10 tips for å skape et godt hybrid arbeidsmiljø

25.05.2023

10 tips for å skape et godt hybrid arbeidsmiljø

Stadig færre jobber bare inne på kontoret. De siste årene har endret måten virksomheter opererer på rundt om i verden. Å jobbe hjemmefra ble i utgangspunktet en praksis implementert av nødvendighet. Men praksisen har bestått og enkeltpersoner har tilpasset seg til hybridarbeid. En fersk undersøkelse viser at for ansatte som kan jobbe hjemmefra, er den vanligste praksisen i dag hybridkontor.

Bedrifter har anerkjent den fordelen med å la sine ansatte finne balansen mellom jobb og privatliv når man jobbe hjemmefra. For det resulterer ofite i bedre velvære blant de ansatte som igjen øker produktiviteten. En annen undersøkelse  viser at 90% av de ansatte er like produktive eller mer produktive når de jobber eksternt sammenlignet med når de bare jobber inne på kontoret. En hybrid arbeidsmodell bidrar til, og legger til rette for de kontrasterende ønskene til ansatte, hvor noen ønsker å forbli hjemme og andre foretrekker å jobbe på kontoret.

Hva er hybridarbeid?

Hybridarbeid har som mål å gi ansatte og bedrifter det beste fra begge verdener. Denne modellen åpner for at ansatte tilbringer noen dager på kontoret og noen dager på hjemmekontor. Hvor mange dager man er på kontoret og hjemme avghneger fra person til person og/eller hvilke føringer virksomheten setter.  Vanligvis vil ansatte bruke to eller tre dager i uken på å jobbe hjemmefra, og den resterende tiden på kontoret.

Hybridarbeid lar bedrifter og ansatte dra nytte av fleksibiliteten ved fjernarbeid, samtidig som de opprettholder en etablert base for operasjonen. Det har blitt måten mange virksomheter over hele verden nå opererer på.

Fleksibilitet har blitt avgjørende for arbeidere og bedriftseiere har måttet etablere hybride kontorlokaler for å imøtekomme dette. Imidlertid er det fordeler for selskaper også, som inkluderer:

  • Tilgang til en bredere talentmasse
  • Lavere kostnader
  • Effektive og strømlinjeformede prosesser
  • Personalet tar færre sykedager
  • Gladere og mer produktive ansatte
  • Mer lojale ansatte, folk blir lenger i jobben

På samme måte, sammen med fleksibilitet og en forbedret balanse mellom jobb og privatliv, har valget om å jobbe hjemmefra eller på kontoret betyr at de ansatte:

  • Ha mer familietid
  • Ikke trenger å bruke så mye tid eller penger på å pendle
  • Kommuniser effektivt internt
  • Har sterkere relasjoner med sine kollegaer
  • Kan jobbe fra hvilket som helst sted
  • Føler seg fornøyd, noe som igjen gir økt produktivitet

 

Hvordan kan bedrifter legge til rette for hybridarbeid for ansatte?

Fordelene med hybridarbeid er klare, men hvordan kan bedrifter omsette dem i praksis? Nedenfor finn du våre topp 10 hensyn man bør ta, når man starter opp med enn hybrid arbeidsstrategi.

1)       Planlegg for ulike arbeidsmiljøer

Utnytt de ulike arbeidsmiljøene ved å planlegge og legge  samarbeidsprosjekter og kreative prosjekter til kontoret og spar arbeidsoppgaver som krever mer konsentrasjon og fokus til når du er hjemme, der det er færre distraksjoner.

Det kan være nyttig for team å ha minst én eller to dager i uken hvor alle skal være på kontoret, for å gri rom for samarbeid.

2)       Planlegg møter effektivt

Vær oppmerksom når du bestiller møter. Husk at personalet vil være både på kontoret og hjemme, så sørg for å kjøre alle møter via videochatprogramvare uavhengig av hvem som er inne eller utenfor kontoret. På den måten vil ingen gå glipp av møte og ingen føler seg utenfor.

3)       Invester i bærbart utstyr

Ansatte som omfavner den hybride arbeidsmodellen, må kunne bevege seg sømløst mellom hjemmet og kontoret. Å investere i bærbart kontorutstyr er nøkkelen til å gjøre dette så enkelt som mulig for disse personene.

