5 idee per ridurre le distrazioni in ufficio e aumentare la produttività

10 anni fa, le aziende che progettavano uffici si ponevano obiettivi molto diversi rispetto ad oggi. Se era presente una "sede principale", la vicinanza agli agglomerati urbani e la qualità dei collegamenti dei mezzi di trasporto erano un requisito fondamentale.

Massimizzare lo spazio in relazione al numero di persone, garantendo comunque un'ottima funzionalità, era un problema chiave ma non di semplice risoluzione. Se il dipendente trascorreva la maggior parte della giornata lavorativa seduto ad una scrivania, la progettazione si orientava verso la ricerca di un comfort prolungato. 

Da allora, grazie alle nuove tecnologie e ai social media, il luogo di lavoro e l'atteggiamento degli impiegati sono decisamente cambiati.  

Molte aziende stanno optando per uno spazio più informale ma collaborativo dove viene favorito lo scambio di idee tra dipendenti.

L'ufficio moderno è il luogo dove la gente "sceglie" di andare, non più il luogo dove la gente "deve" andare. Se la propria casa è un luogo di lavoro più piacevole e appagante rispetto all'ufficio, si sceglierà di lavorare da casa. Un chiaro esempio che rappresenta questo nuovo concetto è l'ufficio di Instagram in California.

Qui di seguito 5 nostre idee per ridurre le distrazioni in ufficio:

1. Ridurre il livello del rumore negli uffici

La tendenza è quella di andare verso una riduzione del rumore generato dall'attività lavorativa quotidiana.                 

• Se la fotocopiatrice o la stampante sono rumorose, richiedete l'intervento di un tecnico. Oppure, se il rumore dei distruggidocumenti causa distrazione, sostituiscili con nuovi modelli più silenziosi e assicurati di lubrificarli regolarmente.
• Se le riunioni improvvisate nei corridoi diventano troppo spesso una fonte di distrazione, cerca di capire quale è il motivo per cui queste situazioni si verificano; il tempo che dedichi alle riunioni più formali è sfruttato in modo produttivo come dovrebbe essere?
• Se vieni continuamente interrotto dal rumore, fallo presente. Altrimenti una buona tattica è quella di indossare le cuffie per dare un segnale visivo che stai cercando di concentrarti ed isolarti dalle distrazioni provocate dal rumore nell'ufficio.

2. Disabilitare le notifiche dei Social Media

Le e-mail, le telefonate e intranet in generale, sono causa di distrazione per la maggior parte degli impiegati a causa delle continue notifiche e avvisi che generano. Aggiungi a questo strumenti aziendali come Skype for Business o Workplace di Facebook, ed è spesso difficile concentrarsi sul lavoro che stai svolgendo senza scollegare il cavo ethernet dal tuo laptop o disabilitare il WiFi!

Forse è arrivato il momento di modificare le tue impostazioni di notifica per app e social media. Se ti senti distratto da Whatsapp, dalle notifiche di Facebook e di LinkedIn, prova a disabilitarle per alcuni giorni.

3. Riordinare la scrivania

La postazione di lavoro dei dipendenti ha un grande impatto sulla produttività. Sempre più aziende prestano attenzione alle condizioni delle scrivanie dei lavoratori e attuano politiche di pulizia. 

Queste consistono in un insieme di regole che determinano il modo in cui i lavoratori devono gestire i propri spazi di lavoro, come organizzare i propri documenti e mantenere ordinata la propria scrivania.  

Avere una scrivania ordinata è un ottimo primo passo per aumentare la produttività, ma le aziende potrebbero fare di più? Molte aziende utilizzano le stazioni di lavoro Sit-Stand. Non solo si dice che aumentino la produttività, ma migliorano anche la postura e il mal di schiena che deriva dallo stare seduto per molte ore ad una scrivania. Questo disagio può essere estremamente fastidioso e può causare un frequente allontanamento del lavoratore dalla propria postazione di lavoro.

 4. Soddisfare la "Ricerca del cibo"

Nell'intento di soddisfare la loro fame con i vari snack, gli impiegati spesso si dirigono verso il distributore automatico dell'ufficio. Questo percorso può creare rumore di per sé, ma sono gli effetti dell'eccesso di zuccheri derivanti da dolci, cioccolatini e bevande gassate ad essere la maggiore causa di preoccupazione e una fonte di distrazione molto più alta. Offrire al personale frutta fresca e frutta secca che rilasciano energia lentamente sarà un vantaggio sicuramente apprezzato dal lavoratore.

5. Problemi di connettività in ufficio e nelle sale riunione

Non c'è nulla che abbia un impatto diretto sulla produttività più dei problemi di connettività. Adattatori di corrente dimenticati, cavi Ethernet mancanti e richieste per la password WiFi degli ospiti sono eventi comuni che causano distrazioni in molte sale riunioni e luoghi di lavoro. 

