Come aumentare l'efficienza di un ufficio
Incoraggiare l'interazione tra le persone
Gli ambienti di lavoro sono in continuo cambiamento. Comodità ed efficienza sono fattori molto importanti, resi sempre più possibili grazie alla costante creazione di nuove tecnologie di connessione atte ad aumentare la produttività di ogni ufficio.
Un numero sempre maggiore di aziende sta creando aree comuni per consentire l'interazione tra le persone. Come esseri umani, siamo naturalmente portati ad interagire con gli altri; allontanarsi ogni tanto dal proprio ufficio e creare momenti di conversazione con i propri colleghi, può migliorare la produttività dell'ufficio. Incontrarsi per un caffè o condividere opinioni mentre si è alla fotocopiatrice, può aiutare i dipendenti a superare momenti di tensione e a far rinascere la loro creatività. Molte aziende non consentono di pranzare alla scrivania, il che significa che i colleghi spesso interagiscono durante la pausa pranzo, nella mensa o fuori in un bar.
Idee per una maggiore efficienza sul posto di lavoro
Qui di seguito tre semplici consigli che Leitz vi offre se state pianificando dei cambiamenti nel vostro ufficio, per creare la perfetta combinazione di design:
1. Incoraggiare il movimento
Organizzare le postazioni di lavoro in modo da mettere i lavoratori nella condizione di alzarsi e spostarsi frequentemente. Il movimento favorisce la circolazione sanguigna e quindi non dovrebbe essere sottovalutato ma considerato un'importante leva per aumentare l'efficienza sul posto di lavoro.
Pensa dove collocare appendiabiti, distributori d'acqua, armadietti della cancelleria o distruggidocumenti per favorire il movimento. Queste sono considerazioni importanti quando si pianifica di migliorare l'efficienza dell'ufficio.
2. Introdurre il colore
Quando progetti un ambiente di lavoro, usa il colore a tuo vantaggio. È documentato che i colori a bassa lunghezza d'onda come il blu e il verde inducono sentimenti di calma e gli studi dimostrano che questi colori possono migliorare l'efficienza e la concentrazione. Alcuni sostengono che il rosso abbia un forte richiamo all'urgenza e che il giallo possa stimolare la creatività. Introdurre elementi di design luminosi e vivaci è relativamente facile da fare; registratori e bacheche possono essere utilizzati per creare in modo veloce grandi aree colorate per rendere più solare l'ambiente di lavoro.
3. Consultare il proprio staff
Non c'è modo migliore per aumentare l'efficienza lavorativa che ascoltare i vari input da parte di chi lavora in ufficio ogni giorno. Il personale è in grado di segnalare ciò che funziona, ciò che non funziona e ciò che può essere migliorato nell'ottica di creare un ambiente di lavoro collaborativo che soddisfi l'intero reparto.
Gli ambienti di lavoro stanno cambiando
Se scrivi su Google "l'ufficio del futuro", scoprirai che la concezione di ufficio che abbiamo oggi è destinata a cambiare radicalmente nel giro di pochi anni. La realtà ci dice che oggi la maggior parte del lavoro viene ancora svolto in un luogo che per semplicità, noi chiamiamo "ufficio".
I luoghi di lavoro si adattano sempre di più alle esigenze dei lavoratori partendo dal concetto che "il lavoro è dove sei". Questo concetto più neutrale di "luogo"ci consente di considerare ambienti completamente nuovi e di riconfigurare gli spazi negli uffici tradizionali.
Molte persone trascorrono più tempo in ufficio di quanto ne trascorrano a casa e altrettante passano più ore a lavorare che a dormire; quindi cosa possono fare i datori di lavoro per massimizzare l'efficacia dell'ambiente lavorativo?
Design efficace
Nel corso del 20°secolo, i teorici e gli psicologi hanno indubbiamente influenzato il design e il layout dell'ambiente di lavoro fornendo come possibile definizione per un ipotetico ufficio del futuro: "ovunque purchè ci sia una connessione Internet".
Il luogo di lavoro dovrebbe essere caratterizzato dalla "connettività", piuttosto che da uno spazio fisico.
Tuttavia, come e quando questo cambiamento si verificherà, dipenderà dai datori di lavoro e dai dipendenti.
Massimizzare il rendimento
Prima dell'avvento dei telefoni cellulari e dei social media, un impiegato che lavorava da remoto poteva rimanere irraggiungibile per un giorno intero, senza sollevare particolari commenti. Non si potevano controllare le mail o effettuare telefonate di lavoro come facciamo oggi.
Con la moderna tecnologia e la nuova cultura del lavoro, il lavoro è accessibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Molti di noi non fanno più neppure caso a tutto ciò; i giovani sono nati con questa nuova cultura lavorativa.
Ma, essendo "sempre attivi", corriamo il rischio di diventare dipendenti dal nostro lavoro.
Come ha recentemente affermato Philip Tidd della Office Architectural Practice Gensler: "La tua produttività non è misurata dalla quantità di tempo che passi dietro ad una scrivania ma quello che fai e come lo fai."
Minimizzare le distrazioni
Le nuove configurazioni degli uffici negli ultimi 40 anni , come ad esempio uffici open space, hanno il vantaggio di creare uno spirito di squadra oltre a consentire un'ampia visuale che permette di capire chi sta facendo cosa. Gli svantaggi più ampiamente riportati sono il rumore, la mancanza di privacy e le conseguenze derivanti da fonti di luce e calore condivisi.
Lo psicologo Matthew Davis ha scoperto che livelli più bassi di concentrazione e livelli di stress più alti sono molto più comuni negli uffici open space. Allo stesso modo, la Queensland University of Technology sostiene che il 90% degli studi rivela che gli uffici open space sono associati a livelli più elevati di stress e ad un aumento della pressione sanguigna.
Leitz ha chiesto ad un campione di 800 persone a cosa dovesse assomigliare il loro ambiente di lavoro preferito.
I sondaggi hanno svelato che solo il 25% degli intervistati lavora in un ufficio singolo chiuso, mentre ben il 50% vorrebbe lavorare in ambiente di questo tipo.
Negli uffici open space accade molto spesso che le persone si isolino sempre di più nel proprio spazio utilizzando le cuffie. Solo il 25% afferma però che questo comportamento è tollerato nel proprio posto di lavoro; questa tendenza andrebbe riconsiderata anche in prospettiva dell'aumento della cosiddetta Generazione "Y" per la quale le cuffie fanno parte dell' "uniforme da lavoro" di tutti i giorni.
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