Tidlige erfaringer i en ny jobb kan utgjøre en stor forskjellen for en nyansatt. Hvor komfortable og velkommne de føler seg, hvor godt støttet de får, er med på å forme resten av reisen deres hos den nye arbeidsplassen. Ansatte som er misfornøyde fra starten av klarer ofte aldri å snu det. De slutter, og selskapet må begynne rekrutteringsprosessen på nytt, noe som koster tid og penger.

Det er derfor ansattes velferd er viktig, det er viktig å støtte og pleie positive relasjoner med ansatte helt fra starten. Det er derfor «onboarding» er viktig.

I denne startveiledningen for ansatte vil vi beskrive i detalj hva onboarding er, hva det dekker og strategier for å gjøre det vellykket. Vi vil også gi nyttige praktiske tips i form av ressurs- og utstyrssjekklister og hendige veiledninger.

Hva er en «Onboarding» prosess for ansatte?

Ingen går inn den første dagen på en ny jobb, klare til å sette seg ned og jobbe. Alle trenger in introduksjon for å bli kjent med selskapets retningslinjer, prosesser, IT-systemer og hvor man finner alt de trenger. For ikke å glemme å bli kjent med dine nye kollegaer og finne frem i virksomheten.

På toppen av det er det en lang liste over administrative oppgaver involvert i å få satt opp en nyansatt som en del av selskapet. Det å få den nyansatte til å bli integrert slik at de føler seg som en del av teamet er vanskelig å definere som en spesifikke oppgaver, men ikke mindre viktig. 

Det er ikke alltid like lett å starte på nytt i en ny jobbrolle. Det er helt naturlig for folk å føle seg engstelige for det. Det er i alles interesse å gjøre alt man kan for å få en nyansatt til å føle seg glad og trygg, slik at de kan jobbe etter beste evne og gi det positive bidraget de ble ansatt for.

Onboarding er samlebegrepet som brukes for alt som har med å ønske velkommen og integrere en ny medarbeider. Fra kontorsaker til bedriftskredittkort, det er mye for arbeidsgivere å tenke på.

Bedrifter utvikler formelle onboarding-prosesser for å gjøre alt så enkelt og sømløst som mulig, for å få fart på ting og til slutt øke sjansene for at en nyansatte blir et lykkelig, produktivt og vellykket medlem av teamet.

Før første arbeidsdag

Mye av administrasjonen som er involvert i introduksjonen av en nyansatt kan gjøres før første arbeidsdag. Tiden før en ansatte begynner i ny jobb har har uten tvil blitt enda viktigere med økningen i fjernarbeid, da det betyr at flere oppgaver må gjøres digitalt i stedet for personlig.

Noen viktige oppgaver før start inkluderer:

• Utføre bakgrunnssjekker og bekrefte kandidatens identitet
• Utfylling av nødvendig papirarbeid, f.eks. signering av kontrakter, eventuelle ansattes konfidensialitetsavtaler, etc.
• Sette opp IT-kontoer og tillatelser, f.eks. bedriftens e-post, brukerprofiler og passord, etc.
• Legge til den nye personen i lønnssystem og HR-database
• Dersom den nyansatte skal jobbe på stedet, ordne sikkerhetsadgang, f.eks. digitale adgangskort, eller data for biometrisk adgang.
• Hvis den ansatte skal jobbe eksternt, gjennomføre en undersøkelse av hjemmekontorutstyrsbehov, inkludert en vurdering av ergonomisk behov. Alt nødvendig utstyr må bestilles og sendes for å komme frem i god tid før første arbeidsdag.
• Sende et offisielt velkomstbrev/e-post

Trening og utvikling

Selv erfarne arbeidere vil bruke tid på å sette seg inn i en ny rolle. Det vil alltid være aspekter de må lære seg over tid, enten det er bedriftsspesifikke måter å jobbe på eller å sette seg inn i nytt utstyr eller IT-ressurser, alt kan ikke læres i løpet av introduksjonsperioden.

Dette siste trinnet i ombordstigningsprosessen kan ta alt fra noen uker til flere måneder, avhengig av type virksomhetens og den ansattes rolle. Noen virksomheter velger å kjøre en formell prøvetid, hvor prestasjoner og utvikling følges opp over en avtalt periode, og ansettelse utover det er avhengig av å oppnå spesifiserte mål.

Selv om en bedrift ikke bruker prøvetid, er det vanlig å ha sjekkpunkter kartlagt på forhånd - for eksempel en måned, tre måneder, seks måneder. Disse brukes til å vurdere fremgang og ytelse, men også for å sjekke hvordan den nyansatte trives, finner seg til rette. 

