Le prime esperienze in un nuovo posto di lavoro fanno la differenza per un neoassunto. Il modo in cui si sente a proprio agio, come si sente accolto, come si sente ben supportato, contribuisce a determinare il resto del suo percorso con quel datore di lavoro. I dipendenti che non sono soddisfatti fin dall'inizio spesso non sono mai in grado di cambiare le cose. Se ne vanno e l'azienda deve affrontare nuovamente il processo di reclutamento, con costi considerevoli.

Per questo il benessere dei dipendenti è importante, ed è fondamentale sostenere e coltivare relazioni positive con il personale fin dall'inizio. Ecco perché il processo di onboarding è importante.

In questa Guida all'avviamento dei dipendenti, illustreremo in dettaglio cos'è l'onboarding, cosa comprende e le strategie per eseguirlo con successo. Inoltre, forniremo utili consigli pratici sotto forma di checklist delle risorse e dell'attrezzatura, e di guide pratiche.

Che cos'è il processo di onboarding dei dipendenti?

Nessuno arriva al primo giorno di lavoro pronto per sedersi e lavorare. È indispensabile una curva di apprendimento per conoscere le politiche, i processi, i sistemi informatici dell'azienda e dove trovare tutto ciò di cui si ha bisogno. Senza dimenticare di conoscere i nuovi colleghi e di orientarsi all’interno dell’azienda.

Inoltre, la creazione di un nuovo avviamento comporta una lunga lista di compiti amministrativi. Non meno importante è la questione di dare il benvenuto al nuovo arrivato e di integrarlo come parte del team. 

Non è sempre facile ricominciare con un nuovo ruolo lavorativo. È del tutto naturale che le persone si sentano ansiose a riguardo. È nell'interesse di tutti fare tutto il possibile per far sentire un nuovo assunto felice e a proprio agio, in modo che possa lavorare al meglio delle sue capacità e dare il contributo positivo per cui è stato assunto.

Onboarding è un termine che indica tutto ciò che ha a che fare con l'accoglienza e l'integrazione di un nuovo dipendente. I datori di lavoro devono pensare a molte cose, dai prodotti essenziali per l'ufficio alle carte di credito aziendali,

Le aziende sviluppano processi formali di onboarding per rendere tutto il più fluido e senza intoppi possibile, per accelerare le cose e, in definitiva, per aumentare le probabilità che un nuovo assunto diventi un membro felice, produttivo e di successo del team.

Pre-avvio

La parte amministrativa necessaria per l'inserimento di un nuovo dipendente può essere svolta prima della data di inizio. La fase di pre-avvio è probabilmente diventata ancora più importante con l'aumento del lavoro a distanza, dato che un maggior numero di compiti deve essere svolto digitalmente anziché di persona.

Alcuni compiti chiave prima dell'avvio includono:

• Effettuare controlli di base e confermare l'identità del candidato
• Completamento delle pratiche burocratiche necessarie, ad esempio firma dei contratti, eventuali accordi di riservatezza dei dipendenti, ecc.
• Impostazione di account e autorizzazioni IT, ad esempio e-mail aziendale, profili utente e password, ecc.
• Aggiungere la nuova persona al sistema di paghe e al database delle risorse umane
• Se il nuovo dipendente deve lavorare in loco, organizzare l'accesso di sicurezza, ad esempio con pass digitali o dati per l'ingresso biometrico
• Se il dipendente deve lavorare a distanza, effettuare un'indagine sui requisiti delle attrezzature del suo ufficio domestico, compresa una valutazione ergonomica. Tutto ciò che è necessario deve essere svolto in tempo utile prima della data di inizio
• Invio di una lettera/email ufficiale di benvenuto

Formazione e sviluppo

Anche i lavoratori qualificati hanno bisogno di tempo per inserirsi in un nuovo ruolo. Ci saranno inevitabilmente aspetti che dovranno imparare in un periodo di tempo più lungo rispetto all'inserimento iniziale, sia che si tratti di modalità di lavoro specifiche dell'azienda o di familiarizzare con nuove attrezzature o risorse informatiche.

Questa fase finale del processo di onboarding può durare da poche settimane a diversi mesi, a seconda della natura dell'azienda e del ruolo. Alcune aziende scelgono di effettuare un periodo di prova formale, in cui le prestazioni e lo sviluppo vengono monitorati per un periodo di tempo prestabilito, e l'assunzione al di là di questo periodo dipende dal raggiungimento di obiettivi specifici.

Anche se un'azienda non sceglie la strada del periodo di prova, è comune avere dei momenti di controllo stabiliti in anticipo, ad esempio a un mese, tre mesi e sei mesi. Questi vengono utilizzati per esaminare i progressi e le prestazioni, ma anche per verificare con i nuovi assunti le loro opinioni su come si stanno ambientando. 

