Vroege ervaringen in een nieuwe baan maken het verschil voor een nieuwe aanwerving. Hoe comfortabel zij zich voelen, hoe welkom zij zich voelen, hoe goed zij zich ondersteund voelen, bepaalt voor een groot deel de rest van hun reis met die werkgever. Werknemers die vanaf het begin ongelukkig zijn, zijn vaak niet in staat om het om te draaien. Zij vertrekken, en het bedrijf moet het aanwervingsproces helemaal opnieuw beginnen, tegen aanzienlijke kosten.

Het welzijn van de werknemers mag niet uit het oog verloren worden, en daarom is het belangrijk om vanaf het begin positieve relaties met het personeel te ondersteunen en te koesteren. Dat is waarom onboarding belangrijk is.

In deze startersgids voor werknemers zetten we in detail uiteen wat onboarding is, wat het inhoudt en welke strategieën je kunt volgen om het met succes te doen. Wij zullen ook nuttige praktische tips geven in de vorm van checklists voor hulpmiddelen en uitrusting en handige "how-to"-gidsen.

Wat is een onboardingproces voor werknemers?

Niemand gaat op de eerste dag van een nieuwe baan meteen aan het werk. Het is onvermijdelijk dat zij eerst het beleid, de processen en de IT-systemen van het bedrijf leren kennen en weten waar zij alles kunnen vinden wat zij nodig hebben. En niet te vergeten, je nieuwe collega's leren kennen en je weg vinden in het bedrijf.

Daarbovenop komt nog een lange lijst van administratieve taken om een nieuwe werknemer in te zetten als onderdeel van het bedrijf. Moeilijker te omschrijven als specifieke taken, maar daarom niet minder belangrijk, is het om een nieuwe werknemer welkom te laten voelen en hem te integreren in het team. 

Het is niet altijd gemakkelijk om een nieuwe start te maken in een nieuwe functie. Het is heel normaal dat mensen zich er angstig over voelen. Het is in ieders belang dat je er als werkgever alles aan doet om een nieuwe werknemer zich gelukkig en thuis te laten voelen, zodat hij of zij zo goed mogelijk kan werken en de positieve bijdrage kan leveren waarvoor hij of zij is aangenomen.

Onboarding is de verzamelnaam voor alles wat te maken heeft met het onthaal en de integratie van een nieuwe werknemer. Van kantoorbenodigdheden tot bedrijfscreditcards, er is veel waar werkgevers over na moeten denken.

Bedrijven ontwikkelen formele onboardingprocessen om alles zo soepel en naadloos mogelijk te laten verlopen, om de zaken te versnellen en uiteindelijk de kans te vergroten dat een nieuwe werknemer een gelukkig, productief en succesvol lid van het team wordt.

Voorwerk

Veel van de administratie die komt kijken bij het inwerken van een nieuwe werknemer kan al voor de startdatum worden gedaan. De pre-startfase is met de toename van thuiswerken wellicht nog belangrijker geworden, omdat meer taken digitaal in plaats van persoonlijk moeten worden uitgevoerd.

Enkele belangrijke taken voor de start zijn:

• Het uitvoeren van achtergrondcontroles en het bevestigen van de identiteit van de kandidaat
• Voltooiing van het nodige papierwerk, bv. ondertekening van contracten, eventuele vertrouwelijkheidsovereenkomsten met werknemers, enz.
• Opzetten van IT-accounts en machtigingen, bv. bedrijfse-mail, gebruikersprofielen en wachtwoorden, enz.
• De nieuwe persoon toevoegen aan het loonlijstsysteem en de HR-databank
• Indien de nieuwe werknemer ter plaatse zal werken, het regelen van de veiligheidstoegang, bv. digitale passen of gegevens voor biometrische toegang
• Indien de werknemer op afstand gaat werken, een overzicht maken van de apparatuur die hij nodig heeft in zijn thuiskantoor, met inbegrip van een ergonomische beoordeling. Alles wat nodig is moet tijdig voor de begindatum worden opgestuurd
• Het versturen van een officiële welkomstbrief/e-mail

Opleiding en ontwikkeling

Zelfs geschoolde werknemers hebben tijd nodig om zich in te werken in een nieuwe rol. Er zullen onvermijdelijk aspecten zijn die zij over een langere periode dan de eerste introductie moeten leren, of het nu gaat om bedrijfsspecifieke werkmethoden of om het leren omgaan met nieuwe apparatuur of IT-middelen.

