Dawno minęły czasy pracy w biurze w pełnym wymiarze godzin. Ostatnie kilka lat zmieniło sposób, w jaki firmy działają na całym świecie. Praca z domu, początkowo praktyka wdrożona z konieczności, przestała być koniecznością, jednak poszczególne osoby przystosowały się do pracy zdalnej. Niedawna ankieta pokazuje, że w przypadku pracowników, którzy mogą pracować z domu, najczęstszą praktyką jest praca hybrydowa. 

Firmy doceniły poprawę równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, wynikającą z możliwości pracy w domu, związaną z lepszym samopoczuciem i produktywnością pracowników. Inne badanie pokazuje, że 90% zatrudnionych jest tak samo lub bardziej produktywnych podczas pracy zdalnej w porównaniu do pracy w biurze. Hybrydowy model pracy pomaga zaspokoić sprzeczne pragnienia pracowników, z których niektórzy chcą pozostać w domu, a inni wolą pracować na miejscu w biurze. 

Czym jest praca hybrydowa?

Praca hybrydowa ma na celu zapewnienie zatrudnionym i firmom tego, co najlepsze z obu światów. W tym mieszanym modelu pracownicy spędzają część godzin pracy w biurze, a część pracując z domu. Podział może zależeć od danej osoby lub firmy. Zazwyczaj pracujący spędzają dwa lub trzy dni w tygodniu w domu, a pozostały czas w biurze.

Model hybrydowy pozwala obu stronom korzystać z elastyczności pracy zdalnej, przy jednoczesnym zachowaniu ustalonej bazy operacyjnej. W ten sposób działa obecnie wiele firm na całym świecie.

Elastyczność stała się najważniejsza dla pracowników, a właściciele przedsiębiorstw musieli stworzyć hybrydowe przestrzenie biurowe, aby to uwzględnić. Ten model przynosi firmom korzyści:

• Dostęp do szerszej puli talentów
• Mniejsze koszty prowadzenia działalności
• Wydajne i usprawnione procesy
• Mniej dni chorobowych
• Szczęśliwsi i bardziej produktywni pracownicy
• Zwiększona retencja

Podobnie, wraz z elastycznością i poprawą równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, wybór pracy z domu lub biura oznaczał dla pracowników:

• Więcej czasu dla rodziny
• Brak straty czasu czy pieniędzy na dojazdy do pracy
• Skuteczna komunikacja wewnętrzna
• Silniejsze relacje ze współpracownikami
• Możliwość pracy z dowolnego miejsca
• Poczucie zadowolenia przekładające się na zwiększoną produktywność

Jak firmy mogą umożliwić pracownikom pracę hybrydową?

Podczas gdy korzyści płynące z pracy hybrydowej są oczywiste, w jaki sposób firmy mogą je wykorzystać w praktyce? Poniżej przedstawiamy 10 najważniejszych czynników branych pod uwagę przy opracowywaniu strategii pracy hybrydowej.

1)    Planowanie dla różnych środowisk pracy

Optymalne wykorzystanie różnych środowisk pracy: czyli planowanie wspólnych i kreatywnych projektów w biurze a pracę koncepcyjną i projektową odkładając na tę wykonywaną w domu, gdzie jest mniej czynników rozpraszających.

Pomocne dla zespołów może być ustalenie co najmniej jednego lub dwóch dni w tygodniu, w których wszyscy będą w biurze, aby umożliwić współpracę.

2)    Efektywne planowanie spotkań

Konieczność rezerwowania spotkań. Pracownicy będą przebywać zarówno w biurze, jak i w domu, zatem należy pamiętać, aby prowadzić wszystkie spotkania z możliwością dostępu on-line, niezależnie od tego, kto jest w biurze, a kto poza nim. Oznacza to, że nikt nie przegapi żadnego zebrania.

3)    Inwestycja w przenośny sprzęt

Osoby korzystające z hybrydowego modelu pracy będą musiały mieć możliwość płynnego przemieszczania się między domem a biurem. Inwestycja w przenośny sprzęt biurowy jest kluczem do maksymalnego ułatwienia im pracy.

Laptopy są niezbędnym sprzętem, zatem możliwość ich bezpiecznego przenoszenia, jak torby na laptopa stanie się koniecznością. Pracownicy będą również potrzebować myszy komputerowej i być może zewnętrznej klawiatury.

