5 ideer som kan redusere forstyrrelser og forbedre produktiviteten

Ser vi 10 år tilbake i tid var utfordringene ved å designe et kontor svært forskjellige fra hva det er i dag. Hvis det var et "hovedkontor", var nærheten til byområder og kvaliteten på transportforbindelser en forutsetning.

For arbeidsstyrker hvor man for det meste var i den samme bygningen var romforvaltning et sentralt tema. Man ønsket å utnytte plassen best mulig med å få plass til så mange som mulig, samtidig som det skulle være funksjonelt. Hvis en ansatt tilbrakte mesteparten av dagen bak et skrivebord var designkravet at det skulle være komfortabelt på lang sikt.

Siden da, drevet av samarbeidsprosjekter og moderne teknologi, har arbeidsplassen endret seg, og holdninger til kontorarbeidere har også endret seg.

For noen organisasjoner vil idealet fortsette å være en sentralisert arbeidsplass, mens andre etablerer et mer uformelt, men samarbeidende rom hvor ideer kan utveksles.

I stedet for et sted folk må gå til, er det moderne kontoret et sted folk velger å gå til. Personalet er nå kunder og tiden er det vi konkurrerer om. Hvis ditt hjem er et morsommere og mer funksjonelt sted å jobbe enn kontoret, velger du å bli hjemme. Et eksempel på dette er Instagram-kontoret i California, som har blitt beskrevet av Fortune Magazine som "selfie-verdi"

Her er fem tips til hvordan du kan redusere forstyrrelser på kontoret:

1.  Reduser støynivået

Støynivået i omgivelsene bygger seg raskt opp, spesielt i åpne kontorlandskap der lyden kan bevege seg over store avstander. En praktisk tilnærming er å redusere støynivåene som genereres av hverdagslige aktiviteter på kontoret.

• Hvis kopimaskinen eller skriveren er støyende - ta en service på de. Eller, hvis makuleringsmaskinene er bråkete bytt de ut mer med stillegående modeller, og sørg for at de vedlikeholdes med jevnlig påfyll av olje.
• Hvis improviserte korridormøter skjer for ofte blir det et forstyrrende element for alle og man bør vurdere om man i stedet bør ha mer formelle møter (inne på møterom), eller hvis man allerede har mange slike møter er disse effektive nok eller er det ting man bør ta opp der i stedet for i det åpne kontorlandskapet?
• Hvis du blir forstyrret ofte, si i fra, kanskje dine kollegaer ikke er klar over at de kan forstyrre deg. Hvis ikke dette fungerer kan egnede hodetelefoner være et godt hjelpemiddel. Det gir en visuell indikasjon på at du prøver å fokusere og blokkere ut omverdenen.

2. Skru av varsel fra sosiale media

E-post, telefonsamtaler og intranett-systemer genererer ofte varsler og alarmer som kan forstyrre konsentrasjonen. Legg til Skype for Business, Workplace fra Facebook. I tillegg til en rekke private apper på telefonen som også varsler om nye hendelser og meldinger. Alt dette gjør at det ofte er vanskelig å fokusere på oppgaven du skal utføre.

Kanskje man bør vurdere innstillingene du har på apper og sosiale medier. Hvis du lett blir distrahert av Whatsapp, Facebook og LinkedIn-meldinger, kan det være lurt å deaktivere varslene.

3. Rydd skrivebordet

Det personlige miljøet til de ansatte har stor innflytelse på produktiviteten. Flere og flere organisasjoner velger å implementere retningslinjer for "clean-desk".

Dette er et sett med regler som bestemmer hvordan arbeidsplassen skal være. For eksempel hvordan ulike dokumenter skal organiseres, minimere bruken av Post-It-lapper og generelt holde skrivebordet ryddig.

Å ha et ryddig skrivebord er et fantastisk første skritt i å øke produktiviteten, men kan firmaet gjøre mer? Heve- og senkebord brukes av stadig flere. Ikke bare er de sagt å øke produktiviteten, men de bedrer holdningen, reduserer og forebygger ryggsmerter forbundet med å sitte ved et skrivebord hele dagen. Ryggsmerter kan være ekstremt distraherende og kan i verste fall føre til sykemeldinger.

4. Sørg for at det finnes tilgang til sunt mellommåltid

Før lunsj og på slutten av dagen kan ofte søtsuget melde seg. Dette kan ta fokuset vekk fra arbeidsoppgavene.

Å tilby frukt og nøtter til ansatte, som vil frigjøre energi sakte, vil være en mye bedre løsning enn godteri, og noe de ansatte vil sette pris.

5. Problemer med tilkoblingen på møterom og prosjektrom

Ingenting har mer direkte innvirkning på produktiviteten enn tilkoblingsproblemer. Glemt strømkabel, manglende internettkabler og forespørsler om WiFi-passordet er vanlige hendelser som forårsaker forstyrrelser i mange konferanserom og arbeidsplasser.

