Doświadczenia zdobyte na początku pracy w nowym miejscu mają ogromne znaczenie dla nowego pracownika. To, czy dobrze się czuje, czy jest mile przyjmowany przez innych i czy otrzymuje wystarczające wsparcie w dużym stopniu kształtuje dalszy przebieg pracy u danego pracodawcy. Pracownicy, którzy już na początku są niezadowoleni, często nie są w stanie zmienić tego nastawienia w przyszłości. Wobec tego odchodzą, a firma musi przeprowadzić kolejny proces rekrutacji, co wiąże się z dużymi kosztami.

Dlatego tak ważne jest dobro pracownika i pielęgnowanie pozytywnych relacji z nim już od samego początku. To właśnie sprawia, że ogromne znaczenie ma proces wdrożenia, czyli tzw. onboarding.

W niniejszym poradniku dotyczącym nowych pracowników wyjaśnimy szczegółowo, czym jest proces wdrożenia, co obejmuje i jakie strategie można wykorzystać, aby przebiegał skutecznie. Przedstawimy również pożyteczne i praktyczne wskazówki w postaci list kontrolnych dotyczących zasobów i wyposażenia oraz przydatne instrukcje.

Jak powinien przebiegać proces wdrożenia pracownika?

Nikt nie jest gotowy już pierwszego dnia usiąść za biurkiem i rozpocząć pracę. Nieodzowne jest stopniowe zapoznawanie się procesami i polityką firmy, jej systemem informatycznym i wyposażeniem, z uwzględnieniem tzw. krzywej uczenia się. Nie można także zapomnieć o konieczności poznania nowych kolegów i koleżanek oraz potrzebie odnalezienia się w firmie.

Do tego dochodzi długa lista zadań administracyjnych związanych z wdrożeniem nowego pracownika. Równie ważne jest to, aby nowy pracownik czuł się mile widziany i stał się częścią zespołu, choć trudniej tutaj wyznaczyć konkretne zadania. 

Nie zawsze łatwo jest rozpocząć pracę na nowym stanowisku. To zupełnie naturalne, że ludzie czują z tego powodu niepokój. W interesie wszystkich leży, aby zrobić wszystko, co w naszej mocy, aby nowy pracownik czuł się zadowolony i zadomowiony oraz by dzięki temu mógł dobrze pracować i wnosić oczekiwany pozytywny wkład w działania firmy.

Onboarding to termin określający wszystko, co wiąże się z wprowadzeniem i integracją nowego pracownika. Od artykułów biurowych po firmowe karty kredytowe - pracodawcy muszą zadbać o wiele spraw.

Firmy opracowują specjalne procesy onboardingu, aby zagwarantować, że wszystko będzie przebiegać sprawnie i bezproblemowo, i w rezultacie zwiększy szanse na to, że nowy pracownik stanie się zadowolonym, wydajnym i skutecznym członkiem zespołu.

Działania, które warto podjąć przed rozpoczęciem pracy przez nowego pracownika

Wiele czynności administracyjnych związanych z przyjęciem nowego pracownika można wykonać jeszcze przed rozpoczęciem przez niego pracy. Wraz z rozpowszechnieniem pracy zdalnej etap ten stał się jeszcze ważniejszy, ponieważ coraz więcej formalności dokonuje się cyfrowo, a nie osobiście.

Oto kilka kluczowych kwestii, które można rozwiązać jeszcze przed rozpoczęciem pracy przez nowego pracownika:

• Sprawdzenie danych osobowych i potwierdzenie tożsamości kandydata
• Dopełnienie niezbędnych formalności, np. podpisanie umowy o pracę, wszelkich umów o poufności pracowniczej itp.
• Założenie konta i przyznanie uprawnień informatycznych, np. firmowej poczty elektronicznej, profili użytkowników, haseł itp.
• Dodanie nowej osoby do systemu płac i bazy danych HR
• Jeśli nowy pracownik ma pracować w biurze, zorganizowanie dostępu do zabezpieczanych pomieszczeń, np. zapewnienie przepustek cyfrowych lub wprowadzenie danych biometrycznych
• Jeżeli pracownik ma pracować zdalnie, przeprowadzenie przeglądu wymagań dotyczących wyposażenia domowego biura oraz zadbanie o odpowiednią ergonomię miejsca pracy. Wszystko, co jest potrzebne, powinno zostać wysłane z odpowiednim wyprzedzeniem przed dniem rozpoczęcia pracy
• Wysłanie oficjalnego listu powitalnego/emaila

Szkolenie i rozwój

Nawet wykwalifikowani pracownicy potrzebują czasu, aby wdrożyć się w nowe obowiązki. W wielu przypadkach proces uczenia się będzie trwał dłużej niż czas wyznaczony na szkolenia wprowadzające, np. w przypadku specyficznych dla firmy metod pracy, czy konieczności zapoznania się z nowymi urządzeniami czy zasobami IT.

