Dla dużych biur, które pracują z ogromną ilością danych wrażliwych, usuwanie zbędnych, ale poufnych dokumentów stanowi szczególne wyzwanie.

Kancelarie prawne, banki, firmy ubezpieczeniowe, agenci nieruchomości, rekruterzy lub podobne firmy z dużym prawdopodobieństwem zajmują się dokumentami papierowymi zawierającymi wrażliwe dane, np. informacje finansowe, umowy i personalia. Ze względu na ryzyko dostania się ich w niepowołane ręce oraz rygorystyczne przepisy dotyczące ochrony danych nie można po prostu wyrzucić takich dokumentów do kosza, gdy nie są już potrzebne.

To samo dotyczy wewnętrznych działów finansowych, prawnych, kadrowych i innych znajdujących się w każdej dużej organizacji. Przechowywanie niekończących się tomów dokumentów, żeby zapewnić bezpieczeństwo zawartym w nich danym jest niepraktyczne. Jednak utylizacja musi wiązać się z uczynieniem ich nieczytelnymi , tzn. muszą zostać zniszczone w sposób uniemożliwiający odtworzenie ich zawartości.

Standardowym rozwiązaniem jest niszczenie papierowych dokumentów przed ich wyrzuceniem. Jaki jest jednak najlepszy na to sposób w przypadku organizacji i biur, które generują duże ilości dokumentów, do bezpiecznej utylizacji?

1. Wysokowydajna niszczarka dokumentów vs. zewnętrzni dostawcy takich usług 

Gdy w biurach co tydzień trzeba niszczyć olbrzymie ilości papieru, zadanie to często zleca się zewnętrznej firmie świadczącej tego typu usługi. Odbiera ona dokumenty i zajmuje się ich dalszą utylizacją.

Zaletą korzystania z usług takich podwykonawców, jest fakt, że jednorazowo niszczy się bardzo duże ilości papieru. Zatem nikt z zespołu nie traci czasu na tę czynność a firma nie musi martwić się co zrobić z olbrzymią ilością rozdrobnionego papieru.

Wadą zewnętrznej usługi niszczenia dokumentów jest termin odbioru takich dokumentów – zazwyczaj tylko raz w tygodniu. Oznacza to, że w międzyczasie należy zadbać o ich bezpieczne przechowywanie. Oczywiście usługi niszczenia również są płatne - fakturowane co miesiąc lub co kwartał.

Wiele firm o wysokim zapotrzebowaniu na niszczenie dokumentów uważa, że usługi zewnętrznych wykonawców są tańsze i bardziej wydajne niż używanie własnych niszczarek. Jeśli w przeszłości miało się doświadczenie tylko ze standardowymi ręcznymi niszczarkami dokumentów, to uzasadnione założenie. Próba przebrnięcia przez ogromną stertę dokumentów kojarzy się z koszmarnymi obrazami wielogodzinnej pracy przy maszynie, niezadowolonych współpracowników czekających na swoją kolej lub regularnych korków przy urządzeniu.

Obecnie wybór niszczarek nie ogranicza się do modeli z ręcznym podajnikiem papieru, zaprojektowanych do pobierania tylko kilku arkuszy na raz. Modele komercyjne przeznaczone do pracy w ciężkich warunkach zostały zaprojektowane w sposób umożliwiający szybkie i wydajne przetwarzanie dużych ilości papieru, bez ryzyka uszkodzenia spowodowanego nadmierną eksploatacją. Ponadto są dostępne z automatycznym podajnikiem dzięki czemu arkusze nie muszą być ręcznie wkładane do urządzenia, oraz dużymi pojemnikami, które pozwalają niszczyć duże ilości materiału zanim trzeba będzie je opróżnić.

2. Niszczarka z automatycznym podajnikiem papieru

Do niszczenia dużych ilości dokumentów najlepszym wyborem są duże modele, o wysokiej wydajności, z automatycznym podajnikiem, takie jak np. Leitz IQ Autofeed Office Pro 600.

Automatyczne podawanie papieru jest kluczowym czynnikiem, jeśli chodzi o radzenie sobie z bardzo dużymi ilościami dokumentów. Wydajne modele posiadają tacę podobną do tych znanych z drukarek lub kserokopiarek. Wkłada się do niej wszystkie dokumenty do zniszczenia na raz. Po zapełnieniu należy zamknąć drzwi i wcisnąć przycisk „Start” - niszczarka zajmuje się resztą, automatycznie przeciągając wszystkie arkusze przez ostrza.

Model Office Pro 600 ma ładowność do 600 kartek naraz, czyli ponad ryzy papieru. W przypadku niszczarki z podajnikiem ręcznym, nawet tej o stosunkowo dużej pojemności (co oznacza przetwarzanie naraz 20 kartek), zniszczenie 600 oznaczałoby konieczność stania i ponownego ładowania niszczarki 30 razy. Dzięki automatycznemu podajnikowi można po prostu odejść i kontynuować pracę.

Pojemnik o pojemności 110 litrów w Office Pro 600 może pomieścić jednorazowo ponad 1000 zniszczonych kartek, zanim będzie trzeba go opróżnić. Dodatkowo posiada czujnik zapełnienia pojemnika na podczerwień, który wysyła ostrzeżenie przy 80 % wypełnieniu, co zapobiega przepełnieniu.

Modele niszczarek Leitz z automatycznym podajnikiem są polecane dla najbardziej wymagających, dzięki ich wysokiej wydajności i odporności. Większość niszczarek ma bardzo krótki czas pracy ze względu na duże tarcie, powstające przy pracy obrotowych noży rozdrabniających. Zbyt długi czas oznacza ryzyko spalenia silnika. Nakłada to dodatkowe ograniczenie na ilość materiałów, które można zniszczyć – w trakcie pracy trzeba robić przerwy i pozostawić maszynę nieużywaną, aby dać jej się ostygnąć.

Dzięki zastosowaniu wysokowydajnych silników niszczarki Leitz z automatycznym podajnikiem papieru mogą pracować nieprzerwanie nawet przez dwie godziny - co pozwala jednorazowo zapełnić cały 110 litrowy pojemnik a nawet więcej. Ponadto hartowane noże rozdrabniają również zszywki i spinacze, dzięki czemu nie trzeba „rozbierać” dokumentów przed włożeniem ich do pojemnika. A dzięki specjalnej technologii zapobiegającej zacięciom, która automatycznie zatrzymuje i odwraca papier po wykryciu problemu, nie trzeba stale monitorować każdego zadania.

Dla firm o dużym zapotrzebowaniu na niszczenie dokumentów, wydajne, praktyczne i wytrzymałe niszczarki z automatycznym podajnikiem, takie jak Leitz IQ Office Pro 600, stanowią alternatywę dla zewnętrznych usług niszczenia dokumentów. Dzięki utylizacji papierów na bieżąco nie ma potrzeby martwić się o ich bezpieczne przechowywanie zanim zostaną odebrane. Dzięki ilościom, które mogą rozdrabniać te urządzenia, ich wysokiej niezawodności i niskim kosztom eksploatacji, niszczarki automatyczne zapewniają całkowity koszt użytkowania konkurencyjny w porównaniu z każdą usługą zewnętrzną. W rzeczywistości prawdopodobnie koszt maszyny zwróci się w ciągu kilku miesięcy.
Automatyczne niszczarki są również dostępne w mniejszych, kompaktowych rozmiarach, co jest idealne dla pracowników, którzy częściej pracują w domu niż w biurze.