Deze laatste stap van het inwerkproces kan enkele weken tot enkele maanden in beslag nemen, afhankelijk van de aard van het bedrijf en de functie. Sommige bedrijven kiezen voor een formele proeftijd, waarbij de prestaties en de ontwikkeling gedurende een bepaalde periode worden gevolgd, en de verdere tewerkstelling afhankelijk is van het bereiken van specifieke doelstellingen.

Zelfs als een bedrijf niet werkt met een proeftijd, is het gebruikelijk om van tevoren controlepunten vast te stellen - bijvoorbeeld na een maand, drie maanden, zes maanden. Deze worden gebruikt om de vorderingen en prestaties te evalueren, maar ook om te horen hoe de nieuwe werknemer het vindt om te wennen. 

De manier waarop een onderneming de opleiding van nieuwe werknemers wil organiseren, is vrij. Het kan gaan om het meelopen met een bestaand personeelslid of hem als mentor te laten fungeren, één-op-één-onderwijs, leren op afstand, een externe opleiding volgen of een combinatie van deze mogelijkheden. 

Checklist voor de introductie van nieuw personeel

Zoals je ziet, is er veel om over na te denken als het gaat om het effectief inwerken van nieuw personeel. Het helpt om een duidelijk plan te hebben. Dat geldt ook voor een checklist van dingen die je moet regelen, zodat je niets over het hoofd ziet.

Mensen hebben allerlei apparatuur en middelen nodig om hun werk goed te kunnen doen. In de tijd dat bijna iedereen op het bedrijf werkte, werd het als vanzelfsprekend beschouwd dat het bedrijf in al die zaken voorzag.

Maar met de opkomst van thuiswerken, is dat meer een grijs gebied geworden. Neem je aan dat nieuwe rekruten hun eigen apparaten hebben om mee te werken? Dat ze alle briefpapier en andere kantoorbenodigdheden hebben die ze nodig hebben?

Als werkgever is het beter niets aan te nemen. Door te onderzoeken wat de nieuwe werknemer wel en niet heeft voordat hij begint, kan je eventuele lacunes opvullen.

Hier is een voorbeeld van hoe een introductiechecklist eruit zou kunnen zien. Het is een handige manier om thuiswerkers te vragen wat ze nodig hebben. Maar het is ook een geheugensteuntje voor nieuwe werknemers als ze op kantoor komen.

Checklist IT voor nieuwe werknemers

Telefoon

• Bedrijfs mobiele telefoon of BYOD vergoeding
• Bureautelefoon
• VOIP / Telefoon
• Bedrijf voicemail box

IT-hardware

• Desktop computer
• Laptop
• Monitor
• Toetsenbord en muis
• Webcam
• Flash drives

E-mail

• Gebruikersaccount 
• Toegang tot de mailbox van het bedrijf

Software en toepassingen

• Downloads en installaties
• Nieuwe gebruikersaccounts - gebruikersnaam en wachtwoorden
• Cloud-productiviteit - Microsoft Office 365, Google Workstations
• Oplossingen voor samenwerking - Teams, Slack
• Persoonlijke en gedeelde opslag - Dropbox, OneDrive, Google Drive

Netwerk en beveiliging

• Draadloze router
• VPN
• Firewalls
• Anti-malware
• Slot en scherm privacy filter

Checklist uitrusting thuiskantoor

Kantoorapparatuur

• Printer
• Papiervernietiger

Schrijfwaren

• Notitieboekjes
• Memobord

Archivering en opbergen

• Opbergdozen
• Bureau-organizers
• Ringbanden en mappen

Checklist voor het verbeteren van de ergonomie op de werkplek

In veel landen hebben werkgevers de wettelijke plicht om werknemers te beschermen tegen letsel op het werk. Het gaat niet alleen om de bescherming van de gezondheid en veiligheid rond zware machines in de industrie. Het is van toepassing op elk type werkplek, inclusief kantoren en thuiskantoren.

