5 ideeën voor minder afleiding op kantoor en meer productiviteit

10 jaar geleden hadden bedrijven die kantoren moesten inrichten heel andere uitdagingen dan nu. Als er een "hoofdkantoor" was, was het essentieel dat het in de buurt stond van grote steden met goede vervoersverbindingen.

Voor personeel dat het grootste deel van de tijd doorbracht in hetzelfde, centrale gebouw, was ruimtemanagement een essentiële kwestie. Het was een soort jongleeract: zo veel mogelijk mensen op zo min mogelijk ruimte krijgen, en toch functioneel blijven. Omdat een medewerker de hele dag tot zijn bureau veroordeeld was, waren de ontwerpvereisten vooral gericht op langdurig comfort.

Inmiddels hebben samenwerkingstechnologieën en social media de werkplek veranderd, en de instelling van kantoormedewerkers is mee veranderd.

Voor sommige organisaties blijft het ideaal een gecentraliseerde werkplek, terwijl anderen overstappen naar een informelere, maar meer samenwerkingsgerichte plek waar ideeën kunnen worden uitgewisseld.

In plaats van een plek waar mensen heen moeten, is het moderne kantoor een plek waar mensen heen willen. Medewerkers zijn nu klanten geworden; er moet worden geconcurreerd om hun tijd. Als je thuis een fijnere en betere werkplek hebt dan op kantoor, kies je ervoor om thuis te werken. Een voorbeeld hiervan is het kantoor van Instagram in Californië, dat door Fortune Magazine is omschreven als 'selfiewaardig'.

Dit zijn onze 5 ideeën voor minder afleiding op kantoor:

1. Minder geluid

Het niveau van het omgevingsgeluid kan snel oplopen, zeker in open kantoren waarbij het geluid lange afstanden kan afleggen. In een luidruchtig kantoor zou je op gerichte plekken witte ruis kunnen inzetten, maar een praktischere aanpak is om het geluidsniveau dat het alledaagse werk produceert te verminderen.

• Als je kopieerapparaat of printer veel geluid maakt, plan dan een onderhoudsbeurt in. Als je papiervernietigers storend zijn, vervang ze dan door stillere modellen en zorg dat je ze regelmatig smeert en onderhoudt.
• Als spontane besprekingen op de gang teveel afleiding gaan veroorzaken, zoek dan uit waarom die besprekingen überhaupt nodig zijn. Gebruik je de tijd die je vrijmaakt voor formelere meetings wel zo productief als eigenlijk zou moeten?
• Als je vindt dat je zelf veel te vaak in je werk wordt onderbroken, zeg er dan iets van. Een andere goede tactiek kan zijn om je koptelefoon op te zetten, als visuele hint dat je je probeert te concentreren en storend kantoorgeluid buiten probeert te houden.

2. Zet social media-meldingen uit

E-mails, telefoongesprekken en intranetsystemen produceren van zichzelf al genoeg meldingen en notificaties om kantoormedewerkers af te leiden. Als je daar ook nog eens samenwerkingstools als Skype voor Bedrijven of Workplace by Facebook aan toevoegt, kun je je voorstellen dat het vaak nauwelijks mogelijk is om je op je werk te concentreren zonder de ethernetkabel uit je laptop te trekken of de wifi uit te zetten!

Misschien wordt het tijd om na te denken over je instellingen voor app- en social-mediameldingen. Als je steeds wordt afgeleid door Whatsapp-, Facebook- en LinkedIn-meldingen die geen meerwaarde hebben voor je werk, probeer ze dan eens een paar dagen uit te zetten.

3. Een opgeruimd bureau

De persoonlijke omgeving van medewerkers heeft een grote invloed op hun productiviteit. Steeds meer organisaties besteden aandacht aan de bureaus van hun werknemers en implementeren clean desk policy's.

Dit is een set regels die voorschrijft hoe medewerkers hun werkruimte moeten inrichten. Denk aan het organiseren van dossiers, het stroomlijnen van plaknotities en het netjes houden van schrijfwaren.

Een opgeruimd bureau is een fantastische eerste stap op weg naar meer productiviteit, maar kunnen organisaties nog meer doen? Veel bedrijven werken met zit-sta-bureaus. Dit verhoogt naar verluidt niet alleen de productiviteit, maar verbetert ook de werkhouding en zorgt voor minder rugpijn, een kwaal waar mensen die elke dag aan een bureau zitten vaak last van hebben. Dit ongemak kan enorm afleidend zijn en kan ertoe leiden dat medewerkers gedurende langere perioden niet geconcentreerd met hun werk bezig zijn.

4. Speel in op de "zoektocht naar voedsel"

Kantoormedewerkers die hun honger willen stillen met bureausnacks, lopen vaak naar de automaat op kantoor. Deze reis kan zelf geluid produceren, maar snoep, chocolade en frisdrank brengen ook suikerpieken met zich mee, en vooral die zijn reden tot zorg en een bron van afleiding op kantoor.

Fruit en noten geven langzamer energie af – een pluspunt dat je medewerkers zeker zullen waarderen.

5. Aansluitproblemen op flexwerkplekken en in vergaderruimten

Niets heeft een directere invloed op de productiviteit dan aansluitproblemen. Vergeten stroomadapters, ontbrekende ethernetkabels en onbekende wifi-wachtwoorden zorgen op werkplekken en in vergaderruimten regelmatig voor verstoringen en onderbrekingen.

