Hvordan forbedre effektiviteten på arbeidsplassen
Oppmuntre til samhandling
Utformingen av kontorene er i utvikling, men de forblir fortsatt en stor del av arbeidslivet for de fleste av oss. Og i økende grad adopterer vi nye trender og metoder der vi jobber. Samtidig som vi utvikler oss i arbeidslivet, utvikles våre rutiner og krav til arbeidsplassen. Bekvemmelighet og effektivitet er nøkkelfaktorer i tillegg til den teknologiske utviklingen for å oppnå økt produktivitet.
Noen arbeidsoppgaver krever ro og full fokus, mens andre oppgaver kan ha stort utbytte av mer samhandling. Flere og flere bedrifter etablerer egnede områder for denne type samhandling. Som mennesker er vi skapt fellesskap. Effektive og korte møter over en kaffe, eller deling av prosjektdilemmaer mens man makulering eller kopierer kan bidra til å bryte en nedadgående spiral og heller gi påfyll til kreativiteten eller motivasjonen for å løse problemet. Noen organisasjoner tillater ikke at de ansatte spiser lunsj på skrivepulten, noe som betyr at kolleger ofte samhandler over lunsj i kantinen, et pauserom eller ute.
Ideer som kan gi økt effektivitet
Her er våre råd til hva du bør tenke på hvis du skal lage eller omorganisere et kontor for å skape den perfekte plass for samhandling og inspirasjon:
1. Legg til rette for bevegelse
Organiser kontoret slik at de ansatte må stå opp og flytte seg fra sitt primære arbeidsområde som en del av arbeidsflyten. Bevegelse øker blodstrømmen og bør derfor utnyttes.
Tenk på hvordan fellesområdene kan nås, eller hvor garderoben er, vannkjølere, kaffemaskin, skrivere og makuleringsmaskiner kan plasseres for å oppmuntre til bevegelse i løpet av arbeidsdagen. Dette er viktige ting å tenke på og ta hensyn til når du planlegger å forbedre kontorets effektivitet.
2. Sett farge på kontoret
Bruk farger når du skal skape et produktivt arbeidsområde. Det er godt dokumentert at farger som blå og grønn gir følelser av ro, og studier viser at disse fargene kan forbedre effektiviteten og hjelpe folk til å fokusere også. Andre rapporter mener at rødt signaliserer at det haster og at gult kan stimulere kreativiteten. Hvis man ikke ønsker å male lokalene kan man enkelt oppnå effekt også ved å innføre fargerike og pulserende designelementer i lokalet. Permer eller oppslagstavler kan enkelt brukes til å heve kontorlokalet.
3. Involver de ansatte
For å skape en effektiv arbeidsplass er det lurt å få innspill fra de som skal jobbe på kontoret hver dag. Mange bedrifter bruker innspill fra ansatte for å skape et arbeidsrom som vil være gunstig for dem. De ansatte vet ofte hva som fungerer og ikke. Involvering vil også gi eierskap til prosessen og det vil også skape et samarbeidsmiljø som man også vil kunne dra nytte av i andre prosesser.
Kontoret er i endring
Hvis du Googler "fremtidens kontor" vil du se at kontoret slik vi kjenner det i dag trolig ikke vil eksistere om noen år. Mest sannsynlig er det at det meste av arbeidet fortsatt vil utføres på et sentralt sted, som vi for enkelhets skyld kan kalle et kontor.
Arbeidsplasser blir mer tilpasset arbeids- og arbeidstakernes behov, med fokus på konseptet at "arbeidet er der du er". Det at arbeidstakerne ikke er bundet til et fysisk sted for å utføre sitt arbeid vil kunne omfavne helt nye miljøer og nytenking av møbleringen/plasseringen på de mer tradisjonelle kontorene.
Mange av oss har brukt mer tid på kontoret enn hjemme. De fleste av oss bruker mer tid på å jobbe enn å sove. Så hva kan arbeidsgivere gjøre for å maksimere effektiviteten av kontorlokalet?
Effektiv kontordesign
I løpet av det 20. århundre har effektivitetsteoretikere og organisasjonspsykologer påvirket design og utformingen av kontormiljøet.
En mulig definisjon for fremtidens kontor er "overalt der det er Internett-tilkobling". Kanskje arbeidsplassen skal defineres av tilkobling, snarere enn et fysisk sted.
Det er imidlertid opp til arbeidsgivere og ansatte hvor raskt denne endringen skjer - og hvor stor utstrekning.
Maksimere arbeidet
Før mobiltelefoner og sosiale medier ble vanlige, kunne en kontorarbeider være utenfor rekkevidde en hel dag uten at det vekket oppsikt. I ferien var man gjerne helt avskåret fra jobben. Du kunne ikke sjekke e-post eller ta en telefon som vi gjør i dag.
Teknologi og skiftende arbeidskulturer betyr at arbeidet er innen rekkevidde 24/7. De fleste av oss har blitt vant til dette over tid. Yngre mennesker har aldri opplevd noe annet.
Men ved å "alltid være på", er det en risiko for at det vi gjør er reaktivt i stedet for proaktivt. Dette betyr at vi risikerer ikke bare å være knyttet til jobben, men styrt av den.
Som Philip Tidd av Office Architectural Practice Gensler sa nylig: "Produktiviteten din måles ikke av hvor lang tid du sitter bak et skrivebord. Det er det dus faktisk gjør. Det handler om hva du produserer."
Minimer forstyrrelsene
De viktigste utviklingene i kontorets utforming de siste 40 årene er at vi har gått fra båser til mer åpne planløsninger - begge har fordeler og ulemper. Båser skjermer personen, men du blir allikevel distrahert av støy, i tillegg er det vanskelig å avgjøre hva/hvor lyden kommer fra. Åpent kontorlandskap skaper et mer sosialt felleskap, samt å kunne gi ledelsen en visuell oversikt over hvem som gjør hva. De mest rapporterte ulempene er støy, mangel på personvern og konsekvensene av å ikke kunne regulere lys og varme selv.
Organisasjonspsykolog Matthew Davis fant at redusert konsentrasjon og økt forekomst av stress er langt mer vanlig i åpne kontorlandskap. På samme måte hevder Queensland University of Technology at 90 % av studiene viser at åpne kontorlandskap er forbundet med høyere nivå av stress og forhøyet blodtrykk.
Leitz har spurt et utvalg på 800 personer hvordan deres foretrukne arbeidsmiljø ville se ut.
25 % hadde egne kontorer - disse hadde en senior stilling i foretaket- og over 50 % ønsker et lukket kontor som sin foretrukne arbeidsplass.
På arbeidsplasser med båser eller helt åpne løsninger er det ikke så overraskende at folk i økende grad trekker seg tilbake til sitt eget indre rom som de skaper ved å bruke hodetelefoner. Mens bare 25 % av de som svarte sier at dette er akseptert der de jobber, dette bør ses i sammenheng med den nye generasjonen som kommer inn i arbeidslivet nå, der hodetelefoner er en del av deres "daglig uniform.
Mer stillegående makulering - Leitz IQ makuleringsmaskiner
Makuleringsmaskinene som er designet for å passe inn i arbeidsmiljøet.
Fargerik kontorrekvisita
Sjekk ut Leitz WOW-serien.
Fargerike kontorprodukter med smarte detaljer og stilig utseende.