Het grootste gezondheidsrisico voor kantoorpersoneel wordt veroorzaakt door de langetermijneffecten van urenlang stilzitten aan een bureau. Zitten in de verkeerde houding of met een verkeerde lichaamshouding kan leiden tot spier- en skeletletsels. 

Daarom is ergonomie zo belangrijk geworden. Ergonomie is het doelbewust inrichten van de werkruimte en het ontwerpen van apparatuur om de belasting van het lichaam te verminderen. Een ergonomisch ontworpen werkplek verbetert ook het comfort, en hoe comfortabeler iemand op zijn werk is, hoe productiever hij zal zijn. Dus of een werknemer nu op kantoor, thuis of onderweg werkt, een gezonde werkomgeving is essentieel.

De belangrijkste criteria voor een "ergonomisch product" zijn bruikbaarheid en aanpassing aan de eisen van de verschillende gebruikers. Het IGR Instituut voor Gezondheid en Ergonomie heeft de Leitz producten, waaraan het IGR kwaliteitszegel is toegekend, grondig onderzocht. Omdat we allemaal verschillende maten en lichaamsvormen hebben, moet een ergonomische werkplek zo worden ontworpen dat hij zich aan de persoon aanpast. Wij weten dat geen mens hetzelfde is, maar toch verdient iedereen even goede arbeidsomstandigheden! Het inrichten van een ergonomische werkplek is dus iets wat vanaf het begin georganiseerd moet worden als onderdeel van het introductieproces. Voor nieuw personeel dat op kantoor werkt, kan dit gebeuren via een ergonomische beoordeling op de eerste dag. 

Voor thuiswerkers is de ergonomische beoordeling net zo belangrijk en zal deze waarschijnlijk op afstand moeten worden uitgevoerd. Dit kan worden gedaan als onderdeel van het pre-start proces. Op die manier kan op tijd voor hun startdatum eventueel aanvullend advies, ondersteuning of apparatuur worden verstrekt.

Hoe richt je een ergonomisch thuiskantoor in?

Met de opkomst van telewerken wordt de inrichting van een thuiskantoor steeds belangrijker. Daarom hebben wij een checklist opgesteld met zaken die nodig zijn om een thuiskantoor ergonomisch veilig en comfortabel te maken voor een nieuwe werknemer.

Schermen op ooghoogte plaatsen

Een PC-monitor of laptopscherm moet zo worden geplaatst dat het in een hoek van 90 graden staat ten opzichte van de ogen van de gebruiker. Zo blijft jouw hoofd horizontaal en wordt de nek zo min mogelijk belast.

Enkele dingen die je kunt gebruiken om je schermpositie te verbeteren zijn:

• Een laptopstandaard om de hoogte van het scherm te verhogen met de laptop "open"
• Een in hoogte verstelbare monitorstandaard
• Een in hoogte verstelbare bureaustoel

Polsen ondersteunen

Repetitieve overbelastingsblessures in de polsen zijn een veel voorkomend probleem voor mensen die veel werken met een toetsenbord en muis. De risico's kunnen worden verminderd door de polsen te ondersteunen en de armpositie te verbeteren terwijl iemand werkt. 

Net als het hoofd is de meest comfortabele, spanningsvrije positie voor jouw armen en polsen een rechte hoek van 90 graden ten opzichte van het lichaam. Een rechte houding van de pols voorkomt onhandige typhoeken en helpt om gedurende lange perioden een hoog prestatieniveau te handhaven. Hiervoor moet de zithouding worden afgestemd op de hoogte van het bureaublad. Dit kan worden bereikt met:

• Een in hoogte verstelbare bureaustoel
• Polssteunen met kussens die steun bieden bij het typen op een toetsenbord
• Een zachte muismat met steun die ondersteuning biedt bij het gebruik van een muis

Verbetering van de houding en ondersteuning van de rug

In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, is het niet de beste houding om de hele tijd rechtop achter je bureau te zitten. Zelfs met steun belast het jouw rug en buikspieren om je recht te houden. Je wilt ook niet voorovergebogen zitten.

