Keuzehulp voor Leitz Papiervernietigers

De papiervernietiger is nu meer dan ooit een onmisbare partner in elk kantoor, thuiskantoor of werkplek.

Naarmate zowel de wereld waarin wij leven als de manier waarop wij werken zich ontwikkelen, zal de hoeveelheid beschikbare persoonsgegevens alleen maar toenemen. Dit heeft onvermijdelijk gevolgen voor de kans op gegevensdiefstal, inbreuk op de beveiliging en malafide praktijken.

Veel mensen gaan ervan uit dat beveiligingsvoorschriften zoals de AVG wetgeving alleen betrekking hebben op elektronische gegevens, maar dat is niet het geval. Nu zowel online als offline de regelgeving strenger wordt, moet er nagedacht worden over een op papier gebaseerde beveiligingsoplossing. De veiligste en meest praktische keuze is een papiervernietiger, omdat dit een visuele bevestiging geeft dat documenten werkelijk worden vernietigd door betrouwbare werknemers.

Of je nu thuis werkt, op kantoor werkt of consument bent, de aanschaf van een papiervernietiger moet dus worden beschouwd als een essentieel onderdeel van de bescherming van jouw privacy en goed gegevensbeheer.

Er is een enorm aanbod aan vernietigers waaruit je kan kiezen. Zij zijn verkrijgbaar in verschillende formaten, met verschillende kenmerken, en bieden verschillende veiligheidsniveaus, afhankelijk van de wijze waarop zij documenten versnipperen en vernietigen.

Onze keuzehulp voor papiervernietigers biedt alles wat je moet weten over papiervernietigers en helpt je om de beste keuze te maken, zodat je beschermd bent tegen identiteitsdiefstal, frauduleuze activiteiten en menselijke fouten, want bij Leitz weten we dat er geen prijskaartje hangt aan gemoedsrust.

Waarom heb ik een papiervernietiger nodig?

Vraag je je wel eens af wat je moet doen met ongewenst papierwerk thuis of op kantoor? Voordat je naar de oud papier- of recyclingbak grijpt, moet je toch nog even twee keer nadenken.

De afgelopen paar jaar heeft gemiddeld een op de vijf EU-burgers te maken gehad met identiteitsdiefstal¹. Bij identiteitsdiefstal denken we misschien aan iets dat gebeurt wanneer iemands persoonlijke gegevens online worden gestolen. Maar het enige wat nodig is, is een naam, een adres en een geboortedatum uit een verdwaald stuk papierwerk, en criminelen kunnen de identiteit van een persoon klonen en voor illegale doeleinden gaan gebruiken.

Erger nog, met de financiële gegevens die op een bankafschrift, een betalingsbewijs of een slecht verknipte oude debet- of kredietkaart staan, kan iemand die weet wat hij doet, rechtstreeks van jouw stelen.

Bedrijven moeten dezelfde voorzichtigheid aan de dag leggen voordat zij oude documenten weggooien. Bevat het papierwerk privé-informatie over klanten of werknemers?  Zo ja, dan valt het onder de AVG-regelgeving inzake privacy en gegevensbescherming.

Het eenvoudigweg weggooien van documenten met persoonlijke informatie kan een inbreuk op de gegevens vormen, of die nu in verkeerde handen terechtkomen of niet.

Nogmaals, wees op je hoede voor de veronderstelling dat de AVG alleen van toepassing is op digitale gegevensbescherming - dat is niet het geval. Volgens de AVG wetgeving kan een inbreuk in verband met persoonsgegevens "ruim worden gedefinieerd als een veiligheidsincident dat de vertrouwelijkheid, integriteit of beschikbaarheid van persoonsgegevens heeft aangetast". Waar de persoonsgegevens vandaan komen doet er niet toe, alleen dat de vertrouwelijkheid of de integriteit ervan wordt aangetast doordat zij op de een of andere manier beschikbaar komen.

Dit zijn de belangrijkste redenen waarom je het verwijderen van oude documenten moet beschouwen als een kwestie van gegevensbeveiliging. Door papierwerk te versnipperen, maak je de informatie die het bevat onleesbaar.