Ten ostatni etap procesu onboardingu może trwać od kilku tygodni do kilku miesięcy, w zależności od charakteru firmy i stanowiska. Niektóre firmy decydują się na formalny okres próbny, w którym przez określony czas monitorują wyniki i postępy pracownika, a zatrudnienie po jego zakończeniu zależy od realizacji określonych celów.

Nawet jeżeli firma nie decyduje się na okres próbny, często z wyprzedzeniem ustala terminy kontroli, np. po jednym, trzech lub sześciu miesiącach. Służą one do oceny postępów i wyników, a także do sprawdzenia, czy nowi pracownicy dobrze się czują. 

Szkolenia dla nowych pracowników mogą być przeprowadzane na różne sposoby. Mogą przybierać formę asysty przy doświadczonym pracowniku lub pracy pod jego nadzorem, instruktażu indywidualnego, nauki zdalnej, szkoleń zewnętrznych lub połączenie kilku tych form. 

Lista kontrolna procesu wdrażania nowych pracowników

Jak widzimy, w procesie efektywnego wdrożenia nowego pracownika należy zadbać o wiele aspektów. W jego realizacji pomaga jasny plan, a także lista kontrolna, która sprawi, że żaden element nie zostanie pominięty.

Pracownicy potrzebują różnego rodzaju urządzeń i zasobów, aby móc prawidłowo wykonywać swoje zadania. W czasach, gdy niemal wszyscy pracowali na terenie firmy, wiadomo było, że pracodawca zadba o pełne wyposażenie.

Wraz z rozwojem pracy zdalnej sytuacja stała się bardziej skomplikowana. Czy spodziewasz się, że nowi pracownicy posiadają własne komputery? Czy myślisz, że mają również niezbędne artykuły i urządzenia biurowe, których mogą być im potrzebne?

Jako pracodawca nie powinieneś tego przyjmować za pewnik. Przeprowadzenie ankiety wśród nowych pracowników na temat posiadanego przez nich wyposażenia biurowego pomaga uzupełnić wszelkie braki w tym zakresie przed rozpoczęciem pracy.

Oto przykład, jak może wyglądać lista kontrolna. Jest to przydatne źródło informacji o potrzebach pracowników zdalnych w zakresie wyposażenia domowych biur. Może ona również służyć jako przypomnienie dotyczące niezbędnego wyposażenia, jakie należy zapewnić pracownikom, którzy rozpoczynają pracę w biurze.

Lista kontrolna dotycząca sprzętu IT dla nowych pracowników

Telefon

• Firmowy telefon komórkowy lub pozwolenie na używanie własnego (BYOD)
• Telefon stacjonarny na biurku
• VOIP/Telefon internetowy
• Firmowa skrzynka poczty głosowej

Sprzęt IT

• Komputer stacjonarny
• Laptop
• Monitor
• Klawiatura i mysz
• Kamera internetowa
• Pendrivy

Email

• Konto użytkownika 
• Dostęp do firmowej skrzynki pocztowej

Oprogramowanie i aplikacje

• Pobieranie i instalacja
• Nowe konta użytkowników - nazwa użytkownika i hasła
• Przechowywanie danych w chmurze - Microsoft Office 365, Google Workstations
• Aplikacje internetowe ułatwiające pracę zespołową - Teams, Slack
• Przechowywanie osobistych i wspólnych danych w aplikacjach Dropbox, OneDrive, Google Drive

Sieć i bezpieczeństwo

• Router bezprzewodowy
• VPN
• Firewalle
• Oprogramowanie antywirusowe
• Blokada i filtr prywatyzujący

Lista kontrolna wyposażenia do domowego biura

Sprzęt biurowy

• Drukarka
• Niszczarka do papieru

Artykuły biurowe

• Notatniki i zeszyty
• Tablica do robienia notatek

Archiwizacja i przechowywanie

• Pudła do przechowywania
• Organizery na biurko
• Segregatory i teczki

Lista kontrolna ułatwiająca poprawę ergonomii w miejscu pracy

W wielu krajach pracodawcy mają prawny obowiązek chronić pracowników przed urazami w miejscu pracy. Nie chodzi tylko o ochronę zdrowia i bezpieczeństwa przy pracy w otoczeniu ciężkich maszyn przemysłowych. Dotyczy to każdego rodzaju miejsca pracy, w tym także biur i biur domowych.

