L'hot desking può giovare alla tua azienda?

04.05.2022

L'hot desking può giovare alla tua azienda?

Negli ultimi anni, il benessere dei dipendenti è stato messo in primo piano. E’ stata posta una maggiore attenzione sulla creazione di orari di lavoro flessibili, per dare al dipendente più autonomia e libertà di adattare il suo lavoro alla sua vita personale.

Insieme a questo, c'è stato un aumento del lavoro a distanza e del lavoro ibrido. Come parte di queste nuove politiche di lavoro più flessibile, anche l'hot desking è diventato più popolare. Ma cos'è esattamente l'hot desking e soprattutto, può essere utile alla tua azienda?

Cos'è l'Hot Desking?

L'hot desking è aumentato di popolarità negli ultimi anni, ma è una pratica che esiste da decenni. Quando un'azienda implementa l'hot desking, gli impiegati non hanno più una postazione di lavoro assegnata e permanente. Al contrario, condividono le scrivanie, prenotando postazioni specifiche o scegliendone una il giorno del loro arrivo in ufficio.

Vantaggi dell'Hot Desking

Collaborazione

L'hot desking può aiutare a creare una cultura più collaborativa sul posto di lavoro. In un ufficio tradizionale, gli individui e i team possono rimanere isolati e tagliati fuori dal resto della forza lavoro. Ma con l'hot desking, le persone hanno l'opportunità di muoversi nell'ufficio, sedendosi e lavorando con persone con cui altrimenti non potrebbero interagire. Questo può portare a idee più creative, più innovazione e una migliore produttività.

Comunicazione

L'hot desking può portare a una migliore comunicazione tra la forza lavoro. Quando le persone sono più abituate a muoversi in ufficio, sono più propense a parlare di persona con altri colleghi. Aumentano quindi le conversazioni rispetto all'invio di una e-mail o di un messaggio istantaneo. La comunicazione faccia a faccia può essere più efficace e veloce per raggiungere un obiettivo ed evita qualsiasi problema di sfumature che si perdono nella traduzione attraverso la comunicazione scritta.

L'hot desking permette anche alle persone di conoscere altri colleghi con cui altrimenti non avrebbero l'opportunità di parlare. Nel complesso, questa migliore comunicazione può portare a una forza lavoro più felice e anche a una maggiore produttività.

Spazi di lavoro ordinati

L'hot desking può contribuire a creare spazi di lavoro più ordinati. Quando un dipendente sa che dovrà cambiare scrivania il giorno dopo, non lascerà in disordine la postazione di lavoro. Dovrà invece mantenere una postazione di lavoro ordinata e organizzata. Questo può a sua volta portare le persone a lavorare in modo più produttivo ed efficiente, poiché si evitano tutte le distrazioni che una scrivania disordinata comporta. Uno spazio di lavoro ordinato permette alle persone di concentrarsi meglio sul loro lavoro e mantenersi organizzate.

È importante che l'azienda fornisca l'attrezzatura giusta per aiutare i dipendenti a tenere in ordine il loro spazio di lavoro. Una cassetta portaoggetti fornisce una soluzione per tenere tutte le attrezzature, come gli strumenti d'ufficio, penne e taccuini, insieme in un unico posto. La pratica maniglia della cassetta portaoggetti Leitz Cosy consente di trasportarla comodamente da una scrivania all'altra, rendendola ideale per l'hot desking.

Flessibilità per i dipendenti

Poiché sempre più aziende adottano politiche di lavoro flessibile, l'hot desking può aiutare i lavoratori da remoto a partecipare alla vita dell'ufficio più facilmente. Alcuni dipendenti che lavorano prevalentemente in remoto potrebbero voler venire in ufficio di tanto in tanto. In ufficio tradizionale, dove tutti hanno una scrivania permanente, potrebbe non esserci spazio extra disponibile per i lavoratori da remoto. Ma grazie all’ hot desking che ci sarà sempre uno spazio disponibile in ufficio per questi lavoratori, se lo richiedono. Questo può aiutarli a sentirsi più parte della squadra, oltre a dar loro l'opportunità di collaborare e comunicare meglio con il team.

Risparmio sui costi

Spazio sprecato significa denaro sprecato. Con un numero sempre maggiore di imprese che adottano pratiche di lavoro ibride, è improbabile che un'azienda abbia l'intera forza lavoro in ufficio allo stesso tempo. Questo significa che nei grandi uffici ci sono regolarmente le scrivanie vuote. L'hot desking consente alle aziende di ridimensionare i loro uffici e risparmiare sull'affitto di grandi edifici che rimangono mezzi vuoti. 

