Czy hot desking może przynieść korzyści również Twojej firmie?
04.05.2022
W ciągu ostatnich kilku lat kwestia dobrego samopoczucia pracowników wysunęła się na pierwszy plan praktyk zawodowych. Elastyczne godziny pracy stały się powszechne i popularne, ponieważ zapewniają pracownikom pewną autonomię i elastyczność. Tym samym mogą polepszyć swoja równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.
Dzięki temu wzrosła liczba ludzi pracujących zdalnie, w trybie hybrydowym. W ramach tej elastycznej polityki pracy, hot desking stał się również bardziej popularny. Ale czym właściwie jest hot desking i czy może przynieść korzyści Twojej firmie?
Czym jest hot desking?
Chociaż hot desking zyskał popularność dopiero w ostatnich latach, jest to znana praktyka pracy już od dziesięcioleci. Hot desking oznacza, że pracownicy nie mają własnego, dedykowanego tylko dla siebie miejsca pracy. Zamiast tego dzielą się z kolegami dostępnymi biurkami - albo rezerwują sobie miejsce pracy z wyprzedzeniem, albo siadają przy wolnym biurku, gdy przychodzą do biura..
Korzyści hot deskingu
Lepsza współpraca
Hot desking może pomóc w stworzeniu kultury współpracy. W tradycyjnym biurze osoby i zespoły zazwyczaj są od siebie odizolowane i odcięte od reszty zespołu. Ale dzięki hot desking ludzie muszą szukać dla siebie biurka a tym samym zmieniać stanowisko pracy, czyli przemieszczać się po biurze. Tym samym mają możliwość siedzenia i pracy z ludźmi, z którymi inaczej mogliby nie mieć kontaktu. To sprzyja zazwyczaj kreatywnemu myśleniu, innowacjom i zwiększa ogólną wydajność.
Lepsza komunikacja
Hot desking może prowadzić do lepszej komunikacji między pracownikami. Kiedy członkowie zespołu stają się bardziej mobilni i przyzwyczajają się do regularnego przenoszenia się do innego biurka, są bardziej skłonni do bezpośrednich rozmów z innymi pracownikami. Ich jakość bez wątpienia ulega poprawie, w przeciwieństwie do rozmów e-mailowych i wiadomości wysyłanych za pośrednictwem aplikacji np. Messengera. Rozmowy twarzą w twarz zawsze są skuteczniejsze: problemy rozwiązywane są szybciej i można uniknąć nieporozumień, które mogą wyniknąć z błędnie zinterpretowanych wiadomości e-mail czy tych tekstowych.
Hot desking może również oznaczać, że ludzie poznają innych pracowników, z którymi inaczej nie mieliby okazji porozmawiać. Ogólnie rzecz biorąc, lepsza komunikacja tworzy zdrowszą atmosferę w pracy: pracownicy są szczęśliwsi i zwiększa się produktywność.
Uporządkowane miejsca pracy
Hot Desking prowadzi również do bardziej uporządkowanych miejsc pracy. Pracownicy, którzy wiedzą, że następnego dnia będą siedzieć przy innym biurku, nie dopuszczają do bałaganu. Zamiast tego zależy im na przyzwoitym i dobrze zorganizowanym miejscu pracy. Oznacza to, że pracują lepiej i wydajniej, ponieważ nie rozprasza ich bałagan i mogą lepiej skoncentrować się na swojej pracy.
Ważne jest, aby pracodawcy zapewnili odpowiedni sprzęt do stworzenia zorganizowanego miejsca pracy. Pojemnik z uchwytem idealnie nadaje się do przechowywania w jednym miejscu różnych przyborów, długopisów i notesów. Dzięki praktycznym uchwytom pojemniki Leitz Cosy można wygodnie przenosić z jednego biurka do drugiego, dzięki czemu idealnie nadają się do hot deskingu.
Elastyczność w zespole
Ponieważ coraz więcej firm przyjmuje elastyczne modele pracy pracownicy zdalni mogą lepiej uczestniczyć w życiu firmy właśnie poprzez hot desking. Niektórzy z nich będą zadowoleni z tego, że mogą od czasu do czasu pracować w biurze. Nie jest to jednak możliwe w tradycyjnym biurze, gdzie wszyscy pracownicy mają swoje stałe miejsca pracy i brak jest wolnych biurek. Natomiast firmy, które przyjęły model pracy hot desking, w razie potrzeby udostępniają biurka swoim pracownikom zdalnym. Dzięki temu ci na zdalnym czują się lepiej zintegrowani z zespołem, a także mają możliwość lepszej współpracy i komunikacji w z nim.
Hot desking usuwa przymus bycia zawsze obecnym w biurze. Zamiast tego pracownicy mogą wybrać mobilny lub hybrydowy model pracy. Może to prowadzić do ich lepszego samopoczucia, ponieważ bardziej elastyczna praca zapewnia lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.
Opłacalność
Zmarnowana przestrzeń to zmarnowane pieniądze. Ponieważ coraz więcej firm przyjmuje hybrydowe praktyki pracy, jest mało prawdopodobne, aby firma miała jednocześnie pełen zespół w biurze. Oznacza to, że w dużych biurach biurka są regularnie puste. Przeprowadzka do mniejszego budynku w związku z praktyką hot desking ma tu sens - oszczędza niepotrzebne koszty wynajmu w przypadku częściowo pustych biurowców. Firmy mogą znaleźć powierzchnię, która będzie dla nich odpowiednia – bez względu na to, czy będzie to miejsce, w którym 50% pracowników będzie jednocześnie przebywać w biurze, czy 60%, czy 80%.