Een papierversnipperaar is dus een doeltreffende eerstelijnsbescherming tegen identiteitsdiefstal en fraude. Het helpt jouw bedrijf ook om AVG-compliant te blijven, zodat je de mogelijk hoge boetes en reputatieschade als gevolg van een datalek kunt vermijden.

Hoe kies ik een goede papiervernietiger?

Er is veel te overwegen bij het winkelen voor een papiervernietiger voor thuis of jouw bedrijf. Het juiste model kiezen is een kwestie van jouw behoeften en budget afstemmen op de kenmerken die elk model biedt.

Laten we beginnen met wat je nodig hebt. We kunnen dit opsplitsen in twee hoofdcategorieën - het soort locatie waarvoor je een papiervernietiger koopt en het veiligheidsniveau.

Waar ga je jouw papiervernietiger gebruiken?

Waar een papierversnipperaar wordt gebruikt is belangrijke factor die jouw aankoopbeslissing zal beïnvloeden.

Fabrikanten ontwerpen papiervernietigers vaak met bepaalde locaties in gedachten, zodat je ze op de markt vindt als papiervernietigers voor thuisgebruik, voor grote kantoren, enzovoort.

De locatie van jouw papierversnipperaar leidt tot het beantwoorden van andere vragen over gebruik en operationele vereisten, zoals:

• Hoeveel mensen zullen de versnipperaar gebruiken?
• Hoe vaak zal het gebruikt worden?
• Hoeveel papier moet het per uur/dag/week enz. kunnen verwerken?
• Hoeveel ruimte heb je voor een papiervernietiger?
• Hoeveel lawaai is aanvaardbaar tijdens de werking?
• Wat heb je nodig om de versnipperaar zo efficiënt en probleemloos mogelijk te gebruiken?

Hier volgen vier veelvoorkomende gebruiksvoorbeelden van papiervernietigers, en de belangrijkste zaken waarmee je rekening moet houden bij de aankoop voor elk ervan.

Klein kantoor

In een klein kantoor of een afdeling waar meerdere mensen dezelfde papiervernietiger gebruiken, zal de machine vaker worden gebruikt. Duurzaamheid en de mogelijkheid om gedurende langere perioden te werken worden dus belangrijker in het model dat je kiest.

Om het proces te versnellen en te voorkomen dat er mensen in de rij staan om de papiervernietiger te gebruiken, heb je een model nodig dat een groter aantal vellen aankan. Dit is vooral handig voor het versnipperen van grote documenten en boekjes zonder ze vel voor vel uit elkaar te moeten halen.

Je hebt ook een papiervernietiger nodig die andere materialen dan papier aankan, zodat nietjes en paperclips geen probleem vormen.

Belangrijkste kenmerken om naar te kijken:

• Langere doorlooptijd
• Hogere capaciteit voor handmatige invoer van vellen of automatische invoer
• Waarschuwingen/indicatoren voor wanneer de bak geleegd moet worden
• Antivastlooptechnologie
• AVG-conform beveiligingsniveau

Print- & Kopieerruimte

Als jouw bedrijf of organisatie een speciale print- en kopieerruimte heeft, is dit een logische plaats om een papiervernietiger neer te zetten.

Voor grotere werkplekken is het verzamelen van al het ongewenste en gebruikte papierwerk om het op één plaats weg te gooien een efficiënte optie. Het helpt ook bij databeheer, omdat je ervoor kunt zorgen dat alle documentatie met potentieel gevoelige gegevens consistent wordt behandeld.

Maar om dit te bereiken, heb je een zware machine nodig die materiaal op industriële schaal kan versnipperen. In deze omgevingen moet je een grote papiervernietiger kiezen met een grote opvangbakcapaciteit, een maximale looptijd en automatische toevoer.

Bij het versnipperen van grote volumes kan de automatische antvastlooptechnologie ook een groot verschil maken voor de snelheid en de efficiëntie, aangezien de machine in de meeste gevallen zelf de verstoppingen zal oplossen en zonder onderbreking zal doorgaan.