• Overweeg om flexwerkplekken uit te rusten met universele dockingstations, zodat bezoekers geen tijd hoeven te verspillen aan het aansluiten van een toetsenbord en een monitor.
• Leg op elke flexwerkplek gelamineerde inloginstructies neer.
• Zorg dat er in elke vergaderruimte HDMI-, USB-C-, Thunderbolt- en Mini DisplayPort-adapters beschikbaar zijn, zodat iedereen verbinding kan maken met de projector zonder dat het hele kantoor een massale speurtocht naar adapters moet houden.

Problemen met open kantoren

De populairste kantoorindelingen in de afgelopen 40 jaar waren cubicles en open kantoren. Beide hebben nadelen. Cubicles kunnen benauwend en onpersoonlijk zijn, en geluiden in het kantoor kunnen voor medewerkers storend zijn als ze niet weten waar ze vandaan komen.

Open kantoren hebben het voordeel dat mensen er samen kunnen werken, en dat het management visueel kan nagaan wie wat doet. De meest genoemde nadelen zijn telefoongesprekken van anderen, algemeen gepraat op kantoor, het geluid van machines en een gebrek aan privacy. Ook moeten mensen het samen eens worden over het licht en de temperatuur op kantoor, met alle problemen van dien.

Organisatiepsycholoog Matthew Davis ontdekte dat lagere concentratieniveaus en hogere stressniveaus veel vaker voorkomen in open kantoren. Ook de Queensland University of Technology stelt dat uit 90% van de onderzoeken blijkt dat open kantoren gepaard gaan met hogere stressniveaus en een hogere bloeddruk.

Leitz vroeg aan een testpanel van 800 personen hoe hun ideale kantoorruimte eruit zou zien.

Uit het onderzoek blijkt dat 25% van hen al werkt in een afgesloten eenpersoonskantoor – en dat het testpanel dus een relatief 'senior' profiel heeft – maar dat eigenlijk ruim 50% van het testpanel het liefst een eigen, afgesloten kantoor zou hebben.

Kantoormedewerkers trekken zich steeds vaker terug in hun eigen 'interne kantoor'. Als geluidsisolatie niet mogelijk is via een eigen kantoor, zetten ze hun ruisonderdrukkende koptelefoon op. Hoewel slechts 25% van de ondervraagden aangaf dat dit wordt geaccepteerd op de plek waar zij werken, is dit wel een ontwikkeling die samenhangt met de opkomst van millennials op de werkplek. Voor hen zijn koptelefoontjes en oortjes die geluid tegenhouden onderdeel van de dagelijkse werkkleding.

Productiviteit op kantoor

De gemiddelde kantoormedewerker wordt om de 3 minuten gestoord. Het is wat dat betreft ironisch dat werkgevers zich vooral zorgen maken over afleiding wanneer medewerkers op afstand werken, en vooral als ze thuis werken.

Sterker nog: uit het Leitz-onderzoek bleek dat die afwezigheid van afleiding het op een na belangrijkste voordeel is van thuiswerken, na het feit dat men niet hoeft te reizen. De vrijheid die 'overal werken' met zich meebrengt kan overweldigend zijn. Maar als blijkt dat op afstand werken ten koste gaat van de kwaliteit en de kwantiteit, zal er vanzelf iemand zijn die dat opmerkt. Het is waarschijnlijk het beste voor je carrière als jij dat als eerste doorhebt.

Uit onderzoek van Ipsos en het Workspace Futures Team van Steelcase blijkt dat 85% van de werknemers in de VS, Europa en Azië het op het werk lastig vindt om zich te concentreren.

Aangezien mensen in dienst worden genomen om werk te doen, is dat een ontmoedigende vaststelling. Van de ondervraagden zei vrijwel iedereen dat zelfstandig werken belangrijk was, maar slechts 41% gaf aan hier de mogelijkheid voor te hebben. Nog eens één op de drie ondervraagden moest van kantoor weggaan om werk gedaan te kunnen krijgen.

Dit is in lijn met bevindingen van Gallups State of the Global Workplace, waarin staat dat slechts 10% van de werknemers over de hele wereld zich op het werk enthousiast en geïnspireerd voelt. Twee op de drie werknemers voelt zich niet betrokken en is ongemotiveerd. Tegelijkertijd zijn de mensen die tot 20% van hun tijd op afstand kunnen werken het meest betrokken van alle ondervraagden. Geen wonder dus dat 35% van ons Leitz-testpanel liever buiten kantoor werkt om betere resultaten te kunnen leveren.

Het goede nieuws voor mensen die het merendeel van hun tijd doorbrengt op een centrale locatie, is dat moderne kantoorontwerpers erkennen dat het traditionele kantoor tekortkomingen heeft.

Het kantoorontwerp was in het verleden functioneel. Het doel was om zoveel mogelijk mensen zo efficiënt mogelijk kwijt te kunnen. Inmiddels wordt de aanpak humaner. Denk aan een soort clubhuis, maar dan wel een clubhuis waar werken de hoofdactiviteit is. Dat wil niet zeggen dat bedrijven hun medewerkers voorop zetten omdat ze gewetenswroeging hebben. Wel beseffen ze dat tevreden medewerkers efficiënter zijn en minder snel worden afgeleid.

Tevreden medewerkers zijn minder vaak afwezig en zijn gemotiveerder om naar hun werk te komen. Ze zijn doorgaans ook trotser op de plek waar ze werken en op het bedrijf waarvoor ze werken. Dat alles betekent dat ze minder snel zullen overlopen naar een concurrent met nieuwere, gebruiksvriendelijkere werkplekken.

Welke trucs hebben bedrijven geleerd bij hun pogingen om productieve werkplekken op te zetten? Hoe kunnen ze inspelen op de behoeften van de moderne werknemer en tegelijkertijd de afleiding op de werkplek verminderen?