Indien mogelijk, moet je met jouw rug in volledig contact met de rugleuning zitten. Dit zal de rug volledig ondersteunen en een nul-zwaartekracht effect geven om de druk op de ruggengraat te verminderen. De meest ontspannen en dus ergonomisch meest wenselijke zitpositie is een achteroverleunende houding van iets meer dan 90 graden. Dit kan worden bereikt met:

• Een verstelbare bureaustoel
• Voetsteunen die de benen iets optillen, waardoor jouw been- en rugspieren ontspannen

Actief blijven

Een van de belangrijkste principes van werkplekergonomie is dat niemand te lang in één houding mag blijven. Door regelmatig te pauzeren en te bewegen vermijd je dat jouw spieren vermoeid raken of dat delen van jouw lichaam overmatig belast worden. Tegelijkertijd bevordert bewegen een goede bloedsomloop. De sleutel tot een comfortabele werkpositie is afwisseling: je moet 60% van jouw werkdag zittend doorbrengen, 30% staand, en 10% bewegend.

Naast opstaan en weglopen van jouw bureau, zijn er ook manieren om actief te blijven terwijl je werkt. Enkele eenvoudige oplossingen zijn:

• Wisselen tussen een zittend en een staand bureau. Dit kan eenvoudig worden bereikt met behulp van een in hoogte verstelbaar zit/sta bureau waarmee je jouw werkblad omhoog en omlaag kant brengen terwijl je zit en staat. Je kan ook een speciale zit-sta kruk toevoegen, die in hoogte kan worden verhoogd zodat je iets hebt om tegen te leunen terwijl je staand werkt
• Afwisselend zittend op een yoga- of gymnastiekbal. Door kort van jouw bureaustoel over te stappen op een yogabal activeer je jouw been- en rompspieren tijdens het werk
• Gebruik een enkel wiebel voetsteun. Het heen en weer wiegen van jouw voeten op een voetsteun bevordert een goede bloedsomloop in jouw benen
• Leitz zitballen en zit/sta krukjes zijn ontworpen om comfort te bieden en beweging aan te moedigen en kunnen de perfecte oplossing zijn voor jouw nieuwe werknemer.

Wat moet een personeelshandboek voor nieuwe werknemers bevatten?

Naast het inwerken van een nieuwe werknemer is het ook heel nuttig om hem of haar alle relevante informatie in een handboek mee te geven voor toekomstig gebruik. Aangezien er zoveel te behandelen valt, zou het onrealistisch zijn te verwachten dat iemand zich alle informatie herinnert die hij tijdens de onboarding heeft gekregen.

Bovendien is een werknemershandboek een nuttig hulpmiddel voor het delen van alle beleidslijnen die een bedrijf volgens de wet schriftelijk beschikbaar moet hebben.

De gemakkelijkste manier om een personeelshandboek te publiceren is tegenwoordig online, zodat alle personeelsleden er toegang toe hebben. Als onderdeel van het inwerkproces vragen sommige bedrijven nieuwe werknemers te verklaren dat zij het handboek, of ten minste bepaalde beleidslijnen daarin, hebben gelezen.

Hier is een overzicht van wat je in het personeelshandboek moet opnemen.

Gezondheids- en veiligheidsbeleid

Dit is een belangrijk beleid dat in veel landen wettelijk verplicht is. Zoals hierboven opgemerkt, moeten gezondheid en veiligheid tijdens het introductieproces aan de orde komen. Een schriftelijk beleid ondersteunt dit met een gedetailleerde uiteenzetting van hoe je, als werkgever, de gezondheid en het welzijn van het personeel zult beschermen, wat hun verantwoordelijkheden zijn en wie waarvoor verantwoordelijk is.

