Molte persone oggi lavorano da casa, sia a tempo pieno che in modalità ibrida. Se da un lato questo ha offerto alle aziende e ai dipendenti una maggiore flessibilità, dall'altro ha rappresentato una sfida per quanto riguarda la protezione dei dati. Tuttavia, adottando le giuste misure è possibile rimanere conformi al GDPR anche quando si lavora da casa, utilizzando le attrezzature giuste e adottando delle corrette procedure.

Utilizzare solo la tecnologia approvata dall'azienda

Quando si lavora da casa, è meglio utilizzare per questioni di lavoro la tecnologia fornita dall'azienda. Questo rigurda il tuo laptop o PC, così come il tuo telefono. Se sei autorizzato a usare i tuoi dispositivi, devi assicurarti che siano adeguatamente protetti da password con autenticazione a più fattori per accedere ai documenti di lavoro e alle e-mail. Devi anche assicurarti di tenere i tuoi file personali separati da quelli di lavoro.

L'ideale sarebbe utilizzare i dispositivi forniti dall'organizzazione, che dovrebbero essere dotati dei migliori software di sicurezza, come programmi antivirus e antimalware che potrebbero non essere presenti sui tuoi dispositivi. Dovrebbero inoltre essere aggiornati dal team IT dell'azienda per garantire che siano sempre protetti con le misure di sicurezza più recenti.

 

 

Utilizzare un distruggidocumenti per uso domestico per i documenti riservati

Un distruggidocumenti per uso domestico è essenziale per il tuo ufficio a casa se devi gestire documenti riservati che devono essere smaltiti. I documenti che si possono stampare a casa possono contenere informazioni riservate, come ordini del giorno di riunioni, curriculum vitae, informazioni sulle buste paga e contratti. Potrebbero contenere informazioni sull'azienda, sui dipendenti e sui clienti, come i dati di contatto e i dettagli dei conti bancari, che potrebbero causare una violazione dei dati se non venissero smaltiti correttamente. Se hai a che fare con documenti cartacei a casa, un distruggidocumenti per uso domestico ti consentirà di smaltire i documenti in modo sicuro. I nostri distruggidocumenti per la casa sono super silenziosi e hanno un livello di sicurezza P4 con taglio a frammenti per garantire che i tuoi documenti vengano smaltiti correttamente.

Ricorda che anche le note scritte a mano devono essere smaltite in modo sicuro. Se annoti il numero di telefono o l'indirizzo e-mail di una persona, si tratta di informazioni riservate che non dovrebbero essere condivise con altri, nemmeno mettendole nel bidone dei rifiuti generici o del riciclaggio. È necessario distruggere la carta o conservarla in modo sicuro fino a quando non sarà possibile smaltirla correttamente.

Seguire le politiche dell'organizzazione per il trattamento dei dati

La tua azienda dovrebbe già disporre di politiche per la protezione dei dati. Questi principi si applicano anche a casa come in ufficio, quindi è necessario seguire le stesse procedure per la gestione dei dati ovunque si lavori. Quando si lavora da casa si può essere tentati di fare le cose in modo più "comodo", come ad esempio usare la propria e-mail personale per questioni di lavoro. Tuttavia, è necessario utilizzare sempre il software e i metodi abituali proposti dalla propria azienda.

Dovresti ricevere una formazione dal tuo datore di lavoro su come gestire i dati in modo sicuro, in modo da mantenere la conformità al GDPR quando lavori da casa. Se non sei sicuro di cosa fare per evitare una violazione dei dati quando lavori da remoto, rivolgiti al tuo responsabile per la protezione dei dati o al team di sicurezza informatica.

Condividere i dati in modo sicuro

Se devi inviare documenti o file quando lavori da casa, devi usare solo metodi sicuri. Potresti lavorare da un server remoto sicuro per accedere ai file di lavoro, o forse la tua azienda utilizza l’archiviazione in cloud. Assicurati di sapere quale metodo la tua azienda ritiene sicuro per condividere i documenti quando lavori da casa.