Największe niebezpieczeństwo dla zdrowia pracowników biurowych wynika z długotrwałego siedzenia przy biurku. Siedzenie w niewłaściwej pozycji lub w niewłaściwym ułożeniu może prowadzić do urazów układu mięśniowo-szkieletowego. 

Stąd tak ważna stała się kwestia ergonomii miejsca pracy. Ergonomia to dyscyplina, która zajmuję się przystosowaniem miejsca pracy i sprzętów potrzebnych do pracy, aby zmniejszyć obciążenia dla organizmu. Ergonomicznie zaprojektowane stanowisko pracy zwiększa również wygodę, a im bardziej komfortowo się czujemy, tym większa jest nasza wydajność w pracy. Dlatego niezależnie od tego, czy pracownik pracuje w biurze, w domu czy w podróży, ważne jest zapewnienie mu odpowiednich warunków do pracy.

Głównym kryterium uznania produktu za „produkt ergonomiczny” jest jego użyteczność i możliwość dopasowania do wymagań różnych użytkowników. Instytut Zdrowia i Ergonomii IGR dokładnie zbadał produkty Leitz przed przyznaniem im znaku jakości IGR. Ponieważ różnimy się wzrostem i kształtem sylwetki, ergonomiczne miejsce pracy musi być tak zaprojektowane, aby można je było dopasować do każdej osoby. Wiemy, że ludzie różnią się między sobą, ale wszyscy w takim samym stopniu zasługują na doskonałe warunki pracy! Dlatego już w trakcie procesu wdrażania nowego pracownika należy zadbać o przygotowanie miejsca pracy zgodnego z wymogami ergonomii. Jeśli chodzi o nowych pracowników pracujących na terenie firmy, można to zrobić poprzez ocenę ergonomiczną przeprowadzoną w pierwszym dniu pracy. 

W przypadku pracowników pracujących z domu, ocena ergonomiczna jest równie ważna i prawdopodobnie będzie musiała być przeprowadzona zdalnie. Można to zrobić w ramach procesu poprzedzającego rozpoczęcie zatrudnienia. To umożliwi  udzielenie wszelkich dodatkowych porad i wsparcia, jak również przekazanie odpowiedniego sprzętu jeszcze przed oficjalną datą rozpoczęcia zatrudnienia.

Jak zaprojektować ergonomiczne miejsce pracy w domu?

Wraz ze wzrostem popularności pracy zdalnej coraz ważniejsza staje się odpowiednia konfiguracja domowego biura. Dlatego stworzyliśmy listę kontrolną rzeczy, które należy zrobić, aby miejsce pracy w domu było wygodne i bezpieczne pod względem ergonomii.

Ustawienie ekranu na wysokości oczu

Monitor komputera lub ekran laptopa powinny być podniesione tak, by znajdowały się pod kątem 90 stopni w stosunku do linii wzroku użytkownika. Dzięki temu głowa pozostaje na odpowiedniej wysokości, a obciążenie szyi zostaje zminimalizowane.

Akcesoria, których możesz użyć, aby poprawić ustawienie ekranu:

• Podstawka pod laptopa pozwalająca na podniesienie ekranu przy otwartym laptopie na odpowiednią wysokość
• Podstawka pod monitor z regulacją wysokości
• Krzesło biurowe z regulacją wysokości

Wsparcie dla nadgarstków

Powtarzające się urazy związane z nadwyrężeniem mięśni nadgarstków są częstym problemem u osób, które spędzają dużo czasu, korzystając z klawiatury i myszy. Ryzyko takich urazów można zmniejszyć, podpierając nadgarstki i poprawiając pozycję ramion podczas pracy. 

