Per i grandi uffici che producono grandi volumi di documenti sensibili, lo smaltimento dei documenti indesiderati rappresenta una sfida.

Se lavori in uno studio legale, una banca, una compagnia di assicurazioni, un’agenzia immobiliare, un’agenzia per il lavoro, probabilmente maneggerai abitualmente documenti cartacei che contengono informazioni finanziarie, contrattuali e personali sensibili. A causa delle severe norme che regolano la protezione dei dati al giorno d'oggi, non si può correre il rischio che questi dati cadano nelle mani sbagliate e semplicemente buttare questi documenti nel cestino della carta quando non sono più necessari.

Lo stesso vale per i dipartimenti interni di finanza, delle risorse umane, l’ufficio legale di qualsiasi grande organizzazione. Conservare volumi infiniti di documenti al fine di tenere al sicuro i dati in essi contenuti è sicuramente poco pratico. L’eliminazione deve però rendere i documenti illeggibili, deve distruggerli per nascondere il loro contenuto.

La soluzione più comune è quella di distruggere i documenti prima di gettarli. Ma per le organizzazioni e gli uffici che sfornano ogni giorno grandi quantità di documenti, qual è il modo migliore per farlo?

1. Distruggidocumenti vs servizi di distruzione dei documenti

Se il vostro ufficio produce enormi quantità di carta che devono essere distrutte ogni settimana, una soluzione comune è quella di utilizzare un servizio di distruzione effettuato da terze parti.

Il vantaggio di impiegare un servizio di distruzione è che ci si può liberare da grandi quantità di documenti in una sola volta. Questo significa che nessuno nel tuo team deve perdere del tempo a distruggere, e inoltre non dovrai pensare a come sbarazzarti dell’enorme quantità di carta frantumata.

Tuttavia, uno svantaggio dei servizi di distruzione potrebbe essere che il servizio di raccolta di solito avviene solo una volta alla settimana, il che significa che è necessario pensare a un deposito sicuro nel frattempo. Inoltre, anche i servizi di distruzione hanno un costo, ovviamente. Ogni mese o trimestre, a seconda del piano di pagamento.

Ciò che molte organizzazioni con elevate esigenze di distruzione spesso assumono è che i servizi di distruzione siano più economici e più efficienti rispetto all’uso dei propri distruggidocumenti. Se in passato hai avuto esperienza solo con i distruggidocumenti manuali standard, questo è una considerazione giusta da fare. Dover gestire manualmente enormi pile di documenti ti costringerà ad ore di lavoro alla macchina, aumenterà il rischio di inceppamenti e renderà ovviamente scontenti i colleghi che dovranno aspettare il loro turno.

Ma, fortunatamente, al giorno d'oggi i distruggidocumenti da ufficio disponibili non si limitano solo ai modelli ad alimentazione manuale, progettati per gestire pochi fogli alla volta. I modelli per uso intensivo sono progettati per gestire grandi volumi di carta in modo rapido, efficiente e senza rischio di danni dovuti a un uso eccessivo. Grazie anche all’alimentazione automatica e all’ampia capacità del cestino, non costringono a stare in piedi davanti alla macchina per inserire i fogli a mano e possono gestire grandi pile di documenti prima di dover essere svuotati.

2. Distruggidocumenti automatici

Per la distruzione dii elevate quantità di documenti sul posto di lavoro, le migliori opzioni disponibili sono i grandi modelli automatici come il Leitz IQ Autofeed Office Pro 600.

L'alimentazione automatica fa sicuramente la differenza quando si ha a che fare con volumi molto elevati di documenti. Questi modelli sono dotati di un vassoio interno, come quello di una stampante o di una fotocopiatrice, dove vengono impilati tutti i documenti che si vogliono distruggere. Una volta che il vassoio è pieno, si chiude lo sportello e si preme il tasto di accensione, e il distruggidocumenti si prende cura di tutto al tuo posto, alimentando tutti i fogli automaticamente dal vassoio interno.

I modelli Office Pro 600 hanno una capacità di carico fino a 600 fogli alla volta. Con un distruggidocumenti ad alimentazione manuale, anche un modello con una capacità di alimentazione relativamente grande di 20 fogli alla volta, distruggere 600 fogli significherebbe ricaricarlo 30 volte. Grazie all'alimentazione automatica, è possibile allontanarsi e dedicarsi ad altro.

Con una capacità di 110 litri, il distruggidocumenti Office Pro 600 può inoltre contenere nel cestino ben oltre 1000 fogli triturati alla volta prima di dover essere svuotato. È dotato di un sensore di cestino pieno a raggi infrarossi che avverte quando il cestino è pieno all'80%, evitando il rischio che si riempia troppo.

Ultimo motivo per raccomandare i modelli automatici di Leitz per le esigenze di distruzione più elevate è la loro robustezza e resistenza. Molti distruggidocumenti hanno cicli di lavoro molto brevi a causa della grande quantità di attrito causato dalle lame rotanti in uso che aumenta il rischio di bruciare il motore. La macchina deve poi rimanere inutilizzata per un certo periodo di tempo per raffreddarsi di nuovo e questo pone un'ulteriore restrizione sulla quantità di documenti che si possono distruggere.

Utilizzando motori per uso intensivo, i distruggidocumenti automatici di Leitz possono funzionare continuamente fino a due ore, un tempo sufficiente per distruggere più di un carico completo. Inoltre, riescono a distruggere anche graffette e punti metallici, così non sarà necessario toglierli dai documenti prima di mettere i fogli nel vassoio di alimentazione. E con la speciale tecnologia anti-inceppamento che ferma e inverte automaticamente le lame nel momento in cui viene rilevato un problema, non è necessario monitorare costantemente ogni lavoro per individuare eventuali guasti.

Efficienti, pratici e robusti, i distruggidocumenti automatici come il Leitz IQ Office Pro 600 forniscono alle organizzazioni con esigenze di distruzione elevate una valida alternativa ai servizi di distruzione dei documenti. Distruggendo i documenti quando necessario, non ci si deve preoccupare di conservare i documenti in un luogo sicuro tra un ritiro e l'altro. Inoltre, grazie ai volumi di carta che sono in grado di distruggere, al loro alto livello di affidabilità e ai bassi costi operativi, i distruggidocumenti automatici consentono di avere costi inferiori rispetto a qualsiasi servizio di raccolta. Costi che probabilmente verranno ripagati in pochi mesi.
I distruggidocumenti automatici sono disponibili anche in dimensioni più piccole e compatte, ideali per chi lavora più spesso da casa che in ufficio.