Il modo in cui un'azienda sceglie di gestire la formazione dei nuovi dipendenti è libero. Può trattarsi dell'affiancamento di un membro del personale esistente o di un suo mentore, di una formazione individuale, di un apprendimento a distanza, di un corso di formazione esterno o di una combinazione di questi elementi. 

Checklist per l'inserimento di nuovo personale

Come si può notare, c'è molto da pensare quando si tratta di inserire efficacemente il nuovo personale. Avere un piano chiaro aiuta. Lo stesso vale per una checklist delle cose da fornire, in modo da non tralasciare nulla.

Le persone hanno bisogno di una serie di attrezzature e risorse per poter svolgere correttamente il proprio lavoro. Ai tempi in cui quasi tutti lavoravano in azienda, si dava per scontato che l'azienda avrebbe fornito tutto questo.

Ma con l'aumento del lavoro a distanza, questa è diventata una questione non sempre chiara. Pensi che i nuovi assunti abbiano i loro dispositivi personali per lavorare? Che abbiano tutta la cancelleria e le altre attrezzature da ufficio di cui potrebbero avere bisogno?

Come datore di lavoro, è meglio non dare per scontato nulla. Effettuare un'indagine su ciò che il nuovo dipendente ha o non ha prima dell'inizio della sua attività significa poter colmare eventuali lacune.

Ecco un esempio di come potrebbe essere una checklist per il processo di inserimento. È una risorsa utile per interrogare i lavoratori remoti sulle loro esigenze. Ma è anche un promemoria per ricordare cosa fornire ai nuovi assunti quando arrivano in ufficio.

Checklist informatica per i nuovi assunti

Telefono

• Cellulare aziendale o indennità BYOD
• Telefono fisso
• VOIP/Telefono fisso
• Casella vocale aziendale

Hardware IT

• Computer portatile
• Laptop
• Monitor
• Tastiera e mouse
• Webcam
• Unità flash

Email

• Account utente 
• Accesso alla casella di posta elettronica aziendale

Software e applicazioni

• Download e installazioni
• Nuovi account utente - nome utente e password
• Produttività in cloud - Microsoft Office 365, Google Workstations
• Soluzioni di collaborazione - Teams, Slack
• Archiviazione personale e condivisa: Dropbox, OneDrive, Google Drive

Rete e sicurezza

• Router wireless
• VPN
• Firewall
• Anti-malware
• Blocco schermo e filtro privacy

Checklist delle attrezzature per l'ufficio domestico

Hardware per l’ufficio

• Stampante
• Distruggidocumenti

Articoli di cancelleria

• Blocchi per appunti e quaderni
• Lavagna per appunti

Archiviazione e conservazione

• Scatole per l’archivio
• Organiser da scrivania
• Raccoglitori ad anelli e Buste a L

Checklist per migliorare l'ergonomia sul posto di lavoro

In molti Paesi, i datori di lavoro hanno l'obbligo legale di proteggere i dipendenti dagli infortuni sul lavoro. Non si tratta solo delle necessarie protezioni per i macchinari pesanti. L’obbligo riguarda ogni tipo di luogo di lavoro, compresi gli uffici e gli uffici domestici.

Per chi lavora in ufficio, il rischio maggiore per la salute deriva dagli effetti a lungo termine dello stare seduti alla scrivania per ore e ore. Stare seduti in una posizione sbagliata o con una postura errata può portare a lesioni muscolo-scheletriche. 

Ecco perché l'ergonomia è diventata così importante. L'ergonomia è la predisposizione dello spazio di lavoro e la progettazione delle attrezzature per ridurre lo stress sul corpo. Una postazione di lavoro progettata in modo ergonomico migliora anche il comfort, e più una persona è a suo agio sul lavoro, più sarà produttiva. Quindi, che un dipendente lavori in ufficio, da casa o in viaggio, un ambiente di lavoro sano è essenziale.

I criteri principali di un "prodotto ergonomico" sono l'usabilità e l'adattamento alle esigenze dei diversi utenti. L'Istituto IGR per la salute e l'ergonomia ha esaminato a fondo i prodotti Leitz che hanno ottenuto il marchio di qualità IGR. Poiché tutti noi abbiamo dimensioni e forme differenti, uno spazio di lavoro ergonomico deve essere progettato per adattarsi all'individuo. Sappiamo che nessuna persona è uguale all'altra, e tutti meritano di lavorare in condizioni ugualmente eccellenti! Pertanto, la creazione di uno spazio di lavoro ergonomico dovrebbe essere organizzata fin dall'inizio come parte del processo di inserimento. Per il nuovo personale che lavora nei locali, questo può essere fatto attraverso una valutazione ergonomica il primo giorno. 