Bærbare datamaskiner er nøkkelen til vellyket hybridarbeid, derfor er det ekstra viktig å beskytte disse med en praktisk bæreveske slik at du kan frakte maskinen mellom hjemme og kontoret.  Ansatte vil også trenge en datamus og kanskje et eksternt tastatur.

Du bør også tenke på ergonomi når du utstyrer dine ansatte. Et laptopstativ for en bærbar PC, vil heve en ansatts skjerm til en passende visningshøyde, for å hjelpe dem med å jobbe komfortabelt. Leitz Ergo Cozy laptopstativ kan klappes sammen når det ikke er i bruk, noe som gjøre den ideelt for transport mellom hjemmet og kontoret.

 

4)       Gode kontorlandskap uten faste plasser

Stadig flere har «free-seating» eller «hot desks» på kontret. Det vil si at det må være arbeidsområder som mange kan bruke. Ansatte skal kunne sitte ved ethvert skrivebord og ha alt de trenger for å jobbe effektivt og produktivt.

Vurder det grunnleggende utstyret alle kan ha brukt for. Det kan omfatte sakstapedispenserpapirkurvstiftemaskin , og hullemaskin. Å utstyre alle arbeidsområdene med det man kan få brukt for i løpet av arbeidsdagen vil bidra positivt til produktivt og trivselen legge til rette for en effektivt arbeidsdag. 

En annen løsning kan være at alle annsatte har sitt eget utstyr som de da må rydde vekk på slutten av arbeidsdagen. Det kan innebære å sette utstyret tilbake og rydde opp i søppel og papirarbeid som har samlet seg opp i løpet av dagen. Da kan pultordnere være løsningen.

5)       Ta de ansattes helse på alvor

Introduser luftrensere for å drepe luftbårne virus og sikre bedre innendørs luftkvalitet. Dårlig luftkvalitet på kontoret kan spesielt påvirke ansatte med astma eller andre luftveisproblemer. Ansatte som ellers er friske kan ha følgende symptomer på grunn av forurenset kontorluft:

  • Kløende og / eller rennende øyne
  • Rennende nese
  • Nysing
  • Hovne bihuler
  • Pustevansker
  • Hoste
  • Kløe eller vondt i halsen

Leitz TruSens luftrensere kommer i tre størrelser. TruSens luftrensere forbedrer innendørs luftkvalitet og fokuserer ikke bare på støv, skitt og gasser. Du kan bruke et av speseilafiltrene (kjæledyr, lukt, eller allergi og influensa) avhengig av hva som passer kontoret best.

Hvis de ansattes helse er målet ditt, er allergi- og influensafilteret det du trenger på kontoret. Den fanger opp 99,99 % av luftbårne virus og allergener, inkludert koronavirus. Med våre TruSens luftrensere og HEPA-filtre kan du redusere risikoen for sykdom på kontoret og gi dine ansatte renere og friskere luft.

6)       Informer om GDPR og databeskyttelse

Databeskyttelsesregler gjelder også når en ansatt jobber hjemmefra, ikke bare når de er på kontoret. Du bør sikre at enkeltpersoner vet hva som forventes av dem når det gjelder databeskyttelse og prosessene de bør følge for å unngå brudd på GDPR.

Dette kan innebære å ikke la ansatte ta med seg papirer hjem. I stedet kan de skanne papirer til skyen og få tilgang til det hjemmefra på den måten. De må også være klar over hvem som kan være i nærheten når de diskuterer konfidensiell informasjon på telefon eller videomøter, og legge til rette slik at de ikke bli overhørt.

Når de er på kontoret, bør ansatte sørge for at alle papirdokument og ark med konfidensiell informasjon blir riktig destruert. En makuleringsmaskin er den beste måten å gjøre dette på. Leitz har en rekke smarte og stillegående makuleringsmaskiner, de kommer i ulike størrelser, for å passe inn på ethvert kontor. Enten du trenger makuleringsmaskin med mikrokutt eller en makuleringsmaskin med krysskutt , så har alle våre makuleringsmaskiner et høyt sikkerhetsnivå for å sikre at du er i samsvar med databeskyttelsesforskriftene.