Belangrijkste kenmerken om naar te kijken:

• Maximale capaciteit van de opvangbak
• Langere doorlooptijd
• Automatische invoer met maximale velcapaciteit
• Automatische antivastlooptechnologie
• Digitaal aanraakscherm
• Robuuste constructie en duurzaamheid op lange termijn
• Hoog veiligheidsniveau (voor de behandeling van juridisch gevoelige documenten)

Welk type papiervernietiger is het veiligst?

Papiervernietigers krijgen een veiligheidsclassificatie die afhangt van de grootte van de stukken waarin zij een document versnipperen. Hoe kleiner de stukjes, hoe hoger het veiligheidsniveau, omdat er minder kans is dat iemand het document weer in elkaar kan zetten om er gevoelige gegevens uit te halen.

De plaats waar een papiervernietiger wordt gebruikt, kan een aanwijzing zijn voor het vereiste veiligheidsniveau - van oudsher is er minder aandacht voor veiligheid bij het vernietigen van bijvoorbeeld persoonlijke papieren thuis, dan bij het verwerken van vertrouwelijke documenten voor een groot bedrijf.

Maar dit is niet in steen gebeiteld. De mate van beveiliging die nodig is, hangt volledig af van het soort werknemer dat je bent, van de plaats van waaruit je werkt, het soort documenten waarover je moet beschikken, en eventuele relevante wettelijke voorschriften. Het is niet alleen de omgeving waarin de versnipperaar wordt gebruikt. Veel werknemers hebben dagelijks te maken met zeer gevoelig materiaal, zelfs wanneer zij thuis werken.

Het is daarom belangrijk goed na te denken over jouw beveiligingsbehoeften en op basis daarvan een papiervernietiger te kiezen.

Bij Leitz beoordelen we al onze papiervernietigers volgens de industriestandaard Protection Rating, ook wel bekend als het P-Level.

Hoe hoger het P-niveau van het model, hoe hoger de veiligheidsclassificatie. Je kan ook verwijzingen zien naar een "DIN"-classificatie, waarbij DIN staat voor Deutsches Institut für Normung, het Duitse normalisatie-instituut dat de de facto autoriteit is geworden op het gebied van de veiligheid van papierversnipperaars.

Kenmerken papiervernietiger uitgelegd

Zodra je weet wat je nodig hebt van een papiervernietiger, kan je een model kiezen dat aan die eisen voldoet.

Hoewel papiervernietigers vaak worden aangeduid als 'papiervernietigers voor thuisgebruik' of 'papiervernietigers voor professioneel gebruik', raden wij je ten zeerste aan om vóór de aankoop alle aangeboden functies zorgvuldig te bekijken om er zeker van te zijn dat het model echt aan al jouw wensen voldoet.

Door een papiervernietiger te kiezen op basis van een grondig begrip van de kenmerken en de voordelen ervan, verhoog je de kans dat je een model koopt waar je tevreden over bent en dat je waar voor jouw geld biedt.

In dit deel zullen we alle belangrijke kenmerken behandelen waarvan je op de hoogte moet zijn om jouw papiervernietiger te kiezen en vervolgens met succes te gebruiken.

Bakinhoud

De "bak" van een papierversnipperaar is de container waarin alle versnipperde stukken worden bewaard. De bakinhoud geeft aan hoeveel de bak kan bevatten voordat hij geleegd moet worden. De capaciteit van de bak wordt aangegeven in liters, in aantal vellen (d.w.z. hoeveel versnipperde vellen A4-papier er in kunnen voordat de bak vol is), of beide.

Een algemene vuistregel is dat hoe meer documenten je moet weggooien en hoe vaker je een papiervernietiger moet gebruiken, hoe groter de bakinhoud moet zijn. Je hoeft hem namelijk minder vaak te legen, waardoor hij efficiënter en handiger in gebruik is.

Een zeer grote bakinhoud betekent een grote eenheid, dus de beschikbare ruimte is een factor om rekening mee te houden. Een lagere veiligheidsgraad betekent ook dat een afvalbak sneller vol is, omdat grotere stukken meer ruimte innemen. Dit is de moeite waard om in gedachten te houden bij modellen die worden aangeprezen voor thuisgebruik, die meestal compact van formaat zijn en een lager P-level hebben.

