I moderni distruggidocumenti sono disponibili in diversi tipologie e dimensioni. Esistono diverse capacità del cestino, diverse capacità di alimentazione (cioè quanti fogli si possono inserire in una volta), modelli in cui si deve inserire la carta a mano e quelli in cui si può caricare una pila di carta e il resto lo fa la macchina automaticamente.

Tutte queste differenze servono per consentire di fare una scelta, per soddisfare una serie di esigenze in ambienti diversi. Dai distruggidocumenti più piccoli per uso domestico progettati per gestire solo pochi fogli alla volta ai più grandi modelli commerciali per grandi uffici che possono distruggere centinaia di documenti al giorno, c'è un modello che risponde esattamente alle tue esigenze.

Indipendentemente da dove si utilizzi un distruggidocumenti o dal volume di distruzione che si deve fare, c'è comunque un requisito che è sempre valido per tutti - la necessità di conformarsi a uno standard minimo di sicurezza.

Protezione dei dati - non solo una questione digitale

Dall'introduzione del GDPR e di altri regolamenti sulla protezione dei dati in tutto il mondo, i riflettori sono stati puntati su come le organizzazioni si prendono cura e utilizzano i dati personali e privati delle persone. Molta attenzione viene posta sulla gestione dei dati digitali. Ma se si leggono i termini del GDPR, non si fa menzione del fatto che una violazione digitale sia diversa da una violazione "fisica".

Se lasciate in un caffè, in un ristorante o in un centro conferenze un foglio di carta contenente i dati di un cliente o di un dipendente o se lo gettate in un cestino dove, in teoria, chiunque potrebbe passare ed entrare in possesso di quei dati, avete commesso una violazione dei dati potenzialmente tanto costosa quanto il non riuscire a proteggere correttamente un database di clienti, o il copiare la persona sbagliata in una e-mail dove vengono condivise informazioni sensibili.

Le organizzazioni hanno dovuto alzare il tiro sulla protezione dei dati in tutte le sue forme, compreso il modo in cui i documenti cartacei contenenti informazioni personali vengono gestiti e smaltiti. Questo ha innescato una rinnovata attenzione sulla distruzione dei documenti cartacei. Ora è ampiamente accettato che esiste uno standard minimo su quanto "sicura" deve essere la distruzione dei dati cartacei prima di essere considerata conforme al GDPR.

In definitiva, la questione della sicurezza dei distruggidocumenti si riduce al tipo di taglio che si sceglie.

Distruggidocumenti con taglio a frammenti e protezione dei dati

Il tipo di taglio di un distruggidocumenti indica il modo in cui il meccanismo di taglio funziona per distruggere i fogli. Ci sono tre diversi tipi di taglio. Il primo è conosciuto come taglio a strisce. Le lame rotanti dei distruggidocumenti a strisce sono disposte in modo da tagliare in una sola direzione (in senso longitudinale), producendo lunghe e sottili strisce di carta.

Il secondo tipo di taglio è il taglio a frammenti.Le lame sono disposte in modo da tagliare sia trasversalmente che longitudinalmente il foglio di carta. Il terzo tipo, il taglio micro, si basa sullo stesso principio del taglio a frammenti, solo che le lame sono molto più vicine tra loro, così si ottengono frammenti molto più piccoli (e più numerosi)

Se si ricerca di una distruzione sicura dei documenti, più piccolo è il frammento, meglio è. L'obiettivo è quello di rendere il più difficile possibile per chiunque riassemblare e quindi leggere un documento una volta che è stato distrutto, evitando così che qualsiasi informazione sensibile arrivi nelle mani sbagliate. Si può usare l'analogia di un puzzle: più pezzi ci sono, più è difficile completarlo. Quando si parla di documenti, questa maggiore difficoltà si traduce in una maggiore sicurezza.

Nell'era post-GDPR, i distruggidocumenti a strisce non sono più considerati adeguati per lo smaltimento sicuro dei dati. Un distruggidocumenti a strisce taglia un foglio in circa 40 pezzi. Un puzzle di 40 pezzi non è così difficile da riassemblare, se sei abbastanza determinato a leggere il contenuto.

I distruggidocumenti con taglio a frammenti tagliano i singoli fogli in centinaia di pezzi.

Il taglio a frammenti è considerato la soglia minima per un adeguato smaltimento sicuro dei dati. Se hai a che fare principalmente con documenti che contengono dati personali standard,nomi, indirizzi, e-mail, date di nascita ecc. un distruggidocumenti con taglio a frammenti può fare al caso tuo. Vale la pena tenere a mente che, quando si distrugge più di un foglio, le centinaia di frammenti derivanti da ciascuno si mescolano nel cestino, quindi il livello di sicurezza si moltiplica effettivamente quanti più fogli si distruggono.

I distruggidocumenti a taglio micro, d'altra parte, son da tenere in considerazione se si vuole avere un elevato livello di sicurezza dei dati sensibili contenuti in documenti finanziari, legali o commerciali sensibili.

Tipi di distruggidocumenti con taglio a frammenti

Si trovano distruggidocumenti com taglio a frammenti in tutta la gamma Leitz IQ. I nostri distruggidocumenti manuali con taglio a frammenti vanno dai modelli supercompatti per uso personale o per l’home office, che si adattano comodamente e discretamente sotto una scrivania, ai grandi modelli per ufficio con cestino fino a 30 litri, perfetti per ambienti in cui i documenti vengono distrutti regolarmente durante il giorno.

Alle organizzazioni che devono gestire elevati volumi di documenti, forniamo modelli con alimentazione automatica e taglio a frammenti che possono gestire fino a 600 fogli alla volta.

Un principio chiave da ricordare è che la dimensione e il volume del distruggidocumenti, o il tipo di modello ad alimentazione manuale o automatica, non ha alcuna influenza sul livello di sicurezza che offre. Dato che il meccanismo di taglio di base è lo stesso, un distruggidocumenti personale con taglio a frammenti con capacità di sei litri smaltirà i documenti in modo altrettanto sicuro di un modello con alimentazione automatica da 110 litri. Entrambi sminuzzano i singoli fogli nello stesso numero di frammenti, che è in definitiva il dato che conta quando si parla di protezione dei dati del distruggidocumenti.