Jak zorganizować biuro domowe, aby uzyskać maksymalną produktywność?
12.07.2022
Zorganizowanie domowego biura może być wyzwaniem, zwłaszcza jeśli przez jakiś czas odkładałeś to na później. Któż nie czułby się przytłoczony, gdyby wszędzie leżały różne rupiecie i stosy papierów? Jednak poświęcając trochę czasu na uzyskanie odpowiedniego sprzętu i narzędzi do uporządkowania i utrzymania porządku w domowym biurze, znacznie łatwiej będzie Ci się skupić i pracować wydajniej i efektywniej.
Potrzebujesz kilku wskazówek dotyczących organizacji biura? Jeśli tak, jesteś we właściwym miejscu – po prostu czytaj dalej!
Określ cele reorganizacji
Pierwszym krokiem w zorganizowaniu domowego biura jest uświadomienie sobie, jakie problemy z organizacją chce się rozwiązać. Zastanów się, co może cię odciągać od pracy i stresować. Być może nie masz odpowiednich przyborów do pracy lub nie możesz ich znaleźć, gdy ich potrzebujesz? Możliwe, że masz problemy z utrzymaniem porządku w swoich papierach lub rutynowo gubisz ważne dokumenty. Często zdarza Ci się przegapić terminy projektów i spóźnić się na spotkania czy być źle przygotowanym, ponieważ straciłeś poczucie czasu i nie radzisz sobie ze swoim planem dnia?
Gdy już zdasz sobie sprawę, gdzie leży problem organizacji twojego domowego biura, możesz zacząć szukać rozwiązań. Poniżej dowiesz się, jaki sprzęt do pracy i jakie procesy pracy należy zmienić lub uzupenić, aby była ona bardziej zorganizowana i wydajna.
Wykorzystaj przestrzeń do przechowywania w domowym biurze
Bałagan w biurze domowym może stać się dużym problemem. Nie tylko rozprasza uwagę, ale może też prowadzić do nieefektywnej pracy, gdy będziesz musiał tracić czas na szukaniu przyborów lub dokumentów. Najlepszym sposobem rozwiązania tego problemu jest zorganizowanie systemuprzechowywania w domowym biurze. W firmie Leitz oferujemy szeroką gamę rozwiązań. Wśród nich stylowe pudełka do przechowywania, pojemniki z szufladami, i pudła do archiwizacji.
Dobrze się zastanów, co chcesz przechowywać. Z jakich przyborów do pracy korzystasz regularnie, a jakich używasz tylko raz na jakiś czas. Te ostatnie można schować, aby uzyskać więcej miejsca. Upewnij się tylko, że wszystko jest starannie uporządkowane, aby w razie potrzeby mieć łatwy dostęp do wszystkiego.
Stwórz system archiwizacji dokumentów dla swojego domowego biura
Jeśli masz dużą liczbę dokumentów do archiwizacji, dobrze się zastanów, jakiego systemu archiwizacji potrzebujesz. Archiwizacja zawieszana ułatwia organizację dokumentów - można je łatwo znaleźć w dowolnym momencie. Alternatywą są segregatory. Wybierz system przechowywania i etykietowania, który ma największy sens dla Twoich celów i sposobu pracy – niezależnie od tego, czy będzie to według alfabetu, daty, kategorii czy kombinacji tych wszystkich.
Sukces domowego systemu archiwizacji zależy od tego, czy przestrzega się go konsekwentnie. Nie zostawiaj dokumentów na biurku, gdy skończysz z nimi pracę, ale zamiast tego od razu je segreguj i odkładaj na miejsce. Może to wydawać się uciążliwe, zwłaszcza, gdy chcesz przejść do następnego zadania. Na dłuższą metę zaoszczędzisz jednak czas, jeśli będziesz musiał ponownie przejrzeć dokumenty i wszystko będzie tam gdzie powinno.
Dokumenty cyfrowe również powinny być przechowywane w przejrzysty sposób. Twój komputer ma być tak samo uporządkowany jak biurko. Poświęć trochę czasu, aby odpowiednio to zrobić. Pomocne może być użycie podobnego systemu archiwizacji, jak przy archiwizacji dokumentów papierowych. W ten sposób, znalezienie odpowiedniego dokumentu stanie się machinalne - czy to w formacie papierowym, czy cyfrowym.
Wyposaż odpowiednio swoje stanowisko pracy
Dobrze zorganizowane biurko jest synonimem dobrze zorganizowanego biura domowego. Półki na dokumenty idealnie nadają się do ich uporządkowania - w każdej chwili wiesz, co jeszcze jest do zrobienia, a co jest już w toku. Jeśli potrzebujesz kilku schowków, polecamy pojemniki z szufladami. Upewnij się, że każde miejsce jest wyraźnie oznaczone, aby dokładnie wiedzieć, co i gdzie powinno się znajdować.