1. Prendi in considerazione la possibilità di predisporre docking station universali sulle scrivanie in modo che gli ospiti non debbano perdere tempo a cercare di connettersi ad una tastiera o ad un monitor.  
2. Posiziona le istruzioni per i vari collegamenti su ciascuna scrivania.
3. Assicurati che ogni sala riunioni disponga di adattatori HDMI, USB-C, Thunderbolt e Mini DisplayPort in modo che tutti possano collegarsi facilmente al proiettore della sala riunioni.

Problemi negli uffici open space

Le nuove configurazioni degli uffici negli ultimi 40 anni, come ad esempio gli uffici open space, hanno il vantaggio di creare uno spirito di squadra oltre a consentire un'ampia visuale che permette di capire chi sta facendo cosa. Gli svantaggi più ampiamente riportati sono il rumore, la mancanza di privacy e le conseguenze derivanti da fonti di luce e calore condivisi.  

Lo psicologo  Matthew Davis ha scoperto che livelli più bassi di concentrazione e livelli di stress più alti sono molto più comuni negli uffici open space. Allo stesso modo, la Queensland University of Technology sostiene che il 90% degli studi rivela che gli uffici open space sono associati a livelli più elevati di stress e ad un aumento della pressione sanguigna.  

Leitz ha chiesto ad un campione di 800 persone a cosa dovesse assomigliare il loro ambiente di lavoro preferito.

I sondaggi hanno svelato che solo il 25% degli intervistati lavora in un ufficio singolo chiuso, mentre ben il 50% vorrebbe lavorare in ambiente di questo tipo. 

Negli uffici open space accade molto spesso che le persone si isolino sempre di più nel proprio spazio  utilizzando le cuffie. Solo il 25%  afferma però che questo comportamento è tollerato nel proprio posto di lavoro; questa tendenza andrebbe riconsiderata anche  in prospettiva dell'aumento della cosiddetta Generazione "Y"  per la quale le cuffie fanno parte dell' "uniforme da lavoro" di tutti i giorni.

Produttività in ufficio

Il dipendente medio che lavora in ufficio viene interrotto ogni 3 minuti. Nonostante questo alto livello di distrazione sul luogo di lavoro,i datori di lavoro sembrerebbero comunque essere più preoccupati per le distrazioni a cui è soggetto chi lavora da remoto, in particolare da casa.

Una ricerca effettuata da Leitz ha contrariamente rivelato che la mancanza di interruzioni è in realtà il secondo vantaggio più importante che deriva dal lavoro da casa, oltre al fatto ovviamente di non dover fare il pendolare per andare in ufficio.

Altre ricerche hanno mostrato che l'85% degli impiegati negli Stati Uniti, in Europa e in Asia, trova difficile concentrarsi al lavoro.

Considerando che la maggior parte dei lavoratori si reca in ufficio, questo è sicuramente un dato scoraggiante.Quasi tutte le persone intervistate hanno messo in evidenza l'importanza di lavorare da casa, ma solo il 41% ha dichiarato di aver avuto questa opportunità. 

Questo è in linea con i risultati di alcuni sondaggi che hanno rilevato che solo il 10% dei lavoratori in tutto il mondo si sente ispirato e coinvolto nell'ambiente di lavoro; 2 persone su 3 si sentono immotivati. Contrariamente, chi trascorre fino al 20% del proprio tempo lavorando da remoto riesce a dare risultati migliori.

La buona notizia, per le persone che trascorrono la maggior parte del loro tempo in ufficio, è che i moderni designer sono oramai consapevoli delle carenze degli uffici tradizionali e stanno lavorando nell'ottica di colmarle.

In passato, il design degli uffici era prevalentemente orientato alla funzionalità. Lo scopo era quello di adattare il maggior numero di persone agli spazi disponibili, nel modo più efficiente. Oggi, si sta verificando un approccio più umanistico. Le aziende si stanno rendendo conto che se i lavoratori sono più felici sono più efficienti e meno distratti.

I dipendenti felici e soddisfatti tendono a non prendersi permessi e sono più motivati a presentarsi al lavoro. Probabilmente sono anche più orgogliosi del posto in cui lavorano e dell'azienda per cui lavorano. Tutto ciò significa anche che sono meno propensi a considerare la possibilità di cambiare posto di lavoro a favore di un concorrente che offre condizioni migliori.

Quindi, quali trucchi hanno imparato le aziende affinchè vengano creati spazi di lavoro più produttivi? Come possono le stesse soddisfare le esigenze del moderno lavoratore, riducendo le distrazioni sul posto di lavoro?