Nowoczesne niszczarki do papieru są dostępne w wielu typach i rozmiarach. Istnieją różne pojemności pojemników, różne możliwości podawania (tj. ile kartek można wsunąć na raz), modele wymagające ręcznego wkładania papieru oraz takie, w których można włożyć ich cały stos, a urządzenie automatycznie zajmie się resztą.

Ogólnie rzecz biorąc, wszystkie te różnice mają na celu zapewnienie wyboru i zaspokojenie szeregu potrzeb w różnych środowiskach. Od najmniejszych domowych niszczarek zaprojektowanych do obsługi tylko kilku arkuszy naraz, po największe komercyjne modele dla dużych biur (które mogą zniszczyć setki dokumentów dziennie) - na rynku na pewno jest urządzenie, które dokładnie odpowiada na dane zapotrzebowania. 

Niezależnie od tego, gdzie używa się niszczarki do dokumentów lub jaką ilość dokumentów potrzeba zniszczyć istnieje wymóg, który jest coraz bardziej jednolity - konieczność zachowania minimalnego poziomu bezpieczeństwa.

Ochrona danych - nie tylko kwestia cyfrowa

Od czasu wprowadzenia RODO i innych przepisów o ochronie danych osobowych, na całym świecie w centrum uwagi znalazło się to, w jaki sposób organizacje traktują i wykorzystują dane osobowe i prywatne. Wiele uwagi poświęca się zarządzaniu danymi cyfrowymi. Jednak jeśli dokładnie przeczytać postanowienia rozporządzenia, nie ma wzmianki o tym, że naruszenie cyfrowe różni się od naruszenia „fizycznego".

Pozostawienie kartki papieru z danymi klientów lub pracowników w kawiarni, restauracji lub centrum konferencyjnym, a nawet wyrzucenie jej do kosza na śmieci, gdzie teoretycznie każdy może przejść i ją dostać, podlega pod potencjalne naruszenie ochrony danych. Takie zdarzenie może być równie kosztowne, jak brak prawidłowego zabezpieczenia bazy klientów lub dodanie niewłaściwej osoby do wiadomości e-mail, w której udostępniane są poufne informacje.

Przedsiębiorstwa musiały zwiększyć wysiłki w zakresie ochrony danych we wszystkich jej formach, w tym w zakresie przetwarzania i usuwania papierowych dokumentów zawierających dane osobowe. W rezultacie niszczenie dokumentów ponownie znalazło się w centrum uwagi. Jedną ze zmian jest powszechna akceptacja minimalnego standardu określającego, jak bezpieczna musi być utylizacja dokumentów, aby została uznana za zgodną z RODO.

Ostatecznie kwestia bezpieczeństwa niszczarki dokumentów sprowadza się do wybranego rodzaju cięcia.

Niszczarki tnące papier na konfetti i ochrona danych

Rodzaj cięcia niszczarki dokumentów opisuje sposób, w jaki mechanizm tnący rozdrabnia arkusze. Istnieją trzy podstawowe typy. Pierwszy (w dosłownym tego słowa znaczeniu, ponieważ był pierwszym rodzajem cięcia) znany jest jako cięcie paskowe. Obracające się noże są rozmieszczone w taki sposób, że tną tylko w jednym kierunku (wzdłuż), tworząc długie, cienkie paski papieru.

W drugim rodzaju, czyli cięciu krzyżowym (konfetti), noże są rozmieszczone w taki sposób, aby ciąć nie tylko wzdłużnie, ale również w poprzek ostrza. Trzeci, tzw. mikro-cięcie, opiera się na tej samej zasadzie co cięcie krzyżowe, z tym że ostrza są znacznie bliżej siebie, dzięki czemu otrzymujemy znacznie mniejsze kawałki (i znacznie ich więcej).

Jeśli chodzi o bezpieczne niszczenie dokumentów - mniejsze znaczy lepsze. Celem jest maksymalne utrudnienie ponownego złożenia i odczytania zniszczonego papieru, aby zapobiec dotarciu poufnych informacji do osób nieupoważnionych. Można to porównać do układanki – im więcej elementów, tym trudniej ją ułożyć. W przypadku niszczonych dokumentów większa trudność przekłada się na wyższy poziom bezpieczeństwa.

W erze post-RODO niszczarki tnące na paski nie są już uważane za odpowiednie do bezpiecznej utylizacji danych. Takie urządzenie tnie jeden arkusz na około 40 części. 40-częściowe puzzle nie są trudne do ponownego ułożenia, jeśli jest się wystarczająco zdeterminowany, by odtworzyć całość i przeczytać.

Niszczarki z krzyżowymi ostrzami tną pojedyncze arkusze na setki kawałków, tworząc istne konfetti.

Przekrój poprzeczny cięcia uznaje się za próg odpowiedniego bezpiecznego usuwania danych. Przy pracy głównie z dokumentami zawierającymi standardowe dane osobowe - imiona i nazwiska, adresy, e-maile, daty urodzenia itp. - niszczarka tnąca na konfetti będzie wystarczająca. Po rozdrobnieniu więcej niż jednego arkusza, setki odciętych kawałków w pojemniku mieszają się ze sobą, a stopień bezpieczeństwa (tj. trudności z rozpoznaniem poszczególnych arkuszy) jest zwielokrotniony w miarę jak rozdrabnia się więcej i więcej arkuszy.

Niszczarki z mikro-cięciem są najlepszym wyborem, jeśli trzeba zapewnić bezpieczeństwo poufnych dokumentów finansowych, prawnych lub biznesowych.

Rodzaje niszczarek tnących papier na konfetti

Ponieważ potrzeba bezpiecznego niszczenia dokumentów jest obecnie dość powszechna we wszystkich miejscach, gdzie używa się niszczarek, urządzenia z opcją ostrzy krzyżowych można znaleźć w całym asortymencie Leitz IQ. Nasze ręczne niszczarki obejmują modele tnące papier na konfetti, począwszy od tych bardzo kompaktowych do użytku osobistego lub domowego, które wygodnie i dyskretnie mieszczą się pod biurkiem, skończywszy na dużych modelach biurowych z pojemnikami o pojemności do 30 litrów, które idealnie nadają się do środowisk, w których papier jest regularnie niszczony przez cały dzień.

Dla firm, które potrzebują niszczenia większej ilości dokumentów, oferujemy modele z automatycznym podajnikiem papieru, które mogą przetwarzać do 600 arkuszy jednorazowo.

Kluczową zasadą, o której należy pamiętać, jest to, że rozmiar i objętość niszczarki, ani to, czy jest to model z podawaniem ręcznym, czy automatycznym, nie ma wpływu na oferowany poziom bezpieczeństwa. Ponieważ podstawowy mechanizm tnący jest taki sam, niszczarka o pojemności sześciu litrów zniszczy Twoje dokumenty tak samo bezpiecznie, jak model o pojemności 110 litrów z automatycznym podajnikiem. Obydwa tną poszczególne arkusze na taką samą liczbę kawałków, co ostatecznie prowadzi do ochrony danych w przypadku niszczarek.