Pracownicy terenowi zazwyczaj nie potrzebują stałego biurka, ponieważ większość czasu spędzają poza biurem na spotkaniach z klientami lub spotkaniach biznesowych. Ich stanowisko może wymagać od nich przebywania w biurze tylko przez pewien czas, aby wykonać określone zadania lub papierkową robotę. Hot desking w ich przypadku oznacza, że firma nie będzie marnować miejsca na przydzielanie stałych biurek osobom, które spędzają dużo czasu pracując poza biurem.
Wady hot deskingu
Wytyczne dotyczące czystości
Hot desking wymaga bardziej rygorystycznych zasad dotyczących sprzątania. Szczególnie podczas pandemii ważne jest, aby stanowiska pracy były dokładnie czyszczone i dezynfekowane przed każdą zmianą użytkownika. Firma musi jasno określić, kto ponosi odpowiedzialność; czy będzie to zespół sprzątający, czy też osoba, która korzystała z biurka. Konieczne jest również zapewnienie odpowiedniego sprzętu i środków czyszczących oraz odpowiednie przeszkolenie.
Oczywiście pracownicy powinni również dbać o to, aby ich miejsce pracy było ogólnie czyste i uporządkowane, tak aby było gotowe do pracy dla kolejnych współpracowników. Pomocne może być określenie przez pracodawcę szczegółowych wytycznych w tym zakresie – na przykład należy odłożyć różne przybory do pracy na właściwe miejsce, usunąć wszystkie odpady, i wytrzeć wszelkie zabrudzenia, takie jak okruchy i plamy po kawie. W ten sposób można uniknąć potencjalnych konfliktów lub nieporozumień między współpracownikami.
Zamęt (zaburzenia rutyny)
Niektórzy pracownicy potrzebują dostosować swoje miejsce pracy do własnych potrzeb. Codzienna zmiana biurka może powodować problemy, ponieważ za każdym razem muszą dostosować się do nowego biurka i poświęcić trochę czasu na skonfigurowanie go we właściwy dla nich sposób. Może się również zdarzyć, że za każdym razem trzeba będzie przyzwyczajać się do nowego otoczenia i nowych współpracowników przy sąsiednich biurkach.
Wymagania ergonomiczne
Każda osoba będzie miała inne wymagania dotyczące prawidłowego ergonomicznego stanowiska pracy. Odpowiednie jego urządzenie jest różne dla każdego: od prawidłowego ergonomicznego krzesła biurowego, poprzez ustawienie ekranu i klawiatury, aż po wysokość biurka. Przy ciągłej zmianie miejsca trudno jest uzyskać prawidłową ergonomię, co może powodować bóle głowy i napięcie mięśni.
Odpowiedzią na ten problem jest zastosowanie elastycznej ergonomii stanowiska pracy. Należy umieścić na każdym biurku regulowaną podstawkę na laptopa lub stojak na monitor z regulacją, aby wszyscy pracownicy mogli ustawić ekran na odpowiedniej dla nich wysokości. Firmy maja też możliwość dostarczać poduszki na siedziska i podnóżki, aby pracujący mogli wygodnie ułożyć się przy każdym biurku w zależności od ich indywidualnych potrzeb. Bardzo ważne jest uwzględnienie ergonomicznego projektu stanowisk pracy i umożliwienie ich dostosowania do indywidualnych potrzeb. Tylko w ten sposób można uniknąć bólu i dyskomfortu spowodowanego nieprawidłową ergonomią biurka.
Wymagania IT
Hot desking może wymagać od firm zmiany przepisów informatycznych. Konwencjonalne komputery stacjonarne będą zapewne wymagać zastąpienia laptopami, co pozwoli na sprawniejszą zmianę biurka wśród pracowników. Należy zapewnić odpowiednie zasoby, aby pracownicy posiadali bezproblemowy dostęp do sieci wewnętrznej ze wszystkich stanowisk pracy. Również telefonia stacjonarna powinna zostać skonfigurowana w taki sposób, aby współpracownicy mogli używać numer swojego numeru z każdego biurka.
Wreszcie, potrzebny jest niezawodny system rezerwacji on-line, aby pracownicy mogli wcześniej zarezerwować biurko „hot desk”, a ich współpracownicy wiedzieli, w którym miejscu pracy i w jakim dniu znajduje się dana osoba.
Czy hot desking sprawdzi się w Twojej firmie?
Hot desking może przynieść firmie wiele korzyści, ale nie będzie odpowiedni dla wszystkich. Zanim zostanie wprowadzony w danej firmie jako standardowa praktyka, powinno omówić się tę strategię z zespołem. Czy są pozytywnie nastawieni do tego nowego sposobu pracy? Czy mają jakieś obawy? Jaki byłby dla nich idealny hot desking? Niektóre stanowiska, takie jak te techniczne ze skomplikowanymi urządzeniami, nie są oczywiście odpowiednie do hot deskingu i będą zawsze wymagały stałego biurka. Inne są bardziej elastyczne pod tym względem. Warto wziąć też pod uwagę osobiste życzenia poszczególnych pracowników.
Jeśli wraz z zespołem prowadzi się okres próbny na hot desking, elastyczność oraz dobra i otwarta komunikacja są niezwykle ważne. Celem jest poprawa współpracy i produktywności poprzez hot desking. Dlatego należy regularnie zbierać opinie od współpracowników, aby sprawdzić, czy działa on tak, jak powinno.
Leitz oferuje szereg stylowych i praktycznych produktów biurowych, które pomogą stworzyć dobrze zorganizowane i wydajne miejsce pracy.
Dowiedz się więcej o tym, jak zwiększyć produktywność w biurze i zadbać o dobre samopoczucie pracowników:
Czy firmy powinny wprowadzić krótszy tydzień pracy?
Estetyka w miejscu pracy - czy wpływa na produktywność?