Per i lavoratori a domicilio, la valutazione ergonomica è altrettanto importante e probabilmente dovrà essere effettuata a distanza. Questo può essere fatto come parte del processo di pre-avvio. In questo modo, è possibile fornire qualsiasi consulenza, supporto o attrezzatura aggiuntiva in tempo utile per la data di inizio dell'attività.

Come allestire un ufficio ergonomico in casa

L'allestimento dell'ufficio in casa sta diventando sempre più importante con l'aumento del lavoro a distanza, quindi abbiamo creato una checklist degli elementi necessari per rendere l'ufficio in casa ergonomicamente sicuro e confortevole.

Posizionamento degli schermi all'altezza degli occhi

Lo schermo di un PC o di un portatile deve essere sollevato in modo da formare un angolo di 90 gradi rispetto agli occhi dell'utente. In questo modo si mantiene la testa al giusto livello e si riduce al minimo la tensione sul collo.

Per migliorare la posizione dello schermo si possono utilizzare alcuni accorgimenti:

• Un supporto per laptop per aumentare l'altezza dello schermo con il laptop "aperto"
• Un supporto per monitor regolabile in altezza
• Una sedia da ufficio regolabile in altezza

Supporto per i polsi

Le lesioni da sforzo ripetuto ai polsi sono un problema comune per chi passa molto tempo usando la tastiera e il mouse. I rischi possono essere ridotti sostenendo i polsi e migliorando la posizione delle braccia mentre si lavora. 

Come per la testa, la posizione più comoda e non affaticante per le braccia e i polsi è quella dritta a 90 gradi dal corpo. Una corretta e allineata posizione del polso aiuta a mantenere alti livelli di prestazione per lunghi periodi di tempo. Per questo è necessario far coincidere la posizione di seduta con l'altezza della superficie della scrivania. Questo può essere ottenuto utilizzando:

• Una sedia da ufficio regolabile in altezza
• Poggiapolsi imbottiti che forniscono supporto durante la digitazione su una tastiera
• Tappetino per mouse imbottito che offre supporto durante l'utilizzo del mouse

Migliorare la postura e il sostegno della schiena

Contrariamente a quanto si crede, stare sempre seduti in posizione verticale alla scrivania non è la posizione migliore. Anche con l’aiuto di un supporto, la schiena e i muscoli addominali vengono comunque sollecitati al fine di mantenerti dritto. E’ importante anche non stare ingobbiti.

Se possibile, è opportuno sedersi con la schiena a contatto con lo schienale. Questo offre un buon sostegno e un effetto di gravità zero che riduce la pressione sulla colonna vertebrale. La posizione di seduta più rilassata e quindi più desiderabile dal punto di vista ergonomico è quella leggermente arretrata di 90 gradi. Questo può essere ottenuto utilizzando:

• Una sedia da ufficio reclinabile
• Poggiapiedi che sollevano leggermente le gambe, rilassando i muscoli delle gambe e della schiena

Mantenersi attivi

Uno dei principi più importanti dell'ergonomia sul posto di lavoro è che non si deve rimanere nella stessa posizione per troppo tempo. Fare pause regolari e muoversi evita che i muscoli si affatichino o che alcune parti del corpo siano sottoposte a sforzi eccessivi. Allo stesso tempo, il movimento favorisce una buona circolazione. La chiave per una posizione di lavoro confortevole è la varietà: si dovrebbe trascorrere il 60% della giornata lavorativa seduti, il 30% in piedi e il 10% in movimento.

Oltre ad alzarsi e lasciare la scrivania, ci sono altri modi per mantenersi attivi mentre si lavora. Alcune semplici soluzioni includono:

• Passare dalla posizione seduta a quella in piedi. Questo può essere facilmente ottenuto utilizzando una postazione sit & stand per scrivania regolabile in altezza che consente di alzare e abbassare la superficie di lavoro mentre si è seduti o in piedi. È anche possibile aggiungere uno sgabello regolabile in altezza per appoggiarsi mentre si lavora in piedi.
• Stare seduti su una palla da yoga o da ginnastica. Passare dalla sedia da ufficio alla palla da yoga per brevi periodi attiva i muscoli delle gambe e del tronco durante il lavoro.
• Utilizzare un poggiapiedi oscillante per le caviglie. La semplice azione di far dondolare i piedi avanti e indietro su un poggiapiedi favorisce la circolazione delle gambe.
• Le palle da seduta e gli sgabelli Leitz sono progettati per offrire comfort e incoraggiare il movimento e possono essere la soluzione perfetta per il nuovo arrivato.

Cosa dovrebbe includere un manuale per i nuovi dipendenti?