Zastanów się, jakich przyborów potrzebujesz, aby pracować wydajnie. Jeśli papierowe dokumenty są nieodłączną częścią codziennej rutyny, dziurkacze i zszywacze z pewnością do nich należą. Czy potrzebujesz również nożyczek lub taśmy klejącej? piórniki na długopisy utrzymają wszystkie przybory do pisania w porządku i łatwo dostępne. Jeśli często rozmawiasz przez telefon komórkowy, przyda się bezprzewodowa ładowarka indukcyjna. Telefon będzie zawsze naładowany i gotowy do użycia, bez konieczności podłączania go do kabla.
Powinieneś także wziąć pod uwagę ergonomię swojego stanowiska pracy. Dzięki temu będziesz pracować wygodniej i lepiej się koncentrować. Upewnij się, że sprzęt jest prawidłowo ustawiony i łatwo dostępny, dzięki czemu nie będziesz musiał się rozciągać ani wyginać, aby dosięgnąć czegokolwiek. Ergonomia dotyczy to również ekranów - wysokość oczu i długość ramienia są tutaj zasadą.
Miej zawsze przed oczami swój harmonogram
Czy masz trudności z dotrzymaniem harmonogramu? Łatwo widoczne przypomnienia mogą temu zaradzić. Zapisuj swój tygodniowy lub dzienny plan na tablicy, aby zawsze mieć go przed oczami i nie przegapić żadnych spotkań. Będziesz także mógł go łatwo zmienić lub zaktualizować, gdy plany ulegną zmianie.
Aby uniknąć nieporozumień, zaleca się korzystanie z kalendarza spotkań online jako podstawy i codzienne aktualizowanie jego kopii na szklanej tablicy magnetycznej. Najlepiej sprawdzać swój plan dnia codziennie na początku pracy. W ten sposób dokładnie wiadomo, jakie są przewidziane spotkania i na co musisz się przygotować, a także wszelkie inne terminy
Zegar ścienny to kolejna doskonała widoczna zachęta do mierzenia czasu, która czasami może działać lepiej niż poleganie na zegarze w laptopie lub telefonie. Nasz cichy szklany zegar ścienny Leitz Cosy ma minimalistyczny wygląd i zawiera suchościeralny długopis, dzięki czemu można dodawać własne notatki. To idealne narzędzie, kiedy masz ważne spotkanie i chcesz upewnić się, że będziesz o nim pamiętał.
Zainwestuj w niszczarkę do dokumentów
Niszczarka do dokumentów może być istotną częścią omowego biura i pomoże ci utrzymać porządek. Dzięki domowej niszczarce będziesz w stanie szybko i bezpiecznie pozbyć się starych papierów zawierających poufne informacje. Jest to idealne rozwiązanie zarówno w przypadku dokumentów służbowych, jak i tych osobistych, które mogą zawierać dane wrażliwe. W ten sposób można bezpiecznie przeciwdziałać ewentualnej kradzieży tożsamości.
W Leitz znajdziesz szeroki wybór niszczarek – od mniejszych modeli dla mniejszych potrzeb, przez automatyczne i ręczne. Jeśli nie jesteś pewien, jakiej niszczarki potrzebujesz do swojego domowego biura, nasz praktyczny przewodnik pomoże ci poznać opcje różnych modeli – od pojemności po typ cięcia, abyś mógł znaleźć odpowiednią niszczarkę do twoich potrzeb.
Rzeczy osobiste trzymaj oddzielnie
Organizując biuro domowe, należy zwrócić uwagę na wyraźny podział między sprawami osobistymi i biznesowymi. Dotyczy to zarówno dokumentów papierowych, jak i przyborów do pisania i innego sprzętu biurowego. Jeśli w biurze domowym musisz również przechowywać rzeczy osobiste, powinieneś starać się trzymać je z dala od przedmiotów pracy, aby uniknąć bałaganu. Pomocne może być użycie różnych kolorowych pudełek do przechowywania w celu ich oddzielenia. Łatwy w zarządzaniu system przechowywania zachęci również współlokatorów do utrzymywania porządku. Dzięki temu biuro domowe będzie zawsze dobrze zorganizowane.
Leitz oferuje szeroką gamę stylowych produktów do biura domowego, które pomogą Ci stworzyć wygodne i dobrze zorganizowane środowisko pracy.
Więcej na temat wydajnej pracy w domu przeczytasz na:
Jak pracować bez rozpraszania uwagi w domu