Måten en bedrift velger å drive opplæring for nyansatte kan varigjere. Det kan inkludere å skygge en annen ansatt, eller at man gir den nyansattte en person som fungerer som en mentor, en-til-en opplæring, fjernundervisning, eller å bli sendt på et eksternt kurs, eller en kombinasjon av disse. 

Sjekkliste for introduksjon av nyansatte

Som du kan se, er det mye å tenke på når det kommer til effektivt å ta inn nyansatte. Å ha en klar plan hjelper. Det er også smart med en sjekkliste over ting som må være på plass, slik at du ikke glemmer noe.

Folk trenger utstyr og ressurser for å kunne gjøre jobben sin ordentlig. Når nesten alle jobbet i bedriftens lokaler, ble det tatt for gitt at virksomheten ville sørge for alt dette.

Men med fremveksten av hjemmekontor har det blitt en gråsone. Antar du at nyansatte har sine egne enheter å jobbe fra? At de har alt skrivemateriell og annet kontorutstyr de måtte trenge?

Som arbeidsgiver kan du ikke bare gå ut ifra at de har alt dette. Å gjennomføre en samtale med den nyansatte der man går gjennom en sjekkliste for å kartlegge hva som evt. mangler. Slik at firma kan fremskaffe det før oppstart.

Her er et eksempel på hvordan en slik sjekkliste kan se ut. Det er også en nyttig ressurs for å spørre eksterne arbeidere (de som jobber hjemmefra eller på farten) om hva de trenger. Men det fungerer også som en påminnelse om hva man skal gi nyansatte når de kommer inn på kontoret.

IT-sjekkliste for nyansatte

Telefon

• Firmamobil eller BYOD-godtgjørelse (Bring your own device)
• Fast telefon på arbeidsplassen
• Oppkobling mot firmaets callcenter
• Bedriftens talepostkasse

IT-maskinvare

• Stasjonær datamaskin
• Bærbar PC/Mac
• Skjerm
• Tastatur og mus
• Webkamera
• Minnepinne, eksterne harddisker etc.

E-post

• Brukerkonto 
• Tilgang til bedriftens E-post

Programvare og applikasjoner

• Nedlastinger og installasjoner
• Nye brukerkontoer - brukernavn og passord
• Microsoft Office 365, Google Workstations etc.
• Samarbeidsløsninger - Teams, Slack etc.
• Personlig og delt lagring - Dropbox, OneDrive, Google Drive etc.

Nettverk og sikkerhet

• Trådløs ruter
• VPN
• Brannmurer
• Anti-malware
• Lås og skjermfilter

Sjekkliste for utrsyt til hjemmekontoret

Kontormaskiner

• Skriver
• Makuleringsmaskiner

Kontorutstyr

• Notisblokker og notatbøker
• Notattavler

Arkivering og oppbevaring

• Oppbevaringsbokser
• Organisering på skrivebordet
• Permer og mappe

Sjekkliste for å forbedre ergonomien på arbeidsplassen din

I mange land har arbeidsgivere en juridisk plikt til å beskytte ansatte mot skader på jobben. Dette handler ikke bare om helse- og sikkerhetsbeskyttelse rundt tunge maskiner i industrien. Det gjelder alle typer arbeidsplasser, inkludert kontor og hjemmekontor.

For kontorarbeidere kommer den største helserisikoen fra de langsiktige effektene av å sitte stille ved et skrivebord i timevis av gangen. Feil sittestilling eller feil holdning kan føre til muskel- og skjelettskader over tid. 

Det er derfor fokus på ergonomi har blitt så viktig. Bevisst tilrettelegging av arbeidsområdet, og design av utstyr, for å redusere stress på kroppen. En ergonomisk utformet arbeidsstasjon forbedrer også komforten, og jo mer komfortabel noen er på jobb, jo mer produktive vil de være. Så uansett om en ansatt jobber på kontoret, hjemmefra eller på farten, så er et sunt arbeidsmiljø avgjørende.

Hovedkriteriet for et «ergonomisk produkt» er brukervennlighet og tilpasning til ulike brukeres krav. IGR Institute of Health and Ergonomics har utført en grundig undersøkt av ulike Leitz-produkter, som så har fått tildelt IGR-kvalitetsmerket. Ettersom vi alle er forskjellige i størrelse og ulike kroppsformer, må en ergonomisk arbeidsplass utformes for å tilpasses den enkelte. Ingen er like, men alle fortjener like gode arbeidsforhold! Å sette opp et ergonomisk arbeidsområde er noe som bør organiseres helt fra starten når en ny ansatt begynner på jobb. For nyansatte som jobber på kontoret kan dette gjøres via en ergonomisk vurdering på dag én. 