Invoer type

De invoer is de mond van de papiervernietiger waar documenten worden ingevoerd. Het soort invoer dat beschikbaar is, kan worden onderverdeeld in drie sub-categorieën:

Invoercapaciteit:

De laad- of invoercapaciteit verwijst naar het aantal vellen dat in één keer in de papiervernietiger kan worden ingevoerd. Als standaardmaatstaf geldt dat het cijfer in de specificatie van een model gebaseerd is op A4-formaat printerpapier van 80 gram.

Omdat meer vellen tegelijk kunnen worden versnipperd, maakt een hogere laadcapaciteit een snellere versnippering mogelijk en wordt aanbevolen voor grote volumes.

Als je documenten moet versnipperen die groter zijn dan A4, kan je het papier misschien tot het vereiste formaat vouwen. Bedenk echter dat het vouwen van het vel in wezen invloed zal hebben op de dikte en dus op het aantal vellen dat wordt versnipperd. Al onze IQ papiervernietigers kunnen in tweeën gevouwen A3-documenten verwerken, maar niet als de laadcapaciteit wordt overschreden. Denk bij het versnipperen van gevouwen papier dus altijd aan het volume.

Invoer formaat:

De meeste papiervernietigers zijn standaard ontworpen voor papiervellen van A4-formaat. Modellen met brede invoer voor A3-formaat zijn beschikbaar en het overwegen waard als je grotere documenten in grote hoeveelheden moet versnipperen.

Als je een papiervernietiger koopt met een invoer voor A3-vellen, hoef je geen documenten te vouwen om ze te versnipperen. Zonder vermindering van de laadcapaciteit, kan je grote documenten sneller versnipperen.

Handmatige papiervernietiger vs. Automatische

Handmatige papierversnipperaars zijn de meest voorkomende soort papierversnipperaars, waarbij het papier met de hand in de versnipperingsgleuf (de zogenaamde mond) wordt gestoken.

Automatische papierversnipperaars daarentegen hebben een volautomatisch systeem waarbij je een stapel papier in een invoerlade legt en de papierversnipperaar de rest doet, doordat de vellen automatisch vernietigd worden. Dit is een enorme tijdsbesparing voor gebruikers die in batches versnipperen.

Automatische invoer wordt aanbevolen voor versnippering van grotere volumes. Handmatige papiervernietigers van Leitz IQ bieden bijvoorbeeld een laadcapaciteit tussen 10 en 20 vel per keer. Maar met de Leitz IQ papiervernietigers met automatische invoer kan je tot 600 vellen per keer vernietigen.

Automatische papiervernietigers passen bij drukke werkroutines en helpen mensen te vernietigen zoals zij dat willen.

Uit onderzoek van Deep Blue Insight blijkt dat 47% van de mensen "versnippert terwijl ze bezig zijn" - waarbij ze een document onmiddellijk versnipperen wanneer dat nodig is - terwijl 53% ofwel een ruimte heeft waar ze documenten bewaren die moeten worden versnipperd, ofwel een routine heeft voor het archiveren van documenten en de neiging heeft om in batches te versnipperen.

Doorlooptijd

De doorlooptijd van een papiervernietiger is de tijd dat de machine non-stop kan worden gebruikt zonder een pauze in te lassen. Dit is in feite een maatstaf voor de veerkracht van de motor - duw een versnipperaar voorbij zijn doorlooptijd en je riskeert permanente schade. Als voorzorgsmaatregel schakelen de meeste moderne papiervernietigers automatisch uit zodra de doorlooptijd is bereikt.

Naast de doorlooptijd hebben papiervernietigers ook een afkoeltijd. Dat is de tijd die ze na het bereiken van hun doorlooptijd nodig hebben voordat ze weer kunnen worden gebruikt. Ook dit is om te voorkomen dat de motor oververhit raakt.

Bij goedkopere papiervernietigers, die alleen voor persoonlijk gebruik zijn bestemd, kan het zijn dat de versnipperaar slechts een zeer korte doorlooptijd heeft. Dit is prima, zolang je maar een paar vellen tegelijk hoeft te versnipperen en het niet vaak hoeft te gebruiken.