L'e-mail non è sempre il metodo più sicuro per condividere i dati. Tuttavia, se questo è il metodo preferito dalla tua azienda, puoi utilizzare la protezione con password per inviare i documenti. È una buona pratica da adottare per tutti i documenti che contengono dati riservati: basta inviarne uno con il documento protetto da password e inviare la password separatamente con un metodo diverso, ad esempio tramite l'app di messaggistica del lavoro.

 

 

Stabilire una zona sicura per le telefonate

Se lavori da casa quando ci sono altre persone, dovrai trovare un'area in cui poter effettuare telefonate e videoconferenze in modo riservato. Se discuti di informazioni private, evita che qualcuno ti ascolti. Se condividi un ufficio in casa, potresti dover prendere le telefonate da in un altra stanza o programmare le telefonate riservate nei momenti di pausa.

Configurare correttamente la postazione di lavoro

Quando si configura la propria postazione di lavoro, è necessario tenere conto della privacy. Lo schermo non deve essere visto da nessuno, quindi potrebbe essere necessario posizionarlo lontano dalla porta, dalla finestra o dalla scrivania di qualcun altro se si condivide un ufficio in casa. Se è difficile impostare i tuoi schermi in modo che non possano essere visti, dovresti essere in grado di richiedere una protezione della privacy alla tua azienda. In questo modo lo schermo può essere visualizzato solo se si è seduti direttamente di fronte ad esso. È inoltre opportuno posizionare i documenti contenenti informazioni riservate in modo che non possano essere visualizzati da nessun altro.

Se ci si allontana dalla propria postazione di lavoro, è necessario bloccare il PC in modo che non sia accessibile o visualizzabile da nessuno. Dovresti anche sgomberare la scrivania da tutte le carte e archiviarle o chiuderle a chiave. Anche i membri della tua famiglia sono considerati terzi, quindi se dovessero vedere informazioni riservate si tratterebbe di una violazione dei dati.

 

 

Riordinare alla fine di ogni giorno

Quando si finisce di lavorare, si dovrebbe dedicare un po' di tempo a riordinare la propria postazione di lavoro, in modo da mettere al sicuro tutte le informazioni riservate. Questo include lo spegnimento del PC e l'archiviazione di tutti i documenti. Potrebbe essere necessario chiudere a chiave i documenti che contengono informazioni riservate, magari chiudendo a chiave la porta dell'ufficio di casa, oppure mettendoli in una scatola sicura con lucchetto, se non si dispone di una stanza separata per l'ufficio di casa.

Non si devono lasciare documenti sulla scrivania e il PC o il portatile non devono essere accessibili ad altri. Non dovresti condividere con nessun altro la password necessaria per accedere ai tuoi documenti di lavoro.

Essere sempre vigile quando si è online

Quando si lavora da casa, occorre essere vigili online tanto quanto lo si è quando si lavora in ufficio. Dovete essere consapevoli delle e-mail di phishing e delle truffe. Spesso, queste possono sembrare e-mail legittime, anche se sembrano provenire da un collega o da un fornitore. Tuttavia, è necessario controllarle con attenzione e non fare clic su alcun link o scaricare alcun file se si ritiene che qualcosa non vada bene. Se non sei sicuro di un'e-mail, contatta il tuo team di sicurezza informatica affinché la verifichi.

Inoltre, è bene diffidare dallo scaricare qualsiasi cosa dai siti web. Questo può consentire agli hacker di accedere alla rete e alle informazioni riservate. Non scaricare nulla da siti web sconosciuti. Se un cliente o un fornitore ti ha chiesto di scaricare qualcosa, dovresti prima verificare i suoi dati. Se non sei ancora sicuro, parla con il tuo team di sicurezza informatica prima di scaricare qualsiasi cosa.

Segnalare eventuali incidenti

Se si verificano violazioni di dati, è sempre necessario segnalarle, anche se si pensa che siano di lieve entità. Dovresti informare il tuo team IT e il tuo responsabile della protezione dei dati, se la tua azienda ne ha uno. Potranno indagare sull'accaduto e prendere le misure necessarie per limitare la violazione. Potrebbe anche essere necessario creare e implementare nuove politiche per garantire che ciò non si ripeta. Potranno inoltre segnalarlo ai necessari organi di governo che si occupano di sicurezza delle informazioni.

 

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