Podczas ich wyposażania należy również pamiętać o ergonomii. Przenośna podstawka pod laptopa podniesie ekran do odpowiedniej wysokości, aby pomóc  w wygodnej i zdrowej pracy. Nasza podstawka pod laptopa Leitz Ergo Cosy składa się na płasko, gdy nie jest potrzebna, dzięki czemu idealnie nadaje się do transportu między domem a biurem.

4)    Podnoszone biurka

Biurka współdzielone (tzw. hot desk) powinny stać się współdzielonymi stanowiskami pracy z całym wyposażeniem i komfortem stałego biurka. Pracownicy powinni być w stanie usiąść przy dowolnym miejscu i mieć wszystko, czego potrzebują do efektywnej i produktywnej pracy.

Należy zadbać o podstawowy sprzęt, którego będą potrzebować poszczególne osoby. W jego skład mogą wchodzić nożyczki, podajnik taśmy klejącej, kosz na śmieci, zszywacz i dziurkacz. Zapewnienie każdemu tego, czego potrzebuje na każdym stanowisku pracy typu hot desk, pomoże wesprzeć produktywną i wydajną pracę.

Dobrze także stworzyć dla pracowników wytyczne dotyczące sposobu, w jaki powinni uporządkować swoje biurko pod koniec dnia pracy. Może to obejmować odkładanie sprzętu na miejsce i sprzątanie wszelkich śmieci oraz dokumentów, które nagromadziły się w ciągu dnia. Koniecznie należy pamiętać, aby ich o tym procesie poinformować. Organizer na biurko może pomóc w utrzymaniu porządku na takich biurkach.

5)    Troska o zdrowie pracowników

Wprowadzenie oczyszczaczy powietrza, które pomagają zabijać wirusy unoszące się w powietrzu i zapewniają jego lepszą jakość w pomieszczeniach. Niska jakość powietrza w biurze może mieć szczególny wpływ na osoby cierpiące na astmę lub inne choroby układu oddechowego. Pracownicy, którzy poza tym czują się dobrze, mogą wykazywać następujące objawy z powodu zanieczyszczonego powietrza w biurze:

• Swędzące i/lub łzawiące oczy
• Katar
• Kichanie
• Obrzęk zatok
• Trudności w oddychaniu
• Kaszel
• Swędzenie lub ból gardła

Oczyszczacze powietrza TruSens firmy Leitz są dostępne w trzech rozmiarach, aby dopasować się do każdego miejsca pracy. Oczyszczacze powietrza TruSens poprawiają jakość powietrza w pomieszczeniach i koncentrują się nie tylko na kurzu, brudzie i gazach. Można wykorzystać właściwości jednego z trzech filtrów (dla zwierząt domowych, zapachów lub alergii i grypy) w zależności od tego, co najlepiej pasuje do danej przestrzeni biurowej oraz potrzeb załogi.

Jeśli zdrowie pracowników jest priorytetem filtr przeciw alergii i grypie jest tym, czego potrzebuje biuro. Wychwytuje 99,99% wirusów i alergenów unoszących się w powietrzu, w tym koronawirus. Dzięki naszym oczyszczaczom powietrza TruSens i filtrom HEPA można zmniejszyć ryzyko chorób w biurze i pomóc pracownikom oddychać czystszym i świeższym powietrzem.

6)    Informowanie o wymogach dotyczących ochrony danych

Zasady ochrony danych obowiązują zarówno wtedy, gdy pracownik pracuje z domu, jak i w biurze. Należy upewnić się, że pracownicy wiedzą, czego się od nich oczekuje w zakresie ochrony danych osobowych oraz procesów, których powinni przestrzegać, aby uniknąć naruszenia przepisów.

Może to obejmować zakaz zabierania przez pracowników dokumentów do domu. Zamiast tego mogą zeskanować dokumenty do chmury i uzyskać do nich dostęp z domu. Powinni również zostać poproszeni o zwrócenie uwagi na to, kto może znajdować się w pobliżu, gdy omawiają poufne informacje podczas rozmów telefonicznych lub spotkań wideo, oraz o podjęcie kroków, aby nie zostać podsłuchanym.

Będąc w biurze, pracownicy powinni dopilnować, aby wszelkie dokumenty zawierające poufne informacje zostały odpowiednio zniszczone. Niszczarka do papieru jest najlepszym sposobem, aby to zrobić. Leitz oferuje gamę inteligentnych i cichych niszczarek do papieru, w rozmiarach dopasowanych dla wszystkich biur. Niezależnie od tego, czy potrzebujesz niszczarki micro cut lub niszczarki cross cut wszystkie nasze niszczarki do papieru mają wysoki poziom bezpieczeństwa, aby zapewnić zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych.