Svantaggi dell'Hot Desking

Politiche di pulizia

L'hot desking richiede politiche di pulizia più rigorose. Soprattutto durante la pandemia, è essenziale che le postazioni di lavoro siano pulite e igienizzate tra ogni utente. L'azienda deve comunicare chi è responsabile di questo, se è una squadra di pulizia che igienizza tutte le postazioni di lavoro alla fine di ogni giorno o l'individuo stesso che ha utilizzato la scrivania. Bisogna fornire l'attrezzatura e i prodotti di pulizia giusti e dare una formazione.

Indipendentemente dalla pulizia legata alla pandemia, i dipendenti devono anche mantenere le loro postazioni di lavoro generalmente pulite e ordinate in modo che siano pronte per l’utente successivo. 

Discontinuità

Alcuni dipendenti preferiscono avere la loro postazione di lavoro personale che possono impostare esattamente come vogliono. Cambiare la scrivania ogni giorno può quindi causare loro disagi in quanto devono adattarsi a una nuova postazione di lavoro o prendere tempo per sistemare la loro scrivania nel modo giusto per loro. Lavorare ad una nuova scrivania ogni giorno può sconvolgere la routine lavorativa e può richiedere un po' di tempo per adattarsi a lavorare in un nuovo ambiente o con nuove persone.

Requisiti ergonomici

Ogni individuo ha esigenze diverse per allestire la sua corretta postazione di lavoro ergonomica. Questo riguarda la sedia da ufficio ergonomica, la posizione dello schermo e della tastiera, e l'altezza della scrivania. Quando le persone lavorano costantemente a diverse scrivanie, potrebbero scoprire che l'attrezzatura e gli schermi non sono ergonomicamente impostati correttamente, portando a mal di testa e altri infortuni sul posto di lavoro, come gli stiramenti muscolari.

La soluzione è utilizzare soluzioni ergonomiche adattabili. Un supporto regolabile per laptop o un supporto regolabile per monitor su ogni scrivania permette ai dipendenti di posizionare i loro schermi all'altezza giusta per le loro esigenze. Le aziende potrebbero anche fornire cuscini da seduta e poggiapiedi in modo che i dipendenti possano creare uno spazio di lavoro confortevole ad ogni scrivania in cui lavorano. Considerare il design ergonomico delle postazioni di lavoro e permettere loro di essere adattabili per ogni individuo può aiutare a prevenire i dolori che possono derivare da una scorretta ergonomia.

 

Requisiti IT

L'hot desking potrebbe richiedere alle aziende di cambiare le loro disposizioni IT. Se prima si lavorava con PC fisso, potrebbe essere necessario fornire ai dipendenti dei computer portatili per facilitare gli spostamenti in ufficio. In aggiunta a questo, si devono avere le risorse giuste per permettere alle persone di connettersi facilmente alla rete da ogni stazione di lavoro. Se le persone usano i telefoni per il loro ruolo, potresti aver bisogno di trovare una soluzione per fornire un telefono che sia collegato al loro laptop, in modo che possano mantenere il loro numero specifico ma essere contattabili ovunque stiano lavorando.

Potresti anche aver bisogno di trovare un software per organizzare l'hot desking, come quello per permettere alle persone di prenotare le scrivanie e registrare dove le persone stanno lavorando in giorni specifici in modo che gli altri dipendenti possano trovarle.

L'hot desking funzionerà per la tua azienda?

L'hot desking può portare molti benefici a un'azienda, ma non è adatto a tutti. È importante comunicare con i dipendenti prima di adottare l'hot desking per determinare cosa pensano possa funzionare per loro. Si potrebbe provare la soluzione di hot desking con un primo team, e poi estenderlo a tutta l'azienda se è un successo o ridimensionarlo se sorgono problemi. Può darsi che alcuni ruoli all'interno della vostra azienda, come le posizioni più tecniche che necessitano di una configurazione della postazione di lavoro più complicata, richiedano una scrivania permanente.  

Lo scopo dell'hot desking è quello di migliorare la collaborazione e la produttività, quindi è importante ricevere un feedback regolare per stabilire se questo sta funzionando come dovrebbe.

 

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