Een effectievere kantoorruimte
Stimuleer interactie
Kantoren veranderen. Toch is het voor de meesten van ons nog steeds de plek waar ons werkende leven zich afspeelt. Daarbij ontwikkelen we steeds meer werkwijzen en gewoonten die niet gebonden zijn aan een bepaalde locatie. Daarbij staan gemak en efficiëntie voorop, en zorgen continue ontwikkelingen in communicatietechnologie ervoor dat de productiviteit op kantoor blijft toenemen.
Hoewel je sommige werkzaamheden nog steeds gefocust en achter je eigen bureau moet doen, richten steeds meer bedrijven ook gemeenschappelijke ruimten in waar interactie mogelijk is. Als mensen zijn we van nature gemaakt voor interactie met andere mensen. Wanneer we dus even van een scherm weggaan voor een echt gesprek, kan dat de productiviteit op kantoor verbeteren. Als je even spontaan met collega's kunt praten met een kop koffie erbij of even projectdilemma's kunt delen tijdens het versnipperen of kopiëren, kan dat je uit een dip halen en kunnen er weer creatieve ideeën loskomen. Bij veel bedrijven is lunchen achter het bureau ook niet toegestaan, waardoor collega's regelmatig buiten de werkplek om met elkaar communiceren – in de kantine, in een pauzeruimte of buiten.
Ideeën voor efficiëntie op kantoor
Hieronder vind je drie eenvoudige tips voor jouw kantoor-makeover. Zo ontwerp je de perfecte gezamenlijke werkplek:
1. Stimuleer beweging
Plaats stoelen en bureaus zodanig dat mensen binnen hun workflow regelmatig moeten opstaan en van hun hoofdwerkplek weg moeten gaan. Beweging stimuleert de bloedsomloop is daarom een niet te onderschatten factor voor effectiviteit.
Ga na waar er gezamenlijke werkplekken zijn en waar kapstokken, waterkoelers, voorraadkasten of papiervernietigers staan, en zorg dat mensen zich eenvoudig en vrij kunnen bewegen. Dit zijn belangrijke aspecten voor wie de efficiëntie op kantoor wil verbeteren.
2. Introduceer kleur
Ben je een productieve werkplek aan het inrichten? Gebruik kleur dan in je voordeel. Het is al regelmatig aangetoond dat kleuren op lage golflengten, zoals blauw en groen, zorgen voor een rustig gevoel, en uit onderzoek blijkt dat deze kleuren ook kunnen bijdragen aan efficiëntie en focus.
Ander onderzoek stelt dat rood zorgt voor urgentie en dat geel de creativiteit kan stimuleren. Het is relatief eenvoudig om heldere en levendige designelementen op te nemen in je kantoor, zelfs als je niet met verf aan de slag wilt. Met ordners of prikborden kun je snel grote kleurblokken op kantoor introduceren en zo je werkplek verfraaien.
3. Betrek het personeel erbij
Er is geen betere manier om een gezamenlijk plan voor efficiënt werken op te stellen dan met de input van de mensen die elke dag op het kantoor werken. Veel bedrijven betrekken hun medewerkers bij het inrichten van een werkomgeving, zodat er een werkplek ontstaat die echt goed voor hén is. Medewerkers kunnen laten weten wat wel en niet werkt, wat er beter kan en hoe er het beste een werkomgeving voor de afdeling kan worden ingericht waarin mensen écht kunnen samenwerken.
Kantoren veranderen
Wie googlet op 'het kantoor van de toekomst', komt te weten dat het kantoor zoals we dat nu kennen over een paar jaar niet meer bestaat. De realiteit is wel dat het meeste werk nog steeds gedaan wordt op een centrale locatie, die we voor het gemak maar even 'een kantoor' noemen.
Werkplekken worden steeds meer aangepast op de eisen die werkzaamheden en werknemers stellen, en het concept wordt steeds meer dat 'werk daar is waar jij bent'. Deze 'locatieneutraliteit' kan compleet nieuwe werkomgevingen met zich meebrengen, en kan ruimten in traditionele kantoren een nieuw gezicht geven.