For de som har hjemmekontor, eller jobber på farten, er den ergonomiske vurderingen like viktig og vil sannsynligvis måtte utføres eksternt. Dette kan gjøres som en del av oppstart prosessen. På den måten kan tilleggsråd, støtte eller utstyr skaffes i tide til startdatoen.

Hvordan sette opp et ergonomisk hjemmekontor

Oppsett av et hjemmekontor blir stadig viktigere når stadig flere jobber eksternt. Derfor har vi laget en sjekkliste over ting som kreves for å gjøre et hjemmekontor ergonomisk trygt og komfortabelt.

Plassering av skjermer i øyehøyde

En PC-skjerm eller bærbar PC-skjerm bør heves slik at den er i en 90-graders vinkel for brukerens øyne. Det holder hodet i vater og minimerer belastningen på nakken.

Noen ting du kan bruke for å forbedre skjermposisjonen er:

• Et laptopstativ for å heve høyden på skjermen til den bærbare datamaskinen når den er «åpen»
• Et høydejusterbart skjermstativ
• En høydejusterbar kontorstol

Støtt håndleddene

Gjentatte belastningsskader i håndleddene er et vanlig problem for folk som bruker mye tastatur og mus. Risikoen kan reduseres ved å støtte håndleddene og forbedre armposisjonen mens en person jobber. 

I likhet med hodet er den mest komfortable, belastningsfrie posisjonen for armer og håndledd rett ut 90 grader fra kroppen. Å holde håndleddsstillinger rett vil forhindre vanskelige skrivevinkler og bidra til å opprettholde høye ytelsesnivåer over lengre perioder. Dette krever at sittestillingen samsvarer med høyden på skrivebordsoverflaten. Dette kan oppnås ved å bruke:

• En høydejusterbar kontorstol
• Polstrede håndleddsstøtter som gir støtte når du skriver på et tastatur
• Polstret musematte som gir støtte ved bruk av mus

Forbedring av holdning og ryggstøtte

I motsetning til hva mange tror, så er ikke det å sitte rett opp og ned ved skrivebordet ditt hele tiden den beste løsning. Selv med støtte belaster dette rygg- og magemusklene. Du ønsker heller ikke å sitte bøyd.

Hvis mulig bør du sitte med ryggen helt inntill ryggstøtten. Dette vil støtte ryggen fullt ut og gi en null-tyngdekraftseffekt for å redusere trykket på ryggraden. Den mest avslappede og derfor mest ergonomisk ønskelige sittestillingen er tilbakelent, litt bakover ca. 90 grader. Dette kan oppnås ved å bruke:

• En tilbakelent kontorstol
• Fotstøtter som hever bena litt, slik at ben- og ryggmusklene kan slappe av litt

Bevegelse

Et av de viktigste prinsippene for ergonomi på arbeidsplassen er at ingen skal sitte stille for lenge i en stilling. Ta regelmessige pauser, og bevege deg rundt, for å unngå at musklene blir trette, eller at deler av kroppen din unngår unødig belastning. Bevegelse fremmer god sirkulasjon. Nøkkelen til en komfortabel arbeidsstilling er variasjon: du bør bruke 60% av arbeidsdagen på å sitte, 30% stå og 10% i bevegelse.

I tillegg til å reise seg og forlate skrivebordet, er det flere måter å holde seg aktiv på mens du jobber. Noen enkle løsninger inkluderer:

• Veksle mellom sittende og stående arbeidsbordt. Dette kan enkelt oppnås ved å bruke et justerbar skrivebordstativ for å heve og senke arbeidsflaten mens du sitter eller står å jobber. Du kan også legge til en spesiell balansestol, som kan heves slik at du kan lene deg mot den mens du jobber stående
• Ta bevegelsen til en nytt niveå med en yoga-, trenings- eller balanseball. Å bytte fra kontorstolen med en balanseball i korte perioder aktiverer bein- og kroppsmusklene mens du jobber
• Bruk en fotstøtte. Den enkle handlingen med å vippe føttene frem og tilbake på en fotstøtte fremmer god sirkulasjon i bena
• Leitz balanseballer og -stolerog er designet for å gi komfort og oppmuntre til bevegelse. Dette kan være den perfekte løsningen for dine nyansatte.

Hva skal en personalhåndbok for nyansatte inneholde?

I tillegg til å ta en ny medarbeider gjennom en onboarding-prosess, er det også veldig nyttig å gi dem all relevant informasjon i en håndbok for fremtidig referanse. Gitt hvor mye det er å dekke, ville det være urealistisk å forvente at noen husker all informasjonen de har fått under introduksjonsperioden.