Podobnie jak w przypadku głowy najbardziej komfortową pozycją, która nie obciąża przedramion i nadgarstków, jest wyprostowanie ich pod kątem 90 stopni w stosunku do ciała. Utrzymywanie nadgarstków w wyprostowanej pozycji zapewni wygodne ustawienie dłoni podczas pisania i pomoże utrzymać wydajność na wysokim poziomie przez dłuższy czas. Wymaga to dopasowania pozycji podczas siedzenia do wysokości blatu biurka. Można to osiągnąć przy pomocy:

• Krzesła biurowego z regulacją wysokości
• Miękkich podpórek pod nadgarstki, które zapewnią im wsparcie podczas pisania na klawiaturze
• Podkładki pod mysz, zapewniającej podparcie nadgarstków podczas korzystania z myszy

Korekta postawy i wsparcie dla pleców

Wbrew powszechnemu przekonaniu siedzenie przy biurku w pozycji wyprostowanej nie jest dla nas najlepsze. Nawet przy wsparciu, plecy i mięśnie brzucha, które utrzymują nas w pozycji pionowej, są obciążone. Nie powinniśmy też siedzieć w pozycji pochylonej.

O ile to możliwe, należy siedzieć tak, by plecy w pełni dotykały oparcia. Gwarantuje to pełne podparcie pleców i efekt zerowej grawitacji, co zmniejsza nacisk na kręgosłup. Najbardziej swobodną, a więc najbardziej pożądaną z punktu widzenia ergonomii, jest pozycja siedząca odchylona nieco do tyłu o 90 stopni. Taką pozycję można osiągnąć korzystając z:

• Krzesła biurowego z funkcją odchylania
• Podnóżka, który lekko unosi nogi, rozluźniając mięśnie nóg i pleców

Pozostawanie w ciągłym ruchu

Jedną z najważniejszych zasad ergonomii miejsca pracy jest unikanie pozostawania w jednej pozycji przez zbyt długi czas. Robienie regularnych przerw i poruszanie się pozwala uniknąć zmęczenia mięśni i nadmiernego obciążenia poszczególnych części ciała. Jednocześnie ruch sprzyja zapewnieniu dobrego krążenia. Aby zapewnić sobie komfort w czasie pracy należy często zmieniać pozycję: 60% dnia należy spędzać w pozycji siedzącej, 30% na stojąco, a 10% w ruchu.

Oprócz wstawania i odchodzenia od biurka istnieją także inne sposoby na utrzymanie aktywności podczas pracy. Niektóre proste rozwiązania obejmują:

• Swobodną zmianę pozycji podczas pracy z siedzącej na stojącą. Można to łatwo osiągnąć przy użyciu podstawki na biurko do pracy w pozycji siedzącej i stojącej, wyposażonej w regulację wysokości, dzięki której blat podnosi się i obniża, umożliwiając siedzenie i stanie przy biurku. Można również skorzystać ze specjalnego stołka do pracy w pozycji siedzącej i półstojącej, który podnosi się, dając oparcie podczas pracy na stojąco.
• Siadanie na piłce do jogi i ćwiczeń gimnastycznych. Przesiadanie się na krótki czas z krzesła biurowego na piłkę do jogi pomaga aktywować mięśnie nóg i tułowia podczas pracy.
• Korzystanie z podnóżka z funkcją kołysania. Prosta czynność polegająca na kołysaniu stóp w przód i w tył na podnóżku wspomaga krążenie w nogach.
• Piłki do siedzenia i stołki Leitz zostały tak zaprojektowane, aby zapewnić komfort i zachęcić do ruchu. Mogą być niezwykle przydatne dla nowego pracownika.

Jakie zagadnienia powinien obejmować podręcznik dla nowych pracowników?

Oprócz przeprowadzenia nowego pracownika przez proces wdrożenia do pracy bardzo przydatne jest również przekazanie mu innych istotnych informacji w formie podręcznika, z którego będzie mógł korzystać w przyszłości. Biorąc pod uwagę, jak wiele tematów jest do omówienia, nierealistyczne byłoby oczekiwanie, że ktokolwiek zapamięta wszystkie zagadnienia przekazane mu podczas procesu onboardingu.

Taki podręcznik może stanowić użyteczne źródło informacji o różnych procesach i zasadach, które firma ma obowiązek udostępnić w formie pisemnej.

Najłatwiejszym sposobem na opublikowanie podręcznika dla pracowników jest w dzisiejszych czasach internet, do którego dostęp mają wszyscy pracownicy. Niektóre firmy proszą nowych pracowników o potwierdzenie, że zapoznali się z podręcznikiem lub przynajmniej niektórymi zawartymi w nim wytycznymi.

Oto przegląd najważniejszych zagadnień, jakie powinien obejmować podręcznik dla pracowników.