Velen van ons hebben meer tijd doorgebracht in een kantoor dan thuis. De meesten van ons werken langer dan ze slapen. Wat kunnen werkgevers dus doen om een kantoorruimte zo effectief mogelijk te maken?
Effectief kantoorontwerp
In de loop van de 20e eeuw zijn efficiëntietheoretici en organisatiepsychologen van grote invloed geweest op het ontwerp en de indeling van kantoren.
Een mogelijke definitie voor het kantoor van de toekomst is 'elke plek met een internetverbinding'. Misschien wordt hét kenmerk van een werkplek wel het feit dat er een netwerkverbinding is, en is het meer niet per se een specifieke locatie.
Het is echter aan werkgevers en werknemers om te bepalen hoe snel dit verandert – en in welke mate.
Maximale output
Voordat mobiele telefoons en social media gemeengoed werden, kon iemand die op afstand werkte een hele dag lang onbereikbaar zijn zonder dat iemand daar iets van zei. Een vakantie was een periode van een of twee weken waarin je helemaal was afgesneden van de wereld van werk. Je kon geen e-mails checken of telefoongesprekken voeren zoals we dat nu doen.
Door technologie en een veranderende werkcultuur is werk nu 24 uur per dag binnen handbereik. De meesten van ons zijn hier in de loop der tijd minder gevoelig voor geworden. Voor jongere mensen is het nooit anders geweest.
Maar wie 'altijd aan staat' loopt het risico reactief te worden, in plaats van proactief. Dat betekent dat we het risico lopen dat we niet alleen continu in contact staan met ons werk, maar dat we ons erdoor laten leiden.
Zoals Philip Tidd van Office Architectural Practice Gensler onlangs stelde: "Je productiviteit is niet het aantal uur dat je achter een bureau zit. Het is wat je doet. Het gaat om je output."
Minimale afleiding
De belangrijkste ontwikkelingen in kantoorindeling van de afgelopen 40 jaar – cubicles en open kantoren – hebben allebei nadelen. Cubicles maken het werk minder persoonlijk, worden vaak gezien als een soort legbatterij en zijn problematisch door de geluiden die je er hoort – met name omdat je niet weet waar ze vandaan komen. Open kantoren hebben het voordeel dat ze teamgeest kweken (in theorie) en dat het management visueel kan nagaan wie wat doet. De meestgenoemde nadelen zijn geluid, een gebrek aan privacy, en het feit dat je het samen eens moet worden over licht en temperatuur, met alle gevolgen van dien.
Organisatiepsycholoog Matthew Davis ontdekte dat lagere concentratieniveaus en hogere stressniveaus aanzienlijk vaker voorkomen in open kantoren. Ook de Queensland University of Technology stelt dat uit 90% van de onderzoeken blijkt dat open kantoren gepaard gaan met hogere stressniveaus en een hogere bloeddruk.
Leitz vroeg aan zijn testpanel van 800 personen hoe hun ideale kantoorruimte eruit zou zien.
25% van hen werkt al in een afgesloten eenpersoonskantoor – het testpanel heeft daarmee een relatief 'senior' profiel – maar eigenlijk zou ruim 50% van het testpanel het liefst een eigen, afgesloten kantoor hebben.
Zowel in cubicles als in open kantoren is het niet verrassend dat mensen steeds meer hun toevlucht zoeken tot een eigen 'intern kantoor' door een koptelefoon op te zetten. Hoewel slechts 25% van ons testpanel aangaf dat dit wordt geaccepteerd op de plek waar zij werken, is dit wel een ontwikkeling die samenhangt met de opkomst van millennials op de werkplek. Voor millennials is een koptelefoon gewoon een onderdeel van de dagelijkse werkkleding.
Stillere Leitz IQ papiervernietigers
Papiervernietigers die met hun design perfect opgaan in je werkomgeving.
Kleurrijke kantoorartikelen
Bekijk de Leitz WOW range.
Kleurrijke kantoorartikelen met slimme details en een stijlvolle afwerking.
Afleiding op kantoor
5 ideeën voor minder afleiding op kantoor en meer productiviteit.