I tillegg gir en ansatthåndbok en nyttig ressurs for å dele eventuelle retningslinjer som et selskap er forpliktet ved lov å ha tilgjengelig skriftlig.

Den enkleste måten å publisere en personalhåndbok i disse dager er på nett, der alle ansatte har tilgang til den. Som en del av introduksjonsprosessen ber noen selskaper nybegynnere om å bekrefte at de har lest håndboken, eller i det minste spesifiserte retningslinjer i den.

Her er en oversikt over hva du skal inkludere i en personalhåndbok.

HMS - Helse, Miljø og Sikkerhet

Dette er et viktig område som er lovpålagt i mange land. Som nevnt ovenfor, bør helse og sikkerhet dekkes under induksjonsprosessen. Skriftlige retningslinjer underbygger dette med en detaljert forklaring på hvordan du som arbeidsgiver vil arbeide for å beskytte helse og velvære til ansatte, hva deres ansvar er og hvem som er ansvarlig for hva.

Eksempler på ting å inkludere i HMS er:

• Brannsikkerhet og forebygging, inkludert evakueringsprosedyrer
• Manuell håndtering og løfting
• Førstehjelp og ulykkesrapportering
• Unngå farer (f.eks. snubler, fall, elektriske farer)
• Miljøkontroll
• Ergonomisk utformet arbeidsområde

Databeskyttelse og personvern

Forskrifter som GDPR gjør det nå et lovkrav for selskaper å angi skriftlig hvordan de beskytter personopplysninger i hele virksomheten. Med strenge straffer for personvernbrudd, bør dette være et sentralt fokusområde for opplæring av ansatte.

Med flere og flere mennesker som jobber eksternt hjemmefra, er det enda viktigere at forventninger og protokoller rundt databeskyttelse kommuniseres tydelig og effektivt. Det faktum at et datainnbrudd kan ha vært forårsaket av en feil gjort av en person som jobber hjemmefra, er ikke noe forsvar for en bedrift.

En databeskyttelses- og personvernpolicy bør dekke:

• Styring og ansvar i hele organisasjonen, inkludert rollen som databeskyttelsesansvarlig (en stilling som kreves i henhold til GDPR)
• Hvordan innsamling og lagring av personopplysninger skal minimeres til det som er absolutt nødvendig
• Personvernprotokoller og eksempler på beste praksis
• Personalets plikter
• Hvordan databeskyttelse overvåkes og kontrollert

Det er også viktig å huske at databeskyttelse ikke bare handler om digitale systemer og data. Personlig informasjon skrevet ut eller skrevet ned på papir må også beskyttes. Det er viktig å huske å inkludere dette i retningslinjene.

Et punkt som ofte glemmes er hvordan man skal kaste papir som inneholder sensitiv informasjon. En løsning er å pålegge bruk av en makuleringsmaskin for alt papirarbeid som ikke lenger er nødvendig.

Retningslinjer for akseptabel bruk

Akseptabel bruk dekker forventet oppførsel ved bruk av alt selskapets utstyr og systemer. Den fokuserer på IT-ressurser, forventninger rundt bruk av firmamobiler, bærbare datamaskiner, e-post, internett etc. Det kan variere fra å ikke bruke enheter og kontoer til personlige formål, til å angi forbudt internettinnhold osv.

Andre viktige retningslinjer i firma

Som en viktig referanseressurs for ansatte bør en personalhåndbok inneholde så mange retningslinjer som du mener er nødvendig for å dekke alle relevante deler av selskapets drift og organisasjon. Eksempler kan omfatte:

• Etiske retningslinjer, inkludert selskapets retningslinjer for narkotika og alkohol bruk, oppførsel overfor andre kolleger etc.
• Viktige ansettelsesdetaljer, inkludert lønn, timelister, arbeidstimer (inkl. fleksibelt arbeid hvis aktuelt), ferier, sykefravær, arbeidsfordeler
• Klage- og klageprosedyrer
• Selskapets målsetning og visjon for arbeidskultur
• Likestillingspolitikk

Helt til slutt

En vellykket onboarding er en tverrfunksjonell prosess. Det er ikke forbeholdt HR alene, og det starter og stopper heller ikke med en IT-ticket for å opprette en nyansatts e-postadresse. En vellykket start for en nyansatt er en felles innsats som, der den soms står som ansvarlig leder for den ansatte (eller en fra HR) bør involvere flere i firma slik at det blit en felles innsats for å få den nyansate god inn i firma.

For det aller beste innen kontorrekvisita og utstyr, trenger du ikke lete lenger. Leitz er her for å hjelpe deg.