Thuiswerken is voor veel mensen 'het nieuwe normaal', of het nu fulltime of hybride is. Hoewel thuiswerken bedrijven en werknemers meer flexibiliteit heeft geboden, weten we dat thuiswerken uitdagingen kan opleveren op het gebied van gegevensbescherming maar met de juiste tools en processen kun je ook bij thuiswerken voldoen aan de AVG.

Gebruik alleen goedgekeurde technologie die door jouw organisatie is goedgekeurd.

Als je thuiswerkt, kun je het beste de technologie gebruiken die je organisatie voor jouw werkzaken ter beschikking heeft stelt. Dit geldt zowel voor je laptop of pc als voor je telefoon. Als je van je werk toestemming hebt gekregen om je eigen apparaten te gebruiken, moet je ervoor zorgen dat deze goed beveiligd zijn met een wachtwoord en multi-factorauthenticatie om toegang te krijgen tot werkdocumenten en e-mails. Door een veilige omgeving in te richten en je privédocumenten gescheiden te houden van zakelijke documenten, kun je de intellectuele eigendom van jouw bedrijf beschermen en de kans verkleinen dat vertrouwelijke informatie verloren gaat of wordt gestolen.

Idealiter gebruik je apparaten die je van jouw organisatie hebt gekregen, omdat deze over de beste beveiligingssoftware beschikken, zoals antivirus- en anti-malware programma's die je misschien niet op je eigen apparaten hebt. Het up-to-date houden van de technologie is essentieel voor het behoud van veiligheid en privacy. Het IT-beveiligingsteam van jouw organisatie moet alle software up-to-date houden met de nieuwste functies om ervoor te zorgen dat apparaten niet kwetsbaar worden.

 

 

Gebruik een papierversnipperaar voor vertrouwelijke documenten

Een papierversnipperaar voor thuisgebruik zal helpen de vertrouwelijke informatie veilig te houden en alle papieren documenten op de juiste manier te verwijderen. Er zijn allerlei soorten documenten die je thuis print en die vertrouwelijke informatie kunnen bevatten, zoals agenda's van vergaderingen, cv's, salarisgegevens en contracten. Ze kunnen allemaal informatie bevatten over jouw bedrijf, werknemers en klanten, zoals contactgegevens en bankgegevens, die een datalek kunnen veroorzaken als ze niet op de juiste manier worden verwijderd. Als je thuis te maken hebt met papierwerk, kun je met een papierversnipperaar voor een thuiskantoor alle documenten veilig weggooien. Onze papierversnipperaars voor thuis zijn superstil en hebben een P4 cross-cut veiligheidsniveau om ervoor te zorgen dat jouw documenten op de juiste manier kunnen worden verwijderd.

Ook handgeschreven notities moeten veilig worden weggegooid. Als je iemands telefoonnummer of e-mailadres noteert, is dat vertrouwelijke informatie die niet met anderen mag worden gedeeld, ook niet als je het in de vuilnisbak weggooid. Het papier moet versnippert of veilig opgeborgen worden totdat het op de juiste manier kan worden verwijderd.

Volg het beleid van jouw organisatie voor het omgaan met gegevens

Jouw organisatie zou al een beleid inzake gegevensbescherming moeten hebben. Deze gelden thuis op dezelfde manier als op kantoor; volg dezelfde procedures voor het omgaan met gegevens. Het kan verleidelijk zijn om dingen op een meer "handige" manier te doen als je thuiswerkt, zoals je persoonlijke e-mail gebruiken voor werkzaken. Maak echter wel altijd gebruik van de gebruikelijke software en methoden van jouw organisatie.

Het is belangrijk dat je informatiebeveiligingstraining krijg van je werkgever zodat je ook de AVG-naleving kunt handhaven als je thuiswerkt. Weet je niet welke maatregelen je moet nemen om een datalek te voorkomen? Vraag het IT-beveiligingsteam binnen je organisatie om advies.

Gegevens veilig delen

Wanneer je vanuit huis werkt, mag je werkbestanden alleen verzenden via beveiligde methoden. Misschien werk je vanaf een beveiligde externe server om toegang te krijgen tot werkbestanden, of misschien maakt je organisatie gebruik van cloud-opslag. Welke methode je ook gebruikt, zorg ervoor dat deze veilig is voordat je documenten of bestanden verstuurt.

