Gestructureerd archiveren en opslaan is al moeilijk in de kantooromgeving en vergt veel discipline. In het thuiskantoor ben jij degene die verantwoordelijk is voor een overzichtelijk en verstandig systeem. Kleuren kunnen hierbij een grote hulp zijn.

Volgens onderzoek van Kyocera uit 2018 wordt er dagelijks ongeveer 2 uur besteed aan het zoeken naar bestanden en documenten. Deze tijd kan veel zinvoller worden besteed. Vooral in het thuiskantoor zijn de werk documenten vaak verdeeld over de hele woonruimte. Om deze dagelijkse taak makkelijker te maken is er een simpele oplossing met een groot effect: kleur!

Kleuren geven structuur

Het systematisch gebruik van kleuren voor ordners, brievenbakken of opbergdozen helpt enorm bij het structureren van documenten. Met de verschillende kleuren kan alles in één oogopslag correct worden opgeborgen, omdat kleuren een onderbewust effect hebben. Ze stellen ons in staat om bepaalde patronen intuïtief te herkennen, zonder er veel over na te hoeven denken. Als structurerend systeem helpen kleuren om categorieën en onderwerpen onmiddellijk vast te leggen en besparen ze veel tijd bij het zoeken en opslaan.

Kleuren beïnvloeden de stemming

Van kleuren is ook aangetoond dat ze een directe invloed hebben op menselijke emoties. Een effect dat ook kan worden gebruikt voor de thuiskantoororganisatie. In principe ben je natuurlijk volledig vrij als het gaat om kleurtoewijzing aan bepaalde onderwerpen zoals belasting, facturen of inspiratie. Je kan je laten leiden door je eigen associaties. Het kan echter ook helpen om de kleuren te selecteren op basis van hun kenmerken.

De kenmerken van de basiskleuren:

Geel

De kleur geel staat voor gebalanceerde energie en constante dynamiek. Het ziet er vriendelijk, helder uit en is ideaal als alternatief voor wit.

Tip: De kantoorbenodigdheden zoals perforatoren, scharen en opbergdozen in de kleur geel vormen een goede basisuitrusting, die zorgt voor een aangename sfeer zonder veel afleiding.

Groen

De kleur groen wordt geassocieerd met positief denken en succes. Het geeft een hoopvol gevoel en motiveert een ambitieuze manier van werken.

Tip: Succesvolle projecten, goede resultaten en ingenieuze ideeën zijn letterlijk te zien. Een map of opbergdoos in het groen voor succesvol afgerond werk of goede inspiratie motiveert voor toekomstige taken.

Blauw:

De kleur blauw staat voor ernst en balans. Het heeft een kalmerend effect in stressvolle situaties en moeilijke werkfasen.

Tip: Complexe en langlopende taken zoals belastingaangiftes en berekeningen vereisen een hoge mate van concentratie. Hier is de kleur blauw ideaal als label.

Rood:

De kleur rood wordt geassocieerd met een sterk energiepotentieel en een hoge productiviteit. Het wordt echter ook beschouwd als een signaalkleur en vraagt om voorzichtigheid.

Tip: Deadlines en referenties mogen niet over het hoofd worden gezien. Om de belangrijkste documenten direct bij de hand te hebben, is het handig om ze te markeren met de signaalkleur rood. Dit vermijdt stressvol zoeken.

Over het algemeen geldt het volgende:

• Gebruik niet meer dan 3 of 4 kleuren, anders brengen ze meer onrust dan structuur op de werkplek.

• Het is essentieel om het kleursysteem consistent te houden en dienovereenkomstig ook digitale bestanden en e-mails toe te wijzen.
• Bewust genieten van het moment van ontspanning: Het creëren van orde met kleuren kan heel leuk zijn en is een aangename afwisseling van de concentratietijd.