania dostępu do dokumentów służbowych.

Bądź czujny w internecie

Gdy pracuje się w domu trzeba być tak samo czujnym podczas pracy w Internecie, jak podczas pracy w biurze. Powinno się być świadomym phishingowych e-maili i oszustw. Często mogą one wyglądać jak legalne wiadomości e-mail, a nawet sprawiać wrażenie, że pochodzą od współpracownika lub dostawcy. Należy jednak dokładnie je sprawdzić i nie klikać w żadne linki ani nie pobierać plików, gdy cokolwiek wydaje się podejrzane. Jeśli nie ma pewności co do wiadomości e-mail, konieczny jest kontakt z zespołem ds. bezpieczeństwa IT, aby mogli ją zweryfikować.

Należy również zachować ostrożność podczas pobierania plików ze stron internetowych. Może to umożliwić hakerom dostęp do sieci i poufnych informacji. Nie wolno pobierać niczego z nieznanych stron internetowych. Jeśli klient lub dostawca poprosi o pobranie czegokolwiek, należy najpierw zweryfikować jego dane. Jeśli nadal nie ma pewności, najlepiej skontaktować się z zespołem ds. bezpieczeństwa IT. 

Zgłaszaj wszelkie incydenty

Jeśli dojdzie do naruszenia prywatności, należy zawsze je zgłaszać, bez względu na to, jak małe mogą one być. Informacja taka musi trafić do zespołu IT i inspektora ochrony danych, jeśli w firmie takowy istnieje. Mogą oni zbadać incydent i podjąć niezbędne kroki w celu ograniczenia naruszenia. Być może będą musieli opracować i wdrożyć nowe wytyczne, aby zapobiec powtórzeniu się takich sytuacji. Mogą również zgłosić incydent służbom odpowiedzialnym za bezpieczeństwo informacji.

 

Leitz oferuje szereg niezbędnych artykułów do domowego biura, które pomogą Ci zachować produktywność i organizację podczas pracy z domu. 

Przeczytaj więcej o ochronie danych i o naszych niszczarkach dokumentów: 

Niszczarki do papieru przeznaczone do intensywnego użytkowania i niszczenia dużych ilości dokumentów

Jakie zabezpieczenia zazwyczaj posiadają niszczarki dokumentów?

Dlaczego warto wybrać niszczarkę tnącą papier na konfetti?

Więcej podobnych informacji i wiadomości, znajdziecie śledząc nas na Instagramie czy Facebooku.