1. Vurder å sette opp universelle dokkingstasjoner på de pultene der de ansatte og gjester/besøkende veksler på å sitte. Da trenger man ikke å kaste bort tid på å prøve å koble til et tastatur og en skjerm.
2. Plasser laminerte instruksjoner om hvordan man logger på nettverket for å gjøre tilkoblingen effektiv.
3. Pass på at hvert møterom har et utvalg av HDMI, USB-C, Thunderbolt og Mini Display Port-adaptere slik at alle kan koble til møteromsprosjektoren uten å sette i gang en skattejakt som involverer alle på kontoret!

Utfordringer med åpent kontorlandskap

De viktigste utviklingene i kontorets utforming de siste 40 årene er at vi har gått fra båser til mer åpne planløsninger - begge har fordeler og ulemper. Båser skjermer personen, men du blir allikevel distrahert av støy, i tillegg er det vanskelig å avgjøre hva/hvor lyden kommer fra. Åpent kontorlandskap skaper et mer sosialt felleskap, samt å kunne gi ledelsen en visuell oversikt over hvem som gjør hva. De mest rapporterte ulempene er støy, mangel på personvern og konsekvensene av å ikke kunne regulere lys og varme selv.

Organisasjonspsykolog Matthew Davis fant at redusert konsentrasjon og økt forekomst av stress er langt mer vanlig i åpne kontorlandskap. På samme måte hevder Queensland University of Technology at 90 % av studiene viser at åpne kontorlandskap er forbundet med høyere nivå av stress og forhøyet blodtrykk.

Leitz har spurt et utvalg på 800 personer hvordan deres foretrukne arbeidsmiljø ville se ut.

25 % hadde egne kontorer - disse hadde en senior stilling i foretaket- og over 50 % ønsker et lukket kontor som sin foretrukne arbeidsplass.

På arbeidsplasser med båser eller helt åpne løsninger er det ikke så overraskende at folk i økende grad trekker seg tilbake til sitt eget indre rom som de skaper ved å bruke hodetelefoner. Mens bare 25 % av de som svarte sier at dette er akseptert der de jobber, dette bør ses i sammenheng med den nye generasjonen som kommer inn i arbeidslivet nå, der hodetelefoner er en del av deres "daglig uniform.

Produktivitet på kontoret

En kontoransatt blir i gjennomsnitt avbrutt hvert 3. minutt. Det er litt ironisk at mange arbeidsgivere har en tendens til å være mer bekymret for distraksjoner når ansatte jobber eksternt, og spesielt når de jobber hjemmefra.

Faktisk viste Leitz-undersøkelsen at fraværet av forstyrrelse er den nest viktigste fordelen ved å jobbe hjemmefra, i tillegg sparer de tid ved å slippe å reise til kontoret. Friheten ved å kunne jobbe overalt kan være krevende. Men hvis produksjonen/effektiviteten din faller i kvalitet og kvantitet ved at du jobber eksternt, så vil det nok merkes. Da er det nok sannsynligvis best for din karriere hvis den første som oppdager det er deg.

Forskning fra Ipsos og Workspace Futures Team of Steelcase viste at 85 % av ansatte i Europa, USA og Asia sliter med å konsentrere seg på jobb.

Med tanke på at folk er ansatt for å jobbe så er dette et nedslående resultat. Av de som svarte på undersøkelsen svarte nesten alle at det var viktig for dem å kunne ha muligheten til å jobbe ekstern, men bare 41 % sa at de ble tilbudt denne muligheten. Videre svarte 1 av 3 av de spurte at de måtte forlate kontoret for å få jobben fullført.

Dette er i tråd med funnene fra «Gallup’s State of the Global Workplace», som avdekket at bare 10 % av arbeidstakere rundt om i verden er engasjert og inspirert på jobb. Mens 2 av 3 følte seg umotivert. Samtidig er de som jobber inntil 20 % eksternt de mest engasjert av alle arbeidstakere. Da er det kanskje ikke så rart at 35 % av de spurte i Leitz-undersøkelsen oppgir at de foretrekker å bruke mer tid på å jobbe utenfor kontoret for å få bedre resultater.

De gode nyhetene for folk som tilbringer mesteparten av tiden sin på et sentralt sted, er at de som designer kontorer i dag er klar over problemstillingene ved de tradisjonelle åpne kontorene.

Glade og fornøyde medarbeidere har en tendens til å ha mindre fravær og er mer motiverte for å komme seg på jobb. De er også sannsynligvis stolte av hvor de jobber og hvem de jobber for. Alt dette betyr at de er mindre tilbøyelige til å finne seg en ny arbeidsgiver med nyere, mer brukervennlige lokaler.

Så hvilke triks har bedrifter lært når de prøver å skape produktive arbeidsplasser? Hvordan kan de imøtekomme behovene til dagens moderne arbeidstaker samtidig som man reduserer forstyrrende elementer på arbeidsplassen?