Oltre a far seguire ai nuovi dipendenti un processo di onboarding, è molto utile fornire loro tutte le informazioni pertinenti in un manuale a cui possono far riferimento in futuro. Data la quantità di argomenti da trattare, sarebbe irrealistico aspettarsi che qualcuno ricordi tutte le informazioni che gli sono state fornite durante l'onboarding.

Inoltre, un manuale per i dipendenti rappresenta un'utile risorsa per condividere le politiche che l'azienda è obbligata per legge a mettere per iscritto.

Il modo più semplice per pubblicare un manuale per il personale è oggi quello di pubblicarlo online, in modo che tutto il personale possa facilmente accedervi. Come parte del processo di onboarding, alcune aziende chiedono ai nuovi assunti di dichiarare di aver letto il manuale, o almeno le politiche specificate al suo interno.

Ecco una panoramica di cosa includere nel manuale per il personale.

Politica di salute e sicurezza

Si tratta di una politica fondamentale, richiesta dalla legge in molti Paesi. Come già detto, la salute e la sicurezza devono essere trattate durante il processo di inserimento. Una politica scritta sostiene questo con una spiegazione dettagliata di come il datore di lavoro lavorerà per proteggere la salute e il benessere del personale, quali sono le sue responsabilità e chi è responsabile di cosa.

Esempi di elementi da includere in una politica di salute e sicurezza sono:

• Sicurezza e prevenzione degli incendi, comprese le procedure di evacuazione
• Movimentazione manuale e sollevamento
• Primo soccorso e segnalazione degli infortuni
• Evitamento dei pericoli (ad es. inciampi, cadute, rischi elettrici)
• Controllo ambientale
• Design ergonomico della postazione di lavoro

Protezione dei dati e politica sulla privacy

Regolamenti come il GDPR rendono ora obbligatorio per le aziende stabilire per iscritto come proteggere i dati personali in tutta l'azienda. Con le severe sanzioni previste per le violazioni della privacy, questa dovrebbe essere un'area chiave di attenzione nella formazione dei dipendenti.

Con un numero sempre maggiore di persone che lavorano da casa in remoto, è ancora più importante che le aspettative e i protocolli sulla protezione dei dati siano comunicati in modo chiaro ed efficace. Il fatto che una violazione dei dati possa essere stata causata da un errore di una persona che lavora da casa non è una difesa per un'azienda.

Una politica di protezione dei dati e della privacy deve riguardare:

• Governance e responsabilità in tutta l'organizzazione, compreso il ruolo del Responsabile della protezione dei dati (una posizione richiesta dal GDPR)
• Come la raccolta e la conservazione dei dati personali saranno ridotte allo stretto necessario
• Protocolli sulla privacy ed esempi di buone pratiche
• Obblighi del personale
• Come viene monitorata e controllata la protezione dei dati

È inoltre importante ricordare che la protezione dei dati non riguarda solo i sistemi e i dati digitali. Anche le informazioni personali stampate o scritte su carta devono essere protette. È importante ricordare di includere questo aspetto nelle politiche.

Un potenziale punto dolente da considerare è lo smaltimento di documenti contenenti informazioni sensibili. Una soluzione consiste nell'imporre l'uso di un distruggidocumenti per tutti i documenti non più necessari.

Politica di utilizzo accettabile

La politica di utilizzo accettabile riguarda il comportamento previsto per l'utilizzo di tutte le apparecchiature e i sistemi aziendali. Si concentra sulle risorse informatiche, quindi sulle aspettative relative all'uso di cellulari, computer portatili, e-mail, Internet, ecc. Si può spaziare dal divieto di utilizzare i dispositivi e gli account per scopi personali all'indicazione di contenuti internet vietati, ecc.

Altre importanti politiche aziendali

In quanto importante risorsa di riferimento per i dipendenti, un manuale del personale dovrebbe includere tutte le politiche necessarie per coprire tutte le parti rilevanti delle operazioni e dell'organizzazione dell'azienda. Alcuni esempi possono essere:

• Codice di condotta, comprese le politiche aziendali su droghe e alcol e il comportamento nei confronti degli altri colleghi
• Informazioni chiave sull'impiego, tra cui la retribuzione, l'orario di lavoro (compreso il lavoro flessibile, se applicabile), le ferie, le assenze per malattia, le prestazioni lavorative
• Procedure di reclamo e di lamentela
• Dichiarazione della mission e della vision aziendale
• Politica delle pari opportunità

Conclusioni

Un onboarding di successo è un processo interfunzionale. Non è una prerogativa delle sole Risorse Umane, né inizia e finisce con un ticket IT per la creazione dell'indirizzo e-mail di un nuovo assunto. Un inizio di successo per un nuovo assunto è uno sforzo di collaborazione che il responsabile delle assunzioni deve sostenere.

Per avere le migliori attrezzature per l’ufficio, affidati a Leitz.