Polityka bezpieczeństwa i higieny pracy

To zbiór kluczowych zasad, wymagany w wielu krajach przez prawo. Jak wspomniano powyżej, kwestie związane z bezpieczeństwem i higieną pracy powinny zostać omówione podczas procesu wdrożenia do pracy. Sformułowane na piśmie zasady szczegółowo wyjaśniają, w jaki sposób pracodawca będzie dbał o zdrowie i dobre samopoczucie pracowników, jakie są ich obowiązki i kto jest za co odpowiedzialny.

Przykłady zagadnień, które powinny zostać uwzględnione w polityce bezpieczeństwa i higieny pracy to:

• Bezpieczeństwo i zapobieganie pożarom, w tym procedury ewakuacyjne
• Ręczne przenoszenie i podnoszenie przedmiotów
• Pierwsza pomoc i zgłaszanie wypadków
• Unikanie zagrożeń (np. potknięcia, upadki, zagrożenia elektryczne)
• Kontrola środowiska
• Projektowanie ergonomicznych stanowisk pracy

Ochrona danych i polityka prywatności

Przepisy takie jak RODO nakładają obecnie na firmy obowiązek pisemnego określenia procedury ochrony danych osobowych w całej firmie. Ze względu na surowe kary za naruszenie prywatności powinien to być kluczowy obszar, na którym należy się skupić podczas szkolenia pracowników.

Zważywszy, że coraz więcej osób pracuje zdalnie z domu, jeszcze ważniejsze jest, by oczekiwania i procedury dotyczące ochrony danych były jasno i skutecznie komunikowane. Fakt, że naruszenie danych mogło być spowodowane przez błąd popełniony przez osobę pracującą z domu, nie zwalnia firmy z odpowiedzialności.

Polityka ochrony danych i prywatności powinna obejmować:

• Zarządzanie i odpowiedzialność w całej organizacji, w tym rolę inspektora ochrony danych (stanowisko wymagane na mocy RODO)
• Ograniczenie gromadzenia i przechowywania danych osobowych do tego, co absolutnie konieczne
• Procedury ochrony prywatności i przykłady najlepszych praktyk
• Obowiązki pracowników
• Sposób monitorowania i nadzorowania ochrony danych

Należy również pamiętać, że ochrona danych nie dotyczy tylko systemów i danych cyfrowych. Dane osobowe wydrukowane lub zapisane na papierze także muszą podlegać ochronie. Należy koniecznie uwzględnić to w zasadach bezpieczeństwa.

Jednym z potencjalnych problemów jest utylizacja dokumentów zawierających poufne informacje. Rozwiązaniem może być wprowadzenie obowiązku używania niszczarki do wszystkich niepotrzebnych dokumentów.

Zasady dozwolonego użytkowania

Zasady dozwolonego użytkowania dotyczą oczekiwanych zachowań pracowników podczas korzystania z urządzeń i systemów należących do firmy. Skupiają się na zasobach IT, a zatem określają oczekiwane zachowania w zakresie korzystania z firmowych telefonów komórkowych, laptopów, poczty elektronicznej, internetu itp. Mogą obejmować także zakaz używania urządzeń i kont do celów osobistych, a także określać zabronione treści internetowe itp.

Inne ważne zasady firmy

Jako ważne źródło informacji dla pracowników, podręcznik dla pracowników powinien zawierać tyle zasad, ile pracodawca uważa za konieczne, by odnieść się do wszystkich istotnych elementów działalności i organizacji firmy. Mogą one obejmować:

• Kodeks postępowania, w tym politykę firmy odnoszącą się do kwestii przyjmowania narkotyków i spożywania alkoholu oraz zachowań wobec współpracowników
• Kluczowe informacje dotyczące zatrudnienia, w tym wynagrodzenie, ewidencję czasu pracy, godziny pracy (w tym elastyczny czas pracy w stosownym przypadku), urlopy, zwolnienia lekarskie, świadczenia pracownicze
• Procedury składania skarg i zażaleń
• Misję, wizję i kulturę firmy
• Politykę równych szans

Uwagi końcowe

Skuteczny onboarding jest procesem bardzo złożonym. Nie jest on wyłączną domeną działu kadr, ani nie zaczyna się i nie kończy na zgłoszeniu do działu IT prośby o utworzenie nowego adresu e-mail. Udany start nowego pracownika to wspólny wysiłek, którym kieruje menedżer zatrudniający.

Jeśli szukasz najlepszych artykułów i urządzeń biurowych, wybierz Leitz.