7)       Lag områder som er tilrettelegger for samarbeid

Flytt på skrivebord som ikke er i bruk, lage mindre sittegrupper/arbeidsområder som oppmuntre til samarbeid. Mange bedrifter har ikke lenger en fast plass for sine ansatte, man man har i stedet flere skrivebord, også kan de ansatte velge hvor de vil jobbe den dagen de kommer på kontoret.

Dette kan betyr at flere arbeidaplasser nå har pulter som ikke brukes, da flere jobber hjemmefra eller andre steder utenfor kontoret. Disse pultene eller ledig kontorer kan nå gjøres om til minde grupperom der folk kan komme sammen for å diskutere prosjekter. Dette kan hjelpe folk til å få mest mulig ut av tiden sin på kontoret, der man kan diskutere og sammarbiede med andre, også kan man bruke tiden på hjemmekontoret til arbeid kan gjør best alene, eller oppgaver som krever mer konsentrasjon og ro.

8)       Invester i nødvendig programvare

Det er viktig at de ansatte har tilgang til alt de trenger, enten de jobber fra kontoret eller fra et annet sted. Derfor bør du sørge for at virksomheten din er utstyrt med nødvendig programvare for å gjøre dette.

Det kan bety å flytte filene og systmer over til et skybasert system, der enkeltpersoner bare trenger å logge på for å få tilgang til det de trenger. Det kan også betyr at man må gå over til et nettbasert prosjektstyringssystem, for å sikre at alle kan holde seg oppdatert på oppgavene sine, og kommunisere effektivt.

Du bør også sørge for at du har passende kommunikasjonsprogramvare, slik at alle ansatte kan holde kontakten. Dette kan være et meldingssystem som Microsoft Teams eller Slack, med ulike kanaler satt opp for ulike team og prosjekter. Slik at alle kan kommunisere med hverandre, uansett hvor de jobber fra.

9)       Skap hjemmefølelsen på kontoret

Skap et hjem hjemmefra ved å få nn moderne møbler og tilbehør, få inn litt farger for å skape et avslappet og produktivt miljø. Leitz WOW og Leitz Cosy-serien består av en rekke produkter til kontoret og smarte oppbevaringsløsninger for å holde kontor og hjem  organisert. Tilgjengelig i en rekke dristige eller beroligende farger for å sette farge på arbeidsplassen din, smatidig som det er praktiske og nytte produkter du har brukt for, som for eksempel: arkiveringsprodukteroppbevaringsbokserbrevkurverergonomiske produkter.

10)     Arrangementer og aktiviteter

Oppmuntre til sosial interaksjon ved å kommunisere aktiviteter og arrangementer på kontoret, så vel som digitalt for de hjemme. Ukentlige eller måntlige virtuelle quizer er en flott måte å ha det gøy sammen med dine kolleger, og det er lett tilgjengelige for de som jobber hjemmefra og på kontoret.

Men det kan også være smart å organisere fysiske møter med alle ansatte i hele firma eller i ulike avdelinger, en eller flere  ganger i løpet av året. Dette kan kan for eksemple være teambuilding-aktiviteter eller en mer avslappet middag. Uformelle arrangementer kan bidra til å styrke båndene mellom kollegaer og forbedre kommunikasjonen på jobb.

Bygge et hybridkontor

Å lage en hybrid arbeidsmodell er ikke en rask prosess. Det innebærer planlegging, innspill fra ansatte og gjennomføring. Det er viktig å få alle med når man beveger seg mot en hybrid arbeidsmodell for å forstå de ulike kravene til alle team og avdelinger. Selv om dette kan høres ut som en skremmende oppgave, kan du ved å bruke de 10 tipsene som er skissert ovenfor, kombinert med forskning og forberedelse, lage en hybrid arbeidsmetode som hjelper enkeltpersoner å skape en arbeidsstruktur som passer best for deres behov.

 

Leitz har et stort utvalg av kontorutstyr som er essensielle for at hjemmekontoret skal være et produktiv og effektivt  arbeidsområde.

Les mer om hybridarbeid:

Tips, hvordan jobbe produktivt med hybridkontor

Databeskyttelse og arbeid hjemmefra: Tips for å jobbe sikkert