E-mail is niet altijd de veiligste methode om gegevens te delen. Als je organisatie echter de voorkeur geeft aan deze methode, kun je de documenten met een wachtwoord beveiligen. Dit is een goede praktijk om toe te passen voor alle documenten die vertrouwelijke gegevens bevatten. Als veiligheidsmaatregel moet je documenten met gevoelige informatie altijd met een wachtwoord beveiligen. Verstuur het wachtwoord vervolgens apart via de berichtenapp van jouw organisatie.

 

 

 

Stel een veilige zone in voor telefoongesprekken

Als je thuis werkt, is het belangrijk om een privéruimte te hebben voor vertrouwelijke gesprekken. Bespreek geen privé-informatie in het bijzijn van andere mensen die je kunnen afluisteren. Als je een thuiskantoor deelt met iemand anders, kun je specifieke tijden inplannen voor privégesprekken of videogesprekken.

Jouw werkplek AVG-proof inrichten

Wanneer je jouw werkplek inricht, moet je rekening houden met privacy. Je beeldscherm mag door niemand worden gezien, dus moet je het misschien uit de buurt van de deur, het raam of op een ander bureau plaatsen als je een thuiskantoor deelt. Als het niet mogelijk is, kan het een idee zijn om een privacy screenfilter aan te vragen bij jouw organisatie. Een privacy screenfilter zorgt ervoor dat je scherm alleen kan worden bekeken als je er recht voor zit. Leg je papierwerk met vertrouwelijke informatie zo neer dat niemand anders het kan zien.

Wanneer je jouw werkplek verlaat, vergeet dan niet om je pc of laptop te vergrendelen zodat niemand erbij kan of hem kan bekijken. Je moet ook al het papierwerk van je bureau opruimen en opbergen. Zelfs familieleden gelden als derden, dus als zij vertrouwelijke informatie zien, geldt dat als een datalek. 

 

 

Opruimen aan het einde van elke werkdag

Ben je klaar met je werk aan het einde van de dag? Neem de tijd om je werkplek op te ruimen, zodat alle vertrouwelijke informatie veilig is. Vergeet niet je pc of laptop af te sluiten en het opbergen van documenten als je klaar bent met werken. Berg je papierwerk met vertrouwelijke informatie op, bijvoorbeeld door de deur van jouw thuiskantoor op slot te doen, of door ze in een veilige, afsluitbare doos op te bergen.

Laat nooit documenten achter op je bureau en vergrendel je pc of laptop altijd als je er even niet bent. Deel nooit het wachtwoord voor toegang tot je werkdocumenten met iemand anders.

Wees waakzaam

Wees cyberbewust van phishing-e-mails en internetoplichting, ook als je thuis werkt. Vaak lijken deze e-mails legitiem en lijken ze zelfs afkomstig van een collega of klant. Controleer ze zorgvuldig, klik niet op links of download geen bestanden als ze verdacht lijken. Als je niet zeker bent over een e-mail, neem dan contact op met het IT-beveiligingsteam binnen je organisatie zodat zij de e-mail kunnen controleren.

Pas ook op met het downloaden van bestanden van websites. Hierdoor kunnen hackers toegang krijgen tot jouw netwerk en vertrouwelijke informatie. Download niets van onbekende websites. Als een collega of klant je heeft gevraagd iets te downloaden, verifieer dan vooraf hun gegevens. Als je nog steeds niet zeker bent, raadpleeg dan de IT-beveiligingsteam binnen je organisatie voordat je iets downloadt.

Incidenten melden

Als zich een datalek voordoet, moet je dat altijd melden, hoe klein je ook denkt dat het is. Meld dit aan het IT-beveiligingsteam binnen je organisatie. Zij kunnen onderzoeken wat er is gebeurd en de nodige maatregelen nemen om de inbreuk te beperken. Na een datalek kan jouw organisatie een nieuw beleid en nieuwe procedures opstellen om een herhaling van het datalek te voorkomen. Zij zullen het ook melden aan de noodzakelijke bestuursorganen die zich bezighouden met informatiebeveiliging.

 

Leitz heeft een reeks producten voor een thuiskantoor zodat je productief en georganiseerd kunt blijven werken in een thuisomgeving.

Lees meer over gegevensbescherming en onze papierversnipperaars:

Beste papierversnipperaars voor zwaar gebruik met een hoge capaciteit

Welke veiligheidsniveau‘s hebben papierversnipperaars doorgaans?

Waarom kiezen voor een Cross-Cut papierversnipperaar?