Naarmate het volume en de frequentie van het versnipperen toeneemt, bijvoorbeeld in een druk kantoor, worden korte doorlooptijden een probleem. Niemand wil dat een papiervernietiger halverwege een taak wordt uitgeschakeld omdat de tijdslimiet is bereikt, of dat hij moet wachten totdat de machine is afgekoeld.

De Leitz IQ papiervernietigers bieden royale doorlooptijden, oplopend met onze modellen met grotere capaciteit tot een maximum van 240 minuten continu gebruik. Net zo belangrijk is dat al onze papiervernietigers zijn uitgerust met controlelampjes die je vertellen wanneer ze hun maximale gebruiksduur hebben bereikt en weer klaar zijn voor gebruik.

Veiligheidskenmerken

Het bezit van een papierversnipperaar brengt veiligheidsimplicaties met zich mee. Scherpe messen die met hoge snelheid werken, vormen een aanzienlijk veiligheidsrisico als ze niet voorzichtig en correct worden gebruikt.

Als je thuis een papiervernietiger gebruikt, moet je je vertrouwd maken met de richtlijnen van de fabrikant voor veilig gebruik. Als je een papiervernietiger voor de werkplek koopt, moet je het gebruik van de papiervernietiger opnemen in jouw gezondheids- en veiligheidsbeleid en al het personeel dat de papiervernietiger gebruikt, dienovereenkomstig opleiden.

Om dit alles te vergemakkelijken, zijn papiervernietiers uitgerust met een reeks ingebouwde veiligheidsvoorzieningen om ongelukken te voorkomen. We hebben er al een paar genoemd - Auto Start op handmatige papiervernietigers, en uitschakeling / oververhittingsbeveiliging met runtime-limiet. Hier zijn enkele anderen om naar te kijken:

• Auto Stop. Schakelt de motor uit zodra een blokkering wordt gedetecteerd, zodat er geen materiaal meer verstopt raakt
• Anti-vastlooptechnologie Keert de invoerrichting om om een verstopping te verhelpen, zodat niemand zijn hand te dichtbij hoeft te steken.
• Vergrendeling van de afvalbak Stopt de versnipperaar als de bak niet goed dicht zit.

Hoe onderhoud je een papiervernietiger?

Auto-oliën & olievellen

Bij correct gebruik zijn de Leitz IQ papiervernietigers eenvoudig te bedienen en te onderhouden. Het grootste onderhoud is om ze geolied te houden.

Door een papierversnipperaar te oliën voorkom je dat de messen blijven vastzitten, wat tot meer opstoppingen en uiteindelijk tot het doorbranden van de motor kan leiden. De standaard manier om een versnipperaar te oliën is er handmatig een olievel in te doen. De machine versnippert het olievel zoals elk ander document, en verspreidt daarbij de olie over de bewegende delen. Dit moet ongeveer een keer per maand gebeuren. Regelmatig oliën voorkomt papierstoringen. Wanneer papier vastloopt in de messen, bestaat de kans dat de motoren oververhit raken wanneer ze proberen de storing te verhelpen, wat een enorme belasting veroorzaakt en veel warmte genereert.

Regelmatig legen van de opvangbak

Een andere tip om vastlopen te voorkomen is de bak consequent te legen om te voorkomen dat hij overloopt. Als de papiervernietigerbak te vol is, kan het versnipperde papier in de messen terechtkomen, waardoor de kans op vastlopen toeneemt.

Wat moet ik doen als mijn papiervernietiger stuk gaat?

Voor jouw gemoedsrust is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de versnipperaar een goede garantieperiode heeft voor zowel de messen als de machine zelf en dat je van een gerenommeerde fabrikant koopt waarmee je rechtstreeks contact kunt opnemen mocht het ooit nodig zijn.

Leitz IQ papiervernietigers bieden een uitgebreide garantie (indien geregistreerd op de Leitz website) en ondersteuning via een klantendienst en FAQ-sectie.  Als je al een Leitz papiervernietiger bezit, registreer deze dan hier.