Praca zdalna, nawet w najlepszych czasach, może być uciążliwa. Jeśli do tego podejmiemy próbę prowadzenia własnej firmy za pomocą pracy zdalnej, będzie to wymagało szeregu dodatkowych skomplikowanych potrzeb organizacyjnych. Jeśli niedawno przeszedłeś na tryb pracy z domu i domowe środowisko pracy stało się zagracone i chaotyczne, mamy poniżej wskazówki, dzięki którym staniesz się profesjonalistą w organizacji biura.

Zgraj się z pracownikami

Jeśli prowadzisz małą firmę z domu, zatrudniając od dwóch do trzech pracowników, ważne jest, aby przestrzegali zasad, które Ty ustalasz. Jeśli dzielisz z nimi przestrzeń w domu, zapewnij im narzędzia, których potrzebują do organizacji pracy. Nie bój się jasno określić swoich oczekiwań. Twoi pracownicy ostatecznie pracują dla Ciebie i z Twojego domu.

Każdy pracownik potrzebuje  zorganizowanego miejsca na biurku  do przechowywania dokumentów, długopisów i ołówków. W końcu uporządkowane biurko to uporządkowany umysł. Jeśli problem stanowią papierowe dokumenty odpowiednim narzędziem będą pojemniki z szufladami na biurko - pomogą w organizacji i zapobiegną zagubieniu dokumentów. Uporządkowane miejsce na biurku pomoże Twoim pracownikom (i Tobie) pracować sprawnie i wydajnie w wolnym od bałaganu środowisku.

 

 

Przechowywanie dokumentów w domowym biurze

Chociaż jesteśmy bardzo świadomi ekologicznie, papier jest nadal nieuniknioną częścią wielu firm. Co jednak, jeśli dokumenty dosłownie zaleją Twoje biuro? Zmaganie się z górami papierów nie jest przyjemne. Zamiast zalegających w szafach starych teczek, zainwestuj w wybrany system segregatorów do archiwizacji Leitz.

Świetnym sposobem na przechowywanie dokumentów, które muszą pozostać dostępne, są segregatory Leitz, o różnej szerokości grzbietu, z mechanizmem dźwigowym 180° ułatwiającym wygodne przekładanie papierów. Dodatkowo oferta Leitz ma bogatą kolorystykę, aż 14 kolorów, pozwala to np. na stworzenie swojego własnego kolorowego kodu do archiwizacji lub po prostu ożywi domowe biuro kolorami. Każdy segregator posiada etykietę grzbietową umożliwiającą naniesienie notatek. Można je łatwo przechowywać na półce z książkami lub w szafce (jeśli są to dokumenty poufne), nie tylko utrzymując porządek w domowym biurze, ale również je dekorując.

 

 

Przygotuj się na zdalne spotkania

Prawdopodobnie będziesz musiał przeprowadzić zdalne spotkania, oczywiście zależy to w dużej mierze od profilu firmy Twojej lub tej dla której pracujesz. Zoom, Skype, Microsoft Teams i Google Hangouts to wirtualne platformy spotkań, które w ciągu ostatniego roku zyskały na popularności, ponieważ praca w domu stała się normą. Spotkanie za pośrednictwem ekranu zamiast bezpośredniej rozmowy może wydawać się dziwne. Aby zapewnić płynne funkcjonowanie Twojej firmy, konieczne jest wyposażenie siebie i swojego zespołu w odpowiednie narzędzia do tego nowego sposobu pracy.

Aby prowadzić skuteczne spotkania online należy:

• Wyposażyć komputer stacjonarny lub laptop w narzędzia do spotkań on-line.
• Zastanowić się czy potrzebna jest kamera internetowa lub mikrofon, aby poprawić jakość połączeń.
• Posiadać kalendarz online (zwykle połączonego z pocztą e-mail) do planowania i umawiania spotkań.
• Mieć konto w oprogramowaniu do spotkań wideo, takim jak np. Zoom lub Microsoft Teams.
• Upewnić się czy połączenie internetowe jest wystarczająco szybkie i stabilne do spotkań zdalnych.
• Skutecznie współpracować z zespołem, aby uniknąć nakładających się harmonogramów.

Sprawne zarządzanie firmą nie zależy tylko od „fizycznych” przedmiotów znajdujących się w domowym biurze. Również wirtualne spotkania są częścią dnia roboczego, który musi być dobrze zorganizowany. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w naszym artykule Jak stworzyć domowe biuro przyjazne spotkaniom on-line?

Stwórz biuro bez kabli

Żadne biuro firmowe nie powinno istnieć bez odpowiedniego systemu organizacji kabli. Chociaż oczywiście opaski kablowe spełniają swoje zadanie, nie są one jednak idealnym rozwiązaniem, zwłaszcza gdy wymagana jest mobilność. Zamiast tego zaopatrz się w uchwyty na kable. Pomagają przechowywać kable starannie oddzielone od siebie i umożliwiają łatwy dostęp do konkretnego kabla ładującego laptopa w razie potrzeby. Uchwyty można łatwo zamontować z tyłu biurka, a liczne szczeliny umożliwiają wsunięcie kabli zasilających i przewodów do ładowania na miejsce.