7)    Tworzenie przestrzeni do współpracy

Pomocnym rozwiązaniem jest zmiana przeznaczenia stałych miejsc przy biurkach i stworzenie stref relaksu zachęcających do współpracy. Wiele firm nie ma już ustalonej struktury biurek dla pracowników, zamiast tego stosując hot desking i współdzielone przestrzenie robocze, aby wspomóc etos pracy hybrydowej.

Jeśli w biurze jest teraz wolne miejsce, np. po niezagospodarowanym stanowisku pracy, dobrze przekształcić je w obszar, w którym ludzie mogą spotykać się, aby omawiać projekty. Może to pomóc ludziom w maksymalnym wykorzystaniu czasu spędzonego w biurze i przebywaniu z innymi współpracownikami, dzięki czemu wykorzystają czas pracy w domu na pracę indywidualną.

8)    Inwestycja w niezbędne oprogramowanie

Konieczne jest, aby pracownicy mieli dostęp do wszystkiego, czego potrzebują, niezależnie od tego, czy pracują w biurze, czy w innej lokalizacji. Dlatego też należy upewnić się, że firma jest wyposażona w niezbędne do tego oprogramowanie.

Może to oznaczać przeniesienie plików i dysków do systemu opartego na chmurze, w którym trzeba się tylko zalogować, aby uzyskać dostęp do tego co potrzebne. Może to również wymagać przejścia na system zarządzania projektami online, aby każdy był na bieżąco ze swoimi zadaniami i mógł skutecznie się komunikować.

Konieczne jest również odpowiednie oprogramowanie, aby wszyscy pracownicy mogli pozostawać w kontakcie. Może to być system przesyłania wiadomości, taki jak Microsoft Teams lub Slack, z różnymi kanałami skonfigurowanymi dla różnych zespołów i projektów. Pozwoli to wszystkim komunikować się ze sobą, niezależnie od tego, skąd pracują.

9)    Stworzenie domowego środowiska pracy

Poczuj się jak w domu we własnym domowym biurze, dodając nowoczesne meble i akcesoria z odrobiną koloru, aby zapewnić relaksujące i produktywne środowisko. Leitz WOW i Leitz Cosy to kolekcje akcesoriów biurowych i rozwiązań do przechowywania, które pomagają utrzymać porządek w biurze. Dostępne w różnych odważnych lub uspokajających kolorach uzupełniają miejsce pracy a kolekcje obejmują produkty takie jak sprzęt do archiwizacji, pudełka do przechowywania, półki na dokumenty i sprzęt ergonomiczny.

10)   Organizacja wydarzeń i aktywności

Zachęcaj do interakcji społecznych, informując o działaniach i wydarzeniach w biurze, także online dla osób w domu. Cotygodniowe wirtualne quizy to świetny sposób na dobrą zabawę ze współpracownikami. Te aktywności są łatwo dostępne zarówno dla osób pracujących z domu, jak i w biurze.

Można również organizować spotkania osobiste kilka razy w roku. Mogą to być zajęcia integracyjne lub bardziej relaksujące, jak kolacja. Nieformalne wydarzenia mogą pomóc wzmocnić więzi między współpracownikami i poprawić komunikację w pracy.

Tworzenie biura hybrydowego

Stworzenie hybrydowego modelu pracy nie jest szybkim procesem. Obejmuje planowanie, zaangażowanie pracowników i wdrożenie systemu. Ważne jest, aby wszyscy byli zaangażowani w przejście na hybrydowy model pracy, aby zrozumieć różne wymagania dla wszystkich zespołów i działów. Chociaż może się to wydawać zniechęcającym zadaniem, korzystając z tych 10 wskazówek opisanych powyżej, w połączeniu z badaniami i dobrym przygotowaniem, można stworzyć hybrydowy system, który pomoże poszczególnym osobom stworzyć strukturę najlepiej odpowiadającą ich potrzebom.

Leitz oferuje szeroką gamę artykułów i urządzeń biurowych i niezbędnych w domowym biurze zapewniających produktywną i wydajną pracę.

Przeczytaj więcej o pracy hybrydowej:

Wskazówki dotyczące produktywnej pracy w trybie hybrydowym

Ochrona danych a praca z domu: wskazówki dotyczące bezpiecznej pracy

Lista kontrolna wdrażania pracowników zdalnych oraz przewodnik

Aby uzyskać więcej ciekawych informacji, śledź nas na Instagram i Facebook.