Voorbeelden van zaken die in een gezondheids- en veiligheidsbeleid moeten worden opgenomen, zijn:

• Brandveiligheid en -preventie, met inbegrip van evacuatieprocedures
• Handmatige afhandeling en tillen
• Eerste hulp en melding van ongevallen
• Vermijden van gevaar (bijv. struikelen, vallen, elektrische risico's)
• Milieubeheersing
• Ergonomisch ontwerp van de werkplek

Gegevensbescherming en privacybeleid

Verordeningen zoals de AVG maken het nu wettelijk verplicht voor bedrijven om schriftelijk vast te leggen hoe zij persoonsgegevens in het hele bedrijf beschermen. Gezien de strenge straffen voor inbreuken op de privacy, moet dit een belangrijk aandachtspunt zijn bij de opleiding van werknemers.

Nu steeds meer mensen thuis op afstand werken, is het nog belangrijker dat de verwachtingen en protocollen rond gegevensbescherming duidelijk en doeltreffend worden gecommuniceerd. Het feit dat een inbreuk op de gegevens kan zijn veroorzaakt door een fout van een thuiswerker is geen verdediging voor een bedrijf.

Een beleid inzake gegevensbescherming en privacy moet het volgende omvatten

• Verantwoordelijkheid in de hele organisatie, met inbegrip van de rol van de functionaris voor gegevensbescherming (een functie die vereist is uit hoofde van de AVG)
• Hoe het verzamelen en opslaan van persoonsgegevens tot het strikt noodzakelijke zal worden beperkt
• Privacyprotocollen en voorbeelden van beste praktijken
• Verplichtingen van het personeel
• Hoe de gegevensbescherming wordt gecontroleerd en bewaakt

Het is ook belangrijk te onthouden dat gegevensbescherming niet alleen betrekking heeft op digitale systemen en gegevens. Persoonlijke informatie die op papier is afgedrukt of opgeschreven, moet ook worden beschermd. Het is belangrijk om dit in het beleid op te nemen.

Een bijzonder potentieel pijnpunt is de verwijdering van papierwerk dat gevoelige informatie bevat. Een oplossing is het gebruik van een papierversnipperaar verplicht te stellen voor al het papierwerk dat niet langer nodig is.

Beleid inzake aanvaardbaar gebruik

Aanvaardbaar gebruik omvat het verwachte gedrag bij het gebruik van alle bedrijfsapparatuur en -systemen. Het is gericht op IT-middelen, dus verwachtingen rond het gebruik van bedrijfsmobielen, laptops, e-mail, internet enz. Dat kan gaan van het niet gebruiken van apparaten en accounts voor persoonlijke doeleinden, tot het afzetten van verboden internetinhoud, enz.

Ander belangrijk bedrijfsbeleid

Een personeelshandboek is een belangrijk naslagwerk voor de werknemers en moet alle beleidsmaatregelen bevatten die je nodig acht om de relevante onderdelen van de activiteiten en de organisatie van de onderneming te bestrijken. Voorbeelden kunnen zijn:

• Gedragscode, met inbegrip van het beleid van de onderneming inzake drugs en alcohol, en gedrag ten aanzien van andere collega's
• Belangrijkste arbeidsgegevens, zoals salaris, tijdregistratie, werktijden (incl. flexibele arbeid indien van toepassing), vakantiedagen, ziekteverlof, secundaire arbeidsvoorwaarden
• Klachten- en klachtenprocedures
• Bedrijfsmissie en cultuurvisie
• Gelijke kansenbeleid

Laatste woorden

Succesvolle onboarding is een functieoverschrijdend proces. Het is niet het domein van HR alleen, en het begint en eindigt ook niet met een IT-ticket voor het aanmaken van het e-mailadres van een nieuwe werknemer. Een succesvolle start voor een nieuwe werknemer is een gezamenlijke inspanning die de manager moet bepleiten.

Voor het allerbeste in kantoorbenodigdheden en -apparatuur, hoef je niet verder te zoeken dan Leitz.