Przenośne sposoby przechowywania dokumentów

Jeśli prowadzisz firmę z biura domowego, ale pracujesz w terenie z klientami lub dostawcami, przewożenie rzeczy z punktu A do punktu B może być kłopotliwe. Często ciężkich toreb jest po prostu za dużo, zwłaszcza gdy trzeba zabierać ze sobą nie tylko dokumenty, ale też produkty. Leitz ma doskonałe rozwiązanie. Skrzynie na dokumenty i segregatory mogą zapewnić bezpieczne przechowywanie w domu, ale są również niezwykle poręczne, gdy trzeba wyjechać w podróż. Dodatkowo są wyposażone w zamkniecie, co oznacza, że będą bezpieczne, jeśli pozostaną bez nadzoru. W biurze domowym można je natomiast z dziecinną łatwością układać i umieszczać na sobie. Ponadto Leitz oferuje szeroki wybór teczek zawieszkowych, wieszaków, przezroczystych kieszeni i pilotów full view, które pomogą efektywnie uporządkować dokumenty.

Określ jasne cele dla firmy

Niezależnie od wielkości firmy – jeśli masz zespół pracowników lub pracujesz tylko w pojedynkę – jasne wyznaczanie celów pomaga zachować koncentrację, szczególnie podczas pracy w biurze domowym. Określ jasno cele, które postawiłeś sobie i swoim pracownikom. Wyjaśnij, czego oczekujesz od każdego z nich. Terminy i listy zadań powinny być łatwo dostępne i zrozumiałe. Ważne jest, aby zwracać uwagę na szczegóły. Systemy zarządzania, takie jak Basecamp, Monday lub TeamGannt (na rynku dostępne są niezliczone narzędzia) pomagają w zarządzaniu projektami oraz komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, gdy jest to konieczne.

Przed pandemią mało kto wierzyłby, że można z powodzeniem prowadzić firmę tylko z domowego biura. Ale dziś jest to możliwe. Postęp technologiczny pozwala zorganizować i połączyć zespoły w zupełnie różnych geograficznie miejscach.

 

 

Pozbądź się nadmiaru dokumentów

Bardzo łatwo jest trzymać papiery „na wszelki wypadek”. Ale czy naprawdę potrzebujesz 10-letnich rachunków? Jeśli tak, to czy nie można ich również zapisać cyfrowo? Pomyśl o tym, ile miejsca byś zwolnił w jej biurze!

Podejmowanie decyzji, co zrobić ze starymi papierami, zwłaszcza jeśli zawierają one poufne informacje, może być trudne. Wszystkie dokumenty, które zawierają nieistotne informacje, mogą bez obaw trafić do kosza na śmieci. Jeśli jednak chodzi o dane wrażliwe, zdecydowanie zaleca się zakup niszczarki z automatycznym podajnikiem papieru. Dzięki temu zyskujesz:

• Ochronę danych wrażliwych
• Ochronę danych klientów i dostawców
• Pomoc w uniknięciu kar i postępowań sądowych w związku z nieprzestrzeganiem przepisów RODO
• Pomoc w uniknięciu naruszenia ochrony danych, które może skutkować złym PR i utratą reputacji

Niszczarki to dobra inwestycja nie tylko dla Twojej firmy. Są również bardzo przydatne w użytku prywatnym. Nie będziesz już musiał martwić się o dokumenty zawierające następujące dane osobowe:

• Twoje imię i nazwisko oraz adres
• Informacje o koncie bankowym
• Rachunki za gaz, wodę i energię elektryczną
• Hasła i numery PIN i PUK

Niszczarka umożliwia łatwe i bezpieczne zniszczenie takich wrażliwych danych. Niektóre modele umożliwiają nawet niszczenie kart chipowych, płyt CD i dyskietek.

Korzyści płynące z prowadzenia firmy z domowego biura

Myśl o prowadzeniu firmy z domu może być zniechęcająca, zwłaszcza jeśli jesteś przyzwyczajony do intensywnej pracy w biurze wśród innych pracowników. Firmy na całym świecie przeszły na pracę zdalną i funkcjonują sprawnie, korzystając z rad zawartych w tym artykule.

Praca w domu przynosi wiele korzyści zarówno właścicielom firm, jak i pracownikom. Jeśli nadal nie masz pewności, sprawdź niektóre z poniższych korzyści, może Cię przekonają:

• Lepsza równowaga między pracą a życiem prywatnym dla Ciebie i Twoich pracowników
• Brak kosztów wynajmu, energii elektrycznej i utrzymania pomieszczeń biurowych
• Większa elastyczność dla pracowników, co może prowadzić do większej produktywności
• Jako przedsiębiorca masz dostęp do większej liczby pracowników, ponieważ odległość geograficzna nie ma już znaczenia
• Często praca w domu poprawia morale pracowników
• Szansa na zdrowszy styl życia zarówno dla Ciebie jak i Twoich pracowników
• Możliwość szerszego wykorzystania technologii, co może usprawnić procesy biznesowe
• Zaufanie pomiędzy Tobą a Twoimi współpracownikami może się zwiększać.

Więcej podobnych informacji i wiadomości, znajdziecie śledząc nas na Instagramie czy Facebooku