Niektórzy ludzie posiadają z natury talent organizacyjny. Inni z kolei mają trudności z utrzymaniem porządku – niechętnie myślą o planowaniu i organizowaniu. Jednak każdy może odnieść korzyść z wprowadzenia nawyków i metod pracy, które umożliwiają bardziej zorganizowane życie zawodowe.

Dobra organizacja bez wątpienia przyczynia się do zwiększenia produktywności. Pozwala pracować wydajniej, oszczędzać czas i unikać stresu. Pokażemy Ci, jak lepiej się zorganizować, abyś mógł pracować wydajniej.

Cyfrowa przestrzeń robocza

Teraz, gdy coraz więcej pracowników pracuje zarówno w domu, jak i hybrydowo, ważne jest, aby firmy zapewniły swoim pracownikom praktyczną przestrzeń cyfrową. Centralne miejsce do przechowywania dokumentów umożliwia dostęp do zarchiwizowanych i cyfrowych dokumentów w dowolnym momencie i ze wszystkich lokalizacji. Ważne jest również, aby system archiwizacji „online” był dobrze zorganizowany. Powinno się dążyć do używania tej samej struktury folderów w dowolnym miejscu, aby użytkownicy intuicyjnie znajdowali żądany dokument i nie musieli tracić czasu na wyszukiwanie.

To samo dotyczy indywidualnej przestrzeni cyfrowej każdego pracownika, w tym komputera stacjonarnego. Od samego początku dokumenty powinny być umieszczane we właściwym miejscu, aby zawsze wiadomo było, gdzie je znaleźć. Nieład wizualny polegający na rzucaniu wszystkiego na pulpit nie tylko negatywnie wpływa na produktywność, ale także traci się czas na wyszukiwanie konkretnych plików, gdy są potrzebne.

Warto też korzystać z aplikacji internetowych do zarządzania projektami, dzięki którym pracownicy mogą współpracować i dyskutować nad wspólnymi projektami nimi. Ważne jest, aby takie programy były właściwie zorganizowane, by ludzie zawsze wiedzieli, gdzie jest projekt i czego się od niego oczekuje. Odpowiednio skonfigurowane cyfrowe przestrzenie robocze pozwalają całemu zespołowi pracować efektywniej i wydajniej.

 

 

Pomysły na uporządkowane biurko

Biurko powinno być uporządkowane i dobrze zorganizowane, aby móc pracować wydajniej. Istnieje wiele sposobów i różnych narzędzi, aby to osiągnąć.

Półki na dokumenty to świetny sposób na utrzymanie porządku w projektach i na samym biurku. Dzięki półce na dokumenty z organizerem Leitz Cosy, wszelkie papiery można przechowywać posegregowane. Na przykład możesz je rozdzielić w następujący sposób: „do zrobienia”, „w trakcie pracy” i „gotowe”. Półka zajmuje niewiele miejsca na biurku, ale oferuje dużo miejsca na utrzymanie porządku. Biurko pozostaje uporządkowane, bałagan nie dekoncentruje i zawsze wiadomo, co jest jeszcze do zrobienia – produktywność zatem wzrasta.

Warto też skorzystać z narzędzi do organizacji biurka. Wszystko, co jest potrzebne, jest wtedy starannie ułożone w zasięgu ręki. Nie traci się czasu na szukanie papierów, kiedy są najbardziej potrzebne. Uporządkowane biurko również nie odwraca uwagi od pracy – można się lepiej skoncentrować. Półka na długopisy Leitz z ładowarką indukcyjną jest idealna do przechowywania różnych drobnych przyborów i zapewnia, że telefon komórkowy jest zawsze naładowany i gotowy do użycia./p>

Listy zadań

Możesz pracować wydajniej, jeśli priorytetowo traktuje się oczekujące zadania według ich pilności. Stawanie na początku dnia przed długą listą niedokończonych zadań może prowadzić do dezorientacji i niezdecydowania – po prostu nie wiadomo, od czego zacząć. Zaleca się zatem, aby codziennie rano lub przynajmniej raz w tygodniu sprawdzać listę i na nowo ustalić priorytety.

To zadanie można sobie ułatwić używając szklanej tablicy lub szklanej tabliczki na biurko Należy zapisać projekty na dany dzień lub tydzień w kolejności. Jeśli pojawią się kolejne, to nie będzie problemu, doda je się ścierając te wykonane. Szklane powierzchnie są zmywalne i można je wielokrotnie zapisywać. Pomaga się w ten sposób również środowisku, zmniejszając zużycie papieru.

Planowanie czasu

Dobry harmonogram to podstawa produktywnego dnia pracy. Jeśli w ciągu dnia są spotkania trzeba być odpowiednio do nich przygotowanym i przede wszystkim punktualnym. Kalendarze cyfrowe mają wygodną funkcję przypominania. Nie zapominamy o terminach spotkań i pamiętamy o odpowiednim przygotowaniu się do nich – oczywiście należy odpowiednio zaprogramować swój harmonogram.

 

 

Kalendarz cyfrowy doskonale nadaje się do oznaczania terminów realizacji projektów i ustawiania przypomnień o ich rozpoczęciu. Dzięki temu zawsze jest wystarczająco dużo czasu na spokojne wykonanie projektu. Można nawet dodać do niego pojedyncze zadania, aby dokładnie zorganizować dzień i pracować z maksymalną wydajnością. Należy jednak zawsze pamiętać o czasie na przerwę, co około pół godziny – wystarczy nawet pięć minut odpoczynku od ekranu. Można wtedy np. poćwiczyć rozciąganie obok biurka.

Jeśli ktoś jest przyzwyczajony do śledzenia czasu na normalnym zegarze i a harmonogram spotkań chce mieć dokładnie tam, gdzie zegar - nic prostszego! Zegar ścienny Leitz Cosy będzie idealny. Bezgłośny i ze szklaną powierzchnią daje możliwość robienia notatek bezpośrednio na nim. Możliwość wielokrotnego zapisywana za pomocą suchego ołówka, przypomina o ważnych rzeczach, nie zakłócając przy tym koncentracji tykaniem.

Archiwizacja

Każdy, kto ma dużo dokumentów, doceni dobry system archiwizacji. Przejrzyście i poprawnie zarchiwizowane dokumenty można szybko odnaleźć. Oszczędza to czas i przeciwdziała ginięciu ważnych dokumentów.

 

 

Seria pudełek do przechowywania Leitz Click & Store obejmuje pudełka do przechowywania, zestawy szuflad i pudełka na czasopisma - idealne do uporządkowania dokumentów w domu i biurze. Gdy potrzebny jest regularny dostęp do określonych dokumentów najlepiej sprawdzają się systemy archiwizacji wiszącej Z drugiej strony pudełka do przechowywania są idealne do domowego biura, gdy dokumenty muszą być archiwizowane, ale nie są często używane. Znajdź sposób, który jest najbardziej sensowny dla Twojej firmy. Papiery można uporządkować według nazwy klienta, a następnie utworzyć dodatkowe foldery dla określonych projektów. Bez względu na to, czy pracujesz w domu, czy dzielisz biuro ze współpracownikami – ważne jest, aby wszyscy wiedzieli, gdzie znaleźć dokumenty i jak je poprawnie złożyć.

Dokumenty papierowe, które zawierają poufne informacje, ale nie są już potrzebne, należy bezpiecznie usunąć. Do tego celu warto zaopatrzyć się w niszczarkę do dokumentów - szybko i skutecznie niszczy papiery. Ponadto należy przechowywać tylko te naprawdę potrzebne dokumenty. Dzięki temu system archiwizacji będzie przejrzysty a praca wydajniejsza.

 

Leitz oferuje szeroką gamę narzędzi do organizacji biura i akcesoriów, które pomogą w organizacji w domu. Pracuj wydajniej, organizując swoje pliki i projekty z Leitz.

Aby uzyskać więcej wskazówek, jak utrzymać porządek, przeczytaj nasze artykuły poniżej:

Czy technologia może ułatwić prace w biurze domowym?

Najlepsze aplikacje, które pomagają zorganizować pracę w domowym biurze

Dlaczego Twoje domowe biuro nie powinno być graciarnią?